経理担当者が知っておくべき！消耗品と備品との違いとは？

経理担当者が知っておくべき！消耗品と備品との違いとは？

経理業務の中で特に紛らわしいのが、消耗品と備品の管理です。経理部門に配属されたばかりであれば、消耗品と備品の違いがよく分からずに困ることは少なくありません。正確に処理するために、消耗品と備品の違いを把握しておきましょう。

そこで、この記事では会計処理で重要となる消耗品と備品について詳しく解説していきます。

会計処理の方法もあわせて紹介するので参考にしてください。

消耗品と備品の違い

まずは、消耗品と備品の違いを見ていきましょう。

消耗品：10万円未満もしくは耐用年数が1年未満のもの

消耗品は使用の過程で状態が変化し、本来の役割を果たせなくなる物品を意味します。会計においては、10万円未満の金額で耐用年数が1年未満の物品のことを指します。

利用頻度が高く、消費サイクルが早いものが消耗品に該当するでしょう。例えば、文房具や車の燃料、事務用品などです。

また取得価額が10万円以上の物品でも、明らかに耐用年数が短いものは消耗品になるので注意してください。特に専門的な工場設備のパーツなどに多いでしょう。さらにパソコンや車両でも、取得価額が10万円未満であれば消耗品として計上できるケースがあります。

備品：10万円以上20万円未満で耐用年数が1年以上のもの

備品は、取得価額が10万円以上20万円未満であり耐用年数が1年以上の物品を指します。

また、このような物品は耐用年数に関係なく、3年で均等に償却できる「一括償却資産」として会計処理できます。

例えば、18万円のパソコンを購入すれば、耐用年数が何年であっても3年間6万円ずつ経費に計上することが可能。さらに、一括償却資産は固定資産税(償却資産)の対象から外れるメリットがあります。

消耗品と紛らわしい仕訳項目

つづいて、消耗品の仕訳項目について見ていきましょう。

消耗品費の中に含まれる「事務用品費」

文房具やオフィス用品などの事務用消耗品の購入額が多い場合は、勘定科目「消耗品費」から独立して「事務用品費」を設けている企業もあります。

勘定科目「消耗品費」のみを使っている場合、勘定科目「事務用品費」を増やすべきか迷うこともあるでしょう。

しかし特別なことが無い限り、会計処理の仕方を変えるのは望ましくありません。「継続性の原則」に基づき、今まで通り会計処理を行ってください。

少額でかつ使用頻度が低いものが「雑費」

どの勘定科目にも属さないものや、少額で使用頻度が低い物品、一時的な費用を会計処理するときは、雑費として計上することがあります。

雑費は内訳を書く必要がなく、つい使ってしまいたくなる勘定科目です。そのため雑費と計上していても、実際は消耗品費に振り分けられることも少なくありません。

雑費の金額が大きいと、使途不明金として税務署から疑義が持たれる可能性がありますので注意しましょう。経費全体のうち雑費は5％から10％が目安なので、上手く調整することが大切です。

消耗品、備品の会計処理方法

最後に、消耗品と備品の会計処理の方法を見ていきましょう。

消耗品：購入時に資産もしくは費用として計上

消耗品は、費用または資産のどちらで処理しても良いとされています。ただし、決算時には使用分を費用、未使用分を資産として計上するので注意してください。

・購入したときに費用として計上する場合

「消耗品費」の勘定科目になります。仕訳は借方に消耗品費、現金で支払った場合は貸方が現金として計上してください。仮に、決算時までに消耗品のすべてを使いきれず未使用のまま残っている分があれば、それは「消耗品」として資産計上します。

・購入したときに資産として計上する場合

借方は消耗品、貸方は現金となります。決算時は使用した分だけを資産(消耗品)から費用(消耗品費)として振り替えてください。

備品：購入時に資産として計上

税務と会計で備品の計上方法が異なるので注意してください。

会計では費用として計上するか、3年かけて減価償却資産として計上するか選択できます。

税務の場合は、3年かけて減価償却し資産として計上しなければなりません。

この計上方法を把握していないと、法人税の計算でミスをする可能性が高いです。そうなると延滞税・過少申告加算税が課せられる恐れがあります。ミスを防ぐためにも資産で計算するケースが多いです。

備品は購入時は資産として計上し、借方は一括償却資産、貸方は現金となります。決算時は、借方は減価償却費、貸方は一括償却資産で、金額は取得価額の1/3とします。

消耗品処理の例

消耗品の処理の例をご紹介します。今回は、消耗品として付箋を500円分購入した場合の例をご紹介します。

ご紹介したとおり、消耗品費トは、繰り返し消費する物品を一括にした勘定科目です。

仕訳例は下記の表を参照してください

消耗品として含んでも良い物品

消耗品として計上できる科目は業種によって様々です。ここでは消耗品として計上できる物品をご紹介します。

• PCのマウス
• 名刺
• コーヒー豆
• 本棚
• ソフトウェアのライセンス

これらの物品も消耗品費として計上できる上限額に至っていなければ、消耗品費として計上が可能です。

別の科目として計上してしまっていたという方は、これを期に消耗品として計上されてみてはいかがでしょうか。

消耗品と備品の違いを理解し、正しい処理を行おう！

経理における消耗品と備品の違いは以下の通りです。

・消耗品

10万円未満もしくは耐用年数が1年未満のもの

・備品

10万円以上20万円未満で耐用年数が1年以上のもの

それぞれ会計処理の方法が異なるため、注意点しましょう。消耗品を処理するときは費用・資産で計上しても問題ありません。備品は資産として処理します。

消耗品と備品の違いを理解し、正しく経理処理しましょう。