「給与計算システム」でクラウドを選ぶべき理由

給与計算システム刷新の好機

度重なる法改正や煩雑な転記・入力などから、給与計算は早くからシステム化されてきました。2016年から利用が開始されたマイナンバー制度への対応でも多くの企業が給与計算システムの刷新や新規導入を実施したようです。

個人番号の管理がガイドラインによって細かく規定されており、違反者には罰則金が科せられます。給与計算システムもマイナンバー制度の影響を受けることから、管理体制の整備一貫として、システムを見直したようです。

出典：内閣官房「マイナンバー社会保障・税番号制度 よくある質問（FAQ）」 http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/faq5.html
　　　

次のタイミングは、消費税が10％にアップされる2019年10月になるでしょうか。税率変更は給与計算に影響を与え、システムのアップデートが求められます。マイナンバー制度と同様に消費税法の改正も予定されています。

出典：国税庁 平成28年4月「消 費 税 法 改 正 の お 知 ら せ」 https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/shohi/h28kaisei.pdf>
　　　

給与計算システムは3つに分類できます。1つ目が給与計算専門のパッケージソフトで、低価格で導入しやすいのが特長です。2つ目が人事・勤怠管理関連のサブシステム、3つ目がERPの給与計算モジュールです。

これら分類とは別に、提供形態で注目されているのがクラウドです。給与計算システムは法令で処理が統一されており、既存のサービスを利用しやすいことから、クラウドでのサービス提供に適しています。

クラウドにするメリット

給与計算システムの刷新あるいは新規導入を検討している方のために、クラウドから提供されるサービスのメリット、クラウドを選ぶべき理由を紹介します。

■導入時の負荷軽減

これはクラウドに共通しているメリットです。クラウドはハードウェアを調達する必要がなく、提供されるサービスを利用するだけですから、短期間・低コストに構築できます。テンプレートを用意し、スムーズな導入を支援しているサービスもあります。

■法制度変更への確実な対応

ここからは給与計算システムならではのメリットになります。給与に連動する所得税や年末調整は税率の影響を受けます。税金関係は毎年税率が変わるため、制度変更が頻繁に必要となりますが、クラウドはこの対応が自動化されており、迅速に対応できます。システムのアップデートも自動。常に最新の機能を利用することができます。

■高度なセキュリティ

給与計算システムで扱うデータは、個人情報を含む機密情報です。さらにマイナンバーが加わって、その取り扱いは高いレベルのセキュリティが求められます。データセンターから提供されるクラウドサービスは、これに対応する十分なセキュリティを提供します。 また、二重三重のバックアップにより、BCP（事業継続計画）対策が施されたサービスもあります。クラウドであれば安心安全に利用できます。

■拠点間での運用に対応

複数拠点で給与計算システムを構築する場合、クラウドであれば新たにネットワーク機器の購入が不要です。インターネットに接続できる環境であれば、全社共通のシステムを利用できます。頻繁な進出・撤退・統廃合にも対応できます。 グローバルな企業のために、多言語多通貨対応のサービスもあります。

■スマートデバイスとの相性

クラウドだけに、スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスからも利用できます。モバイルを利用するために、新たなネットワーク構築が不要です。 勤怠管理機能も含まれている場合、出勤や退社時刻をスマートデバイスから入力できます。また、パートやアルバイトの方が、自身の勤務時間や給与をスマートデバイスから確認することもできます。

まとめ　～有力な選択肢となるクラウドサービス

さまざまなメリットを提供するクラウドサービスは、給与計算システムの有力な選択肢となります。多くのサービスが提供されていますので、資料を取り寄せ検討することをお勧めします。

なお、中には無料で提供するサービスもあり、とても魅力的です。ただし、そのサービス提供事業者の信頼性は十分にチェックしましょう。十分なサポートを得られるか確認するとともに、事業の撤退やM&Aのリスクも検討してください。