始めやすいシフト管理システムとは
始めやすいシフト管理システムとは、導入準備や操作の負担が少なく、管理者・従業員ともに使いやすい製品です。無料トライアルがある、スマートフォンやLINEから手軽にシフトを提出できる、初期設定が簡単といった特徴があります。
初めて導入する場合は、機能の豊富さよりも、現在のシフト管理から無理なく移行でき、現場に定着しやすいかを重視するとよいでしょう。
始めやすいシフト管理システムの３タイプ
シフト管理システムの始めやすさは、現在の管理方法や解決したい課題によって異なります。ここでは、導入のしやすさや主な機能をもとに３タイプに分類して紹介します。
LINE連携で手軽に始められるタイプ
普段利用しているLINEから、希望シフトの提出や確定シフトの確認が行えるタイプです。新しいアプリのインストールや操作方法を覚える負担を抑えやすく、アルバイトやパートが多い店舗に適しています。
特に、LINEや紙で集めた希望をExcelへ転記している企業や、従業員全員に新しいアプリを導入するのが難しい企業におすすめです。現在の運用を大きく変えずにシステム化を進められます。
勤怠管理とあわせて導入しやすいタイプ
シフト作成に加え、出退勤の打刻や休暇申請、勤務時間の集計などもまとめて管理するタイプです。シフトの作成から勤務実績の管理まで一元化したい企業に向いています。
特に、勤怠管理システムをまだ導入していない企業におすすめです。シフト管理と勤怠管理をひとつのシステムにまとめることで、複数のツールを使い分ける手間を減らし、運用を簡素化できます。
シフトの自動作成から始めやすいタイプ
従業員の希望や勤務条件、必要人数などをもとに、シフトの自動作成を支援するタイプです。手作業による調整時間を短縮したい企業や、勤務条件が複雑な職場に適しています。
特に、病院や介護施設、複数店舗を運営する企業など、シフト作成に多くの時間を要する職場におすすめです。無料トライアルがある製品なら、自社の勤務条件を反映できるか、導入前に確認するとよいでしょう。
LINE連携で手軽に始められるシフト管理システム
ここでは、普段利用しているLINEを活用し、従業員側の導入負担を抑えやすいシフト管理システムを紹介します。新しいアプリのインストールやID・パスワード管理をできるだけ増やしたくない企業にもおすすめです。
KAKERUシフト管理
- 「LINE」でシフト提出・確認
- マニュアル不要のシンプル機能
- 最大60日間無料で無料トライアル可能！
株式会社ミライクが提供する「KAKERUシフト管理」は、LINEを活用してシフトの提出・確認が行えるシフト管理システムです。スタッフは専用アプリをインストールする必要がなく、提出期限のリマインドもLINEで受け取れます。提出された希望は管理画面へ自動反映され、ドラッグ＆ドロップによる調整や人員の過不足確認にも対応。最大２か月の無料トライアルがあり、無料期間中の解約なら料金は発生しません。利用人数による追加料金がない定額制のため、まず試してから導入を判断したい企業にも適しています。
SHIFTEE （株式会社システムサポート）
- 小売・飲食店などで25,000超の導入実績。
- 1日単位のタイムライン表示でシフト作成
- ISMS/ISO27001認証の万全なセキュリティ体制。
勤怠管理とあわせて始めやすいシフト管理システム
シフト管理に加えて勤怠管理も効率化したい場合は、打刻や勤務実績の集計まで一元化できる製品が便利です。ここでは、シフトの作成・収集から勤怠管理までまとめて運用しやすい製品を紹介します。
ジョブカン勤怠管理
- 1ヶ月ごとのシフト状況を1つの画面で確認可能！楽々シフト作成！
- スタッフへのシフト募集からシフト作成までをシステム上で実現！
- 人員の過不足が背景色で一目瞭然！人員配置が楽々！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、シフト募集・希望収集からシフト作成、勤怠管理までまとめて行えるクラウドサービスです。月単位のシフト状況をひとつの画面で確認でき、必要人数に対する過不足も背景色で把握可能。無料トライアルが用意されており、初期費用も無料です。直感的な操作画面に加えて電話・チャット・メールによるサポートもあり、初めて勤怠・シフト管理をシステム化する企業にも適しています。
KING OF TIME
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- パターン登録数無制限。様々な働き方に対応します。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME」は、勤怠管理とシフト管理を一体的に運用できるクラウドシステムです。早番・中番・遅番などの勤務パターンを登録し、従業員へ割り当てることでシフトを作成できます。従業員からの希望提出や欠員シフトの募集にも対応。導入サポート付きの30日無料体験があり、システム導入が初めての企業でも実際の運用を確認してから検討できます。勤怠から給与計算までまとめて管理したい企業にも適しています。
ジンジャー勤怠
- 給与システムとの連携も簡単！
- アプリも対応！スマホやタブレットで簡単操作
- 希望シフト収集や募集、休暇申請/承認を効率化できます！
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、シフト管理と勤怠管理をまとめて効率化できるクラウドサービスです。希望シフトの収集や募集、休暇の申請・承認に対応し、操作性を重視した管理画面からシフトを作成できます。PCだけでなくスマートフォンやタブレットにも対応しており、従業員が場所を選ばず利用しやすい点も特徴。給与システムとの連携も可能なため、シフト管理を入口として人事労務業務全体の効率化を進めたい企業にも向いています。
シフトの自動作成から始めやすいシフト管理システム
希望シフトの収集よりも、シフト表を組む作業そのものに負担を感じている場合は、自動作成機能に強みをもつ製品が適しています。ここでは、さまざまな勤務条件を考慮しながらシフト作成を支援する製品を紹介します。
Qolus（コーラス）
- フリー（時間帯）とパターンシフト（日勤、夜勤）を自動作成！
- メンバー間の勤務調整、店舗間調整と複数店舗管理の効率化！
- いつでも、どこからでも簡単に勤務希望の提出と勤務表の確認！
株式会社ＮＴＴデータセキスイシステムズが提供する「Qolus（コーラス）」は、従業員の希望やスキル、雇用形態などを考慮しながら勤務シフトを自動作成するクラウドサービスです。時間を自由に指定するフリーシフトと、日勤・夜勤などのパターンシフトが混在する職場にも対応。従業員はスマートフォンから勤務希望を提出し、確定した勤務表を確認できます。無料体験も用意されているため、複雑な勤務条件で自動作成の精度を試したい企業にも適しています。
Optamo
- 労働計画管理、加重労働対策によって職場環境が改善します。
- 勤務シフトの作成時間短縮で業務効率化、コスト削減が可能です。
- 公平な勤務シフトで不平不満の解消などにつながります。
兼松コミュニケーションズ株式会社が提供する「Optamo」は、企業側の勤務条件とスタッフの希望をもとに、勤務シフトを自動作成するクラウドサービスです。希望シフトの申請・確認に加え、店舗間で応援可能なスタッフを一覧表示し、人員不足を補う運用にも対応します。スタッフのスキルや勤務条件も考慮できるため、複数店舗・拠点の人員配置を効率化したい企業に適しています。シフト作成の調整負担を減らし、公平な勤務シフトを作成したい場合にもおすすめです。
勤務シフト作成お助けマン
- 複雑な勤務条件を考慮したシフト表を最適化AIが自動作成。
- クラウドサービスなので大掛かりなシステム構築は不要。
- 2か月間の無料トライアル中も本契約と同じ機能・サポート付き。
鉄道情報システム株式会社が提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、最適化AIを活用して勤務条件を考慮したシフト表を自動作成するクラウドサービスです。勤務希望や必要人数、各種条件をもとにシフト案を作成するため、管理者が一人ずつ調整する手間を減らせます。クラウド型のため大規模なシステム構築は不要で、２か月間の無料トライアルも用意されています。シフト作成に時間を取られている企業が、実際の勤務条件で効果を確認したい場合に適しています。
始めやすいシフト管理システムの選び方
シフト管理システムを比較する際は、無料トライアルの有無だけでなく、従業員の使いやすさや管理画面の操作性、料金体系なども確認しましょう。ここでは、導入しやすく現場に定着しやすい製品を選ぶためのポイントを解説します。
- ●無料トライアルで実際の運用を試せるか
- ●従業員が迷わずシフトを提出できるか
- ●管理者が直感的にシフトを調整できるか
- ●利用人数が増えた場合の料金を把握しやすいか
- ●シフト自動作成が自社の勤務条件に対応するか
- ●勤怠管理や給与計算との連携が必要か
- ●導入時や運用開始後にサポートを受けられるか
無料トライアルで実際の運用を試せるか
まず確認したいのが、無料トライアルの有無と期間です。画面を見るだけでは、自社のシフトを登録した際の使いやすさや、従業員が問題なく希望を提出できるかまでは判断できません。
トライアル中は、管理者だけでなく、実際にシフトを提出する従業員にも参加してもらいましょう。希望提出からシフト作成、修正、公開、確定後の確認まで一連の流れを試すことで、導入後のミスマッチを減らせます。
また、無料期間の長さだけでなく、終了後に自動で有料契約へ移行するのか、無料期間中に解約できるのかも重要な確認ポイントです。初期費用や最低契約期間、解約条件もあわせて確認してください。
従業員が迷わずシフトを提出できるか
管理者にとって使いやすくても、従業員側の操作が複雑では、シフト提出の遅れや問い合わせの増加につながる可能性があります。特にアルバイトやパートなど、従業員の入れ替わりが多い職場では、新しいスタッフへの操作説明も負担になりがちです。
スマートフォンから簡単に提出できるか、アプリのインストールやID・パスワードの管理が必要かなどを確認しましょう。普段利用しているLINEから提出できる製品であれば、新しい操作を覚える負担を抑えやすくなります。
管理者が直感的にシフトを調整できるか
シフト希望を簡単に集められても、その後の作成や修正に時間がかかれば十分な効率化にはつながりません。希望シフトが自動で一覧化されるか、ドラッグ＆ドロップで勤務時間を調整できるか、人員の過不足を視覚的に把握できるかなどを確認しましょう。
毎週・毎月ほぼ同じ勤務パターンを利用する企業では、早番・遅番などのパターン登録機能も便利です。一方、従業員ごとに勤務時間が大きく異なる場合は、時間帯を細かく設定できる製品が適しています。
利用人数が増えた場合の料金を把握しやすいか
シフト管理システムの料金体系には、１ユーザーあたりで課金されるタイプと、利用人数にかかわらず一定額のタイプがあります。
少人数から始める場合はユーザー課金型が低コストになりやすい一方、アルバイトやパートが多い店舗では、利用人数の増減によって月額料金が変動します。定額制の場合は予算を立てやすいものの、店舗やアカウント単位で追加料金が発生する場合もあります。
現在の利用人数だけでなく、繁忙期の増員や店舗追加後の総額まで試算して比較すると、導入後の想定外のコスト増加を防ぎやすくなります。
シフト自動作成が自社の勤務条件に対応するか
自動作成機能を利用したい場合は、「AI対応」「自動作成」といった表記だけで判断せず、どのような勤務条件を考慮できるか確認することが重要です。
例えば、必要人数、従業員の希望、連続勤務の上限、保有資格・スキル、夜勤回数、店舗間の応援など、自社でシフトを組む際の条件を整理しましょう。そのうえで、どこまで自動作成に反映できるかを確認します。
条件が複雑な企業ほど、デモ画面を見るだけでなく、自社に近い勤務条件を登録してトライアルする方法がおすすめです。
勤怠管理や給与計算との連携が必要か
シフト作成だけを効率化したい場合は、機能を絞った製品のほうが導入しやすいケースがあります。一方、シフト確定後の打刻や勤務時間の集計、給与計算まで効率化したい場合は、勤怠管理機能を搭載した製品や外部システムと連携できる製品が適しています。
すでに勤怠管理システムを利用している企業は、データ連携の可否を確認しましょう。新たに勤怠管理も導入する場合は、シフト管理とひとつのサービスにまとめる方法もあります。
導入時や運用開始後にサポートを受けられるか
シンプルな製品でも、導入時には勤務パターンや従業員情報、店舗情報などの初期設定が必要です。システム導入の経験が少ない企業では、マニュアルだけでなく、電話・メール・チャットなどで質問できるかも確認しましょう。
無料トライアル中のサポートの有無や初期設定の代行、導入後の問い合わせにかかる費用も重要です。特に短期間で運用を開始したい場合は、機能だけでなくサポート体制も「始めやすさ」を左右します。
シフト管理システムの機能や製品をより幅広く比較したい方は、以下の記事も参考にしてください。
「自社に合うシフト管理システムを診断してみたい」「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
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シフト管理システムをスムーズに導入する流れ
シフト管理システムを現場に定着させるには、現在の運用を整理し、必要な機能を見極めたうえで段階的に導入することが重要です。以下の３ステップで進めましょう。
現在のシフト管理で負担になっている作業を整理する
まずは、現在のシフト管理で時間や手間がかかっている作業を洗い出しましょう。例えば、「LINEで届いた希望をExcelへ転記している」「未提出のスタッフに個別に連絡している」「人員不足を確認しながら何度もシフトを組み直している」といった課題が挙げられます。
課題を明確にすることで、LINE連携や自動リマインド、希望シフトの自動反映、シフト自動作成など、優先すべき機能を絞り込めます。
必要な機能を絞って２～３製品を試す
機能の豊富さだけで選ばず、自社に必要な機能を無理なく使えるかを重視しましょう。候補を２～３製品に絞り、無料トライアルやデモを活用して、操作性や運用のしやすさを比較します。
管理者だけでなく、実際にシフトを提出する従業員にも操作してもらい、希望提出から作成・共有までスムーズに進められるか確認することが大切です。
一部の店舗や部署から運用を開始する
複数店舗・部署をもつ企業では、最初から全社で切り替えるのではなく、一部の店舗やチームから試験運用を始める方法がおすすめです。シフト作成時間や提出漏れの頻度、従業員からの問い合わせ件数などを確認し、問題がなければ利用範囲を広げましょう。
特に紙やExcelから初めてシステムへ移行する場合は、小規模に運用を開始することで、現場の混乱を抑えながら定着を進められます。
始めやすいシフト管理システムに関するよくある質問
ここでは、初めてシフト管理システムを導入する際によくある疑問に回答します。
- Q１：無料トライアルだけでも実際のシフト管理を試せますか？
- 製品によって異なりますが、一定期間無料で実際のシフト管理を試せる製品があります。従業員登録から希望シフトの提出、作成・共有まで一連の操作を確認するとよいでしょう。利用できる機能や登録人数、無料期間終了後の契約条件も事前に確認してください。
- Q２：LINEだけでシフト管理を完結できますか？
- LINE連携型の製品では、従業員がLINEから希望シフトを提出したり、確定したシフトを確認したりできます。ただし、管理者によるシフト調整や各種設定には専用の管理画面が必要な場合もあります。どこまでLINE上で操作できるか確認しましょう。
- Q３：小規模な店舗でもシフト管理システムを導入するメリットはありますか？
- 従業員数が少なくても、希望シフトの回収や転記、提出の催促に時間がかかっている場合は導入効果が期待できます。特に勤務希望が毎月変わる店舗では、提出から共有までをシステム化することで、管理者の作業負担を軽減できます。
まとめ
始めやすいシフト管理システムを選ぶ際は、機能の豊富さだけでなく、管理者と従業員の双方が無理なく使えるかが重要です。無料トライアルやLINE・スマホ対応、操作性、料金体系などを比較し、自社の運用に適した製品を選びましょう。
まずは現在のシフト管理で負担になっている作業を整理し、気になる製品の資料を取り寄せて比較するのがおすすめです。無料トライアルも活用し、希望シフトの提出から作成・共有までスムーズに行えるか確認してみてください。
