プロジェクト管理をエクセルで行うメリット・デメリットを解説！

プロジェクト管理をエクセルで行うメリット

プロジェクト管理をエクセルで行うメリットを３つ紹介します。

コストをかけずに利用できる

エクセルを使えば、プロジェクト管理のコストを抑えられます。ソフトウェア本体の導入費用以外は基本的に必要ないためです。

導入費は以下の通りです。

• ■永続ライセンスの単体購入：31,968円
• ■サブスクリプション契約：月額900円～（最小価格はOffice 365 Businessプラン）

永続ライセンスは買い切り型なので、一度購入すればその後は費用がかかりません。ただし、サポート期限が切れると買い替える必要が生じます。そのため実質の利用可能期間は３年程度という点に注意しましょう。

プロジェクト管理に必要なテンプレートはインターネット上でダウンロードできます。無料で入手できるフリーテンプレートも多く、費用が掛かりません。

柔軟なカスタマイズができる

エクセルのテンプレートは柔軟にカスタマイズできます。たとえば、以下のようなカスタマイズが可能です。

• ■担当者やステータスの色分け
• ■関数の追加
• ■フォーマットの変更

これらを利用して、視覚的に自分が把握しやすいよう工夫しましょう。このほか、関数の紐づけやリンク機能による一元化、Googleスプレッドシートへの変換による他者との共有も可能です。

学習の手間なく利用できる

エクセルは以下のような特徴があるため、学習の手間がかかりません。

• ■直感的な操作が可能
• ■利用者が多い
  →ネットなどで情報が手に入りやすい
• ■手に入るテンプレートが多い
  →１から作る必要がない

キーマンズネットの調査によると、313社のうち99％以上の企業がなんらかの形でエクセルを導入しています。そのため、すでに業務で使い慣れている人も多いでしょう。その場合、新たにプロジェクト管理ツールを導入するよりも、学習の手間が少なく済みます。

また、利用者が多いため、操作方法やテンプレートを手に入れやすいです。あまり習熟していなくても扱いやすいツールといえます。

プロジェクト管理をエクセルで行うデメリット

エクセルで行うプロジェクト管理は、メリットばかりではありません。デメリットを３つ解説します。

計画の変更に対応しづらい

エクセルでプロジェクト管理を行う場合、計画の変更への対応が難しくなります。

プロジェクトには途中で変更が加わることが珍しくありません。そして、変更が生じた際にはそれをエクセルのデータに反映しなければなりません。その場合、複数人のメンバーがファイルを編集する可能性があります。

ところが、エクセルはあくまで表計算ソフトのため、複数人での管理に向いていません。自由に内容を編集できるのはエクセルの長所ですが、その分明確なルールを決めておかなければ、データが分かりづらくなります。

また、どのファイルが最新版なのか分からなくなる恐れもあります。いつ誰がどの部分を編集したのかを、別途管理する必要があるでしょう。

ガントチャートの質が低い

エクセルはガントチャートの質が低いのも弱点です。ガントチャートとは、縦軸に課題、横軸に予定や進行状況を記入する表です。プロジェクト管理の形式としてよく用いられます。

エクセルでのガントチャートは立案時は簡単に作成できますが、その後の状況をデータに反映させにくいです。専門家の中には、エクセルのガントチャートを「お絵描きレベル」と評する人もいるといいます。

エクセルは手軽ではありますが、本格的なガントチャートを使うには向いていません。その場合は専用のプロジェクト管理ツールの導入を検討しましょう。

メンバーごとで共有しづらい

メンバーで共有しづらいという欠点もあります。具体的には、以下のような点が共有を困難にしています。

• ■ほかのメンバーの利用状況が見えない
• ■メンバーごとの負荷状況が見えない
• ■複数のプロジェクト管理を１画面で完結できない
• ■共有には外部ツール（メール、チャットツールなど）が必要

メンバーの状況が見えにくい点は、特にチームリーダーにとって大きな弱点となります。全体の状況が把握できなければ、適切なタスクの配分が難しくなるためです。その結果、メンバー間で負担が偏り、チーム内の不和を生む可能性があります。

また、プロジェクトが複数ある場合はその数だけエクセルを起動しなければいけません。一目で把握するのに不向きです。

さらに、エクセル自体にはメンバー間で情報を共有する仕組みがありません。そのため、ファイルの共有には外部ツールを使う必要があります。その結果、作業の工数が増えて効率が低下するでしょう。

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プロジェクト管理をエクセルで行うには、メリットとデメリット、両方があります。

【メリット】

• ■導入費用が安い
• ■高いカスタマイズ性
• ■学習コストが低い

【デメリット】

• ■変更への対応が困難
• ■ガントチャートの質が低い
• ■共有が困難

エクセルは手軽に管理できる分、高度な機能は使えません。利用を始める前に自社の状況に本当に適しているのか検討が必要です。より効率を求める場合は専用ツールの導入も検討しましょう。