タスク管理とは？プロジェクトを成功させる手順

タスク管理とは？

タスク管理について解説していきます。

小さな単位の仕事や作業を管理すること

小さな最小単位の仕事や作業（タスク）を管理することをタスク管理といいます。Todo管理とも呼ばれます。タスク管理を行うと複数のタスクの進捗状況を把握できるため、効率的に業務を進めることが可能です。

プロジェクトではタスクに担当者と期日をプラスします。これにより、タスク管理では誰がいつまでに何をやるのかを管理できます。

プロジェクト管理との違いは「業務単位の大きさ」

タスク管理とプロジェクト管理の違いは管理する業務単位の大きさです。

プロジェクトは目標を達成するための計画・実行を指します。そして、そのプロジェクトが効率的に進むよう管理するのがプロジェクト管理です。またプロジェクトは細分化したタスクで構成され、１つ１つのタスクを完了させることで目標の達成を目指します。

すなわち、プロジェクトという１つの単位の中にタスクという単位が複数存在するイメージです。

タスク管理の基本的な手順

タスク管理の基本的な手順についてそれぞれ解説していきます。

やるべき作業を整理する

タスク管理では、やるべき作業を整理しましょう。

やるべき作業が整理されていない状態では何から始めていいかわかりません。正しい手順で作業を進めるためにも、まずタスクを具体化します。可能な限り具体的にするとメンバー間の認識のズレを防ぐことが可能です。そして、メンバーの作業の確実性をアップさせます。

やるべきことが整理されると作業の抜けや漏れを防ぎ、正しい手順で作業をすることが可能です。

作業時間・優先順位を想定する

タスクにかかる作業時間やタスク化する作業の優先順位を想定しましょう。

作業時間が正確に把握できると、スケジュール管理の上でも効果的なタスク管理が行えます。作業時間には個人差があるため、日頃からタスク別に要した時間を記録しましょう。

また、やるべき作業の整理後は必要な作業のみのタスク化が大切。捌ききれないほどのタスクを抱えているとタスク管理は難しいでしょう。すべてをタスクにするのではなく、タスク化する作業の選定が重要です。

スケジュールを決める

タスクに期限日を設け、スケジュールを決めましょう。

期限日を設定していないタスクは後回しになり、そのタスクが終わることはないはずです。タスクの緊急度に応じて期限日を設定すると、スケジュールの基準となり管理がしやすくなります。

スケジュールはタスクの期限に沿って設定すると、効率的なタスク消化が可能です。さらに、期限日を設けることでタスク完了の一定の区切りを示すタイミングとして活用できます。

進捗を管理・タスクを調整する

進捗を管理し、状況に応じてタスクの追加や変更を行い調整をしましょう。

現在の作業の進捗状況、残りの作業とスケジュールを比較して、現時点での進捗率の乖離をチェックします。スケジュールどおりであれば問題ありませんが、遅延が発生しているのであれば対処しなければいけません。状況に応じてタスクの割り振り、もしくはスケジュール自体の変更を検討する必要もあるでしょう。

タスク管理の方法

タスク管理を行う方法を解説していきます。

Excelで行う

タスク管理をExcelで行う方は多いでしょう。Excelは使い慣れたユーザーが多く、扱いやすいのが特徴です。また、無料のテンプレートを活用すれば気軽にタスク管理を行えます。しかし、Excelではタスク管理に不向きな一面も。

Excelでのタスク管理はファイルをコピーして使用するため、どのファイルが最新か把握することが難しく、管理しづらいです。またファイルを共有するため必要なデータが他のユーザーに上書きされてしまうことも多く、トラブルになりがちです。

アプリやツールを使って行う

タスク管理の方法としてアプリやツールを活用する方法もあります。

付箋などのアナログな方法でのタスク管理は、情報の書き換えや紛失のリスクもあり現実的ではありません。アプリやツールなどはさまざまな機能を搭載しており、効率的なタスク管理を実現できるでしょう。

そしてWeb上でデータを共有するため、チーム全体の情報の把握が可能。また、さまざまなデバイスに対応しているツールが多く、場所を問わずデータの確認ができます。

さらにSSL通信などのセキュリティ機能を搭載した製品を選ぶと安全にデータのやり取りができるため安心です。

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自社に合ったタスク管理でプロジェクトを成功させましょう

タスク管理は、細分化された仕事や作業を管理することです。

効率的なタスク管理を行うためには、やるべきことを整理しましょう。必要な作業のみタスク化し、それに係る作業時間や期限を設定。作業時間や期限を基にスケジュールを組み、タスクの消化を行います。

近年、さまざまな機能を搭載したタスク管理ツールが販売されています。ツールの機能や特長を理解して、自社に合ったタスク管理を行い、プロジェクトを成功させましょう。