タスク管理とは？具体的な方法や実施手順を分かりやすく解説！

タスク管理とは

タスク管理の基本について見ていきましょう。

小さな単位の仕事・作業を管理すること

小さな最小単位の仕事や作業（タスク）を管理することをタスク管理と言います。プロジェクトにおいては、誰がいつまでにどのタスクを完了させなければならないのか、現在の進捗状況はどうなのかなどを管理します。適切にタスク管理を実施していれば、一目でプロジェクトの状況を俯瞰できるため、効率的に業務を進めることが可能です。

これまでも多くの場面で利用されてきたタスク管理ですが、現在はIT技術の進歩により、その在り方が変わってきています。スマホを使ってタスク管理ツールにアクセスすると、時間や場所を選ばず管理できるのです。適切な環境を構築すれば、営業担当者やテレワークで働く従業員など、社外で活動する従業員の生産性を大幅に高められるでしょう。

プロジェクト管理との違いは「業務単位の大きさ」

タスク管理と似た存在に、プロジェクト管理があります。両者の違いは、管理する業務単位の大きさです。

そもそもプロジェクトとは、目標を達成するための計画・実行のことです。そして、これらの計画・実行を管理する活動がプロジェクト管理に該当します。

一方、タスクとはプロジェクトを構成する個々の課題のことです。タスクを１つひとつ片づけることでプロジェクトが進行します。そして、これらタスクを管理する活動がタスク管理です。

また、上記の違いに伴い、裁量権にも差が生じています。プロジェクト管理は基本的にマネージャー１人に委ねられ、ほかのメンバーはマネージャーの指示に従う形となります。一方、タスク管理はタスクを担う個々のメンバーに任せられるため、個人の裁量が大きいです。

タスク管理を行うメリット

タスク管理には以下のようなメリットがあります。

やるべきことが明確になる

タスクを複数を抱えていると、何から手を付ければ良いのか分からなくなることがあります。しかし、タスク管理でタスクの優先順位を明確化しておけば、迷うことはありません。余計なことに悩む負担がなくなり、作業が効率化します。

漏れがなくなる

自分ではすべてのタスクを把握しているつもりでも、実際には知らぬ間に忘れていることがあります。一方、タスク管理で常にタスクをリスト化しておけば心配はありません。各タスクの期限も常に把握した状態で作業に取り掛かれます。

タスク管理を行う方法

続いて、タスク管理の方法を３つ紹介します。

方法１：スケジュール帳や付箋などの紙

記録や確認に伴う手間が少なく、手軽に導入できる方法です。個人でタスク管理を行う場合は、自分のスケジュール帳にタスクをリストアップするだけでも良いでしょう。終わったタスクには二重線を引き、どのタスクが残っているのかを視覚的に分かりやすくします。

一方、チームでタスク管理をする場合は、オフィスにホワイトボードなどを設置し、そこに直接タスクを記載したり、タスクを書いた付箋を貼ったりします。遠目から見ても分かりやすいよう、大きめにスペースを設けると良いでしょう。

方法２：エクセルなどの表計算ソフト

タスク管理をExcelで行う方は多いでしょう。Excelは使い慣れたユーザーが多く、扱いやすいのが特徴です。また、無料のテンプレートを活用すれば気軽にタスク管理を行えます。しかし、Excelではタスク管理に不向きな一面も。

Excelでのタスク管理はファイルをコピーして使用するため、どのファイルが最新か把握することが難しく、管理しづらいです。またファイルを共有するため必要なデータが他のユーザーに上書きされてしまうことも多く、トラブルになりがちです。

方法３：タスク管理に特化したアプリ・ツール

先述した紙を用いるタスク管理方法は、簡便ではありますが、情報の書き換えや紛失のリスクがあります。一方、エクセルなどの表計算ソフトを用いたタスク管理は手間がかかるうえ、柔軟な変更が困難です。 そこで、本格的にタスク管理を行いたいのであれば、タスク管理に特化したアプリやツールがおすすめです。以下のような機能でタスク管理を支援します。

ガントチャート

タスクの期限や進捗状況をチャート図にする機能です。エクセルと異なり、手動で１から作る必要がありません。

検索機能

ファイルなどを検索する機能です。タスクの期限・進捗状況と、それに必要なファイルを同じシステム上で管理できるため、複数のシステムを利用する手間がなくなります。

ファイル共有

多くのタスク管理ツールでは、クラウド上にファイルを保存します。タスクに必要なファイルをクラウド上にアップロードしておけば、必要に応じてメンバーがそのファイルを利用できます。

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タスク管理を行う基本的な手順

次は、タスク管理の手順を見ていきましょう。

１．やるべき作業を整理する

タスク管理では、やるべき作業を整理しましょう。

やるべき作業が整理されていない状態では何から始めていいかわかりません。正しい手順で作業を進めるためにも、まずタスクを具体化します。可能な限り具体的にするとメンバー間の認識のズレを防ぐことが可能です。そして、メンバーの作業の確実性をアップさせます。

やるべきことが整理されると作業の抜けや漏れを防ぎ、正しい手順で作業をすることが可能です。

２．作業時間・優先順位を想定する

続いて、各タスクの所要時間を想定し、それに基づいて優先順位を決定します。同じタスクでも、所要時間は人によって異なります。担当者の経験や技量を踏まえて適切な時間を設定しましょう。

一方、優先順位はただ期限の短いものを優先すれば良いというものではありません。期限が短くても、そのタスクの重要度が低いのであれば、ほかのタスクを優先すべき場面もあります。タスクの期限と重要度の２つの観点から優先順位を決めることが大切です。

具体的には、次のように決めましょう。

1. １．重要度が高い・期限が近い
2. ２．重要度が高い・期限に余裕あり
3. ３．重要度が低い・期限が近い
4. ４．重要度が低い・期限に余裕あり

始めに重要度が高いものを優先し、その中で期限が迫っているものから順位を付けます。期限が近くても重要度が低いタスクは得られる対価が小さいため、あまり注力しすぎるべきではありません。

３．スケジュールを決める

タスクに期限日を設け、スケジュールを決めましょう。

期限日を設定していないタスクは後回しになり、そのタスクが終わることはないはずです。タスクの緊急度に応じて期限日を設定すると、スケジュールの基準となり管理がしやすくなります。

スケジュールはタスクの期限に沿って設定すると、効率的なタスク消化が可能です。さらに、期限日を設けることでタスク完了の一定の区切りを示すタイミングとして活用できます。

４．進捗管理・タスク調整をする

進捗を管理し、状況に応じてタスクの追加や変更を行い調整をしましょう。

現在の作業の進捗状況、残りの作業とスケジュールを比較して、現時点での進捗率の乖離をチェックします。スケジュールどおりであれば問題ありませんが、遅延が発生しているのであれば対処しなければいけません。状況に応じてタスクの割り振り、もしくはスケジュール自体の変更を検討する必要もあるでしょう。

自社に合ったタスク管理でプロジェクトを成功させよう！

タスク管理とは、プロジェクトの進行に必要なタスクの進捗状況を管理する作業です。代表的な管理方法には以下のものがあります。

• ■付箋など紙による管理
• ■エクセルなど表計算ソフトによる管理
• ■専用ツールによる管理

また、タスク管理の手順は以下のとおりです。

1. １．作業の整理
2. ２．作業時間・優先順位の決定
3. ３．スケジュールの決定
4. ４．進捗管理・タスク調整

以上を踏まえてタスク管理を行い、プロジェクトを成功に導きましょう。