ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■必要人数の設定方法別
- ■データの連携方法別
- 勤怠管理の機能と一体で使う：ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、ジンジャー勤怠、oplus、マネーフォワード クラウド勤怠Plus
- 給与計算システムと連携する：KING OF TIME、ジンジャー勤怠、マネーフォワード クラウド勤怠Plus、シフオプ
- CSVやAPIで外部システムとつなぐ：KING OF TIME、ジンジャー勤怠、勤務シフト作成お助けマン、oplus、マネーフォワード クラウド勤怠Plus
WFMは4つの工程を循環させる仕組み
WFMの仕組みは、予測、必要人数の計算、シフトへの割り当て、実績の振り返りという4つの工程に分けると理解しやすくなります。まずは全体像と、各工程を流れるデータの種類を確認しましょう。
予測から振り返りまでの流れ
最初の工程では、売上や客数、問い合わせ件数といった過去の実績から、将来の業務量を予測します。次に、その業務量をこなすために時間帯ごとに何人が必要かを計算します。3つ目の工程は、従業員の勤務希望やスキル、労働時間のルールを踏まえたシフトの作成です。
シフトを実行した後は、実際の業務量や勤務時間を取り込み、計画との差を確認します。この差を次回の予測に反映させることで、予測と配置の精度を少しずつ高めていく仕組みです。
工程ごとに流れるデータの種類
予測の工程では、業務量の実績に加えて、曜日や祝日、天候、キャンペーンの予定などが入力データとして使われることがあります。必要人数の計算では、1件あたりの作業時間や目標とする対応水準が必要です。
シフトへの割り当てでは、従業員ごとの勤務可能日、雇用契約上の労働時間、保有スキルといった人に関するデータを使います。振り返りの工程では、勤怠管理システムの打刻データやPOSの売上データなどの実績が欠かせません。どのデータを自動で取り込めるかが、運用の手間を左右します。
Excelでの管理との違い
Excelでもシフト表は作れますが、予測から振り返りまでの工程は担当者が手作業でつなぐ必要があります。データの転記や集計に時間がかかり、計画と実績の比較が後回しになる場合があります。
WFMでは、業務量の予測や必要人数の設定、シフト作成、勤怠実績の確認といった工程をシステム上で管理できます。ただし、需要予測からシフト作成まで一貫して対応する製品もあれば、必要人数を手動で設定する製品もあります。自動化できる工程の範囲が、Excelとの違いや製品選びのポイントです。
WFMが必要人数を計算する仕組み
WFMの中心にあるのは、業務量を人数に換算する計算です。換算の方法は業種や業務の性質によって異なり、製品によって対応する方式も違います。代表的な3つの考え方を紹介します。
業務量と標準作業時間から求める方法
小売や物流、製造などで使われる考え方で、業務量に1件あたりの標準作業時間を掛けて、必要な作業時間を求めます。例えば、1時間に100件の品出しがあり、1件に1分かかるなら、その時間帯には約2人分の作業量があると計算できます。
実際には休憩や移動、手待ちの時間があるため、余裕を見込んだ係数を掛けて人数を決めます。標準作業時間を作業の種類ごとに設定できるか、店舗や拠点ごとに値を変えられるかは、製品を比べる際の確認点です。
問い合わせ件数と対応水準から求める方法
コールセンターでは、問い合わせが不規則に届くことを前提に、待ち時間の理論を使って必要人数を求めます。代表的なのがアーランC式と呼ばれる計算式で、時間帯ごとの入電件数と平均対応時間、目標とする応答率から、必要なオペレーター数を算出します。
この方法では、目標の水準を上げるほど必要人数が増えるため、サービス水準と人件費の釣り合いを数値で検討できます。チャットやメールなど、電話以外の窓口の業務量も同じ画面で扱えるかは製品によって異なります。
過去の配置実績から求める方法
売上や客数と、そのときに配置していた人数の関係を過去の実績から読み取り、同じ水準の業務量に何人必要かを導く方法もあります。標準作業時間を細かく測定していない職場でも始めやすい点が利点です。
一方で、過去の配置が適切でなかった場合、その偏りを引き継ぐおそれがあります。導入後に人時売上高（従業員1人が1時間あたりに生み出す売上）などの指標で配置の妥当性を確かめ、基準を見直していく運用が求められます。
WFMがシフトへ割り当てる仕組み
必要人数が決まると、WFMは誰をどの時間帯に配置するかを決める工程に進みます。ここでは、守らなければならない条件と、できるだけ満たしたい条件を整理し、両者を組み合わせて勤務表を作ります。
守るべき条件と優先したい条件
シフトの割り当てでは、労働基準法が定める労働時間や休憩、休日のルールに加え、就業規則で定めた連続勤務の制限などを守る必要があります。これに対して、従業員の勤務希望や公平な休日の配分、特定のスキルを持つ人の配置などは、できるだけ満たしたい条件です。
WFMでは、こうした条件を事前に登録し、優先度をつけて扱います。ただし、法令や就業規則で守るべき条件と、勤務希望などの調整可能な条件は区別することが重要です。条件が多いほどすべてを満たす組み合わせは見つけにくくなるため、どの条件を優先するかを社内で決めておきましょう。
シフト案を自動で作る計算の考え方
WFMの自動作成機能では、登録した条件をもとに、必要人数との過不足ができるだけ小さくなるシフト案を計算で作ります。全員の組み合わせを人が検討するのは難しいため、条件を満たしつつ評価の高い案を探す最適化の計算が使われます。
自動作成した案は、そのまま確定せず管理者が修正できる仕組みも重要です。修正した箇所が条件に反していないかを警告してくれるか、過不足の数値がその場で更新されるかを、試用で確かめておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でシフト管理・人員計画（WFM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
当日の調整と実績を計画に戻す仕組み
WFMの仕組みは、シフトを作って終わりではありません。当日の状況にあわせて配置を調整し、その結果を記録して次の計画に生かすことで、予測と実態のずれを縮めていきます。
当日の過不足を把握して調整する
当日は、急な欠勤や予想外の来客、問い合わせの集中などで、計画した人数と必要な人数にずれが生じる場合があります。WFMの中には、実際の業務量や出勤状況を取り込み、時間帯ごとの過不足を画面に表示するものがあります。
過不足が見えると、休憩時間をずらす、別の業務の担当者を応援に回す、追加の勤務を依頼するといった対応を早めに判断できます。スマートフォンから応援依頼を送れるかなど、現場での調整方法も製品ごとに確認しましょう。
当日の調整内容を記録しておくことも大切です。誰をどの業務に回したか、追加の勤務を何時間依頼したかが残っていれば、計画段階で不足していた人数や時間帯を後から特定でき、次のシフト作成の判断材料として使えます。
予実の差を次の予測に反映する
シフトの実行後は、予測した業務量と実績、計画した人数と実際の勤務時間を比べます。差が大きかった日は、天候やイベントなど予測に入れていなかった要因がなかったかを確認し、記録しておきます。
こうした記録を予測の条件に加えることで、次回以降の精度向上が期待できます。予実の差を自動で集計できるか、差の理由をメモとして残せるかは、振り返りの手間に直結する確認項目です。予測の見直しを特定の担当者だけに任せず、店舗や部門の責任者と結果を共有する場を設けると、現場の実感も反映しやすくなります。
WFMの仕組みを支える社内データの連携
WFMの計算は、取り込むデータの量と鮮度に左右されます。社内のどのシステムからデータを受け取り、どこへ結果を渡すかを整理しておくと、導入後の運用が安定しやすくなります。
業務量のデータを受け取る連携
予測の元になる業務量データは、業種によって取得元が異なります。小売や飲食ではPOSレジの売上や客数、コールセンターではCTI（電話とコンピューターをつなぐ仕組み）の入電件数、物流では倉庫管理システムの出荷件数などが代表例です。
連携の方法には、APIによる自動連携やCSVファイルの取り込みがあり、更新の頻度も製品によってさまざまです。当日の調整に使うなら、どの程度の間隔でデータが反映されるかを確認しておきましょう。
勤怠や給与へ結果を渡す連携
確定したシフトは、勤怠管理システムの予定として使われ、打刻の実績と照らし合わせることで遅刻や残業の把握につながります。勤怠の実績は、さらに給与計算や人件費の集計に使われます。
WFMに勤怠管理の機能を含む製品もあれば、既存の勤怠管理システムと連携する製品もあります。すでに使っているシステムがある場合は、連携の実績や項目の対応関係を提供会社に確認し、データの二重入力が生じないかを見ておくことが大切です。
必要人数の決め方で比べるWFM製品の特徴一覧
必要人数の設定方法や勤怠・給与データとのつなぎ方を軸に、WFMの仕組みを実現できる製品を一覧で整理しました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン勤怠管理 | 曜日別の必要人数とシフトパターンを設定して自動作成。人員の過不足判定や予実管理にも対応 |
| KING OF TIME | 豊富なシフトパターンや勤務希望に対応。時間帯別業務目標や人件費概算、CSV・API連携を利用可能 |
| ジンジャー勤怠 | 希望シフト収集から勤怠・予実管理まで対応。残業時間や概算人件費の把握、給与システム連携が可能 |
| 勤務シフト作成お助けマン | 人数配分や勤務条件をもとに最適化AIがシフトを自動作成。Day・Timeの2種類を提供し、CSV出力にも対応 |
| oplus | 曜日別・日付別の必要人数を設定してAIでシフトを自動作成。勤怠管理との一元化や外部連携にも対応 |
| マネーフォワード クラウド勤怠Plus | 資格条件や変則勤務を踏まえたシフト管理に対応。36協定アラートや勤怠データのCSV・API・給与連携を提供 |
| シフオプ | 複数店舗のシフト・スタッフ共有に対応。勤怠・給与システムとの連携や法令違反リスクのアラートを搭載 |
| ハイソルシフト | 売上・客数をもとにモデルシフトを作成。店舗間の人員過不足を可視化し、労働時間のアラート管理にも対応 |
必要人数の算出からデータ連携まで扱える製品
WFMの仕組みでは、必要人数の設定とデータの受け渡しが運用の要です。条件を設定して配置まで進められる製品と、勤怠・給与データとつなげられる製品を紹介します。
ジョブカン勤怠管理
- 1ヶ月ごとのシフト状況を1つの画面で確認可能！楽々シフト作成！
- スタッフへのシフト募集からシフト作成までをシステム上で実現！
- 人員の過不足が背景色で一目瞭然！人員配置が楽々！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、シフト作成と勤怠管理を一元化できるクラウド型システムです。曜日ごとの必要人数やシフトパターンを設定すると、独自のアルゴリズムで条件にあうシフトを自動作成します。従業員の勤務希望や休暇情報も反映でき、グループや職種に応じた人員配置にも対応。人員の過不足判定や予実管理の機能も備えており、シフト作成から勤怠実績の確認まで効率化したい企業に適しています。
KING OF TIME
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- パターン登録数無制限。様々な働き方に対応します。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME」は、シフト管理と勤怠管理を一元化できるクラウド型システムです。早番・遅番・夜勤などのシフトパターンを数の制限なく登録でき、従業員の勤務希望を確認しながら日別・月間のスケジュールを作成します。時間帯別の業務目標設定や人件費の概算、欠員募集にも対応。CSVによるデータの取り込みやAPI連携も可能で、勤怠情報をほかのシステムと組み合わせて活用したい企業の候補です。
ジンジャー勤怠
- 給与システムとの連携も簡単！
- アプリも対応！スマホやタブレットで簡単操作
- 希望シフト収集や募集、休暇申請/承認を効率化できます！
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、シフト作成から勤怠集計、予実管理まで対応するクラウド型の勤怠管理システムです。従業員の勤務希望の収集や休暇の申請・承認に加え、人員の過不足を見ながら他店舗へのヘルプ依頼も行えます。予実管理では予算や実績、概算人件費などを確認可能です。また、ジンジャー給与との併用で勤怠データを給与計算へ連携できます。シフトと勤怠の実績を一元管理し、人員配置や人件費の見直しに活用したい企業に向いています。
勤務シフト作成お助けマン
- 複雑な勤務条件を考慮したシフト表を最適化AIが自動作成。
- クラウドサービスなので大掛かりなシステム構築は不要。
- 2か月間の無料トライアル中も本契約と同じ機能・サポート付き。
鉄道情報システム株式会社が提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、勤務条件をもとに最適化AIがシフトを自動作成するクラウドサービスです。必要人数や従業員の勤務希望、連続勤務の制限などを設定でき、条件に応じた勤務表を作成します。早番・遅番・夜勤などを1日単位で割り当てる「Day」と、時間帯ごとのシフトを作成する「Time」を用意。作成したシフトはCSV出力で勤怠管理システムなどに連携でき、複雑な条件を考慮した配置を効率化したい企業に適しています。
oplus
- スマホやPCからシフトを提出・編集
- 条件に応じたシフトをAIを活用して自動作成
- 多彩な勤怠・労務管理サービスとの外部連携
Oplus株式会社が提供する「oplus」は、シフトの提出・作成から勤怠管理まで一元化できるクラウド型サービスです。従業員が提出した勤務希望を管理画面へ自動転記し、日別画面ではガントチャートで時間帯ごとの配置人数を確認できます。自動シフト作成オプションでは、曜日別・日付別の必要人数や割り当て条件を設定し、AIを活用したシフト作成が可能です。勤怠管理機能や外部サービスとの連携にも対応しており、シフト作成と日々の配置確認を効率化したい企業の候補です。
マネーフォワード クラウド勤怠Plus
- 生体認証を活用した打刻で厳格な勤怠記録体制を構築
- 勤怠状況はダッシュボードでリアルタイムに確認可能
- 在宅や出社が混在する環境や、変則勤務にも柔軟に対応
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド勤怠Plus」は、多様な勤務形態に対応したクラウド型の勤怠管理システムです。変形労働時間制や勤務間インターバル、資格などの条件を踏まえたシフト管理に対応しています。生体認証などを活用した打刻や、36協定の超過リスクを検知するアラートも搭載。勤怠データのCSV出力・取り込み、公開API、クラウド給与との連携が可能で、複雑な勤務条件の管理と給与計算へのデータ連携を重視する企業に向いています。
シフオプ （株式会社リクルートジョブズ）
- 利用ユーザー数が80,000人を突破したこと。
- 稼働率112%アップ、管理工数72%削減を実現
- リクルートの信頼と実績。
ハイソルシフト （HRソリューションズ株式会社）
- 売上・客数でモデルシフトし、人件費を適正化。
- 店舗間でシフト共有、人手過不足と労働力を可視化。
- 留学生・扶養内勤務者の労働時間をアラート管理
まとめ
WFMの仕組みは、業務量の予測、必要人数の計算、シフトへの割り当て、実績の振り返りを循環させることにあります。必要人数の求め方は業種によって異なり、取り込めるデータの種類と連携方法が運用の手間を左右します。自社の業務量を表すデータと、つなぎたいシステムを整理したうえで、シフト管理・人員計画（WFM）の資料請求を活用し、各製品の仕組みを比べてみてください。
