名刺管理システムとは
名刺管理システムとは、名刺情報を効率的に管理するためのシステムです。紙の名刺をそのまま管理するのではなく、データ化してシステム上で管理します。従来は大量の名刺を保管するための場所を確保したり、検索する際は１枚ずつ確認したりしていました。しかし、名刺管理システムではその必要がありません。名刺データはシステム上にあるため管理スペースが不要で、検索もスピーディーになります。
加えて、出先でも名刺情報の閲覧や登録が可能です。以前は「名刺管理ソフト」をインストールしたPC上でしか名刺情報を閲覧できませんでしたが、スマートフォンの普及に伴って「名刺管理アプリ」も多数登場しています。
名刺管理システムのメリット
名刺管理システムでは名刺データを一元管理できますが、これにより２つのメリットがもたらされます。
簡単に名刺を共有できる
個人で名刺管理しているケースも少なくありませんが、それでは有効活用できません。各社員が持っている名刺情報を名刺管理システムに登録することで、社内全体や部署単位での情報共有が可能です。
これにより、営業先と取引経験や人脈のある人が社内にいるか確認して仲介させたり、営業バッティングを避けられたりします。スムーズな営業活動が可能になり、全体の効率が上がるでしょう。また、顧客管理システムと連携して営業活動や顧客情報管理に利用できる製品もあります。
名刺情報が流出しにくい
社員の退職や異動に伴い、名刺情報が社員の情報とあわせて消失してしまうことは少なくありません。しかし、一元管理されていればそのような事態は起こりません。企業にとって大切な資産となる名刺情報は蓄積されます。さらに、個々で名刺管理していると紛失や盗難のリスクがありますが、一元管理によってセキュリティを強化できます。
名刺管理システムの機能
名刺管理システムには、名刺データの取り込みや一元管理といった基本的な名刺管理機能に加え、さまざまな機能が搭載されています。ここでは、名刺管理システムの便利な機能について解説します。
名刺の取り込み機能
名刺をデータ化して管理するだけであれば、エクセルなどでも可能です。しかし、データ化の際は名刺の記載内容をエクセルに手入力しなければなりません。名刺管理システムではOCR機能により、スマートフォンやスキャナで名刺を撮影するだけでデータ化が完了するため、入力の手間がかかりません。
OCR機能とは、紙面を写した画像を解析して、書かれている文字をデータとして取り出す機能のことです。名刺の取り込みが自動になりますが、識別しにくい文字もあります。正しく反映されないこともあるため、データ化された内容を確認したほうがよいでしょう。
なお、専属オペレータが人力でデータ化するサービスをオプションで提供するベンダーもあります。目視で名刺を読み取ってデータ化するため、精度が非常に高いといえます。ただし、データ化が完了するまでにある程度時間がかかるので注意してください。
名刺の名寄せ機能
複数の社員が同一人物と名刺を交換していた場合、名刺をまとめておかないと一人の名刺が複数枚存在することになります。また、相手の役職が変わったり、会社が移転したりして名刺を渡されることが続いた際、どれが１番新しいものかわからなくなるでしょう。そのような場合に役立つのが名寄せ機能です。
名寄せ機能とは、同一の名刺がないかを自動で識別する機能です。仮に同一の名刺を取り込んでしまった場合、自動的に統合されます。古い名刺に上書きされるため、常に最新の名刺情報を維持できます。
名刺管理システムの選び方
数多くのベンダーが名刺管理システムを提供しています。選び方の基準を知っておくと、比較検討しやすくなるでしょう。ここでは、名刺管理システムを選ぶうえでチェックしておきたいポイントを２つ紹介します。
クラウド型か買い取り型か
名刺管理システムの提供形態は、クラウド型と買い取り型に大別されます。最近はクラウド型が主流になっていますが、双方にメリット・デメリットがあるため、自社の状況に適したものを選択しましょう。
| クラウド型 | 買い取り型 | |
|---|---|---|
| 利用方法 | 外部サーバでデータ管理 | 自社サーバでデータ管理 |
| メリット | メンテナンス不要で、簡単に導入できる | システム連携しやすく、セキュリティ面で安心 |
| デメリット | セキュリティやカスタマイズ性がやや劣る | 初期コストがかかり、メンテナンスに知識が必要 |
予算に見合っているか
付帯的な機能やオプション機能が含まれていると、相応のコストがかかります。まずは自社にとって必要な機能を洗い出し、不要な機能が含まれていないか確認しましょう。必要な機能を含む名刺管理システムをピックアップし、比較検討すると効率的です。
また、利用規模によってシステムの導入・運用コストが変動する可能性もあります。特にクラウド型システムの場合は、初期コストだけではなく、年間の運用コストも踏まえて検討しましょう。
名刺管理システムの導入ポイント
名刺管理システムはあくまで、名刺管理を効率化し、名刺情報を営業などに活用するのが目的です。導入だけで完結してしまうのではなく、以下のステップを参考にしながら運用しましょう。
- １．名刺管理システムの利用者を決定する
- ２．名刺管理システムの運用ルールを明確にする
- ３．名刺管理システムに取り込む内容を決める
- ４．名刺管理システムに名刺データを取り込む
- ５．取り込んだ内容にミスがないか確認する
名刺を適切に管理しビジネスチャンスを広げよう
名刺管理システムは、名刺管理にかかる作業を簡略化します。名刺情報が一元管理されることで、社内で共有しやすくなり、情報の流出も阻止できます。名刺情報の取り込みや名寄せも容易であるため、忙しい営業社員でも使いやすいでしょう。
まずは製品の資料請求をしてみて、各社製品の機能や特徴を詳しく知ってから導入を検討することもおすすめです。
