ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換えで解決したい課題別
- シフト希望の回収を効率化：KAKERUシフト管理、ジンジャー勤怠、ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、SyncUp、シェアフル シフト
- 雇用形態ごとの勤務ルールに対応：ジンジャー勤怠、Qolus（コーラス）、勤務シフト作成お助けマン
- 勤怠管理システムとの連携：勤務シフト作成お助けマン、Optamo、シフオプ
- 勤怠管理と一体で運用：ジンジャー勤怠、ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME
- ■スタッフの利用環境別
- スマートフォンアプリで利用：ジンジャー勤怠、SyncUp、SHIFTEE
- LINEで利用：KAKERUシフト管理
- ブラウザで利用：Qolus（コーラス）、Optamo
シフト管理システムを乗り換える主な理由
シフト管理システムの乗り換えは、現在のシステムでは解消できない運用上の課題があるときに検討されます。ここでは、乗り換えのきっかけになりやすい3つの理由を紹介します。
シフト希望の回収に手間が残っている
システムを導入していても、シフト希望をメッセージアプリや紙で集め、管理者が手入力している場合は、乗り換えで改善できる可能性があります。スタッフが使いにくい画面だと提出が遅れ、催促や確認の手間が残るためです。
スマートフォンから希望を提出できるか、未提出者へ自動で通知できるかは、製品によって異なります。現在の回収方法でどこに時間がかかっているかを把握すると、乗り換え先に求める機能を明確にできます。
勤務ルールの設定が業務にあわない
雇用形態ごとの労働時間の上限や休憩時間、連続勤務の制限などを設定で表現できず、管理者が目視で確認している場合も乗り換えの理由となります。確認漏れがあると、労働時間の超過などにつながるおそれがあるためです。
学生アルバイトや扶養の範囲内で働くパートなど、スタッフごとに条件が異なる職場では、ルールを細かく設定できるかが重要です。現行システムで対応できない条件を洗い出しておきましょう。
料金体系と利用人数が見あわない
スタッフの増減や拠点の追加によって、現在の料金体系が割高になっている場合があります。例えば、ログインしない従業員まで課金対象になる体系では、短期スタッフの多い職場で費用が膨らむ可能性があります。
反対に、利用人数が減ったのに最低料金が高く設定されているケースも考えられます。現在の利用人数と今後の採用計画をもとに、料金体系が自社の実態にあっているかを見直しましょう。
シフト管理システムの乗り換え先を比較する確認項目
乗り換え先を選ぶ際は、管理者の使い勝手だけでなく、スタッフ側の操作性や他システムとの連携も確認します。主な確認項目と確認方法を表にまとめました。
| 確認項目 | 確認方法 |
|---|---|
| スタッフ側の操作性 | 試用版でスタッフに希望提出を試してもらう |
| 勤務ルールの設定 | 自社の雇用形態ごとの条件を設定できるか試す |
| 勤怠管理システムとの連携 | 連携方式と連携できる項目をベンダーに確認する |
スタッフ側の操作性
シフト管理システムは、管理者よりもスタッフの利用人数が多いため、スタッフ側の操作性が定着を左右します。希望の提出や確定シフトの確認、シフト交代の申請が少ない手順で行えるかを確認しましょう。
スマートフォンアプリで使うのか、ブラウザで使うのかも比較のポイントです。アプリのインストールに抵抗があるスタッフがいる場合は、ブラウザからも利用できる製品を選ぶと導入時の負担を減らせます。
雇用形態ごとの勤務ルール設定
正社員やパート、アルバイトなど、雇用形態ごとに勤務時間の上限や希望の提出期限を設定できるかを確認します。設定できる項目が多いほど、管理者が手作業で確認する範囲を減らせます。
試用の際は、現在の職場で実際に使っている条件をいくつか選んで設定してみましょう。設定できない条件があった場合に、運用でどう補うかもあわせて検討しておくと、乗り換え後の負担を予測できます。
勤怠管理システムとの連携方式
確定したシフトを勤怠管理システムへ連携できるかは、乗り換え後の作業量に影響します。API（システム同士をつなぐ仕組み）による自動連携か、CSVファイルの取り込みかによって、手作業の量が変わります。
連携できる項目や反映のタイミングも製品ごとに異なります。連携エラーが起きたときに通知されるか、再取り込みができるかも、ベンダーに確認しておくと安心です。
シフト管理システム乗り換えのスケジュール例
シフト管理システムの乗り換えは、シフトの作成サイクルにあわせて計画すると、二重管理の期間を短くできます。ここでは、切り替え日の決め方から試験運用までの流れを紹介します。
切り替え日はシフトの締め日から逆算する
切り替え日は、シフト希望の提出開始日にあわせて設定するのが基本です。シフト期間の途中で切り替えると、旧システムと新システムに同じ期間のシフトが混在し、確認の手間が増えるためです。
あわせて、繁忙期や大型連休の前後は避けると、管理者が移行作業の時間を確保しやすくなります。給与の締め日とのずれも確認し、勤怠データの集計に影響が出ないよう日程を組みましょう。
スタッフ情報と勤務パターンを移す
新システムには、スタッフの氏名や雇用形態、所属店舗、スキル、よく使う勤務パターンを登録します。旧システムからCSVで出力できる場合は、新システムの取り込み形式にあわせて項目を並べ替えて取り込みます。
取り込み後は、登録人数や雇用形態ごとの人数が旧システムと一致しているかを確認しましょう。退職者や休職者のデータを移すかどうかも、事前に決めておくと作業がスムーズです。
1シフト期間の試験運用を行う
本格的な切り替えの前に、一部の店舗や部署で1シフト期間ほど試験運用を行います。希望の回収からシフトの確定、勤怠管理システムへの連携までを一通り実施し、問題がないかを確かめます。
試験運用で見つかった設定の不足や操作の迷いは、マニュアルや設定で解消してから全体に展開します。対象を段階的に広げることで、トラブルが起きた際の影響範囲を小さくできます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でシフト管理・人員計画（WFM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
スタッフへの周知と切り替え当日の対応
シフト管理システムの乗り換えでは、スタッフ全員が新しい方法で希望を提出できる状態をつくることが大切です。周知の進め方と、切り替え当日に確認したい点を整理します。
アカウントの配布とログインの案内
切り替え日の2～3週間前を目安に、スタッフへ新システムのアカウントとログイン方法を案内します。案内には、旧システムの利用を終える日と、新システムで最初に希望を提出する期限を明記しましょう。
ログインできないスタッフが出ることを想定し、店舗ごとに確認担当を決めておくと対応が早くなります。ログイン状況を管理画面で確認できる製品であれば、未ログインのスタッフに個別に声をかけられます。
旧システムで確定したシフトの扱い
切り替え日より前に旧システムで確定したシフトを、新システムへ移すかどうかを決めておきます。移さない場合は、スタッフがどちらのシステムで確定シフトを確認すればよいかを明確に伝える必要があります。
勤怠の集計期間をまたぐ場合は、どの日までを旧システムのデータで集計するかを給与担当者と確認しましょう。境目のルールを決めておくと、勤怠データの重複や漏れを防げます。
問い合わせ窓口の一本化
切り替え直後は、操作方法やログインに関する問い合わせが集中する場合があります。問い合わせ先を本部の担当者や各店舗の確認担当に一本化し、スタッフが迷わないようにしましょう。
寄せられた質問と回答は社内で共有し、よくある質問として掲示すると、同じ問い合わせへの対応を減らせます。システムに関する専門的な質問は、ベンダーの窓口へ相談する流れも決めておくと安心です。
乗り換え時に起こりうるトラブルと対策
シフト管理システムの乗り換えでは、事前に準備していても想定外のトラブルが起こる場合があります。代表的なトラブルと対策を知っておくと、発生時に落ち着いて対応できます。
シフト希望の二重提出や提出漏れ
切り替え前後の期間は、スタッフが旧システムと新システムの両方に希望を提出したり、どちらにも提出しなかったりする場合があります。どちらのシステムで受け付けるかが十分に伝わっていないことが一因です。
対策として、旧システムの希望受付を切り替え日に締め切り、お知らせ機能や掲示で新システムへの提出を案内します。提出期限の数日前に、未提出のスタッフを確認して声をかける運用も有効です。
旧システムの契約終了時期のずれ
旧システムの契約更新日を確認せずに乗り換えを進めると、利用しない期間の料金が発生する場合があります。解約の申し出期限が契約終了の数か月前に設定されていることもあるため、注意が必要です。
乗り換えの検討を始めた段階で契約書を確認し、解約の申し出期限と契約終了日を把握しましょう。過去のシフトや勤怠データを保存する必要がある場合は、契約終了前にデータを出力しておくことも忘れないようにします。
乗り換え先にできるシフト管理システムの一覧
乗り換え先を選ぶ際は、スタッフが使う画面やシフト希望の集め方、勤怠管理との関係を比べておくと切り替え後の混乱を抑えられます。この記事で紹介する製品の特徴をまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| KAKERUシフト管理 | スタッフはLINEでシフトを提出・確認でき、提出期限には自動でリマインドが届く |
| ジンジャー勤怠 | 希望シフトの収集や募集、休暇申請・承認に対応し、スマホやタブレットのアプリで操作できる |
| ジョブカン勤怠管理 | シフト募集から確定までをシステム上で行え、スタッフの希望シフトを作成画面に表示して反映できる |
| KING OF TIME | 従業員はタイムカード画面から勤務希望を提出でき、作成したシフトはタイムカードに即時反映される |
| Qolus（コーラス） | 雇用形態や希望、スキルを考慮してシフトを自動作成し、従業員はスマートデバイスのブラウザから希望を提出できる |
| 勤務シフト作成お助けマン | スタッフがスマホで提出した勤務希望と勤務条件をもとに、最適化AIがシフトを自動作成する |
| Optamo | スタッフ用のサイトで希望シフトを申請・確認でき、公平な勤務シフト表を自動作成する |
| シフオプ | 複数店舗でのシフト・スタッフ共有や勤怠・給与システムとの連携、コンプライアンス違反アラートを搭載する |
| SyncUp | 専用アプリで希望提出や確定シフトの共有、連絡を一括管理でき、労務基準の超過リスクを通知する |
| SHIFTEE | アプリとPCに対応し、1日単位のタイムライン表示でシフトの作成・調整ができる |
| シェアフル シフト | アルバイトのシフト希望収集から作成までを一元管理し、店舗間のヘルプ調整に対応する |
| bizplaシフト | AIによるシフトの自動作成機能を備え、従業員はスマホでシフトの提出・確認ができる |
現場の切り替えを進めやすいシフト管理システム
シフト希望の回収方法や勤務ルールの設定、勤怠管理との関係など、乗り換えで見直したい点に対応する製品を紹介します。
KAKERUシフト管理
- 「LINE」でシフト提出・確認
- マニュアル不要のシンプル機能
- 最大60日間無料で無料トライアル可能！
株式会社ミライクが提供する「KAKERUシフト管理」は、LINEを活用したシフト管理ツールです。スタッフは使い慣れたLINEからシフトを提出・確認でき、専用アプリをインストールする必要がありません。提出期限には自動でリマインドが届き、提出されたシフトは管理画面へ自動で転記される仕組みです。必要人数に対する過不足もハイライト表示されるため、紙やメッセージでの希望回収から切り替えたい店舗に向いています。最大60日間の無料トライアルで、スタッフが使いこなせるかを事前に試せます。
ジンジャー勤怠
- 給与システムとの連携も簡単！
- アプリも対応！スマホやタブレットで簡単操作
- 希望シフト収集や募集、休暇申請/承認を効率化できます！
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、多様な雇用形態に対応したシフト管理と勤怠管理を一体で行えるクラウド型のシステムです。希望シフトの収集や募集、休暇申請・承認をシステム上で進められ、スタッフはスマホやタブレットのアプリで操作できます。シフト制や変形労働時間制、夜勤などの勤務形態に対応し、過不足を見て他店舗へヘルプを依頼することも可能。勤怠の集計から給与計算への連携まで、切り替え後の業務をまとめて見直せます。
ジョブカン勤怠管理
- 1ヶ月ごとのシフト状況を1つの画面で確認可能！楽々シフト作成！
- スタッフへのシフト募集からシフト作成までをシステム上で実現！
- 人員の過不足が背景色で一目瞭然！人員配置が楽々！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、打刻から勤務データの管理、シフト作成までを行えるクラウド型の勤怠管理システムです。スタッフへのシフト募集から確定までをシステム上で進められ、希望シフトは作成画面に表示して反映できます。1ヶ月のシフト状況を1つの画面で確認でき、人員の過不足は背景色で判別可能です。シフトと勤怠が連動するため、遅刻や早退、欠勤も把握できます。無料プランと無料トライアルがあり、切り替え前の試験運用にも活用できます。
KING OF TIME
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- パターン登録数無制限。様々な働き方に対応します。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME」は、勤怠管理とシフト管理を一元化できるクラウド型のシステムです。従業員はタイムカード画面から勤務希望を提出し、管理者は提出された希望を日別スケジュール画面で確認しながらシフトを作成できます。作成したシフトはタイムカードに即時反映され、予定人数に満たない時間帯は欠員シフト募集としてメールで一括通知可能です。シフトパターンは数に制限なく登録でき、夜勤シフトにも対応しています。
Qolus（コーラス）
- フリー（時間帯）とパターンシフト（日勤、夜勤）を自動作成！
- メンバー間の勤務調整、店舗間調整と複数店舗管理の効率化！
- いつでも、どこからでも簡単に勤務希望の提出と勤務表の確認！
株式会社ＮＴＴデータセキスイシステムズが提供する「Qolus（コーラス）」は、勤務シフトの自動作成に対応したシフト管理クラウドサービスです。パターンとフリーの勤務形態が混在する勤務シフトを、従業員の雇用形態や希望、スキルを考慮して自動作成します。従業員はスマートデバイスのブラウザから希望を提出し、勤務表を閲覧可能です。勤務形態や雇用形態、希望、スキルなど複数の条件を考慮してシフトを作成したい職場に適しています。
勤務シフト作成お助けマン
- 複雑な勤務条件を考慮したシフト表を最適化AIが自動作成。
- クラウドサービスなので大掛かりなシステム構築は不要。
- 2か月間の無料トライアル中も本契約と同じ機能・サポート付き。
鉄道情報システム株式会社が提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、最適化AIによるシフト表の自動作成に対応したクラウドサービスです。正社員・契約社員などフルタイムが中心の職場には1日単位で割り当てる「Day」、パート・アルバイトが中心の職場には時間帯で割り当てる「Time」が用意されています。スタッフはスマホで勤務希望を提出でき、完成したシフトはCSV出力で勤怠管理などの外部システムへ連携可能です。2ヶ月間の無料トライアルがあります。
Optamo
- 労働計画管理、加重労働対策によって職場環境が改善します。
- 勤務シフトの作成時間短縮で業務効率化、コスト削減が可能です。
- 公平な勤務シフトで不平不満の解消などにつながります。
兼松コミュニケーションズ株式会社が提供する「Optamo」は、統計解析を用いて公平・均一な勤務シフト表を自動作成するクラウドサービスです。スタッフは専用のサイトから希望シフトを申請・確認でき、スタッフ画面はiOSのSafariやAndroidのGoogle Chromeといったブラウザで利用します。スキルと勤務希望を加味した自動作成により、シフト作成担当者の属人化の解消にも役立つでしょう。
シフオプ （株式会社リクルートジョブズ）
- 利用ユーザー数が80,000人を突破したこと。
- 稼働率112%アップ、管理工数72%削減を実現
- リクルートの信頼と実績。
SyncUp （シェアフル株式会社）
- 専用アプリで希望提出・確定共有・連絡を一括管理。
- 労務基準に沿った超過・違反リスクを通知。
- 店舗間ヘルプ・人員配分を可視化・最適化。
SHIFTEE （株式会社システムサポート）
- 小売・飲食店などで25,000超の導入実績。
- 1日単位のタイムライン表示でシフト作成
- ISMS/ISO27001認証の万全なセキュリティ体制。
シェアフル シフト （シェアフル株式会社）
- シフト希望の収集から作成まで一元管理。
- 店舗間のヘルプ調整に対応し、人手不足対策を支援
- 自動シフト作成や外部連携で業務効率化を支援
bizplaシフト （株式会社フューチャート）
- AIが複雑なシフト作成を自動化し、時間を大幅削減
- スマホでシフト提出・確認が可能、従業員の利便性向上
- 法令遵守を自動チェックし、労務リスクを軽減
まとめ
シフト管理システムの乗り換えは、課題を整理して乗り換え先を比較し、シフトの締め日から逆算した切り替え日に向けて準備を進めることが重要です。スタッフ情報と勤務パターンを移したら、1シフト期間の試験運用で希望の回収から勤怠連携までを確かめましょう。スタッフへの周知や問い合わせ窓口の一本化も、混乱を抑えるポイントです。まずは資料請求で、スタッフ側の操作性や連携方式を比較してみてください。
