ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■重視する場面別
- 予算編成の集約と承認：Amoeba Pro 管理会計クラウド、BzPLAN WE
- 月次の予実差異の分析：Diggle、ヨジツティクス、Shachihata Cloud SDX 予実改善ナビ
- 着地見込みとシミュレーション：Manageboard、Diggle、Scale Cloud
- ■実績の取り込み方法別
- 会計システムとのデータ連携：Manageboard、Scale Cloud
- CSVファイルの取り込み：Manageboard、Diggle、Amoeba Pro 管理会計クラウド
予算管理システムの使い方は予算サイクルで決まる
予算管理システムは、年に一度の予算編成だけでなく、期中に毎月行う予実確認や、見込みの見直しでも使います。最初に、使う場面と利用者の役割分担を整理しておきましょう。
編成・予実管理・見込み更新の3つの場面
予算管理システムを使う場面は、主に3つです。期首前に各部門の予算を集めて確定する予算編成、毎月の実績と予算を比べる予実管理、期の途中で年度末の着地を見直す見込み更新です。
場面ごとに使う画面や締切が異なるため、操作マニュアルも場面別に分けておくと利用者が迷いにくくなります。自社がどの場面で特に時間を使っているかを把握すると、重点的に使う機能も見えてきます。
経営企画・部門担当者・経営層の役割
経営企画は、マスタの設定や入力フォームの配布、全社の集計と調整を担います。部門担当者は自部門の予算や見込みを入力し、差異の理由をコメントで説明する役割です。経営層は集計結果を確認し、方針を判断します。
役割によって必要な画面や権限が大きく異なります。部門担当者は入力画面だけ、経営層はダッシュボード中心というように、立場ごとに表示を分けると使い方を覚えやすくなります。
Excel管理から移ると変わる操作
Excelで予算を管理していた企業では、ファイルを部門に配ってメールで回収し、経営企画が手作業で集計する流れが中心です。予算管理システムでは、各部門が同じデータベースに直接入力するため、回収と集計の作業がなくなります。
一方で、入力欄の追加や計算式の変更を各自で自由に行うことはできなくなります。変更が必要な場合は経営企画に依頼する流れに変わるため、依頼の窓口と反映までの期間を事前に周知しておくと混乱を防げます。
経営企画が行う予算編成の準備
予算編成を始める前に、経営企画が予算管理システムの土台を整えます。この準備の精度が、部門担当者の入力のしやすさや集計の正確さを左右します。
勘定科目と組織のマスタを整える
最初に、予算を入力する単位となる勘定科目と組織のマスタを登録します。科目のコードや部門の階層を会計システムとそろえておくと、後で実績と比べるときに変換の手間を減らせます。期中の組織変更に備え、旧組織と新組織の対応も記録しておきましょう。
予算管理では、会計の科目をそのまま使うと細かすぎる場合があります。いくつかの科目をまとめた予算用の科目を設ける方法もあるため、どの粒度で管理するかを決めてから登録しましょう。
予算入力フォームと締切を配布する
マスタを整えたら、部門ごとの入力フォームを用意します。前年実績や全社方針の目標値をあらかじめ表示させておくと、部門担当者が数字の根拠を確認しながら入力できます。
あわせて、入力の締切や承認の期限をシステム上で設定し、対象者に通知します。未提出の部門を一覧で確認できる画面があれば、催促の連絡もまとめて行えます。締切の前後で入力を締める操作も確認しておきましょう。
承認ルートと入力権限を設定する
入力フォームの配布とあわせて、誰が提出し、誰が承認するかという承認ルートを設定します。課長から部長、経営企画へと段階的に承認する形や、事業部ごとに承認者を分ける形など、自社の決裁規程にあわせて組み立てます。
入力権限も同時に設定します。部門担当者が編集できる範囲は自部門の予算に限り、他部門の数字は見るだけにしておくと安心です。異動や組織変更のたびに権限を見直す手順も決めておきましょう。
部門担当者の予算入力と承認の使い方
予算編成の中心は、部門担当者による入力と、上長や経営企画による承認です。予算管理システムでは、提出・差し戻し・再提出の流れを画面上で管理できます。
前年実績を参照して予算を入力する
部門担当者は、入力フォームに表示された前年実績や今期見込みを参考に、月別・科目別の予算を入力します。人件費や販売数量のように、単価と数量に分けて入力する形式を用意しておくと、根拠が残ります。
入力した数字の理由は、コメント欄に書き添えておきましょう。後の承認や期中の差異分析で、なぜその金額にしたのかを確認できます。Excelから貼り付けられるかどうかも、使い勝手に関わる確認点です。
差し戻しと再提出で予算を調整する
提出された予算は、上長や経営企画が確認し、問題があれば差し戻します。差し戻しの理由をシステム上に残しておくと、メールや口頭でのやり取りに比べて、修正の経緯を後から追いやすくなります。
再提出された予算は、前回との差分を表示して確認すると効率的です。全社目標との差額を見ながら、どの部門で調整するかを判断します。承認後は入力を締め、確定した予算として版を保存しましょう。
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月次の予実管理での予算管理システムの使い方
期が始まったら、毎月の実績を取り込んで予算と比べます。予実管理は予算管理システムを最も頻繁に使う場面であり、作業の流れを固定すると月次の負担を抑えられます。
会計システムから実績を取り込む
月次決算が締まったら、会計システムの実績データを予算管理システムに取り込みます。データ連携に対応していれば自動で反映され、そうでなければ会計システムから出力したCSVファイルを読み込ませます。
取り込み後は、科目や部門の合計が会計システムの数値と一致しているかを確かめます。コードの変換漏れがあると、一部の実績が集計から外れる場合があるため、件数や合計額での照合を手順に入れておきましょう。
予実差異を確認してコメントを残す
実績を取り込むと、予算との差額や達成率が部門別・科目別に表示されます。差異が一定の金額や比率を超えた項目を色分けする設定を使えば、確認すべき箇所をすばやく見つけられます。
差異が大きい項目には、部門担当者が理由と今後の対応をコメントで入力します。コメントを集めた一覧を月次の会議資料として使えば、資料作成の手間も減らせます。一時的な差異か、見込みの修正が必要な差異かを区別して書くとよいでしょう。
予実レポートを経営層と共有する
差異の確認とコメント入力が終わったら、経営層向けのレポートを出力します。全社の予実を1枚で示すサマリーと、部門別の明細をあらかじめ帳票として登録しておけば、毎月同じ形式ですぐに出力できます。
ダッシュボード機能がある場合は、経営層が自分の端末で最新の数字を確認できるようにする使い方もあります。紙やファイルで配る場合と比べ、確認のたびに最新の実績が反映される点が利点です。閲覧できる範囲は権限で調整しましょう。
着地見込みとシミュレーションの使い方
期の途中では、年度末の着地を見直す見込み更新を行います。予算管理システムでは、見込みの入力に加え、前提を変えた試算も同じ画面の流れで行えます。
着地見込みを更新する
着地見込みは、確定した実績と、残りの月の見込み値を組み合わせて年度末の数字を予測するものです。四半期ごとなど決まったタイミングで、部門担当者に残りの月の見込みを入力してもらいます。
当初予算と見込みを別の版として保存しておくと、どの部門でどれだけ計画から変わったかを並べて確認できます。見込みの更新は予算編成と同じく、提出と承認の流れを設けると数字の根拠が残ります。
楽観・悲観のケースで利益を試算する
シミュレーション機能では、売上数量や単価、為替レートなどの前提を変えたときに利益がどう動くかを試算できます。楽観・標準・悲観のように複数のケースを作り、経営層の判断材料として示す使い方が代表的です。
試算に使う前提と計算式は、経営企画があらかじめ設定しておきます。試算の結果を正式な予算や見込みと混同しないよう、版の名前や保存先を分けて管理しましょう。採用したケースだけを見込みの版へ反映する手順にしておくと、数字の取り違えを防げます。
予算サイクルの場面別に見る予算管理システム一覧
予算編成、月次の予実管理、着地見込みの更新のうち、どの場面の操作を支える機能があるかに注目して、この記事で紹介する製品を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Manageboard | 会計ソフト連携やCSVアップロードで実績を取得。予算の集計・分析や部門別の業績管理に対応 |
| Diggle | 予算・見込・実績を一元管理。勘定科目より細かい予算ID単位で予実差異を確認できる |
| Scale Cloud | 財務数値とKPIを関連づけて一元管理。予算達成状況の把握や着地見込みの更新に対応 |
| Amoeba Pro 管理会計クラウド | 計画の単位を自由に設定でき、計画の承認やコメントの機能で責任者間のやり取りを管理 |
| ヨジツティクス | 各部署が入力した予算・見込みを自動で集計。予実差異の要因をコメントで記録できる |
| Shachihata Cloud SDX 予実改善ナビ | 計画と実績の差異を項目別・階層別に可視化し、改善アクションの進捗まで管理できる |
| BzPLAN WE | 予算編成や実績管理などに対応する予算管理システム。詳細な機能や運用方法は要確認 |
編成から見込み更新まで使える予算管理システム
経営企画と部門担当者が予算サイクルの各場面で操作する機能を、製品ごとに紹介します。自社で負担の大きい場面にあう機能があるかを確かめてみてください。
Manageboard
- API連携で実績取り込みも簡単！正確な経営データを瞬時に取得！
- 素早い「データ集計」と「分析」で意思決定の精度が劇的に向上！
- 非財務情報も一括管理！社員のコスト意識向上へ！
株式会社マネーフォワードが提供する「Manageboard」は、Excelやスプレッドシートに散らばった予実データを一元管理する予算管理システムです。実績は会計ソフトとの連携やCSVファイルのアップロードで取得でき、部門に加えて取引先や補助科目など、仕訳にひもづく情報も集計に使えます。閲覧や入力の権限を柔軟に調整できるため、部門担当者と経営層で見せる範囲を分けられます。着地予測や部門別業績管理表も短時間で作成でき、月次の予実共有に使いやすい製品です。
Diggle
- データ収集や数字の検証に追われる運用から脱却
- より高度に、全社的なローリングフォーキャストも目指せる
- 個別事情に合わせた経営管理の高度化を実現
ディグル株式会社が提供する「Diggle」は、予算・見込・実績を一元管理する経営管理プラットフォームです。CSVファイルの取り込みや外部システムとの連携により、実績データを集約して予算との差異を確認できます。勘定科目より細かい予算ID単位で予実を突合できるため、科目の集計だけではつかみにくい変動も把握しやすくなります。また、事業部ごとの見込み更新や着地予測にも対応し、予実管理の効率化と経営判断の迅速化を支援します。
Scale Cloud
- PLとKPIを関連づけて一元管理できる
- KPIの設計・運用のコンサルティングも行います
- 料金は10万円から
株式会社Scale Cloudが提供する「Scale Cloud」は、財務数値と非財務数値（KPI）を関連づけて一元管理する経営管理システムです。PL管理とKPI管理を一体化し、事業活動の数値と財務成果の関係を把握しやすくします。予算策定から予実分析、着地見込みの更新まで対応しており、複数事業や部門を横断した経営状況の確認にも活用できます。KPIの設計・運用を支援するコンサルティングも用意されているため、期中の見込み更新をKPIの動きとあわせて進めたい企業の選択肢です。
Amoeba Pro 管理会計クラウド
- 管理会計（予算管理）のPDCAを強力にサポート
- 多軸管理（部門別､商品別､事業別他）によるｾｸﾞﾒﾝﾄ分析が可能
- 経験豊富なｺﾝｻﾙﾀﾝﾄによる企業規模に合わせたｻﾎﾟｰﾄを実現
京セラコミュニケーションシステム株式会社が提供する「Amoeba Pro 管理会計クラウド」は、年度計画や月次予定、着地見込みなど、管理したい計画の単位を自由に設定できる管理会計クラウドです。計画の承認機能やコメント機能を備え、責任者間のやり取りをシステム上で完結できるため、提出から承認までの流れを整えたい企業に向いています。既存システムから出力した仕訳や売上明細のCSVファイルを取り込んで集計することも可能です。
ヨジツティクス
- 予算・実績・見込を一元化＆可視化。速く正確な経営判断へ
- 脱Excelで集計・配布・回収を0へ。戦略策定に集中できる環境へ
- ユーザー無制限。追加コストなしで現場起点の予実管理実現へ
株式会社アイスクリームが提供する「ヨジツティクス」は、予算・見込み・実績を一元管理できる予実管理システムです。各部署の担当者がシステム上で予算を作成し、見込みを更新すると自動で集計されるため、経営企画がファイルを配布・回収する手間を減らせます。予実差異の要因はコメントとして記録でき、担当者が替わっても経緯を追えます。ユーザー数無制限の定額制であり、部門担当者から経営層まで同じ数字を確認する運用を組みやすいでしょう。
Shachihata Cloud SDX 予実改善ナビ
- PDCA型アクション管理で改善策を蓄積
- 計画と実績の差異を見える化し迅速判断
- Excel集計作業を省き会議資料作成を効率化
シヤチハタ株式会社が提供する「Shachihata Cloud SDX 予実改善ナビ」は、予算・予実管理をExcelから移し、計画作成から差異分析、改善策の管理までを支援するSaaSです。実績データを取り込むと、計画との差異を項目別・階層別に可視化して要因を整理できます。差異への対応は、目標・期限・担当者などを添えたアクションとして登録し、進捗や効果を検証できます。月次の予実会議で、差異の確認から対応策の振り返りまでを続けて行いたい企業に適しています。
BzPLAN WE （テクノホライゾン株式会社）
- 予算編成・見込・実績管理をWebで一元化
- 150以上の業務テンプレートと承認ワークフローを搭載
- 外部システム連携とカスタマイズで自社運用に適合
まとめ
予算管理システムの使い方は、予算編成、月次の予実管理、着地見込みの更新という予算サイクルに沿って整理すると理解しやすくなります。経営企画はマスタと入力フォームを整え、部門担当者は入力と差異の説明を担い、経営層は集計結果で判断します。自社が重視する場面と実績の取り込み方法を確認し、予算管理の製品を比べるときは資料請求を活用してください。
