プロジェクト管理システム導入後に行う4つのこと

プロジェクト管理システム導入後の4ステップ

ステップ1　利用する機能を選択する

プロジェクト管理システムには、スケジュール機能やタスク機能だけではなくチャット機能やビデオ会議機能などを備えた多機能モデルも存在します。しかし、あまりにも多くの機能はかえって利便性の低下を招きます。また、端末の動作速度の低下につながる可能性もあります。

したがってプロジェクト管理システムの導入にあたっては、まず利用する機能を選択する必要があります。設定画面上であらかじめ利用できる機能を制限しておくことで、システム画面をシンプルにすることができ利便性も向上するからです。また利用しない機能のサービス停止やプログラムのアンインストールによって、端末の動作速度低下を防止できます。

ステップ2　データを移行する

プロジェクト管理システムを実際のプロジェクト管理業務において利用するには、必要なデータをシステム上に移行する必要があります。システム導入時のデータ移行では、可能な限りすべてのデータを新たなシステム上に移し替えることが重要です。すべてのデータを移しプロジェクト管理システム上で情報を一元管理できる環境を整えることで、プロジェクトメンバー間での認識の不一致やデータの抜けや漏れを防止できるからです。

ステップ3　全プロジェクトメンバーが利用できる環境を整える

プロジェクト管理システムはプロジェクトマネージャやプロジェクトメンバーが適切に利用してこそプロジェクト推進の効率化に貢献します。

したがって、プロジェクト管理システムの導入にあたってはプロジェクトマネージャーやプロジェクトメンバーに対してシステムの利用方法などを周知する必要があります。また、プロジェクト管理システムを活用することによるメリットを伝えることでシステムの活用を促すことも大切です。

ステップ4　旧ツールへの回帰も検討する

プロジェクト管理システムは、プロジェクト管理で必要となるさまざまな管理業務を実行できる機能を備えています。しかしながら、業務内容によっては新たに導入したシステムによらず旧来の方法やツールで進めた方が効率的であるという場合も少なくありません。特にシステムの操作方法や新たな管理手法に不慣れであるシステム導入直後の時期には、こうした事態に遭遇する可能性が高いと言えます。

そしてこのようなケースでは、プロジェクト管理の一部業務について旧来の方法やツールへの回帰が最良の選択であると考えられます。何より最優先すべきは、プロジェクトの成功であるからです。

プロジェクト管理システムの利用においては、TPOに合わせてプロジェクト管理に関係するさまざまな方法やツールを冷静に選択できるような体制を構築することが大切なのです。

プロジェクトの成功確率を確実に高められる4つのステップ

プロジェクト管理システムの導入は、プロジェクト管理の業務効率を向上しプロジェクトを確実に成功へと導くために導入されます。そしてこうしたプロジェクト管理システム導入の目的を達成するには、今回ご紹介した4つのステップを確実に踏むことが重要となります。

そしてこの4ステップを意識することで、システム導入そのものを目的化しまうことにより業務効率化や成功確率向上といった本来の目的を見失ってしまうというリスクをも回避することができるのです。