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営業部の方であれば日々名刺を交換しているかと思われますが、その名刺はどのように管理しますか？名刺ファイルや名刺ボックスでの管理が一般的ですが、その中からいちいち連絡先を探すのは手間となりますし、時間もかかります。また、枚数が多くなってくると管理しておくための場所も取られてしまいます。
そこで役に立つのが、名刺管理システムです。本記事では、名刺管理システムで「何ができるのか」を紹介します。
名刺管理システムとは、「名刺の情報を効率的かつ有効に管理する」ためのシステムです。紙の名刺を物理的に管理するのではなく、デジタルデータ化し、サーバ上で管理します。
以前は、「名刺管理ソフト」をインストールしたPC上でしかその情報を閲覧できませんでしたが、スマートフォンの普及に伴って「名刺管理アプリ」も多数登場したため、現在はスマートフォンからでもその名刺情報を見ることができます。
名刺情報は、スキャナ、もしくはスマートフォンのカメラで取得します。その後、OCR機能でデジタルデータ化されるという仕組みです。OCR機能とは、紙面を写した画像などを解析して、書かれている内容を文字データとして取り出す機能のことです。
この機能によって、データ化は自動的に行われるので、ユーザーがいちいち情報を入力する必要はありません。この方式だと、すぐにデータ化が行えるという利点がありますが、機能は万能ではないため、間違った読み取りが行われる恐れがあります。
OCR機能でデータ化する仕組みの他に、オペレータの人力によってデータ化するタイプもあります。取得された名刺画像がシステムを運営する企業に送られ、オペレータがその画像を見ながら手入力でデータ化するのです。こちらは人間が読み取るためその精度は非常に高いですが、その分データ化までの時間がかかってしまいます。
どちらの読み取り方式にも、一長一短ありますが、「紙の名刺がデータ化される」ことに変わりはありません。名刺がデータ化される名刺管理システムには、以下のようなメリットがあります。
場所や時間の無駄を省くことができ、効率的な管理が実現できるのです。
名刺管理システムは、名刺の情報を「効率的に管理する」ことができるだけではありません。それに加えて、名刺情報を「有効的に活用」することができるというメリットが有ります。
名刺管理は基本的に個人ごとに行われますが、本来は組織で共有されるべきものです。社員が得た人脈は企業にとって貴重な資産ですから、相互に利用し合うことでその価値はより高まるからです。 しかし、現実的に考えて、他者のすべての人脈を把握し合うのは困難なことです。
名刺管理システムを導入すると、それが実現できます。名刺管理システムに取り込まれた情報は、一元管理することが可能であり、他者が取り込んだ情報であっても閲覧することができます。 社内全体や部署単位で情報を共有することにより、新規営業先の企業に対して取引経験のある人が社内にいるか把握できたり、既存顧客との取引を複数メンバーで対応することなどが可能になります。
社員の退職や異動に伴い、名刺情報がその社員とともに消滅してしまうことはよくあります。
名刺管理システムを活用していれば、名刺の情報はサーバ上に一元管理されているため、そのような事態は起こり得ません。企業にとって大切な資産の喪失を防ぐことができます。
本記事では、名刺管理システムの基礎知識と簡単にメリットをご紹介しました。名刺管理システムは、比較的安価で、運用も容易なシステムです。名刺管理にかかる業務を簡略化し、企業の資産である名刺を最大限活用するためにも、ぜひシステム導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。
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