プロジェクト管理ツール導入の準備
まずプロジェクト管理ツールを導入するための準備を行いましょう。
- ●現状の問題や課題を整理する
- ●問題解決の優先度を決める
- ●必要な機能や仕様の要件を洗い出す
ツールの選定を行う前にしっかり要件のすり合わせを行うことが大切です。
プロジェクト管理ツール導入後の4ステップ
ステップ1 利用する機能を選択する
プロジェクト管理ツールには、スケジュール機能やタスク機能だけではなくチャット機能やビデオ会議機能などを備えた多機能モデルも存在します。しかし、あまりにも多くの機能はかえって利便性の低下を招きます。また、端末の動作速度の低下につながる可能性もあります。
したがってプロジェクト管理ツールの導入にあたっては、まず利用する機能を選択する必要があります。設定画面上であらかじめ利用できる機能を制限しておくことで、システム画面をシンプルにすることができ利便性も向上するからです。また利用しない機能のサービス停止やプログラムのアンインストールによって、端末の動作速度低下を防止できます。
ステップ2 データを移行する
プロジェクト管理ツールを実際のプロジェクト管理業務において利用するには、必要なデータをシステム上に移行する必要があります。ツール導入時のデータ移行では、可能な限りすべてのデータを新たなシステム上に移し替えることが重要です。すべてのデータを移しプロジェクト管理ツール上で情報を一元管理できる環境を整えることで、プロジェクトメンバー間での認識の不一致やデータの抜けや漏れを防止できるからです。
ステップ3 全プロジェクトメンバーが利用できる環境を整える
プロジェクト管理ツールはプロジェクトマネージャやプロジェクトメンバーが適切に利用してこそプロジェクト推進の効率化に貢献します。
したがって、プロジェクトマネージャーやプロジェクトメンバーに対してツールの利用方法などを周知する必要があります。また、プロジェクト管理ツールを活用することによるメリットを伝えることでツールの活用を促すことも大切です。
ステップ4 旧ツールへの回帰も検討する
プロジェクト管理ツールは、プロジェクト管理で必要となるさまざまな管理業務を実行できる機能を備えています。しかし、業務内容によっては新たに導入した製品によらず旧来の方法やツールで進めた方が効率的であるという場合も少なくありません。特に操作方法や新たな管理手法に不慣れであるツール導入直後の時期には、こうした事態に遭遇する可能性が高いと言えます。
そしてこのようなケースでは、プロジェクト管理の一部業務について旧来の方法やツールへの回帰の選択も考えられます。何より最優先すべきは、プロジェクトの成功であるからです。
プロジェクト管理ツールの利用においては、TPOに合わせてプロジェクト管理に関係するさまざまな方法やツールを冷静に選択できるような体制を構築することが大切なのです。
プロジェクトの成功確率を確実に高められる4つのステップ
プロジェクト管理ツールの導入は、プロジェクト管理の業務効率を向上しプロジェクトを確実に成功へと導くために導入されます。そしてこうしたプロジェクト管理ツール導入の目的を達成するには、今回ご紹介した4つのステップを確実に踏むことが重要となります。
そしてこの4ステップを意識することで、ツール導入そのものを目的化しまうことにより業務効率化や成功確率向上といった本来の目的を見失ってしまうというリスクをも回避することができるのです。
