給与明細の作成方法
給与明細は法律によって発行する義務があります。従業員に対する法律といえば「労働基準法」をイメージしますが、実はこの労働基準法では給与明細の発行は義務付けられていません。
しかし重要なのは、労働基準法ではなく「所得税法」です。所得税法231条では、給与明細の発行が義務付けられていることをご存知でしょうか。他にも、健康保険や厚生年金保険の給与に関係する項目の法律において、給与から保険料を差し引いた金額や計算書、計算内容を被保険者に対して通知する必要があるとされています。
複数の法律により、控除額を社員に通知する必要がある「給与明細」という１つのフォーマットにまとめて配布しています。つまり、「給与明細」の発行は義務でなくとも、同様の計算書は通知義務があるため、給与明細を発行する必要があるでしょう。毎月発生する給与計算の業務と同時に、給与明細を作成し配布します。
参考：
所得税法｜電子政府の総合窓口（e-Gov）
必要書類を準備する
給与明細を作成するためには、まず給与明細作成に必要な書類を準備します。作成に必要な書類は以下です。
- ・タイムカード
- ・健康保険と厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書
- ・住民税課税決定通知書
- ・健康保険と厚生年金保険の保険額表
- ・雇用保険料率表
- ・給与所得の源泉徴収税額表
タイムカード以外に関しては、手続きを行うと送付されるか、各関係省庁のホームページからダウンロードできます。
必要項目に沿って計算・記入する
給与明細の作成は、勤務時間に相当する基本給である「給料」を計算し、給料を基に計算される各控除額を差し引いて作成します。細かい給与明細作成の流れは以下のとおりです。
- 勤務時間の集計
-
- ・残業代の計算
- ・通勤費など手当の計算
- ・社会保険料の計算
- ・課税対象額の計算
- ・所得税の計算
- ・住民税の計算
- ・控除額の記載
- ・差引支給額の記載
エクセルで作成するときも、フォーマットに計算式を登録しておけば控除額の計算を簡易化できます。勤務時間や残業代など月によって計算内容が変動するものは、勤怠管理と給与計算の仕組みを工夫するか、給与計算用の人事システムを使うことがおすすめです。
給与明細には大きく以下の４つの項目を記載する必要があります。
支給項目
支給項目には、労働時間を基に計算した基本給とその他の支給項目を記載し、支給額の合計を記載します。その他の支給項目には交通費や各種手当が含まれます。
控除項目
控除項目に記載するのは健康保険料や厚生年金保険料などの社会保険料や、住民税の課税対象額などです。給与明細には支給額から控除額を差し引き、差引支給額を記載します。この差引支給額が口座振込額として支給されます。
勤怠項目
勤怠項目には、月の出勤日数や出勤時間を記載します。基本給は出勤日数によって決まるケースが多いため、基本給を決める根拠として勤務日数が記載されています。また、給与明細には有給休暇の残数が記載されるケースもあるでしょう。
テンプレートや計算ソフトがあれば簡単！
給与には社会保険料や課税対象の計算が必要になり、従業員によって数値が異なるケースもあります。そのため、自作の給与明細で作成すると手間がかかり、効率化できません。給与計算の結果がそのまま給与明細に反映されるテンプレートや計算ソフトを使うと、簡単に作成できます。
【エクセル版】給与明細の無料テンプレート
ここからはエクセルで作成できる無料テンプレートを紹介します。
正社員向け
正社員向けに給与明細を作成する場合は、アルバイト・パートと違い、社会保険料の項目が必要になり、各種手当の項目の数を増やす必要があります。
給料明細書001
このテンプレートは、手書きでも対応できるテンプレートが好ましいでしょう。ダウンロード形式はエクセルファイルなので、支給額・控除額の項目が少なければ、簡単に行を追加できます。一般的な内容を網羅しているため、ダウンロード初期の状態でも使いやすいでしょう。
給与明細のエクセルのひな形・テンプレート｜無料ダウンロード
このテンプレートは、６種類のテンプレートから自社に合ったものを選択できます。メールで送信する場合はカラーでA４サイズのテンプレートがおすすめで、配布する場合はA４サイズに４枚作成するモノクロのテンプレートを使用することでコストが削減できます。
アルバイト、パート向け
アルバイト、パート向けにテンプレートを使用する場合は、勤務時間を明記できるテンプレートがおすすめです。勤務時間によっては社会保険に加入する義務が発生するため、柔軟に対応できるテンプレートを選択する必要があります。
勤怠管理と給与計算（時給）
このテンプレートは日々の勤怠管理と給与計算がセットになったテンプレートです。勤務管理の内容を反映し、給与計算ができるため業務を効率化できます。エクセルで関数を登録し、勤務内容を従業員が記載すれば自動計算でき、給与明細作成の手間を削減できます。
アルバイト給与明細書
このテンプレートには縦型と横型の２種類があり、必要な項目に応じた使い分けが可能です。記載項目の名前が短い場合は縦型を利用し、１枚のテンプレートで数人分の給与明細を作成しましょう。紙の削減にもつながるのでおすすめです。
【ワード・Web版】給与明細の無料テンプレート
給与計算はエクセルで実施されることが多いため、給与明細のテンプレートもエクセルを使うことが多い傾向にあります。ただし、給与明細のテンプレートはエクセル以外にも存在しているので、ここからはエクセル以外の無料テンプレートを紹介します。
ワードで作成できるテンプレート
まずは、ワードで作成できるテンプレートを紹介します。
給与支払明細書
こちらはワードで作成できるタイプなので、計算用の関数は入力できません。ただし、シンプルなテンプレートなので手書きで対応する場合におすすめです。左側に支給項目、右側に控除項目と、記載する項目が分かりやすいのも特徴です。
Webで作成できるテンプレート
エクセルやワードではなく、Webで作成できるシステムもあります。
給与明細.net
このサイトにアクセスすると必要項目を入力する画面が開き、数字を入力するだけでPDFの給与明細を作成可能です。数人分の給与明細を一度に作成する場合は、エクセルのテンプレートを使用し、サイトにアップロードすることで一括作成できます。
給与手取り計算
このサイトでは都道府県や従業員の社会保険加入の有無、基本給を入力するだけで簡単に給与計算ができます。変動しやすい項目を正確に計算できるため、計算方法を調べる手間も削減できるでしょう。ただしアウトプット機能はないため、エクセルに転記する必要があります。
Googleドキュメントテンプレート
Googleのアカウントを持っている方は、Googleドキュメントテンプレートの利用も可能です。アカウントは簡単に発行できるので、現段階で持っていない方でも、すぐに利用できるでしょう。
サテライトオフィス
こちらは、エクセルが使えない環境でもエクセルのように活用できるテンプレートです。サテライトオフィスでは給与明細のテンプレートが多くあるため、他の書類を作成する場合にも役に立ちます。ただし、編集するためにはGoogleアカウントが必要です。
給与計算をエクセルで行うメリット
ここでは、給与計算をエクセルで行うメリットについて解説します。
- 無料や低コストで手軽に活用できる
- windows OSに搭載されている給与計算ソフトか市販のソフトであれば、システム導入費用や月額費用がかかりません。そのため低コストでの給与計算や、エクセルの感覚で利用できる手軽さも実感できます。
- カスタマイズ性が高い
- エクセルで行う給与計算の場合は、給与計算を行う上での数式はを自分で組んで行います。そのため、自社の雇用形態に合わせた柔軟な給与計算が可能です。
給与計算をエクセルで行うデメリット
現代の給与計算はシステムやソフトで行うのが主流です。では、給与計算をエクセルで行うデメリットはあるのでしょうか。
- 税率や法改正などによる必要なバージョンアップの手間が発生する
- 給与計算業務では、税率変更や法改正に敏感になる必要があります。保険料や住民税など、最低１回は更新される情報を把握し、キャッチアップを確実に行うことが大切です。
- 給与計算ミスが発生しやすい
- 給与計算業務では、あらゆる計算を行います。エクセルでの給与計算の場合、計算数式を自ら組む必要があります。そのため、計算式の入力や入力したセルの削除・編集によってミスが発生しやすい状況下に陥りやすいといえるでしょう。
おすすめの給与計算システム
《ジョブカン給与計算》のPOINT
- かんたん勤怠連携・計測自動化で作業時間を大幅に削減！
- Web給与/賞与明細・源泉徴収票の自動交付！
- 年末調整もジョブカンで完結！計算後の帳票作成まで完備。
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン給与計算」は、あらゆる角度で給与計算の自動化を実現できるシステムです。通勤手当や時間外手当など、イレギュラーな項目にも対応しています。勤怠連携や計測自動化により、作業時間を大幅に削減できるのもメリットです。年末調整などにも対応できるので、ジョブカン給与計算ひとつですべてを完結できるのも魅力といえます。
- 対象企業規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド / SaaS
- 参考価格：有料プランは月400円～
製品・サービスのPOINT
- とにかく使いやすい画面設計が好評です
- web明細にも対応。スマートフォンでも給与明細の確認が可能です
- テレワーク・在宅勤務も簡単に実現
「マネーフォワードクラウド給与」は、株式会社マネーフォワードにより提供されている給与計算システムです。画面設計やスマートフォンでの対応実現など、ユーザーの「使いやすさ」に向き合っているのが特徴です。パソコンがなくても利用できるので、在宅勤務や遠隔地での利用などにも適しています。給与計算の性能自体も優れているので、はじめて給与計算システムを導入する企業にもおすすめです。
- 対象企業規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド / アプライアンス
- 参考価格：別途お問い合わせ
《人事労務freee》のPOINT
- 勤務区分や計算パターンが従業員ごとに異なる場合にも対応
- 勤怠管理も一体型で活用でき、転記不要でそのまま計算ができる
- チェック機能とアラート通知が充実しているのでミスを見逃さない
freee株式会社により提供されている「人事労務freee」は、給与計算はもちろん給与明細の作成も効率化できる給与計算システムです。従業員ごとに勤務区分や計算パターンが異なる場合でもスムーズに利用できます。勤怠管理が一体のシステムであるため、計算が簡単なのもメリットです。また、チェック機能やアラート通知の充実により、ミスやエラーを削減できる特徴があります。
- 対象企業規模：10名以上
- 提供形態：クラウド / SaaS
- 参考価格：別途お問い合わせ
自動計算ができる給与計算システムで効率化！
給与計算から給与明細を発行する業務は、従業員の人数に比例して増えるため、担当者の業務負担は大きくなります。業務負担を軽減するためには、給与システムの活用が重要です。ここからは給与システムの導入検討に必要なことを紹介します。
無料プランやお試し版を活用しよう
無料で給与明細を作成する方法には、給与計算システムの無料版を活用する方法もあります。この方法には作成できる数や機能に制限はありますが、無料で便利に活用できます。
従業員が多いなら給与計算システムを導入しよう
無料のテンプレートを活用する場合、管理やセキュリティの観点や、他のシステムとの連携の観点から、不便な点が生じたり物足りなく感じたりすることがあります。現在は、安価で導入できる給与計算システムもあるので、より便利で簡単な管理を希望する場合は、検討してみることもおすすめです。
選定時に見るべき項目
給与システムの検討には以下が重要なポイントです。
- 費用
- システムの導入時に発生する初期費用と、システムの利用料が発生します。システムの基本料金以外にも保守・運用のサポート費用が発生するケースもあります。また初期費用以外にも、ランニングコストの金額なども考慮しなければなりません。
- 導入形態
システムの導入形態には「オンプレミス型」と「クラウド型」の２種類があります。
オンプレミス型は自社内にシステムを構築する方法のため、システムを構築する期間が長く、初期費用がかかる点がデメリットです。しかし社内で構築されるため、他のシステムとの連携がしやすいというメリットがあります。また、社内のネットワークを活用するため、セキュリティ面をより強固にできます。給与という重要な情報が外部に漏れる可能性が低くなるため、非常におすすめです。
一方近年では、給与システムの主流としてクラウド型が浸透しています。クラウド型はインターネット上に存在するシステムを利用するため、初期費用を抑えられるます。クラウド型の給与システムでは、初期費用（少額）＋月額料金または給与明細の発行数に単価を掛けたものがもっとも多い課金方法として挙げられるでしょう。
近年では在宅ワークなどの浸透で、ワークスタイルが急激に変化しています。クラウド型のシステムはインターネットの環境があれば活用できるため、給与や勤怠システムはクラウド型の採用が増加傾向です。
- 連携できるシステム
- 給与明細をエクセルで作成していても、勤怠管理はシステム化されていることもあるでしょう。システムの導入時には、既存のシステムと連携できるかどうかも重要な判断基準ですトです。システムが連携できないと情報を転記する手間が発生するため、業務効率の改善が期待できません。
- 賞与や源泉徴収の対応
給与明細書作成は毎月発生する業務のひとつですが、賞与や源泉徴収などにも明細書が必要です。そのため、導入するシステムが「給与明細のみ対応」なのか「その他の帳票作成も対応」なのかで業務にかかる負担は大きく変化します。
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毎月発生する給与計算業務をミスなく効率的に遂行するためには、社員が内容を把握しやすいフォーマットの採用がおすすめです。給与計算システムを導入することで、業務負担の軽減や業務効率化につながります。給与システムを導入し、簡単で見やすい給与明細を作成しましょう。
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