- 勤務時間の集計
- ・残業代の計算
- ・通勤費など手当の計算
- ・社会保険料の計算
- ・課税対象額の計算
- ・所得税の計算
- ・住民税の計算
- ・控除額の記載
- ・差引支給額の記載
エクセルで作成するときも、フォーマットに計算式を登録しておけば控除額の計算を簡易化できます。勤務時間や残業代など月によって計算内容が変動するものは、勤怠管理と給与計算の仕組みを工夫するか、給与計算用の人事システムを使うことがおすすめです。
給与明細には大きく以下の４つの項目を記載する必要があります。
ここからは詳細を説明していきます。
支給項目
支給項目には、労働時間を基に計算した基本給とその他の支給項目を記載し、支給額の合計を記載します。その他の支給項目には交通費や各種手当が含まれます。
控除項目
控除項目には健康保険料や厚生年金保険料などの社会保険料や、住民税の課税対象額を記載します。給与明細には支給額から控除額を差し引き、差引支給額を記載します。この差引支給額が口座振込額になります。
勤怠項目
勤怠項目には、月の出勤日数や出勤時間を記載します。基本給は出勤日数によって決まるケースが多いため、基本給を決める根拠として勤務日数を記載されることが一般的です。また、給与明細には有給休暇の残数が記載されるケースもあります。
テンプレートや計算ソフトがあれば簡単！
給与には社会保険料や課税対象の計算が必要になり、従業員によって数値が異なるケースがあります。そのため、自作の給与明細で作成すると手間がかかり、効率化できません。給与計算の結果がそのまま給与明細に反映されるテンプレートや計算ソフトを使うと、簡単に作成できます。
【エクセル版】給与明細の無料テンプレート
ここからはエクセルで作成できる無料テンプレートを紹介していきます。
正社員向け
正社員向けに給与明細を作成する場合は、アルバイト・パートと違い、社会保険料の項目が必要になり、各種手当の項目の数を増やす必要があります。このような点がテンプレートを選ぶポイントになります。
このテンプレートは手書きでも対応できるテンプレートで使いやすいです。ダウンロードする形式はエクセルファイルになるため、支給額・控除額の項目が少なければ、簡単に行を追加できます。一般的な内容を網羅しているため、ダウンロード初期の状態でも使いやすいです。
このテンプレートでは、６種類のテンプレートから自社に合ったものを選ぶことができます。メールで送信する場合はカラーでA４サイズのテンプレートがおすすめで、配布する場合はA４サイズに４枚作成するモノクロのテンプレートを使うとコスト削減ができます。
アルバイト、パート向け
アルバイト、パート向けにテンプレートを使う場合は、勤務時間を明記できるテンプレートがおすすめです。勤務時間によっては社会保険に加入する義務が発生するため、柔軟に対応できるテンプレートを選択する必要があります。
このテンプレートは日々の勤怠管理と給与計算がセットになったテンプレートです。勤務管理の内容を反映し、給与計算ができるため業務を効率化できます。エクセルで関数を登録し、勤務内容を従業員が記載すれば自動計算でき、給与明細作成の手間を削減できます。
このテンプレートで、縦型と横型の２種類があり、必要な項目に応じて使い分けが可能です。記載項目の名前が短ければ縦型を利用することで、１枚のテンプレートで数人分の給与明細を作成できるため、使用する紙を削減できます。
【ワード・Web版】給与明細の無料テンプレート
給与計算をエクセルで行うことが多いため、給与明細のテンプレートもエクセルを使うことがほとんどですが、エクセル以外にもテンプレートは存在します。ここからはエクセル以外の無料テンプレートを紹介していきます。
ワードで作成できるテンプレート
こちらはワードで作成できるタイプになるため、計算用の関数は入力できませんが、手書きで対応する場合におすすめです。シンプルなテンプレートですが、左側に支給項目、右側に控除項目を記載するため、項目を分かりやすく記入することが可能です。
webで作成できるテンプレート
このサイトにアクセスすると必要項目を入力する画面が開き、数字を入力するだけでPDFの給与明細を作成できます。数人分の給与明細を一度に作成する場合は、エクセルのテンプレートがあり、サイトにアップロードすることで一括作成できます。
このサイトでは都道府県や従業員の社会保険加入の有無、基本給を入力するだけで簡単に給与計算ができます。変動しやすい項目を正確に計算できるため、計算方法を調べる手間を削減できます。アウトプットする機能はないため、エクセルに転記する必要があります。
Googleドキュメントテンプレート
こちらはエクセルが使えない環境でもエクセルのように活用できるテンプレートです。サテライトオフィスでは給与明細のテンプレートが多くあるため、他の書類を作成する時にも役に立ちます。編集するためにはGoogleアカウントが必要になります。
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【得技】自動計算ができる給与システムで効率化！
給与計算から給与明細を発行する業務は、従業員の人数に比例して増えるため、担当者の業務負担は大きくなります。業務負担を軽減するためには、給与システムの活用が重要です。ここからは給与システムの導入検討に必要なことを紹介していきます。
無料版のテンプレートを活用しよう
無料で給与明細を作成する方法には、給与システムの無料版を活用する方法もあります。この方法には作成できる数や機能に制限はありますが、無料で便利に活用できます。
従業員が多いなら給与システムを導入しよう
選定時に見るべき項目
給与システムの検討には以下の要素がポイントになります。
- 費用
- システムの導入時に発生する初期費用と、システムの利用料が発生します。システムの基本料金以外にも保守・運用のサポート費用が発生するケースもあり、初期費用以外にもランニングコストの金額も考慮する必要があります。
- 導入形態
システムの導入形態には「オンプレミス型」と「クラウド型」の大きく２種類があります。
オンプレミス型は自社内にシステムを構築する方法のため、システムを構築する期間が長く、初期費用も大きくなるデメリットがあります。しかし社内で構築するため他のシステムとの連携を行いやすいメリットがあります。他にも社内のネットワークを活用するため、給与という重要な情報が外部に漏れる可能性が低く、セキュリティ面も強固です。
一方、近年の給与システムの主流はクラウド型です。クラウド型はインターネット上に存在するシステムを利用するため、初期費用を抑えることができ、月額費用で利用できます。クラウド型の給与システムで多い課金方法は、初期費用（少額）＋月額料金または給与明細の発行数に単価を掛けたものになります。
近年では在宅ワークなど、会社に出社せずに仕事を行うように、ワークスタイルが急激に変化しています。クラウド型のシステムはインターネットの環境があれば活用できるため、給与や勤怠システムはクラウド型が多いです。
- 連携できるシステム
- 給与明細をエクセルで作成していても、勤怠管理はシステム化をしていることもあります。システムの導入時には既存のシステムと連携できるかも判断の重要なポイントになります。仮に各システムが連携できない場合、情報を転記する手間が発生するため業務効率を改善できません。
- 賞与や源泉徴収の対応
給与明細書作成は毎月発生する業務ですが、賞与や源泉徴収にも明細書は必要になります。そのため、導入するシステムが「給与明細のみ対応」なのか「その他の帳票作成も対応」なのかで業務の負担は大きく変わってきます。
このような要素がシステム選定には必要になりますが、そもそも給与システムを導入する必要性を考える必要があります。従業員数以外にも全国に展開している店舗数、企業規模が判断には重要になります。この企業規模によって毎月発生する費用は変わってきます。
給与システムの紹介
具体的にどのようなシステムがあるか給与システムを紹介していきます。
- S-PAYCIAL
- S-PAYCIALは鈴与シンワート株式会社が提供している電子給与明細サービスです。企業規模に関係なく導入できる手軽さもあり、価格は初期費用の50,000円と利用者１人あたり月額30円です。パソコンの操作に不慣れな担当者でもマニュアルなしに操作ができるほど、給与明細の計算・作成は簡単です。クラウド型のサービスのため、スマートフォンでも明細を閲覧できます。
- ポケット給与
- ポケット給与は株式会社ICSソリューションズが提供している給与明細配信システム です。従業員が50名以上の企業規模に対応しており、クラウド型のサービスのため低コストで導入可能です。初期費用は見積もりが必要がですが、月額利用料は利用者１人あたり30円です。データは全て暗号化されているため、セキュリティは万全です。
- Bulas Payslip Mobile
- Bulas Payslip Mobileは株式会社BBSアウトソーシングサービスが提供している大企業向けの給与明細電子化システムです。このシステムはクラウド型以外にオンプレミス型でも提供しているため、自社に合った導入形態を選択できます。必要なコストは企業によって変わりますが、参考価格は明細１件あたり30円です。このシステムでは24時間365日、いつでも過去２年分の明細データを閲覧可能です。
- Pay-Look
- Pay-Lookは株式会社クリックスが提供しているWeb給与明細システムです。必要な費用は企業規模によって異なりますが、50名以上の企業規模であれば導入可能です。クラウド型で提供しているため、パソコンやスマートフォンでいつでも、どこでも給与明細を閲覧可能です。既存の給与計算システムのCSVデータを取り込むことで、素早く明細発行できます。
- PayBook（スタンダード）
- PayBookは合同会社Pay-book.jpが提供している明細を自動発行できる給与システムです。クラウド型で提供しており、月額利用料は１社あたり1000円です。あらかじめ給与に必要なデータを登録しておけば、前月との違いを入力する３分ほどの手間で給与計算できます。同時に給与明細をPDFで出力し、登録してある従業員のメールに自動送信も可能です。
まとめ
毎月発生する給与明細作成業務を有意義なものにするためには、社員が内容を把握しやすいフォーマットを使うことがおすすめです。効率化をするためにはWeb給与明細システムを導入することで、業務負担を軽減できます。このように工夫して簡単で見やすい給与明細を作成しましょう。
