経理担当者が知っておくべき納品書とは？注意点を解説！
経理担当者は納品書などの帳票を管理する業務があります。企業間の取引で納品書は重要な役割を担いますが、扱い方が分からずに困ったことはありませんか。企業間の取引を確実に行うためには、納品書の役割や必要性を理解しなければなりません。
そこで、この記事では経理業務で利用することが多い「納品書」について詳しく解説していきます。納品書を保存する際の注意点もあわせて紹介するので参考にしてください。
納品書とは
まずは、納品書とはどのようなものか見ていきましょう。
商品が納品された際に発行される書類
納品書は納品された商品に間違いがないか確認するためのものであり、納品した証明になります。納品書と見積書は同じ内容でなければなりません。もし見積段階と異なる内容や金額であれば、契約不履行になるでしょう。
基本的に納品書は商品が納品されたときに発行されます。現物と一緒に同封されますが、現物がない場合は別途送付されます。
また納品書を発行する義務はありませんが、正しく経理を行うために発行するのが一般的です。ただし、実際の取引では請求書が納品書の役割を担うことも少なくありません。企業間で混乱を招かないために、あらかじめどの形式で納品書を発行するか決めておくと良いでしょう。
依頼主に安心感を得ていただくために発行
納品書を発行する目的は、正確な経理業務のためだけではありません。依頼主が納品書によって発注した内容が全て納品されていると確認できれば、安心して企業間で取引ができます。
例えば、契約してから納品まで時間がかかる状況だと、依頼主が契約内容を忘れている可能性もゼロではありません。このとき納品書がない状態で商品が届けば、契約した内容と中身が合っているかすぐに確認できないでしょう。安心・信頼して取引を行うためにも、納品書は必要です。
相手に入金を促すために発行する書類は「請求書」
納品書は納品した内容を確認する書類ですが、代金を請求する役割はありません。入金を促すための書類は「請求書」であり、請求書を送付しなければ代金は支払われないので注意してください。
請求書と納品書では品名や数量、金額など多くの項目が共通しますが、請求書には振込先や支払い期限などの独自の項目があります。納品書と一体となった「納品書兼請求書」も多く使われています。
納品書の発行
納品書の発行は義務ではありませんが、トラブル回避の手段として重要です。発行する際のポイントを見ていきましょう。
内容確認事項を明記する
納品書は納品物の内容を確認するためにあるので、発行するときは内容確認事項を明記する必要があります。
内容確認事項は基本的に契約書や見積書と同じ内容です。また、契約後に納期や詳細の内容が取り決められたら、納品書に記載してください。
納品書には法律で決まったフォーマットはありませんが、毎回同じ形式で発行した方が便利です。納品書に記載される項目は以下のようなものになります。
- 納品先の宛先
- 納品先の住所
- 納品書の発行日
- 納品する内容や金額
- 納品者の情報
他の書類と照合を行う
納品書を発行する際は、注文書・契約書・見積書などと内容が合致しているかどうかを確認してください。
注文時の納品物の構成や分納の取り決めなどについても確認し、もし事前の書類と内容が異なれば契約違反となるでしょう。依頼主が納品書を契約違反の証拠として、受け取り拒否をすることもあります。
最悪のケースであれば、損害賠償請求される可能性もゼロではありません。したがって、他の書類と照合を行い正しい内容で納品書を発行してください。
納品書保存の注意点
最後に、納品書を保存するときの注意点を見ていきましょう。
最低でも7年間の保管が必要
納品書のような証憑類は法律によって保管する期間が決まっています。税法であれば7年間の保管が必要であり、会社法が定める保存期間は10年です。
納品書の保管期間は受取った日からカウントされるのではなく、その年度における確定申告の期限から始まります。7年間を過ぎれば書類を処分しても問題ありません。
保管期間中に誤って処分してしまうと、必要以上に納税しなければならないこともあるので要注意です。
紙媒体での保存が原則
納品書や請求書などの証憑類は紙で保存することが原則であり、PDF形式で送付された場合は印刷しなければなりません。
近年では法律の規制緩和によって電子保存も可能になりましたが、管轄の税務署の承認が必要です。
電子保存は一定要件を満たす必要もあるので、紙ベースの保存している企業が多いでしょう。一般的にはクリアファイルに挟む方法や、ノートに貼付する方法が取られます。この方法が面倒であれば、月別に1つの箱で保管する方法が効率的です。
税務調査時は管理方法ではなく、伝票が残っていることを重視します。そのため、いつの伝票か分かるように、なるべく簡単な方法で保管すると良いでしょう。
納品書に関するトラブル
納品書にありがちなトラブルをご紹介します。
記載トラブル
件数が少なければあまり発生しませんが、件数が多かったり、一斉に処理しようとすると起こりえます。
数量ミスや品違いなどのミスがお個あります。販売管理ソフトを使用したりすることで、こういったミスを減らすことができます。
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発行トラブル
納品書は、領収書の代わりとすることは出来ません。
銀行振り込みおける両憂愁書発行がありがちなトラブルとして挙げられます。振込明細書がありますが、領収書を発行してしまうことで、受け取り証書が2部あることになります。しかし、領収書は発行する必要があります。この場合でも、納品書を発行してしまうとトラブルになる可能性があります。
納品書の注意点を理解し、正しく発行・保管しましょう！
納品書に発行義務はありませんが、納品物が正しく納品されたか確認するために発行します。納品した時点で内容を漏れなく確認できれば効率的に検品できるでしょう。そのため、納品時に納品書を送付するケースが多いです。
納品書を発行するときは注文書や見積書と照合して、納品書と内容が合致しているか確認してください。少なくとも7年間保管する必要があります。
これらの注意点を押さえて、納品書を正しく発行・保管しましょう。
