Web請求書・クラウド請求書システムの導入手順とチェックリストを紹介

Web請求書・クラウド請求書システム導入前の準備

導入前の段階で現状を整理しておくことで、システム選定や運用方針が明確になります。業務の流れや課題を把握し、導入目的を整理することで、導入後の効果を最大化できます。

現行の請求書業務フローを把握する

まず、現状の請求書発行から送付、入金確認までの流れを可視化しましょう。どの部署が関与しているか、どの工程に時間がかかっているかを明確にすることで、システム化すべき範囲が見えてきます。紙やExcelでの処理が多い場合は、電子化による効果が大きい部分を優先的に洗い出すのがポイントです。

課題と改善ポイントを明確にする

次に、現行フローの課題を整理します。例えば「発行ミスが多い」「承認に時間がかかる」「取引先ごとにフォーマットが異なる」などがよくある課題です。これらを一覧化し、どの機能で解決できるかを検討します。課題を明確にすることで、導入目的がより具体的になります。

導入目的と優先順位を整理する

最後に、導入の目的と優先順位を設定します。「業務効率化」「電子帳簿保存法への対応」「コスト削減」など複数の目的がある場合、それぞれに対する達成基準を設定すると効果測定がしやすくなります。優先順位を明確にしておくと、導入フェーズの計画も立てやすくなります。

Web請求書・クラウド請求書システム導入のステップ

導入作業は段階的に進めるのが効果的です。以下では、比較検討から正式運用までの流れをステップごとに解説します。

サービス比較とトライアル実施

最初のステップは、複数のシステムを比較し、機能・料金・サポート内容を確認することです。候補を絞り込んだら、無料トライアルを実施して実際の操作感を確かめましょう。導入後に想定外の使いにくさが発覚するリスクを避けるためにも、社内の関係者にも試してもらうことが重要です。

以下の記事ではWeb請求書・クラウド請求書の価格や機能、サポート体制などを、具体的に比較して紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

社内承認と運用ルール策定

導入候補が決まったら、社内承認を得るための稟議資料を作成します。導入目的、費用対効果、期待される改善点などを整理して提示しましょう。また、システム導入後の運用ルールも事前に決めておくことが大切です。請求書発行権限や承認フロー、送付方法などを明文化しておくとスムーズに稼働できます。

初期設定とテスト送信の実施

導入後は、会社情報・振込口座・取引先情報などを登録し、実際にテスト送信を行います。社内チェック用の請求書を送付して、レイアウトや内容に誤りがないか確認しましょう。取引先によっては受信形式に制約があるため、先方との事前確認も欠かせません。

正式稼働と運用ルールの定着

テストが完了したら、正式運用を開始します。最初の数週間はトラブル対応が発生しやすいため、担当者を明確にしておきましょう。運用中に出てきた課題は都度共有し、ルールや操作マニュアルを更新して定着を図ります。

Web請求書・クラウド請求書システム導入時のチェックリスト

導入時には機能や連携面の確認を怠らないことが重要です。以下のチェックリストを活用し、自社に最適なシステムを選定しましょう。特に「電子帳簿保存法」や「インボイス制度」への対応は必須項目です。2024年1月以降は電子取引データを紙で保存することが原則認められないため、クラウド上でのデータ保存体制を確認しておきましょう。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

まとめ

Web請求書・クラウド請求書システムの導入は、業務効率化や法対応を進める上で大きな効果を発揮します。導入前に業務の現状を整理し、段階的にステップを踏むことでトラブルを防げます。記事内の手順とチェックリストを参考に、自社に最適なシステムを導入しましょう。複数製品を比較しながら検討したい方は、ITトレンドで資料請求してみてください。