プロジェクト管理ツールとはどのような仕組みか
選定を見る前に、何を担う仕組みなのかを押さえておきましょう。
プロジェクト管理ツールが担う範囲
プロジェクト管理ツールとは、期限のある取り組みについて、作業の分解、担当と期日の割り当て、進捗の把握をまとめて扱う仕組みです。誰が何をいつまでに行い、今どこまで進んでいるかを関係者が確認できる状態を作ります。
作業の依存関係を扱える製品では、ある作業が遅れた際に後続へどう影響するかを確認できます。関わる人数が多い取り組みや、複数のプロジェクトが並行する状況では、この把握が計画の見直しに役立ちます。
タスク管理との違い
タスク管理は、個人やチームが抱える作業を一覧にして扱うことが中心です。期限と担当を管理し、終わったものを消していく使い方になります。
プロジェクト管理では、これに加えて全体の計画と進捗の関係を扱います。作業どうしのつながり、投入している工数、遅れが全体に与える影響といった観点が加わります。日々の作業の管理だけで足りる場合は、タスク管理の仕組みで対応できることもあります。
選定の前に整理すること
比較を始める前に、社内で決めておきたい事項を三つ挙げます。
解決したい課題の特定
何に困っているのかを具体化することが、選定の出発点になります。進捗が把握できない、担当が不明確、期限の変更が共有されない、作業の重複が起きているといった課題のうち、どれが中心かを見極めます。
課題が定まれば、必要な機能も絞れます。逆に、漠然と管理を改善したいという状態で比較を始めると、機能の多さで判断してしまいがちです。関係者に現状の困りごとを聞き、優先順位を付けてから進めましょう。
対象となるプロジェクトの性質
扱う取り組みの性質によって、適する表示の形が変わります。工程が順に進み期日が明確な取り組みでは、全体の日程を横並びで示す表示が役立ちます。
一方、優先度を見ながら進める取り組みでは、作業の状態を段階ごとに並べて示す表示のほうが扱いやすい場合があります。同時に進行するプロジェクトの数や期間の長さも、必要な機能に関わります。自社が扱う取り組みの形を整理しておきましょう。
利用する人数と関わる立場
誰が使うのかによって、求められる操作のしやすさが変わります。専任の管理担当だけが使うのか、作業を担う全員が入力するのか、経営層が状況を確認するのかによって、必要な画面も異なります。
あわせて、社外の関係者を含めるかも整理しておきましょう。委託先や取引先と共有する場合は、閲覧できる範囲の制御が必要になります。人数に応じた料金体系を採る製品が多いため、対象範囲は費用の試算にも直結します。
比較で確認したい基準
整理した内容を踏まえ、製品を比べる際の基準を二つ挙げます。
進捗の見せ方と入力の負担
進捗をどのように表示できるかを確認します。日程を横並びで示す形、作業の状態ごとに並べる形、一覧として扱う形など、製品によって得意な表示が異なります。実際の運用で使う形が備わっているかを確かめましょう。
あわせて、入力にかかる手間も確認点です。項目が多すぎると記録が滞り、進捗も実態から離れます。必要な項目だけを設定できるか、まとめて更新できるかを確かめておきましょう。入力する側の視点で試すことが判断の基本になります。
権限の設定と外部との共有
誰がどのプロジェクトを閲覧、編集できるかを設定できるかを確認します。部署やプロジェクトごとに範囲を分けられる構成であれば、必要な相手にだけ情報が届く状態を保てます。
社外の関係者を含める場合は、閲覧のみを許可する設定や、特定のプロジェクトだけに参加してもらう構成が可能かを確かめましょう。外部の利用者を人数に含めるかどうかは、費用にも関わる部分です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でプロジェクト管理ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
選定でつまずきやすい点
比較を進めるなかで起こりやすい判断の誤りを、二つ挙げます。
機能の多さで選んでしまう
機能の一覧を並べると、多くを備えた製品が優れて見えます。しかし、使わない機能が多いほど画面は複雑になり、操作を覚える負担も増えます。
整理した課題に対応する機能があるかを基準に判断しましょう。将来使うかもしれないという理由で選ぶと、費用だけが上がることもあります。後から上位のプランへ移れる構成であれば、必要になった時点で広げる進め方も選べます。反対に、今は使わない機能でも、半年後には必要になると見込める場合もあります。現在の課題と、この先の計画の両方を踏まえたうえで、どこまでを条件に含めるかを決めましょう。
現場の入力が続かない
管理する立場にとって便利でも、入力する側の負担が大きければ記録は滞ります。進捗が更新されないまま残れば、表示される状況も実態と離れていきます。
入力の項目を必要な範囲に絞り、日常的に使う画面から更新できる形にしましょう。記録した内容が入力する側にも役立つ形になっているかも重要です。管理のためだけの入力を求める運用は、続きにくい傾向があります。
導入を決める際の確認事項
候補を絞った後に確かめておきたい事項を整理します。
既存システムとの連携範囲
ビジネスチャットやカレンダー、ファイル共有の仕組みと連携できるかを確認します。日常的に使う画面から通知を受け取れれば、確認の手間を減らせます。
工数の記録を勤怠や原価の管理へつなげたい場合は、その連携も確認点です。データを手作業で移し替える運用では、件数が増えるほど負担が積み上がります。連携の方式と、同期が止まった際に気づける仕組みがあるかも確かめておきましょう。
試用による検証
資料や説明だけでは、実際の使い勝手までは判断できません。試用の機会があれば、進行中または直近のプロジェクトを実際に登録して確かめましょう。
その際は、管理する立場だけでなく、作業を担う担当者にも操作してもらうことが重要です。入力にかかる時間や、迷いやすい箇所が見えてきます。複数の候補を同じ条件で試すと、比較の判断がしやすくなります。試用の期間は限られるため、何を確認するかを事前に決めておきましょう。進捗の更新、権限の設定、通知の届き方といった項目を一覧にしておくと、短い期間でも判断に必要な情報を集められます。
費用とサポート範囲の確認
料金は、利用人数に応じた月額制、機能ごとのプラン分け、閲覧のみの利用者を別の単価とする形など、製品によって考え方が異なります。無料で使える範囲を設けた製品もあるため、まず試す進め方も選べます。
サポートについては、どこまで対応してもらえるのかを具体的に確かめます。操作方法の案内にとどまるのか、初期設定や社内展開の進め方を相談できるのかは製品ごとに差があります。定着に不安がある場合は、この支援の内容も判断材料になります。
選定基準の整理に役立つプロジェクト管理ツール
比較で確認したい基準にあわせて検討できる、プロジェクト管理ツールを紹介します。
Backlog
- 担当者と期限が明確で、確認漏れや遅延を防止
- 直感的な操作と親しみやすいデザインで誰でも使いやすい
- 人数無制限の定額制で、チーム拡大も安心
株式会社ヌーラボが提供する「Backlog」は、タスク管理とプロジェクト管理をあわせて扱えるツールです。ガントチャートによる進捗の可視化機能を備えており、開発チームだけでなく他部署のプロジェクトにも使いやすい構成になっています。
Jira
- 世界15万社以上が活用するプロジェクト管理のスタンダード
- 組織全体の進捗を可視化し、データに基づく意思決定を支援
- AIアシスタントRovoと連携し、タスク作成や要約・提案を効率化
アトラシアン株式会社が提供する「Jira」は、ソフトウェア開発向けのプロジェクト管理ツールです。課題（チケット）ごとの進捗管理に対応しており、開発プロセスの中でも複雑な工程管理が必要なプロジェクトでの採用実績があります。
プロジェクトマネジメントDX Flagxs（フラッグス）
- 計画から実行、レポートまで考え抜かれた設計思想
- 現場の定着にこだわった圧倒的に使いやすいExcelライクな操作性
- 円滑なマネジメントサイクルを実現するコンサルティングサポート
フラッグス株式会社が提供する「プロジェクトマネジメントDX Flagxs（フラッグス）」は、進捗管理と工数管理をあわせて扱えるプロジェクト管理ツールです。案件ごとの収支状況を確認できる機能を備えており、選定の基準として収益性の把握を重視する企業に向いています。
Lucidchart （Lucid Software Inc.）
- 図のリアルタイム共同編集機能
- AIとデータ連携で図表の作成と可視化を効率化
- 豊富なテンプレートと図形で業務フローを素早く構築。
TimeCrowd （タイムクラウド株式会社）
- ワンクリックで稼働時間を可視化
- 分散利用データをTimeCrowdで一元管理
- 時間単価に基づき人件費を自動算出
プロジェクト管理ツールの選定に関するよくある質問
選定を進める担当者から寄せられることの多い質問と回答をまとめました。
- Q1： 何から比較を始めればよいですか？
- まず自社が困っている点を具体化することから始めましょう。進捗が把握できないのか、担当が不明確なのか、期限の変更が共有されないのかによって、必要な機能が変わります。課題が定まれば候補も絞れます。
- Q2： タスク管理の仕組みでは足りませんか？
- 日々の作業を一覧で管理するだけであれば対応できる場合があります。作業どうしのつながりや、遅れが全体へ与える影響を把握したい場合に、プロジェクト管理の仕組みが候補になります。扱う取り組みの性質で判断しましょう。
- Q3： 表計算ソフトから切り替える目安はありますか？
- 一律の基準はありませんが、最新の状況が分からない、複数人での同時更新ができない、変更の影響を追えないといった状況が続く場合は検討の時期といえます。現在の管理にかかる時間を整理して判断しましょう。
- Q4： 社外の関係者と共有できますか？
- 閲覧のみを許可する設定や、特定のプロジェクトだけに参加してもらう構成に対応する製品があります。外部の利用者を人数に含めるかは費用にも関わるため、想定する使い方を伝えて確認しましょう。
まとめ
プロジェクト管理ツールの選定は、機能の一覧を比べる前に、自社が解決したい課題を特定することから始まります。扱うプロジェクトの性質と、利用する人数や立場を整理すれば、必要な表示の形や権限の要件も定まります。機能の多さで選ばず、入力する側の負担まで含めて判断することが要点です。候補を絞ったら、実際のプロジェクトを使った試用で確かめ、連携範囲や費用を比べて選びましょう。
