ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■請求書の作成方法別
- 画面入力や複製で手軽に作成したい：マネーフォワード クラウド請求書、ジョブカン見積/請求書、Misoca、nakao-san
- CSVで一括作成したい：ジョブカン見積/請求書、freee請求書、楽楽明細、invox発行請求書、nakao-san、KIMERA
- 販売管理システムとAPIで連携したい：freee請求書、楽楽明細
- ■入金管理の方法別
- 銀行口座の明細を取り込んで消込したい：ジョブカン見積/請求書、freee請求書、楽楽明細、invox発行請求書、KIMERA
- 未入金の取引先への督促まで管理したい：invox発行請求書、BtoBプラットフォーム 請求書
クラウド請求書を使い始める前の初期設定
クラウド請求書を使い始めるときは、請求書に印字される情報と、繰り返し使う情報を先に登録します。初期設定が不十分なまま請求書を作ると、そのたびに修正の手間がかかるためです。最初に済ませておきたい3つの設定を紹介します。
自社情報と登録番号の登録
最初に、会社名や住所、電話番号、振込先の口座など、請求書に表示する自社の情報を登録します。適格請求書発行事業者であれば、インボイス制度の登録番号も入力しておきましょう。
社印や角印の画像を登録できるサービスもあります。インボイスの記載事項として押印は求められていませんが、取引先との慣習で押印済みの請求書を求められる場合に備えて設定しておくと便利です。振込先の口座番号は誤りがあると入金に影響するため、複数人で確認してから登録しましょう。
取引先と品目のマスタ登録
次に、取引先と品目をマスタとして登録します。マスタとは、繰り返し使う基本情報をまとめた台帳のことです。取引先には会社名や担当者名、送付先メールアドレス、締め日と支払期日を登録します。
品目には商品名やサービス名、単価、税率を登録しておくと、請求書の作成時に選ぶだけで入力できます。取引先が多い場合は、既存の顧客リストをCSVで取り込める機能を使うと、登録の手間を減らせます。取り込み後は、文字化けや項目のずれがないかを確認しましょう。
テンプレートと請求書番号の設定
請求書のレイアウトは、サービスが用意したテンプレートから選んで調整します。明細の行数や備考欄の有無、ロゴの位置などを、自社の請求書に近い形に調整します。
請求書番号の付け方も、運用を始める前に決めておきましょう。年月と連番を組み合わせるなど、後から検索しやすい規則にしておくと、問い合わせへの対応や電子データの保存で役立ちます。既存の請求書から切り替える場合は、番号が重複しないよう開始番号を設定しておくことが大切です。
クラウド請求書の使い方は作成方法で3通り
クラウド請求書での請求書の作り方は、主に1枚ずつ入力する方法、過去の請求書を複製する方法、CSVで一括作成する方法の3つです。請求の件数や内容にあわせて使い分けると、作成の時間を短くできます。それぞれの使い方を解説します。
1枚ずつ入力して作成する
基本となるのは、画面上で取引先と品目を選び、数量や単価を入力して1枚ずつ作成する方法です。登録したマスタを使えば、取引先の住所や品目の単価は自動で表示されます。
入力した内容は、保存前にプレビュー画面で確認します。消費税額の計算は、税率ごとに合計してから端数を処理する方式になっているかも見ておきましょう。インボイス制度では、端数処理は1つの請求書につき税率ごとに1回とされています。
過去の請求書を複製・変換する
毎月同じ内容を請求する取引先には、前月の請求書を複製して作成する方法が便利です。請求日や対象期間、数量だけを直せば、新しい請求書が完成します。
見積書や納品書から請求書に変換できるサービスであれば、受注時に作った書類の内容をそのまま引き継げます。複製や変換は手軽な反面、日付や金額の修正漏れが起こる場合があります。複製した請求書は、送付前に請求日と対象期間を確認する手順を決めておきましょう。
CSVで一括作成する
請求件数が多い場合は、販売管理システムやExcelで作った請求データをCSVファイルで取り込み、まとめて請求書を作成する方法があります。CSVとは、項目をカンマで区切った汎用的なデータ形式です。
取り込みには、サービスが指定する列の並びや書式にあわせる必要があります。最初は数件だけで試し、金額や税率が正しく反映されるかを確認してから本番のデータを取り込みましょう。取り込みエラーが出た行を確認し、修正して再度取り込めるかも事前に把握しておくと安心です。
承認からクラウド請求書を送付するまでの手順
作成した請求書は、内容を確認したうえで取引先に送付します。誤った請求書を送ると、訂正の連絡や再発行の手間が発生します。承認から送付、送付後の確認までの手順を押さえておきましょう。
承認フローを通す
複数人で請求業務を行う場合は、作成者とは別の担当者が内容を確認してから送付する承認フローを設定しておくと安心です。承認フローとは、書類を誰がどの順で確認するかを決めた手順のことです。
確認する項目は、取引先名、請求金額、税率、振込先、支払期日などを一覧にしておくと、担当者によるばらつきを抑えられます。承認者が不在のときに送付が止まらないよう、代わりに承認できる担当者も決めておきましょう。
送付方法を選んで送る
承認が済んだら、取引先ごとに登録した方法で請求書を送ります。メールにPDFを添付する方法や、取引先がWeb上でダウンロードする方法、印刷と郵送を代行してもらう方法などがあります。
まとめて送付する場合は、送付先の一覧を確認してから実行しましょう。メールアドレスを誤って登録していると、別の会社に請求書が届いてしまうおそれがあります。初めて送る取引先には、事前にメールで請求書を送る旨を伝えておくと、受け取りの確認がスムーズです。
送付後の状況を確認して控えを保存する
送付後は、メールの送信エラーが出ていないか、取引先が請求書を開いたかを確認します。送信エラーの通知や閲覧状況を確認できるかは、サービスによって異なります。
電子データで送った請求書は、電子帳簿保存法の電子取引にあたるため、控えも電子データのまま保存する必要があります。サービス内に保存される場合も、保存期間や検索の方法、契約を終えた後のデータの扱いを確認しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でWeb請求書・クラウド請求書の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
入金確認と未入金・訂正への対応
請求書を送った後は、期日までに入金されたかを確認し、未入金や請求内容の誤りがあれば対応します。クラウド請求書の入金管理を使うと、請求と入金の状況を同じ画面で把握できます。入金確認と例外的な対応の流れを解説します。
入金予定の管理と消込
入金の確認では、請求書ごとの入金予定日と実際の入金を照らし合わせます。この作業を消込と呼びます。銀行口座の明細を取り込めるサービスでは、金額と振込名義から入金と請求書を自動で照合できる場合があります。
振込手数料が差し引かれている場合や、複数の請求をまとめて振り込まれた場合は、自動で照合できないことがあります。照合できなかった入金は、一覧で確認して手作業で紐付けましょう。会計ソフトと連携していれば、消込の結果を仕訳に反映させることも可能です。
未入金時の督促
支払期日を過ぎても入金がない場合は、まず請求書が取引先に届いているかを確認します。送付履歴や閲覧状況を確認できれば、届いていないのか、社内の処理待ちなのかを切り分けられます。
サービスによっては、未入金の取引先に督促のメールを送る機能があります。督促の文面は、相手の確認漏れの可能性も踏まえ、丁寧な表現にしておくことが大切です。何度か連絡しても入金がない場合は、営業担当者と情報を共有し、対応の方針を決めましょう。
金額誤りがあった際の再発行
送付後に金額や品目の誤りが見つかった場合は、元の請求書を取り消し、訂正した請求書を発行し直します。取引先には、どの請求書を差し替えるのかを明記して連絡しましょう。
インボイスとして発行した請求書に誤りがあった場合は、修正した適格請求書を交付する必要があります。元の請求書のデータを削除せず、訂正の経緯がわかる形で残しておくことが大切です。取り消しや再発行の操作方法はサービスごとに異なるため、事前に確認しておきましょう。
クラウド請求書の使い方を社内に定着させるルール
クラウド請求書の操作を覚えても、運用のルールが決まっていないと、担当者ごとにやり方がばらつきます。毎月の請求業務を安定して続けるには、スケジュールと役割分担を明文化しておくことが重要です。定着させるためのルール作りのポイントを紹介します。
締め日から送付までのスケジュール
毎月の締め日から送付までに、誰がいつ何をするかをスケジュールとして決めておきましょう。例えば、締め日の翌営業日に請求データを確定し、2営業日目に承認、3営業日目に送付するといった流れです。
取引先ごとに締め日が異なる場合は、締め日でグループに分けて作業日を設定すると管理しやすくなります。スケジュールは社内で共有し、祝日や長期休暇で作業日がずれる月は前もって調整しておくことが大切です。
担当者の権限と引き継ぎ
クラウド請求書では、ユーザーごとに作成だけ、承認まで、設定の変更までといった権限を分けられる場合があります。役割にあわせて権限を設定すると、誤操作による設定の変更を防ぎやすくなります。
請求業務が1人の担当者に集中すると、休暇や異動の際に業務が止まるおそれがあります。操作手順や取引先ごとの注意点をマニュアルにまとめ、複数人が操作できる状態にしておきましょう。操作履歴を確認できるサービスであれば、引き継ぎ後の確認にも役立ちます。
請求書の作成・送付・入金管理で比べるクラウド請求書一覧
この記事で紹介するクラウド請求書を、請求書の作成方法や送付方法、入金管理への対応状況を軸に一覧にしました。毎月の請求件数や現在の作業手順にあう製品を探す際に役立ててください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| マネーフォワード クラウド請求書 | 取引先と品目を選んで作成。見積書から納品書・請求書・領収書へ変換できる |
| ジョブカン見積/請求書 | CSVインポートで帳票を一括作成。最大5段階の承認ルートと入金消込の機能を備える |
| freee請求書 | CSV・PDFの請求データから請求書を自動作成。銀行口座連携で入金を自動照合できる |
| 楽楽明細 | CSV取込やAPI連携で帳票を一括作成。未ダウンロードの取引先へリマインド通知できる |
| invox発行請求書 | 入金明細を取り込んで消込し、入金を確認できない取引先には督促メールを送付できる |
| BtoBプラットフォーム 請求書 | 社内承認や送信から入金消込・督促まで自動化。郵送代行サービスも利用できる |
| Misoca | 請求書ごとの入金ステータスを一覧で管理。入金予定日を過ぎた請求書は赤く表示される |
| nakao-san | 書類の複製やCSVからの作成、定期発行に対応。見積書から請求書への変換も可能 |
| KIMERA | CSVファイルで請求書を一括作成。銀行の入金明細を取り込んで自動で消込できる |
作成方法と入金管理への対応で選ぶクラウド請求書
画面入力や複製、CSV、APIといった請求書の作り方に加え、入金状況の確認や消込、督促への対応状況に注目して製品を紹介します。入金管理機能の有無やオプションの条件も確認しましょう。
マネーフォワード クラウド請求書
- 請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成
- 見積書→納品書→請求書→領収書の流れで書類をカンタン変換
- 郵送やメール送付が2ステップで完了
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド請求書」は、テンプレートを選んで入力欄を埋めるだけで請求書を作れるクラウド請求書ソフトです。取引先と品目を先に登録しておけば、作成時は選ぶだけで入力できます。見積書から納品書、請求書、領収書へと書類を変換でき、受注時の内容を引き継いで作成できます。毎月の請求書を自動で作成する設定にも対応し、発行時のミスを防ぐ使い方も可能です。複数人での利用に対応し、権限管理や作業履歴の記録も行えます。
ジョブカン見積/請求書
- 見積→納品→請求をワンクリック変換。転記ゼロで請求書を作成
- 一括送付・送信予約・閲覧確認で、月末の送付作業をまとめて削減
- 銀行明細から入金消込。案件ごとの売上・粗利まで自動集計
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン見積/請求書」は、帳票の作成から承認、送付、消込までを同じ画面で進められるクラウド型の見積・請求書サービスです。取引先や品目情報の自動入力、帳票形式の変換に加え、CSVインポートによる一括作成にも対応しています。申請ルートは最大5段階まで設定でき、未承認の帳票は印刷や送付を制限可能です。金融機関と連携して入金データを反映し、帳票と照らし合わせながら消込を進められます。
freee請求書
- 主要機能を網羅しながら納得の低価格を実現
- 債権管理・入金消込・仕訳の自動作成まで対応
- 24.5万社に選ばれている、確かな信頼 ※
フリー株式会社が提供する「freee請求書」は、販売管理システムなどから出力したCSV・PDFの請求データを取り込み、請求書を自動作成できるクラウド型の請求書発行システムです。API連携にも対応しており、取引先マスタや請求データ、送付・入金ステータスを販売管理システムと連携できます。送付後は取引先のダウンロード状況を確認でき、銀行口座と連携して入金明細を自動で取得し、債権データと照合する消込まで行えます。
楽楽明細
- 請求書作成から送付、入金消込まで効率化！会計ソフト連携も可能
- 郵便料金値上げ対策にも◎請求書発行にかかる手間・コストを削減
- 業務フローそのまま、経理部だけで導入できる！連携実績も豊富
株式会社ラクスが提供する「楽楽明細」は、CSV取り込みやAPI連携で販売管理システムから帳票データを受け取り、一括作成から送付までを進められる電子請求書発行システムです。API連携を使えば、ファイルをアップロードする作業を挟まずに帳票データの受け渡しや顧客情報の同期を自動化でき、発行ステータスを販売管理システム側で確認することも可能です。承認フローや権限管理、操作ログといった管理機能を備え、未ダウンロードの取引先へのリマインド通知にも対応しています。入金消込は債権管理オプションで利用できます。
invox発行請求書
- 郵送でもメールでも、インボイス制度に対応した請求書を発行可能
- 請求書だけでなくさまざまな書類を自由なレイアウトで発行できる
- 月契約で業界最安水準、使った分だけのムダのない料金
株式会社invoxが提供する「invox発行請求書」は、請求データの取り込みから請求書の発行、入金消込、督促までを順に自動化できるクラウドサービスです。CSVファイルや販売管理システムから出力したPDFを取り込んでデータ化でき、定期的に発行する請求書を自動で生成することもできます。オンラインバンクの入金明細を取り込んで請求データと照合し、入金が確認できない取引先には督促メールを送付します。申請・承認ワークフローも備えています。
BtoBプラットフォーム 請求書
- 請求書の発行も受取も完結！最大90%の業務時間削減
- 紙・PDFなど、形式を問わずあらゆる請求書の受領を委託可能！
- 法改正への対応と万全のセキュリティ対策
株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求書の社内承認から発行・送信、入金消込、督促までの作業を自動化できるクラウド請求書システムです。取引先の希望にあわせて電子発行と紙・PDFでの送付を選べ、オプションの郵送代行サービスも利用できます。販売管理システムや会計システムとの連携に対応しているため、今のシステムを変えずに請求業務を見直したい企業の選択肢です。請求書の受取も同じプラットフォームで扱えます。
Misoca （弥生株式会社）
- 洗練されたデザインでロゴ挿入も容易
- 24時間365日のメールサポートあり
- 256bit SSLによる通信路の強固な暗号化
nakao-san （株式会社イマココ）
- 請求書・見積書を最短60秒でかんたん作成、定期発行も可能
- 一覧表、タグ、検索で書類をかんたん管理
- PDF化して社内外でかんたん共有、郵送代行の機能も
KIMERA （TOWN株式会社）
- 1クリックで請求書の⼀括メール送信・一括郵送が可能に！
- 入金明細をもとにした自動消込で、早期の債権回収を実現！
- インボイス制度、改正電子帳簿保存法にも対応！
まとめ
クラウド請求書の使い方は、自社情報や取引先の初期設定、請求書の作成、承認と送付、入金確認という流れが基本です。作成方法は、1枚ずつの入力、複製や変換、CSVでの一括作成を件数にあわせて使い分けましょう。未入金や再発行への対応、社内の運用ルールまで決めておくと、請求業務が安定します。作成方法や入金管理の機能はサービスごとに異なるため、Web請求書・クラウド請求書の資料請求で比較してみてください。
