タスク管理とは？
タスク管理について解説していきます。
小さな単位の仕事や作業を管理すること
小さな最小単位の仕事や作業（タスク）を管理することをタスク管理といいます。Todo管理とも呼ばれます。タスク管理を行うと複数のタスクの進捗状況を把握できるため、効率的に業務を進めることが可能です。
プロジェクトではタスクに担当者と期日をプラスします。これにより、タスク管理では誰がいつまでに何をやるのかを管理できます。
プロジェクト管理との違いは「業務単位の大きさ」
タスク管理とプロジェクト管理の違いは管理する業務単位の大きさです。
プロジェクトは目標を達成するための計画・実行を指します。そして、そのプロジェクトが効率的に進むよう管理するのがプロジェクト管理です。またプロジェクトは細分化したタスクで構成され、１つ１つのタスクを完了させることで目標の達成を目指します。
すなわち、プロジェクトという１つの単位の中にタスクという単位が複数存在するイメージです。
タスク管理の基本的な手順
タスク管理の基本的な手順についてそれぞれ解説していきます。
やるべき作業を整理する
タスク管理では、やるべき作業を整理しましょう。
やるべき作業が整理されていない状態では何から始めていいかわかりません。正しい手順で作業を進めるためにも、まずタスクを具体化します。可能な限り具体的にするとメンバー間の認識のズレを防ぐことが可能です。そして、メンバーの作業の確実性をアップさせます。
やるべきことが整理されると作業の抜けや漏れを防ぎ、正しい手順で作業をすることが可能です。
作業時間・優先順位を想定する
タスクにかかる作業時間やタスク化する作業の優先順位を想定しましょう。
作業時間が正確に把握できると、スケジュール管理の上でも効果的なタスク管理が行えます。作業時間には個人差があるため、日頃からタスク別に要した時間を記録しましょう。
また、やるべき作業の整理後は必要な作業のみのタスク化が大切。捌ききれないほどのタスクを抱えているとタスク管理は難しいでしょう。すべてをタスクにするのではなく、タスク化する作業の選定が重要です。
スケジュールを決める
タスクに期限日を設け、スケジュールを決めましょう。
期限日を設定していないタスクは後回しになり、そのタスクが終わることはないはずです。タスクの緊急度に応じて期限日を設定すると、スケジュールの基準となり管理がしやすくなります。
スケジュールはタスクの期限に沿って設定すると、効率的なタスク消化が可能です。さらに、期限日を設けることでタスク完了の一定の区切りを示すタイミングとして活用できます。
進捗を管理・タスクを調整する
進捗を管理し、状況に応じてタスクの追加や変更を行い調整をしましょう。
現在の作業の進捗状況、残りの作業とスケジュールを比較して、現時点での進捗率の乖離をチェックします。スケジュールどおりであれば問題ありませんが、遅延が発生しているのであれば対処しなければいけません。
状況に応じてタスクの割り振り、もしくはスケジュール自体の変更を検討する必要もあるでしょう。
タスク管理の方法
タスク管理を行う方法を解説していきます。
Excelで行う
タスク管理をExcelで行う方は多いでしょう。
Excelは使い慣れたユーザーが多く、扱いやすいのが特徴です。また、無料のテンプレートを活用すれば気軽にタスク管理を行えます。しかし、Excelではタスク管理に不向きな一面も。
Excelでのタスク管理はファイルをコピーして使用するため、どのファイルが最新か把握することが難しく、管理しづらいです。またファイルを共有するため必要なデータが他のユーザーに上書きされてしまうことも多く、トラブルになりがちです。
アプリやツールを使って行う
タスク管理の方法としてアプリやツールを活用する方法もあります。
付箋などのアナログな方法でのタスク管理は、情報の書き換えや紛失のリスクもあり現実的ではありません。アプリやツールなどはさまざまな機能を搭載しており、効率的なタスク管理を実現できるでしょう。
そしてWeb上でデータを共有するため、チーム全体の情報の把握が可能。また、さまざまなデバイスに対応しているツールが多く、場所を問わずデータの確認ができます。
さらにSSL通信などのセキュリティ機能を搭載した製品を選ぶと安全にデータのやり取りができるため安心です。
ITトレンド編集部おすすめ！タスク管理ツール８選
ITトレンド編集部がおすすめするタスク管理ツールを８製品ご紹介します。製品導入の際の参考にしてみてください。（３月14日時点）
- check全プロジェクト横断で一括・多角的に進捗状況をチェック！
- checkガントチャート標準装備、タスクごとチャット、リソール管理！
- check手厚いカスタマーサクセスサポートで、導入成功を強力サポート！
タスクワールドはビジネスにおいて活躍が期待できる総合タスク管理ツールです。タスク管理だけはなく、メール操作１つでタスクを作成したり、ファイルへのアップロードが可能。メールサポートは10言語に対応しており、グローバルな企業にも対応しています。
- checkタイムリーな予実・損益管理で利益体質の組織へ
- check仕入・工数・労務費など全てを案件に紐づけ、原価計算の省力化
- check着地見込の予測で的確な経営判断をサポート
プロジェクト別の総合的な収支管理が可能な情報共有機能を搭載したクラウドERPです。案件の見込み段階でのプロジェクト管理が可能。プロジェクトに係るさまざまな機能を一元管理でき、プロジェクト成功をサポートします。
パッケージでの提供ですが、自社に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。
工事管理テンプレート
株式会社ビジネスブレイン太田昭和
- check建設・設備工事業様向け、工事原価管理システム
- check原価管理・調達業務の効率化、物件・原価情報の共有、在庫適正化
- check経営情報の提供、情報の整合性の確保
工事原価を緻密に行い、プロジェクトごとのデータの蓄積・分析が可能なタスク管理ツールです。建設・設備業に必要な機能を網羅しており、プロジェクトに係るあらゆる業務の一元管理が可能。同一得意先による複数案件管理によりプロジェクト別の収支の見える化が実現できます。
Ｐｌａｚａ－ｉプロジェクト管理システム
株式会社ビジネス・アソシエイツ
- check自社スタッフの労務費を案件別損益の原価に算入したい会社。
- check建設業やソフトウェア会社
- check海外プロジェクトを行う会社
プロジェクト別実行予算管理や経費報告、時間報告などのプロジェクト別原価計算が可能です。完成基準や工事進行基準など、実行予算の消込状況により売上を計上できます。システムの帳票画面はバイリンガルに対応し、外貨の消込も可能です。
さまざまな業界のプロジェクト案件に対応でき、自社に必要な機能を組み合わせて使用可能。プロジェクトに関するさまざまな機能をクラウドで提供しており、業務の効率化が実現します。データ活用や分析など、業務に必要な関連ツールの提供も充実しています。
- check基本パッケージにカスタマイズ可能なイージーオーダーパッケージ
- check案件No.をキーにすべての状況が確認可能
- check案件単位で収支が出せ、会社の事業全体が見渡せる
導入実績5000社超えを誇る、あらゆる業種に対応したプロジェクト管理システムです。案件ごとの収支管理や予実管理が可能。また、属人化した案件管理を一新し、システムにより煩雑化した業務を効率的に管理します。
- check簡単・迅速に実装可能、追加開発は不要でライセンスコストも抑制
- checkわかりやすいインターフェイス
- checkプロジェクト全体の見える化によりリスクを抑制
プロジェクトやタスクの統合的な管理を実現するプロジェクト管理システム。戦略的マネジメントも可能。アイデアの評価やランク付け、投資対効果の検討ができ、意思決定を支援します。課題管理により、解決までの進捗状況を把握可能です。
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- check利益がすぐ見える！プロジェクト原価をタイムリーに自動計算
- check導入企業170社以上！初めてのERPに！初期コスト“0” 月額3万円～
クリエイティブ業に最適なプロジェクト管理システムです。情報の一極集中により、業務の効率化を実現します。また、工数・リソース管理機能によりメンバーの作業工数を集計・管理。ログ機能を備えた電子ワークフローにより業務のスピード化が可能です。
動画マニュアルやチャットサポート、経験豊富なコンサルタントによる導入支援付き。
まだまだある！おすすめのタスク管理ツール８選
まだまだあります！おすすめしたいタスク管理ツールを８製品ご紹介します。（３月14日時点）
Trello
タスクを視覚的に管理できるかんばん形式の無料タスク管理ツールです。ボードの内容はリアルタイムで更新され、さまざまなプロジェクトや業務フローに対応。Google Drive、Dropboxなどからファイルをアップロードでき、タスク管理に必要な機能を搭載しています。
Wunderlist
無料で提供されているタスク管理アプリです。すべてのデバイスに対応済み。タスクをフォルダ別に保管でき、プロジェクトごとにリスト化して管理できます。プロジェクトなどに関する情報を１ヶ所でまとめて管理。知りたい情報にすぐにアクセス可能です。
Chatwork
チャットの利便性を活かしたクラウド型コミュニケーションツールです。重要なタスクはチャット一覧の上部にピン止めできる機能を搭載。ビデオ通話機能を活用すれば、どこにいてもテレビ会議に参加が可能です。
また、さまざまな機能制限を搭載しており、情報漏えいや不正アクセスを未然に防げます。
Asana
戦略から実行までプロジェクト全行程をモニタリングできるタスク管理ツールです。タスクやプロジェクトの重要度を一覧表示し、一目で優先順位がわかります。また、１日のタイムスケジュールにメンバーの予定をすべて表示。タスクの進捗状況の把握が可能です。
Wrike
プロジェクトに関わる要素を一元管理できます。タスクの進捗状況を視覚的にリアルタイムで把握でき、プロジェクト達成までのプロセスを最短でサポートします。モバイルに対応しているため、外出先でも作業可能。
セキュリティも強固であり、情報漏えいのリスクを抑えます。
Backlog
人事や総務、開発からマーケティングといったさまざまな分野で活用されています。プロジェクト進捗状況の見える化で作業の遅延に迅速に対応。また、メンバーの作業を１ヶ所にまとめ、作業の効率化を図れます。タスクを細分化し、内容や課題の明確化が可能です。
Jooto
メンバー間に認識ミスを防ぎ、タスクを視覚的に管理できるクラウド型マネジメントツールです。ドラッグ＆ドロップで操作でき、学習コストが低いのが特長。シンプルな操作で簡単に、複数プロジェクトの一括管理を可能にします。
todoist
タスクに特化した管理ツールです。重要度の高いタスクはハイライトで色付けし、視覚的な管理が可能。タスクは重要度に応じて細分化でき、順を追った計画を作成できます。また、既存のアプリとの連携が可能なため、作業効率のアップを期待できるでしょう。
自社に合ったタスク管理でプロジェクトを成功させましょう
タスク管理は、細分化された仕事や作業を管理することです。
効率的なタスク管理を行うためには、やるべきことを整理しましょう。必要な作業のみタスク化し、それに係る作業時間や期限を設定。作業時間や期限を基にスケジュールを組み、タスクの消化を行います。
近年、さまざまな機能を搭載したタスク管理ツールが販売されています。ツールの機能や特長を理解して、自社に合ったタスク管理を行い、プロジェクトを成功させましょう。
