給与明細の作成方法
給与明細は法律によって発行する義務があります。従業員に対する法律といえば「労働基準法」をイメージしますが、実はこの労働基準法では給与明細の発行は義務付けられていません。
しかし重要なのは、労働基準法ではなく「所得税法」です。所得税法231条では、給与明細の発行が義務付けられています。他にも、健康保険や厚生年金保険の給与に関係する項目の法律において、給与から保険料を差し引いた金額や計算書、計算内容を、被保険者に対して通知する必要があるとされています。
複数の法律により、控除額を社員に通知する必要がある「給与明細」という１つのフォーマットにまとめて配布しています。つまり、「給与明細」の発行は義務でなくとも、同様の計算書は通知義務があるため、給与明細を発行する必要があります。毎月発生する給与計算の業務と同時に、給与明細を作成し配布します。
参考：
所得税法｜電子政府の総合窓口（e-Gov）
必要書類を準備する
給与明細を作成するためには、まず給与明細作成に必要な書類を準備します。作成に必要な書類は以下です。
- ・タイムカード
- ・健康保険と厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書
- ・住民税課税決定通知書
- ・健康保険と厚生年金保険の保険額表
- ・雇用保険料率表
- ・給与所得の源泉徴収税額表
タイムカード以外に関しては、手続きを行うと送付されるか、各関係省庁のホームページからダウンロードできます。
必要項目に沿って計算・記入する
給与明細の作成は、勤務時間に相当する基本給である「給料」を計算し、給料を基に計算される各控除額を差し引いて作成します。細かい給与明細作成の流れは以下になります。
- 勤務時間の集計
-
- ・残業代の計算
- ・通勤費など手当の計算
- ・社会保険料の計算
- ・課税対象額の計算
- ・所得税の計算
- ・住民税の計算
- ・控除額の記載
- ・差引支給額の記載
エクセルで作成するときも、フォーマットに計算式を登録しておけば控除額の計算を簡易化できます。勤務時間や残業代など月によって計算内容が変動するものは、勤怠管理と給与計算の仕組みを工夫するか、給与計算用の人事システムを使うことがおすすめです。
給与明細には大きく以下の４つの項目を記載する必要があります。
支給項目
支給項目には、労働時間を基に計算した基本給とその他の支給項目を記載し、支給額の合計を記載します。その他の支給項目には交通費や各種手当が含まれます。
控除項目
控除項目には健康保険料や厚生年金保険料などの社会保険料や、住民税の課税対象額を記載します。給与明細には支給額から控除額を差し引き、差引支給額を記載します。この差引支給額が口座振込額になります。
勤怠項目
勤怠項目には、月の出勤日数や出勤時間を記載します。基本給は出勤日数によって決まるケースが多いため、基本給を決める根拠として勤務日数を記載されることが一般的です。また、給与明細には有給休暇の残数が記載されるケースもあります。
テンプレートや計算ソフトがあれば簡単！
給与には社会保険料や課税対象の計算が必要になり、従業員によって数値が異なるケースがあります。そのため、自作の給与明細で作成すると手間がかかり、効率化できません。給与計算の結果がそのまま給与明細に反映されるテンプレートや計算ソフトを使うと、簡単に作成できます。
【エクセル版】給与明細の無料テンプレート
ここからはエクセルで作成できる無料テンプレートを紹介していきます。
正社員向け
正社員向けに給与明細を作成する場合は、アルバイト・パートと違い、社会保険料の項目が必要になり、各種手当の項目の数を増やす必要があります。このような点がテンプレートを選ぶポイントになります。
給料明細書001
このテンプレートは手書きでも対応できるテンプレートで使いやすいです。ダウンロードする形式はエクセルファイルになるため、支給額・控除額の項目が少なければ、簡単に行を追加できます。一般的な内容を網羅しているため、ダウンロード初期の状態でも使いやすいです。
給与明細のエクセルのひな形・テンプレート｜無料ダウンロード
このテンプレートでは、６種類のテンプレートから自社に合ったものを選ぶことができます。メールで送信する場合はカラーでA４サイズのテンプレートがおすすめで、配布する場合はA４サイズに４枚作成するモノクロのテンプレートを使うとコスト削減ができます。
アルバイト、パート向け
アルバイト、パート向けにテンプレートを使う場合は、勤務時間を明記できるテンプレートがおすすめです。勤務時間によっては社会保険に加入する義務が発生するため、柔軟に対応できるテンプレートを選択する必要があります。
勤怠管理と給与計算（時給)
このテンプレートは日々の勤怠管理と給与計算がセットになったテンプレートです。勤務管理の内容を反映し、給与計算ができるため業務を効率化できます。エクセルで関数を登録し、勤務内容を従業員が記載すれば自動計算でき、給与明細作成の手間を削減できます。
アルバイト給与明細書
このテンプレートで、縦型と横型の２種類があり、必要な項目に応じて使い分けが可能です。記載項目の名前が短ければ縦型を利用することで、１枚のテンプレートで数人分の給与明細を作成し使用する紙を削減できます。
【ワード・Web版】給与明細の無料テンプレート
給与計算をエクセルで行うことが多いため、給与明細のテンプレートもエクセルを使うことがほとんどですが、エクセル以外にもテンプレートは存在します。ここからはエクセル以外の無料テンプレートを紹介していきます。
ワードで作成できるテンプレート
まず、ワードで作成できるテンプレートの紹介です。
給与支払明細書
こちらはワードで作成できるタイプになるため、計算用の関数は入力できませんが、手書きで対応する場合におすすめです。シンプルなテンプレートですが、左側に支給項目、右側に控除項目を記載するため、項目を分かりやすく記入することが可能です。
Webで作成できるテンプレート
エクセルやワードではなく、Webで作成できるシステムもあります。
給与明細.net
このサイトにアクセスすると必要項目を入力する画面が開き、数字を入力するだけでPDFの給与明細を作成できます。数人分の給与明細を一度に作成する場合は、エクセルのテンプレートがあり、サイトにアップロードすることで一括作成できます。
給与手取り計算
このサイトでは都道府県や従業員の社会保険加入の有無、基本給を入力するだけで簡単に給与計算ができます。変動しやすい項目を正確に計算できるため、計算方法を調べる手間を削減できます。アウトプットする機能はないため、エクセルに転記する必要があります。
Googleドキュメントテンプレート
Googleのアカウントを持っている方は、Googleドキュメントテンプレートを利用することもできます。アカウントの発行は簡単なので、もし持っていない方も、興味があれば確認してみるとよいでしょう。
サテライトオフィス
こちらはエクセルが使えない環境でもエクセルのように活用できるテンプレートです。サテライトオフィスでは給与明細のテンプレートが多くあるため、他の書類を作成する時にも役に立ちます。編集するためにはGoogleアカウントが必要になります。
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給与計算をエクセルで行うメリット
ここでは、給与計算をエクセルで行うメリットについて解説します。
- 無料や低コストで手軽に活用できる
- windows OSに搭載されている給与計算ソフトか市販のソフトを購入して行う方法です。ですので、システム導入費用や月額費用もかからないため低コストで給与計算を行うことができますし、エクセルの活用は使い慣れていることから手軽さもあります。
- カスタマイズ性が高い
- エクセルで行う給与計算の場合、給与計算を行う上での数式などを自分で組んで行うため、自社の雇用形態に合わせた柔軟な給与計算を行うことが可能になります。
給与計算をエクセルで行うデメリット
給与計算をシステムやソフトで行うのが主流のいま、給与計算をエクセルで行うデメリットはあるのでしょうか。
- 税率や法改正などによる必要なバージョンアップの手間が発生する
- 給与計算業務では、税率変更や法改正に敏感になる必要があります。保険料や住民税は１回は更新されます。こういった定期的な更新情報の把握を行い、情報のキャッチアップを確実に行うことが重要です。そして、エクセルでの給与計算の場合は各自対応が求められてしまいます。
- 給与計算ミスが発生しやすい
- 給与計算業務には、あらゆる計算を行います。エクセルでの給与計算の場合、計算数式を自ら組む必要があります。そのため、計算式の入力にミスがあったり、入力したセルの削除や編集によって計算ミスが発生しやすい状況になります。
自動計算ができる給与計算システムで効率化！
給与計算から給与明細を発行する業務は、従業員の人数に比例して増えるため、担当者の業務負担は大きくなります。業務負担を軽減するためには、給与システムの活用が重要です。ここからは給与システムの導入検討に必要なことを紹介していきます。
無料プランやお試し版を活用しよう
無料で給与明細を作成する方法には、給与計算システムの無料版を活用する方法もあります。この方法には作成できる数や機能に制限はありますが、無料で便利に活用できます。
従業員が多いなら給与計算システムを導入しよう
無料のテンプレートを活用する場合、管理やセキュリティの観点や、他のシステムとの連携の観点から、不便な点や生じたり物足りなくなることがあります。現在は、安価で導入できる給与計算システムもあるので、より便利で簡単な管理を希望する場合は、検討してみることもおすすめです。
選定時に見るべき項目
給与システムの検討には以下の要素がポイントになります。
- 費用
- システムの導入時に発生する初期費用と、システムの利用料が発生します。システムの基本料金以外にも保守・運用のサポート費用が発生するケースもあり、初期費用以外にもランニングコストの金額も考慮する必要があります。
- 導入形態
システムの導入形態には「オンプレミス型」と「クラウド型」の大きく２種類があります。
オンプレミス型は自社内にシステムを構築する方法のため、システムを構築する期間が長く、初期費用も大きくなるデメリットがあります。しかし社内で構築するため他のシステムとの連携を行いやすいメリットがあります。他にも社内のネットワークを活用するため、給与という重要な情報が外部に漏れる可能性が低く、セキュリティ面も強固です。
一方、近年の給与システムの主流はクラウド型です。クラウド型はインターネット上に存在するシステムを利用するため、初期費用を抑えることができ、月額費用で利用できます。クラウド型の給与システムで多い課金方法は、初期費用（少額）＋月額料金または給与明細の発行数に単価を掛けたものになります。
近年では在宅ワークなど、会社に出社せずに仕事を行うように、ワークスタイルが急激に変化しています。クラウド型のシステムはインターネットの環境があれば活用できるため、給与や勤怠システムはクラウド型が多いです。
- 連携できるシステム
- 給与明細をエクセルで作成していても、勤怠管理はシステム化をしていることもあります。システムの導入時には既存のシステムと連携できるかも判断の重要なポイントになります。仮に各システムが連携できない場合、情報を転記する手間が発生するため業務効率を改善できません。
- 賞与や源泉徴収の対応
給与明細書作成は毎月発生する業務ですが、賞与や源泉徴収にも明細書は必要になります。そのため、導入するシステムが「給与明細のみ対応」なのか「その他の帳票作成も対応」なのかで業務の負担は大きく変わってきます。
このような要素がシステム選定には必要になりますが、そもそも給与システムを導入する必要性を考える必要があります。従業員数以外にも全国に展開している店舗数、企業規模が判断には重要になります。この企業規模によって毎月発生する費用は変わってきます。
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毎月発生する給与計算業務をミスなく効率的に遂行するためには、社員が内容を把握しやすいフォーマットを使うことがおすすめです。効率化をするためには給与計算システムを導入することで、業務負担を軽減できます。このように工夫して簡単で見やすい給与明細を作成しましょう。
