メリットで決める！ プロジェクト管理ツールの導入

プロジェクト管理ツールとエクセルとの違い

プロジェクト管理ツールはエクセルよりも、「状況の見える化」ができます。エクセルでプロジェクト管理を行うことはできますが、プロジェクトの規模が大きくなると管理が大変だったり、作業の優先順位がわかりにくいことが問題になります。

一方、プロジェクト管理ツールは、ヒトの管理からモノの管理、カネの管理などプロジェクトに関する情報を一元管理することができるため、より具体的にプロジェクトの見える化を実現することができます。

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プロジェクト管理ツール導入のメリット

プロジェクト管理ツールを導入することで、以下のようなメリットがあります。

●PMBOKに準じたプロジェクト管理ができる

PMBOKはプロジェクト管理の基準となる知識体系で、より良いプロジェクト管理を行うことができる

●管理工数を削減できる

簡単に入力することができ、プロジェクトメンバーが入力した内容も反映される

●状況の可視化ができる

メンバーの稼働状況やプロジェクトの進捗度合いがわかる

機能面から見る導入メリット

プロジェクト管理ツールにはさまざまな機能があり、その機能面から見た導入メリットを紹介します。

タイムマネジメントができる

プロジェクト管理ツールの機能を利用してメンバーのタイムマネジメントを行うこともできる。

進捗管理

プロジェクト管理ツールのもっとも基本的な機能として、多くのツールに備えられているのが「進捗管理機能」です。プロジェクトに関わるすべてのタスクについての情報を、開始／終了期間から進捗状況、マイルストーンに至るまで、ひと目で確認できる「ガントチャート（工程表）機能」は、ほとんどのプロジェクト管理ツールに搭載されていると言ってよいでしょう。

タスク管理

参画メンバーの誰がどのようなタスクを行っているのか、リアルタイムで把握できる「タスク管理機能」も大変有効な機能です。作業の担当者がひと目で分かるだけではなく、現状「忙しいメンバー」と「手のあいているメンバー」を瞬時に判断することができます。

「新規に事項が必要となったタスクを割り振るために、現状負担の軽いメンバーを見つける」など、作業負担を均一化したいシーンで大いに役になったという活用例もあります。作業にかかる予測時間、実行時間を入力することができるツールもあり、タスクごとに必要な時間を算出することも可能です。

スケジュールやタスクを管理する機能は、納期に向けてプロジェクトを効率よく実行するうえで大変有効です。こうした機能を持つプロジェクト管理ツールを導入することで、プロジェクトのタイムマネジメントを楽に行うことができるのです。

データ共有、コミュニケーションを向上

メンバー間のコミュニケーションやデータの共有をサポートする機能も、多くのプロジェクト管理ツールで採用されています。

ファイル共有

ファイルの保存や共有機能を持つツールでは、必要なファイルをメンバー間で簡単に受け渡すことができます。

メールなどでファイルをやりとりしていた従来のプロジェクトでは、「保存場所を知っている担当者がいないとファイルを扱えない」といった問題がたびたび発生しましたが、プロジェクト管理ツールの導入でこうした問題をクリアできたという活用例も多くあります。

成果物はもちろん、メンバーの会議の議事録や共有すべきマニュアルからメンバーの個人的なメモまで、タスクの実行に有効と思われる、あらゆるデータを保存・共有することで、必要な情報がスピーディに伝達され、生産性を高めることができるのです。

フォーラム・掲示板

また、フォーラムや掲示板の機能が付加されたプロジェクト管理ツールも多くあります。メンバー間のコミュニケーションをサポートするこれらのツールを使えば、ツール上での情報交換やディスカッションが可能になります。問題解決のために、メンバー全員で話し合うといったことも、時間と場所をとらずに行うことができるのです。

作業の効率化と品質の向上のためには、メンバー間のコミュニケーションや情報共有は欠かせないものです。成功するプロジェクト管理を行うためには、これらの機能が充実したツールを選ぶことも大切なのです。

集計・分析が行なえ、面倒なデータ処理を自動化

プロジェクト管理ツールの中には、メンバーによって入力されたデータを自動で集計、分析する「集計・分析機能」を持つものがあります。入力したデータを元に、自動でグラフを作成したり、報告書を作成するといった機能です。

データ処理の自動化

これらの機能はこれまで人の手を介して行われていたデータ処理を自動化することができ、同じ情報を何度も入力したり、整理したりといった手間を省くことが出来ます。労働力の削減につながるのです。

コスト管理

さらに、入力データを元に売上やコストなどの分析を行えるツールでは、プロジェクト進捗を見張りながら、同時にコスト管理を行うことも可能になります。リアルタイムで収支を可視化できるので、管理者はスピーディな経営判断を行うことができるのです。

また、大量のデータを処理する必要があるプロジェクト管理では、必要なデータを抽出する「検索機能」も大いに役に立つ便利な機能です。

納期厳守、コスト削減のためには、できる限りの作業は自動化するのがなによりの近道です。こうした機能が充実したプロジェクト管理ツールを選んで、プロジェクトを成功に導きましょう。

プロジェクト管理ツールを活用してメリットを享受

どんなに多機能なツールでもプロジェクトの目的にあった機能がなければ意味がありません。導入にどのようなメリットを求めているのか明確にしたうえでプロジェクト管理ツールを選びましょう。

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