ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■よく使う業務別
- 家賃の入金管理・消込・督促：SimpleUp賃貸管理システム、クラウド賃貸管理ソフト ReDocS（リドックス）、らくらく賃貸管理、ITANDI 賃貸管理 基幹システムセット、賃貸名人、アットホーム株式会社の賃貸管理システム、いい生活賃貸管理クラウド
- オーナー送金・収支報告：SimpleUp賃貸管理システム、クラウド賃貸管理ソフト ReDocS（リドックス）、らくらく賃貸管理、ITANDI 賃貸管理 基幹システムセット、賃貸名人、アットホーム株式会社の賃貸管理システム、いい生活賃貸管理クラウド
- 契約更新・解約の手続き：SimpleUp賃貸管理システム、クラウド賃貸管理ソフト ReDocS（リドックス）、らくらく賃貸管理、ITANDI 賃貸管理 基幹システムセット、賃貸名人、アットホーム株式会社の賃貸管理システム、いい生活賃貸管理クラウド、totono、Roomコネクト
- 入居者との連絡・各種申請の受付：totono、Roomコネクト
- ■導入・定着の支援別
- 既存データの移行・初期登録の支援：クラウド賃貸管理ソフト ReDocS（リドックス）、いい生活賃貸管理クラウド
- 操作説明や導入後のサポート：クラウド賃貸管理ソフト ReDocS（リドックス）、らくらく賃貸管理、ITANDI 賃貸管理 基幹システムセット、アットホーム株式会社の賃貸管理システム、いい生活賃貸管理クラウド
- 操作権限・操作履歴の管理：クラウド賃貸管理ソフト ReDocS（リドックス）、アットホーム株式会社の賃貸管理システム
賃貸管理ソフトを使い始める前の初期登録
賃貸管理ソフトの使い方で最初に行うのは、物件と人、契約の情報の登録です。ここで登録した内容が請求や送金、帳票作成の土台になるため、正確さと入力ルールの統一が大切です。
物件や部屋、オーナー情報の登録
まず、建物の名称や所在地、構造、部屋ごとの間取りや面積、賃料、共益費を登録します。あわせて、建物ごとにオーナーの氏名や連絡先、送金先の口座、管理委託料の料率といった条件を入力します。
既存の物件台帳を表計算ソフトで管理している場合、CSVファイルで一括登録できる製品もあります。取り込む前に建物名の表記ゆれや全角・半角の違いを整えておくと、同じ建物が別々に表示されるミスを防ぎやすくなります。全物件を一度に登録せず、戸数の少ない建物で請求データや帳票が正しく出るかを試してから残りを登録すると、手戻りを小さくできます。
入居者と契約条件の登録
次に、部屋ごとに入居者の氏名や連絡先、契約期間、賃料と共益費、敷金や保証会社の情報、駐車場の有無を登録します。契約期間を正しく入れておくと、更新時期の一覧表示や案内書類の作成に活用できます。
法人契約の場合は、契約者と実際の入居者が異なることもあります。請求先と連絡先を分けて登録できるかを確認し、社内で登録のしかたを統一しておきましょう。登録時の確認項目を一覧にしておくと、担当者が変わっても入力内容のばらつきを抑えられます。連帯保証人や緊急連絡先の情報も、必要な範囲で登録しておくと、滞納や設備トラブルの際に連絡先を探す手間が省けます。
毎月の家賃管理での賃貸管理ソフトの使い方
初期登録が済んだら、毎月の家賃管理で賃貸管理ソフトを使います。請求データの作成から入金の確認、滞納への対応、オーナーへの送金までを一つのソフトで流れとして処理できる点が、表計算ソフトでの管理との大きな違いです。
入金データの取込と消込
毎月、登録した契約条件をもとに請求データを作成し、銀行の入金明細と照合します。この照合作業を消込といい、どの入居者からいくら入金されたかを確認して、請求データを入金済みにする作業です。
製品によっては、銀行から取得した入金データのファイルを取り込み、名義と金額が一致したものを自動で消し込めます。名義が異なる振込や金額の過不足は手作業で確認が必要なため、未照合の一覧を毎回確認する手順を決めておくと、確認漏れを防ぎやすくなります。家賃と駐車場代、町内会費などを別々に請求している場合は、入金額がどの費目に充てられたかも記録しておくと、後の確認がスムーズです。
滞納者への督促
消込の結果、期日までに入金がない入居者は滞納者として一覧に表示されます。賃貸管理ソフトでは、この一覧から督促状や入金のお願いの文書を作成し、連絡した日時や内容を履歴として残す使い方が基本です。
保証会社を利用している契約では、代位弁済の請求手続きも必要です。督促の経過を記録しておけば、担当者が不在でも状況を共有できます。滞納が続く入居者への対応は、連絡の段階ごとに社内の判断基準を決めておくと、担当者ごとの対応の差を抑えられます。督促の文書は、入居者の事情に配慮した表現にし、送付前に上長が内容を確認する流れにしておくと安心です。
オーナーへの送金と収支報告
入金の消込が終わったら、管理委託料や修繕費を差し引いて、オーナーへの送金額を計算します。送金明細や収支報告書を作成し、送金用のデータを出力して振込を行う流れが基本の使い方です。
サブリースの場合は、入居者からの家賃ではなく、契約で決めた借上げ賃料をオーナーに支払う形のため、計算方法が異なります。管理受託とサブリースの物件が混在する会社では、両方の計算に対応しているかを確認しておくと、二重管理を避けられます。送金前には、送金額の合計と入金額の合計が一致しているかを、担当者以外の人が確認する手順を入れておくと、誤送金のリスクを抑えられます。
契約更新や退去時の賃貸管理ソフトの使い方
契約更新や解約、退去の手続きは毎月発生するとは限りませんが、期限の管理と金額の計算が重なる業務です。賃貸管理ソフトに登録した契約情報を使うと、案内の送付から精算までを漏れなく進めやすくなります。
更新対象の抽出と更新案内
賃貸管理ソフトでは、期間を指定して、契約満了日が近い入居者を抽出し、更新案内の書類を作成できます。更新料や事務手数料の請求も、契約条件をもとに自動で計算される製品があります。更新料の有無や金額は地域や契約によって異なるため、契約ごとに条件を登録しておくと計算の誤りを抑えられます。
更新の案内は、入居者が更新するかどうかを検討できるよう、満了日まで余裕のある時期に送ることが大切です。抽出する時期を社内で決め、毎月同じ日に一覧を確認する流れを作ると、更新漏れを防ぎやすくなります。更新後は新しい契約期間や賃料を登録し直し、翌月の請求に反映されているかも確認しましょう。
解約受付と退去精算
入居者から解約の連絡を受けたら、解約日と退去立ち会いの日程を登録します。退去後は、原状回復の費用や日割り家賃、敷金の返還額を計算し、精算書を作成します。日割り家賃を月の実日数で割るか30日で割るかは契約によって異なるため、ソフトの計算設定が自社の契約内容とあっているかも確認しましょう。
原状回復の費用負担は、国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」も参考に、入居者とオーナーの負担区分を整理しておくことが大切です。精算の内訳をソフトに記録しておくと、入居者やオーナーから問い合わせがあった際に説明しやすくなります。退去立ち会いの写真やチェックシートを添付して保存できる製品であれば、記録をまとめて管理できます。
空室情報の更新と募集への反映
退去が決まった部屋は、空室予定として登録し直します。賃料の見直しや設備の追加があれば、物件情報もあわせて更新しましょう。
製品によっては、空室情報を不動産ポータルサイトや自社サイトへ連携できるものもあります。連携の有無や対象サイト、反映のタイミングは製品ごとに異なるため、募集業務まで賃貸管理ソフトで行いたい場合は導入前に確認が必要です。連携がない場合でも、空室一覧を出力して募集担当と共有する使い方ができます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で賃貸管理ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
賃貸管理ソフトを社内で使いこなすための運用
賃貸管理ソフトは、使う人によって入力のしかたが異なると、集計や検索の結果が正しく出ません。導入後に定着させるには、入力ルールと権限、定期的な確認の仕組みを決めておくことが重要です。
入力ルールと操作権限の決め方
入力ルールとして、物件名や入居者名の表記、日付の入れ方、備考欄に書く内容などを決め、マニュアルにまとめます。新しい担当者が加わった際も、同じルールで入力できるようにしておきましょう。
操作権限は、家賃の消込や送金データの作成など金額に関わる操作と、物件情報の閲覧とで分けるのが基本です。誰がいつ何を変更したかを確認できる操作履歴の機能があるかも確認し、定期的に見直す担当を複数人で決めておくと安心です。
月次の確認作業の進め方
毎月の締めの時期に、未入金の一覧、未照合の入金、送金額の内訳、更新予定の一覧を確認する流れを決めておくと、処理の漏れに早く気づけます。確認項目をチェックリストにし、担当者と確認者の二人で確認する体制が望ましいでしょう。
また、賃貸住宅管理業法では、賃貸住宅管理業者は委託者であるオーナーに対し、管理業務の実施状況を定期的に報告することが求められています。収支報告書の作成時期も月次の確認作業に組み込むと、報告の準備を計画的に進められます。
担当者の教育と操作の引き継ぎ
賃貸管理ソフトを使いこなすには、操作を一部の担当者だけが知っている状態を避けることが大切です。消込や送金データの作成のように月に一度しか行わない操作は、手順を忘れやすく、担当者の不在時に業務が止まる原因にもなります。
対策として、画面の操作手順をマニュアルにまとめ、複数の担当者が交代で実際の処理を経験しておく方法があります。ベンダーが操作説明会や問い合わせ窓口を用意している場合もあるため、導入時にどのような案内を受けられるかを確認しておきましょう。
毎月の家賃業務から更新まで使える製品一覧
初期登録のあとに続く家賃管理や契約更新など、日々の業務で使う場面を中心に、この記事で紹介する製品の特徴をまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| SimpleUp賃貸管理システム | 必要な管理機能に絞った操作画面で、更新案内や入金管理、収支報告書の作成に対応 |
| クラウド賃貸管理ソフト ReDocS（リドックス） | 登録した契約情報を家賃管理・更新・解約・オーナー精算の各業務で活用できる |
| らくらく賃貸管理 | 更新進捗や帳票作成、入出金管理、修繕対応を一元化し、社内で情報を共有できる |
| ITANDI 賃貸管理 基幹システムセット | 入金消込の自動化やオーナー送金に対応し、契約更新・解約手続きも効率化 |
| 賃貸名人 | 更新対象者の自動抽出や退去精算、督促状の作成、オーナーへの送金管理に対応 |
| アットホーム株式会社の賃貸管理システム | 契約更新者リストの出力や解約精算に対応。家賃管理プランでは入金管理やオーナー送金も可能 |
| いい生活賃貸管理クラウド | AI消込アシスト機能で入金照合を効率化。督促管理やオーナーへの収支報告にも対応 |
| totono | 入居者向けアプリで契約内容の確認や各種申請、管理会社とのチャットに対応 |
| Roomコネクト | 入居者アプリとコールセンターを通じて、問い合わせ対応や更新手続きなどを支援 |
登録から精算までの流れを支える賃貸管理ソフト
物件や契約の登録情報を、家賃の消込や送金、更新・解約の手続きにつなげて使える製品を紹介します。導入時の操作説明やデータ登録の支援、入居者とのやりとりを補うアプリもあわせて比べてみてください。
SimpleUp賃貸管理システム
- 【ＩＴトレンド 3年連続No.１】※賃貸管理システム問い合せ数
- 手続きに関する作業の負担が1/3に！ワンタッチで必要書類を印刷
- 必要な管理機能に厳選、直感操作！使いやすい＆費用も最小限に！
ユニコム株式会社が提供する「SimpleUp賃貸管理システム」は、更新案内や入金管理、収支報告の作成など、必要な機能に絞り込んだクラウド型の賃貸管理ツールです。物件・オーナー・契約者の情報を登録しておけば、更新案内や契約書、重要事項説明書を出力できます。入金管理は収支報告の作成と連動しており、オプションでネットバンキングとの連動入金も選べます。クレームや修繕、支払い遅延などの応対履歴も残せるため、担当者が変わっても経緯を確認しやすい点が特徴です。
クラウド賃貸管理ソフト ReDocS（リドックス）
- 導入実績1400社超。小規模から大規模まで対応する賃貸管理ソフト
- 必要な機能をシンプルに。使いやすい操作性と充実のサポート
- 家賃・更新・解約・オーナー精算など賃貸管理業務を効率化
Bambooboy株式会社が提供する「クラウド賃貸管理ソフト ReDocS（リドックス）」は、物件・契約者情報の管理から家賃管理、更新・解約、オーナー精算までを一元化するクラウド型システムです。銀行明細を利用した入金消込や滞納者の抽出、督促状の作成に対応。更新対象者の自動抽出やアラート機能も備え、更新手続きの漏れを防ぎます。導入時にはオンボーディングを実施し、初期設定やデータ登録、操作方法などをサポート。運用開始後も専門チームに相談できる体制が整っています。
らくらく賃貸管理
- クラウドで社内の情報共有をリアルタイムに。
- 更新進捗・帳票作成・入金／出金管理・仲介会社対応（内見申込）
- 安心のサポート体制で日曜日以外毎日あなたと伴走します
株式会社いえらぶGROUPが提供する「らくらく賃貸管理」は、契約・物件・入出金・関係者の情報をクラウドで一元管理する賃貸管理ソフトです。更新進捗の管理や帳票作成、入金・出金管理に対応し、更新案内の漏れや修繕・クレーム対応の遅れといったヒューマンエラーを抑える自動化機能を備えています。対応履歴をクラウド上で共有できるため、担当者が不在でも経緯を確認しやすい点が特徴です。Web内見予約からWeb申込、電子契約まで、入居者募集に関する業務もまとめて効率化できます。
ITANDI 賃貸管理 基幹システムセット
- 現状の体制のまま外部システムと連携でき、業務効率をさらに加速
- 万全のシステム体制により、快適で安定した利用が可能
- CSの不動産知見が強い高品質のサポート体制で成果最大化を支援
イタンジ株式会社が提供する「ITANDI 賃貸管理 基幹システムセット」は、入金管理から更新・退去手続き、修繕対応までをまとめて扱えるクラウド型の賃貸管理システムです。ネットバンキング・ファームバンキングを利用した入金消込の自動化に加え、未入金・滞納の管理やオーナー送金にも対応します。更新契約書類の出力や、入居者とのWeb上でのやりとりにも対応し、契約更新・解約手続きを効率化します。導入時のレクチャーや定期的なフォローアップなど、サポート体制も整っています。
賃貸名人
- 賃貸管理業務に必要な機能のすべてが一つに！
- 物件台帳管理の一元管理が可能！バージョンアップも無償対応！
- 初期費用¥198000～驚きの低コストを実現！コスパなら賃貸名人！
株式会社ダンゴネットが提供する「賃貸名人」は、家主・物件・部屋・契約者のデータを一元管理し、日々の入金管理から月次の送金業務、年間収支報告までを扱える賃貸管理ソフトです。更新対象者を自動でリストアップする機能を備え、更新手続きの漏れを防ぎます。退去精算や督促状・催告状の作成、修繕・クレームの履歴登録にも対応。オプションのファームバンキング機能を利用すれば、銀行の入金データを取り込んで消込を行えるため、毎月の入金確認作業の効率化にもつながります。
アットホーム株式会社の賃貸管理システム
- 高セキュリティクラウド型システム。いつでもどこでもアクセス可
- 導入後も安心！万全のサポート体制で導入～運用までサポート！
- 賃貸管理のデジタル化で人的ミスや煩雑な入出金管理が解消！
「アットホーム株式会社の賃貸管理システム」は、入居者募集から退去までの賃貸管理業務を一元管理できるクラウド型のシステムです。契約管理プランでは、物件や入居者の情報管理、契約更新者リストの出力、解約時の精算などに対応。家賃管理プランでは、請求・入金管理や滞納督促、オーナー送金、年間収支報告書の作成も行えます。営業担当やカスタマーセンターによるサポート体制が用意されており、利用には別途ATBBの契約が必要です。
いい生活賃貸管理クラウド
- 不動産業務のフローをSaaSで抜本改善する業務クラウドシステム
- 不動産管理会社やオーナー様向けのクラウド型賃貸管理サービス
- 物件管理、賃貸契約、入出金管理など、賃貸管理業務を一元管理
株式会社いい生活が提供する「いい生活賃貸管理クラウド」は、毎月の入金消込から督促、収支報告までを一元管理するクラウド型の賃貸管理サービスです。AI消込アシスト機能や自動学習機能を備え、振込名義の表記ゆれや一括振込の照合作業を効率化します。督促履歴の管理や督促状の作成、オーナー向けアプリと連携した収支報告にも対応。専門スタッフによる操作説明や活用方法の提案など、導入後のサポートも充実しています。既存システムからのデータ移行は、グループ会社による支援も受けられます。
totono （株式会社スマサポ）
- 管理業務の効率化を図る機能が豊富に揃う！
- 入居者に積極的にサービスを提供し入居者満足度を大幅アップ！
- アプリダウンロード促進や利用率を高める機能とフォロー体制！
Roomコネクト （株式会社Casa）
- 月額2万円から導入可能な高コスパ製品
- コールセンター連携で入居者からの問い合わせに自動対応
- アプリ完結で契約更新、ペーパーレス促進
まとめ
賃貸管理ソフトの使い方は、物件やオーナー、入居者の初期登録を正確に行い、その情報をもとに家賃の消込と督促、オーナーへの送金、契約更新や退去精算を進めるのが基本です。入力ルールや権限、月次の確認作業を決めておくと、社内で定着させやすくなります。どの業務をソフトで行いたいかを整理したうえで、複数の賃貸管理ソフトを比較しましょう。資料請求で、操作画面や対応業務を確認してみてください。
