経理代行とは何か、利用が広がる背景
経理代行がどのようなサービスで、なぜ利用が広がっているのかを理解しておくと、メリットとデメリットを整理しやすくなります。まずは基本を確認しましょう。
依頼できる業務の内容
経理代行では、日々の記帳や請求書処理、経費精算のチェックなど、経理業務の一部または全体を外部事業者へ依頼できます。決算業務まで対応する事業者もあり、企業ごとに委託範囲を選べます。給与計算や年末調整など、周辺業務まで対応する事業者も見られます。
すべてを任せるのではなく、繁忙期の業務だけを依頼するなど、部分的な利用方法を選べる点も特徴です。自社の業務量にあわせて柔軟に検討できます。契約形態も月額固定制やスポット依頼制など複数あり、事業規模や委託頻度に応じて選べます。
利用が広がっている理由
経理担当者の採用が難しい企業や、少人数で経理を兼務している企業を中心に、経理代行の利用が広がっています。クラウド会計ソフトの普及により、遠隔地の事業者ともスムーズにやり取りしやすくなったことも背景の一つです。
あわせて、経理業務を専門事業者に任せることで、経営者や担当者がコア業務に時間を割きやすくなる点も、利用が広がる要因として挙げられます。テレワークの普及により、社外の事業者と連携しやすい環境が整ってきたことも背景の一つです。
経理代行を利用する利点
経理代行には、コストや業務効率の面でいくつかのメリットがあります。ここでは代表的な内容を紹介します。
採用や教育のコストを抑えられる
正社員を採用して経理担当者を育てる場合、採用活動や教育に時間と費用がかかります。経理代行を利用すれば、こうした採用・教育のコストを抑えながら、専門知識を持つ事業者に業務を任せられます。求人媒体への掲載費用や面接対応、入社後の研修にかかる工数も、あわせて抑えやすくなります。
特に地方や中小企業では、経理の専門知識を持つ人材の確保が難しい場合があり、経理代行が有効な選択肢になることがあります。必要な業務範囲にあわせて契約できる点も利点です。求人広告や研修にかかる時間を削減できることも、経営資源を有効に使ううえで意味があります。
業務の属人化を防ぎやすくなる
社内の特定の担当者だけが経理業務を把握している状態は、その担当者が休職や退職をした際に大きなリスクとなります。経理代行を利用することで、外部の体制に業務を分散でき、属人化のリスクを抑えやすくなります。急な体調不良や退職があっても、業務が滞りにくくなる点は大きな安心材料です。
事業者側で複数人が業務を担当している場合、担当者の急な変更にも対応しやすくなる場合があります。契約時に体制について確認しておくと安心です。担当者一人に依存しない体制かどうかは、長期的な安定運用を考えるうえで、契約前に確認しておきたい重要な項目です。
経理代行に潜む注意点
メリットがある一方で、経理代行にはいくつかのデメリットも存在します。契約前に把握しておきたい課題を紹介します。
- 社内に経理のノウハウが蓄積しにくくなる場合がある
- 資料のやり取りや確認作業に時間がかかる場合がある
- 委託範囲が広がると費用が想定より増えるケースがある
社内にノウハウが残りにくくなる
経理業務を長期間外部に任せると、社内の担当者が処理手順や判断基準を理解しにくくなる場合があります。将来的に内製化を検討する際、体制の立ち上げに時間がかかる可能性があります。
定期的な報告や、処理内容が分かる資料の共有を依頼することで、ノウハウの一部を社内に残す工夫ができます。委託中もある程度の知識を保持しておくことが望まれます。仕訳ルールや処理フローを文書化してもらうよう、契約時に依頼しておく方法も有効です。
資料のやり取りに時間がかかる場合がある
外部事業者へ資料を渡したり、確認事項をやり取りしたりする際には、社内で完結していたときと比べてタイムラグが生じる場合があります。特に月次決算のスケジュールに影響することがあります。
チャットツールやクラウドストレージでのやり取りに対応した事業者を選ぶことで、確認作業を効率化しやすくなります。提出期限を事前に共有しておくことも重要です。あわせて、返信の目安時間を確認しておくと、月次決算のスケジュール管理がしやすくなります。
委託範囲が広がると費用が増える場合がある
経理代行は、依頼する業務の種類や量によって料金が変わる場合があります。記帳や請求書処理だけでなく、経費精算や給与計算なども追加すると、当初の想定より費用が増える可能性があります。取引件数の増加によって追加料金が発生するケースにも注意が必要です。
予算を超えないようにするには、委託する業務を事前に整理し、基本料金に含まれる範囲や追加料金が発生する条件を確認しておくことが重要です。複数の事業者から見積もりを取り、必要な業務と費用のバランスを比較したうえで契約しましょう。
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自社に向いているかを見極めるポイント
メリットとデメリットを踏まえると、経理代行が向いている企業とそうでない企業があります。判断の目安を確認しましょう。
| 観点 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| コスト | 採用や教育の費用を抑えやすい | 委託範囲が広がると費用が増える場合がある |
| ノウハウ | 専門知識を持つ事業者に任せられる | 社内に知識が蓄積しにくくなる場合がある |
| スピード | 属人化を避け複数人体制で対応できる場合がある | 資料のやり取りにタイムラグが生じる場合がある |
向いているケースの特徴
経理担当者の採用が難しい企業や、繁忙期だけ業務量が増える企業は、経理代行を活用しやすい傾向があります。必要な期間だけ委託できる柔軟性が、業務量の波に対応しやすくなります。人員を新たに採用せずに繁忙期を乗り切れる点も、こうした企業にとって利点になります。
また、経営者が経理業務を兼務している小規模事業者では、コア業務に時間を割けるようになる点も大きな利点になります。売上規模が拡大局面にあり、社内体制の整備が追いついていない企業にも適した選択肢です。
慎重な検討が必要なケースの特徴
取引内容が複雑で、社内での即時判断が頻繁に必要な業務が多い企業では、外部委託によって確認や判断に時間がかかる可能性があります。委託範囲を限定して重要な判断業務は社内に残すなど、慎重な検討が求められます。
機密性の高い情報を多く扱う企業では、情報管理の体制やセキュリティ対策を十分に確認したうえで、委託の可否を判断することが望まれます。アクセス権限の設定や、データの保管場所、第三者への再委託の有無についても事前に確認しておくと安心です。
経理代行導入を成功に導く準備
デメリットの影響を抑えながら経理代行を活用するには、導入時の準備が重要です。押さえておきたいポイントを紹介します。
依頼範囲を明確にしておく
どの業務を委託し、どの業務を社内に残すかを事前に整理しておくことで、依頼後のミスマッチを防ぎやすくなります。業務フローを図にまとめておくと、事業者との認識合わせがしやすくなります。既存の会計ソフトや証憑の保管方法についても、あわせて共有しておくと連携がスムーズになります。
契約後に依頼範囲を変更する場合は、追加費用が発生する可能性があるため、契約前に十分にすり合わせておくことが望まれます。想定外の依頼範囲の変更が起きた際の料金体系についても、あわせて確認しておくとトラブルを防ぎやすくなります。
報告や確認の仕組みを整える
月次の報告内容や頻度、疑問点が生じた際の相談方法を事前に決めておくことで、依頼後の運用がスムーズになります。社内の確認担当者もあわせて明確にしておくとよいでしょう。担当者が複数いる場合は、確認業務が重複しないよう役割分担も整理しておくと安心です。引き継ぎ資料をあらかじめ整備しておくことも効果的です。
定期的なミーティングや報告書のフォーマットを事業者とすり合わせておくことで、業務の透明性を保ちやすくなります。担当者が変更になった際の引き継ぎ方法も、あらかじめ確認しておくと安心です。
経理アウトソーシングに関するFAQ
経理アウトソーシングについてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：経理代行はどのくらいの費用がかかりますか？
- 費用は委託する業務範囲や取引件数によって変動します。基本料金に含まれる業務内容と、追加費用が発生する条件を、契約前に複数の事業者で比較しながら確認しておくことが大切です。
- ■Q2：経理代行と会計ソフトの併用はできますか？
- 多くの事業者はクラウド会計ソフトを使ったやり取りに対応しており、既存の会計ソフトと組み合わせて利用できる場合があります。対応可能なソフトの種類やデータの連携方法は事業者ごとに異なるため、事前の確認が必要です。
メリット・デメリットを比較して選ぶおすすめサービス
メリットとデメリットの双方を踏まえたうえで比較検討しやすい、経理アウトソーシングサービスの例を紹介します。
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株式会社ZERO ONEが提供する「経理・労務代行＆業務DXコンサルティング」は、経理・労務業務の代行と業務改善コンサルティングを組み合わせたサービスです。税理士法人や企業経理部門での実務経験を持つスタッフが帳簿作成や決算・税務申告、給与計算などを担当し、業務フローの最適化やITツール導入支援も行います。税務・労務・IT分野の専門家が連携し、経理代行に伴う業務の属人化解消を後押しします。
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まとめ
経理代行には、採用コストの削減や属人化の防止といったメリットがある一方、社内にノウハウが残りにくいなどのデメリットも存在します。自社の業務内容や規模にあわせて、向いているかどうかを見極めることが大切です。依頼範囲や報告体制、セキュリティ対策を明確にしたうえで、複数の事業者を比較検討してみてください。
