名刺管理システムとは？導入検討時に役立つ基礎知識を紹介！

名刺管理システムとは？

名刺管理システムとは、名刺情報を効率的に管理するためのシステムです。紙の名刺をそのまま管理するのではなく、データ化してシステム上で管理します。従来は大量の名刺を保管するための場所を確保したり、検索する際は１枚１枚確認したりしていましたが、その必要はありません。名刺情報はシステム上にあるため、省スペースで管理でき、検索がスピーディーになります。

加えて、出先でも名刺情報の閲覧や登録が可能です。以前は「名刺管理ソフト」をインストールしたPC上でしか名刺情報を閲覧できませんでしたが、スマートフォンの普及に伴って「名刺管理アプリ」も多数登場しています。最近では、無料でも十分に使える名刺管理ソフトもあります。

どんな効果？名刺管理システムのメリット

名刺管理システムでは名刺情報が一元管理されますが、これにより２つのメリットがもたらされます。

１．簡単に名刺が共有できる

個人で名刺管理しているケースは多いですが、それでは有効活用できません。各社員が持っている名刺情報を名刺管理システムに登録することで、社内全体や部署単位での共有が可能です。

これにより、営業先と取引経験や人脈がある人が社内にいるか確認して仲介させたり、営業バッティングを避けられたりします。スムーズに営業でき、全体の効率が上がるでしょう。

２．名刺情報が流出しにくい

社員の退職や異動に伴い、名刺情報がその社員とともに消滅してしまうことはよくあります。しかし、一元管理されていればそのような事態は起こり得ません。企業にとって大切な資産となる名刺情報は蓄積されます。さらに、個々で名刺管理していると紛失や盗難のリスクがありますが、一元管理によってセキュリティを強化できます。

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何が便利？名刺管理システムの機能

名刺管理システムの概要とメリットをご紹介しましたが、もう少し詳しくシステムについて解説します。ここでは名刺管理システムの便利な機能を見ていきましょう。

名刺の取り込み機能

名刺をデータ化して管理するだけならエクセルなどでも可能ですが、データ化の際に名刺の記載内容をエクセルに手入力しなければなりません。しかし、名刺管理システムではそのような手間はありません。スマートフォンやスキャナで名刺を撮影するだけでデータ化が完了します。

これは、OCR機能が関係しています。OCR機能とは、紙面を写した画像を解析して、書かれている文字をデータとして取り出す機能のことです。名刺の取り込みが自動になりますが、識別しにくい文字もあるため、正しく反映されないおそれがあります。データ化された内容を確認したほうが良いでしょう

なお、専属オペレータが人力でデータ化するサービスをオプションで提供するベンダーもあります。目視で名刺を読み取ってデータ化するため、精度が非常に高いです。ただし、データ化が完了するまでにある程度時間がかかるので注意してください。

名刺の名寄せ機能

複数の社員が同一人物と名刺交換をしていた場合、その名刺をまとめておかないと、同一人物の名刺が複数枚存在することになります。また、相手の役職が変わったり、会社が移転したりするとそのたびに名刺を渡されますが、どれが１番新しいものかわからない、という事態も起こり得ます。そんなときに役立つのが名寄せ機能です。

名寄せ機能とは、同一の名刺がないかを自動で識別する機能です。仮に同一の名刺を取り込んでしまった場合、自動的に統合されます。古い名刺に上書きされるため、常に最新の名刺情報を維持できます。

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失敗しない！名刺管理システムの選び方

数多くのベンダーが名刺管理システムを提供しています。選び方の基準を知っておくと、比較検討しやすくなるでしょう。必ずチェックしておきたいことを２つご紹介します。

クラウド型か買い取り型か

名刺管理システムの提供形態は、クラウド型と買い取り型に大別されます。最近はクラウド型が主流になっていますが、双方にメリット・デメリットがあるので、自社の状況に適したものを選択しましょう。

予算に見合っているか

付帯的な機能やオプション機能が含まれていると相応のコストがかかります。まずは自社にとって必要な機能を洗い出し、不要な機能が含まれていないか確認しましょう。必要な機能を含む名刺管理システムをピックアップして比較検討すると効率的でしょう。

また、利用規模によってシステムの導入・運用コストが変動する可能性もあります。特にクラウド型システムの場合は、初期コストだけでなく、年間の運用コストも踏まえて検討しましょう。

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必見！名刺管理システムの導入ポイント

名刺管理システムを導入しただけで満足してはいけません。名刺管理を効率化し、名刺情報を営業などに活用するのが目的です。そのためには以下のステップで運用すると良いでしょう。

1. １．名刺管理システムの利用者を決定する
2. ２．名刺管理システムの運用ルールを明確にする
3. ３．名刺管理システムに取り込む内容を決める
4. ４．名刺管理システムに名刺情報を取り込む
5. ５．取り込んだ内容にミスがないか確認する

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名刺を適切に管理し、ビジネスチャンスを広げよう！

名刺管理システムは、名刺管理にかかる作業を簡略化します。名刺情報が一元管理されることで、社内で共有しやすくなり、流出を阻止できます。名刺情報の取り込みや名寄せも容易であるため、忙しい営業社員でも使いやすいでしょう。企業の資産である名刺を最大限活用するために、ぜひシステム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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