プロジェクト管理ツールとエクセルとの違い
プロジェクト管理手法として、ツールを利用する方法と、エクセルで管理する方法があります。プロジェクト管理ツールはエクセルよりも、「状況の見える化」ができます。エクセルでプロジェクト管理を行うことは可能ですが、プロジェクトの規模が大きくなると管理が複雑になるほか、作業の優先順位が不明瞭になることが問題になるでしょう。
一方、プロジェクト管理ツールは、ヒトの管理からモノの管理、カネの管理などプロジェクトに関する情報を一元管理できるため、より具体的にプロジェクトを見える化できます。
プロジェクト管理ツール導入のメリット
プロジェクト管理ツールの導入により、以下のようなメリットがあります。
- ●PMBOKに準じたプロジェクト管理ができる
- PMBOK（プロジェクト管理の基準となる知識体系）に沿ったプロジェクト管理ができる
- ●管理工数を削減できる
- 簡単に入力でき、プロジェクトメンバーが入力した内容も反映される
- ●状況の可視化ができる
- チームメンバーの稼働状況やプロジェクトの進捗度合いがわかる
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機能面から見る導入メリット
プロジェクト管理ツールにはさまざまな機能があり、その機能面から見た導入メリットを紹介します。
タイムマネジメントができる
プロジェクト管理ツールの機能を利用して、メンバーのタイムマネジメントを行えます。
進捗管理
プロジェクト管理ツールの基本的な機能として、多くのツールに備わっているのが「進捗管理機能」です。プロジェクトに関わるすべてのタスクについての情報を、開始/終了期間から進捗状況、工数、マイルストーンに至るまで、ひと目で確認できる「ガントチャート（工程表）機能」は、ほとんどのプロジェクト管理ツールに搭載されています。
タスク管理
参画メンバーの誰がどのようなタスクを行っているのか、リアルタイムで把握できる「タスク管理機能」も有効な機能です。作業の担当者がひと目でわかるだけではなく、現状「忙しいメンバー」と「手のあいているメンバー」を瞬時に判断できます。
「新規のタスクを割り振るために、現状負担の軽いメンバーを見つける」など、作業負担を均一化したいシーンで大いに役立ったという活用例もあります。作業にかかる予測時間、実行時間を入力できるツールもあり、タスクごとに必要な時間を算出可能です。
スケジュールやタスクを管理する機能は、納期に向けてプロジェクトを効率よく実行するうえで有効です。こうした機能をもつプロジェクト管理ツールを導入することで、プロジェクトのタイムマネジメントを手間をかけずに行えます。
データ共有、コミュニケーションを向上
メンバー間のコミュニケーションやデータの共有をサポートする機能も、多くのプロジェクト管理ツールで採用されています。
ファイル共有
ファイルの保存や共有機能をもつツールでは、必要なファイルをメンバー間で簡単に受け渡しが可能です。メールなどでファイルをやりとりしていた従来のプロジェクトでは、「保存場所を知っている関係者でないとファイルを扱えない」といった問題がたびたび発生しましたが、システムの導入でこうした問題をクリアできたという活用例も多くあります。
成果物はもちろん、メンバーの会議の議事録や共有すべきマニュアルからメンバーの個人的なメモまで、タスクの実行に有効と思われる、あらゆるデータを保存・共有することで、必要な情報がスピーディーに伝達され、生産性を高められるでしょう。
フォーラム・掲示板
フォーラムや掲示板の機能が付加されたプロジェクト管理ツールもあります。メンバー間のコミュニケーションをサポートするこれらのツールを使えば、ツール上での情報交換やディスカッションが可能です。問題解決のために、メンバー全員で話し合うといったことも、時間と場所にとらわれずに実施できます。
作業の効率化と品質の向上のためには、メンバー間のコミュニケーションや情報共有は欠かせないものです。成功するプロジェクト管理を行うためには、これらの機能が充実したツールを選びましょう。
集計・分析が行なえ、面倒なデータ処理を自動化
プロジェクト管理ツールの中には、メンバーによって入力されたデータを自動で集計、分析する「集計・分析機能」をもつものがあります。入力したデータを元に、自動でグラフを作成したり、報告書を作成したりする機能です。
データ処理の自動化
これらの機能は、これまで人の手を介して行われていたデータ処理を自動化でき、同じ情報を何度も入力したり、整理したりといった手間を省けます。
コスト管理
さらに、入力データを元に売上やコストなどの分析を行えるツールでは、プロジェクト進捗を見張りながら、同時にコスト管理や原価管理を行うことも可能です。リアルタイムで収支を可視化できるので、管理者はスピーディな経営判断を行えます。また、大量のデータを処理する必要があるプロジェクト管理では、必要なデータを抽出する「検索機能」も大いに役に立つ機能です。
納期厳守、コスト削減のためには、できる限りの作業は自動化するのが近道です。こうした機能が充実したプロジェクト管理ツールを選んで、プロジェクト成功に導きましょう。
プロジェクト管理ツールのメリットを理解し導入しよう
どんなに多機能なツールでも、プロジェクトの目的にあった機能がなければ意味がありません。製品にどのようなメリットを求めているのか明確にしたうえで、プロジェクト管理ツールを選びましょう。
以下の記事では、おすすめのプロジェクト管理ツールについて、特徴や費用などを比較し紹介しています。無料トライアルや無料プランを提供している製品も取り扱っているので、導入時の参考にしてください。
