ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■移行元別
- 他社の電子契約サービスから移る：マネーフォワード クラウド契約、ContractS CLM
- 契約書管理システムやCLMから移る：MNTSQ CLM、Cospal
- Excel台帳と紙の契約書から移る：Contract One、LIRIS CLM、RICOHContractWorkflowService
- ■移行の支援別
- 過去の契約書から台帳項目を読み取って登録できる：Contract One、LIRIS CLM、MNTSQ CLM、Cospal、LegalXross、Legaledge
- データ移行の作業を提供会社に依頼できる：Contract One、LIRIS CLM、MNTSQ CLM、Cospal
CLMの乗り換えで移すデータの種類
CLMに保存されているデータは、契約書そのもののファイルと、検索や期限管理に使う台帳の項目、審査の経緯を示す履歴に分けられます。それぞれ出力の方法や新しいシステムへの取り込み方が異なるため、種類ごとに移行の方針を決めましょう。
契約書の原本ファイル
締結済みの契約書は、PDFなどのファイルとして旧システムから出力します。一括で出力できるか、1件ずつの操作が必要かは製品によって異なるため、旧システムの提供会社に出力の方法と所要時間を確認しておきましょう。
出力したファイルの名前が管理番号だけの場合、台帳の項目と照らし合わせなければ中身がわかりません。ファイル名と台帳を結び付ける対応表を作っておくと、新しいシステムで契約書と台帳を正しくひもづけられます。
台帳の項目と更新期限
契約相手や契約期間、自動更新の有無、解約の申し入れ期限といった台帳の項目は、CSVなどの形式で出力するのが基本です。旧システムで独自に追加した項目は、新しいシステムにも同じ項目を用意しなければ移せません。
特に更新期限は、移行後の通知に直結する重要な項目です。日付の形式や、自動更新後の期限を自動で計算する仕組みの違いによって、移行後の期限がずれる場合があります。取り込み前に、継続中の契約の期限を一覧で確認しておきましょう。
審査コメントと版の履歴
法務部門の審査コメントや、修正を重ねた契約書の版の履歴は、移行が難しいデータです。新しいシステムに同じ形式で取り込めない場合もあり、すべてを移そうとすると作業量が膨らみます。
過去の審査の経緯をどこまで参照する必要があるかを法務部門と相談し、継続中の契約に関わる履歴を優先して移す方法があります。移せない履歴はPDFなどにまとめて保管し、参照方法を決めておくと、後から経緯を確認したいときに対応できます。
電子契約の効力と保存要件を保つ移行
電子契約で締結した契約書を移すときは、ファイルを移すだけでなく、改ざんされていないことを後から確かめられる状態を保つ必要があります。税務上の保存要件も関わるため、法務部門と経理部門の双方で確認しながら進めましょう。
電子署名とタイムスタンプの検証
電子契約の契約書には、誰がいつ締結したかを示す電子署名やタイムスタンプが付与されています。PDFを編集したり、別の形式に変換したりすると、これらの情報が失われたり、検証できなくなったりするおそれがあります。
移行では、署名済みのファイルを変換せずにそのまま移すことが基本です。旧サービスが発行している締結の証明書や操作の記録を別途出力できるかも確認しましょう。移行後に署名の検証画面で有効性を確かめておくと安心です。
電子帳簿保存法の検索要件
電子契約で取り交わした契約書は、電子帳簿保存法の電子取引にあたる場合があり、電子データのまま保存することが求められます。保存にあたっては、取引年月日や取引金額、取引先で検索できるようにするといった要件があります。
乗り換えでは、これらの検索項目が新しいシステムの台帳に正しく移っているかを確かめましょう。訂正や削除の履歴を残す仕組みやタイムスタンプなど、改ざん防止の措置をどの方法で満たすかも確認が必要です。詳しい要件は国税庁の情報を参照し、経理部門や税理士にも相談しましょう。
旧サービスのデータ保管期間
旧サービスを解約した後、契約書のデータがいつまで閲覧できるかは、利用規約や契約条件によって異なります。解約と同時にデータが削除される場合もあるため、出力が終わるまで解約の手続きを進めないようにしましょう。
電子契約サービスの中には、契約を終了した後も一定の範囲で締結済みの書類を閲覧できるプランを用意しているものもあります。移行の作業期間と、移行後に旧データを確認したくなる可能性を考え、解約日を決めましょう。
進行中の契約案件を止めない切り替え方
CLMを乗り換える時期にも、審査中や締結待ちの契約は動いています。新旧のシステムの間で案件が宙に浮かないよう、切り替えのルールを決めて関係部門に周知しておくことが大切です。
審査中や締結待ちの案件の扱い
切り替え日の時点で審査中や締結待ちの案件は、旧システムで最後まで完了させるか、新しいシステムで改めて依頼し直すかを決めます。旧システムで完了させる場合は、締結後に契約書と台帳を新しいシステムへ追加で移す手順が必要です。
新規の審査依頼をいつから新しいシステムで受け付けるかも、依頼部門に事前に伝えましょう。切り替え前後の一定期間は、両方のシステムに残っている案件の一覧を作り、担当者を決めて状況を確認すると漏れを防げます。
更新期限の通知の再設定
移行期間中は、旧システムの通知を止めた後、新しいシステムの通知が動き出すまでの間に空白が生じるおそれがあります。この期間に期限を迎える契約を抜き出し、手作業でも確認できるようにしておきましょう。
新しいシステムでは、通知を受け取る担当者と、通知のタイミングを契約の種類ごとに設定し直します。担当者の異動や退職で通知先が不在になっていないかも、移行のタイミングで見直すとよいでしょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCLM（契約ライフサイクルマネジメント）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
契約ライフサイクルマネジメントの乗り換えで見直す社内ルール
乗り換えは、データを移すだけでなく、契約管理のルールを整え直す機会でもあります。旧システムで生じていた運用の課題を洗い出し、新しいシステムの設定に反映させましょう。
閲覧権限と部門ごとの公開範囲
旧システムで設定していた閲覧権限は、新しいシステムにそのまま移せるとは限りません。権限の考え方が製品によって異なるため、部門単位で制限するのか、契約ごとに設定するのかを改めて決める必要があります。
人事や役員に関わる契約など、閲覧者を限定したい書類の一覧を作っておくと、設定漏れを防げます。誰が権限を変更できるかと、変更の履歴が残るかも確認しておきましょう。
契約類型と管理項目の統一
長く使ってきた台帳では、同じ種類の契約が部門によって異なる名前で登録されていたり、入力されていない項目が残っていたりする場合があります。移行前に契約類型の名前をそろえ、必須とする項目を決めておきましょう。
管理項目を整理すると、新しいシステムでの検索や集計の精度が上がります。項目を増やしすぎると入力の負担が増えるため、更新管理や検索に実際に使う項目に絞ることが大切です。
審査依頼の受付と承認ルート
旧システムでは、審査依頼をメールやチャットでも受け付けていたため、依頼の経緯が分散していたというケースがあります。乗り換えを機に、依頼の受付窓口を新しいシステムに一本化するかを検討しましょう。
承認ルートも、契約金額や契約類型によって承認者が変わる条件を一覧にして、新しいシステムで再現できるかを確認します。条件が複雑すぎる場合は、運用を見直して分岐を減らすと、設定と保守の負担を抑えられます。
移行後にCLMの台帳の正しさを確かめる方法
データの取り込みが終わったら、契約書と台帳が正しく移っているかを確認してから本格的な運用に移ります。確認の範囲と担当者を決め、結果を記録として残しておきましょう。
件数と期限の突き合わせ
まず、旧システムから出力した契約書と台帳の件数が、新しいシステムの件数と一致するかを確認します。件数が合わない場合は、取り込みのエラーや重複登録が起きていないかを、取り込みの履歴から調べましょう。
次に、継続中の契約について、契約期間と更新期限が旧システムの値と一致しているかを照合します。全件の確認が難しい場合は、期限が近い契約や金額の大きい契約を優先して確認すると効率的です。
利用部門による検索テスト
法務部門や契約を依頼する部門の担当者に、実際に使う条件で契約書を検索してもらい、目的の書類にたどり着けるかを確かめます。取引先の名前の表記ゆれや、検索に使う項目の不足は、こうしたテストで見つかることがあります。
テストで見つかった問題は、台帳の修正か、検索方法の案内で対応します。確認の結果と対応内容を記録しておくと、旧サービスを解約する判断の根拠にもなります。
乗り換え先として比べたいCLMの一覧
過去の契約書の取り込み方や移行作業の支援、電子契約サービスとの関係に注目して、この記事で紹介するCLMを一覧にしました。移行元のシステムや台帳の状態と照らし合わせて確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Contract One | 紙の契約書のスキャン代行とAI-OCRで、紙・電子の契約書を一元的にデータ化できる |
| LIRIS CLM | LLMとOCRで契約情報を自動抽出。契約書データの整備・登録代行をオプションで用意 |
| MNTSQ CLM | AIによる台帳自動入力に対応。導入時は契約データや法務ナレッジの移行も支援 |
| Cospal | 台帳の自動生成や更新管理の自動化に対応。データ移行代行サービスを別途見積もりで提供 |
| マネーフォワード クラウド契約 | 他社の電子契約サービスで締結した契約書を自動で取り込み、紙とあわせて一元管理 |
| ContractS CLM | 締結済み契約書の取込みや契約項目の一括取込みに対応し、柔軟な権限設定が可能 |
| LegalXross | 紙と電子の契約書を保存し、AIが情報を抽出して管理台帳を自動生成する機能を提供 |
| RICOHContractWorkflowService | 既存契約のCSV取り込みや電子契約連携に対応し、紙・電子の契約書を一元管理 |
| Legaledge | 契約書の自動解析・データ化で情報を抽出し、過去の契約書を検索・参照しやすくする |
過去の契約書と台帳を移しやすいCLM
乗り換えで手間がかかりやすい、過去の契約書の台帳化や移行作業の外部委託、他社の電子契約サービスで締結した書類の扱いに対応しやすいかを基準に選びました。移行元の状態にあわせて比較してください。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、紙の契約書やExcel台帳が混在した状態から、整った契約データベースへ移りたい企業に向く契約AXサービスです。紙の契約書のスキャンを代行し、AI-OCRと専門スタッフの確認で、タイトルや締切日などの項目をデータ化します。親契約・個別契約の関係を自動判定して「契約ツリー」として表示でき、取引先の社名が変わっても契約先ごとにまとめられます。利用中の電子契約サービスとの連携や、契約書原本の保管にも対応しています。
LIRIS CLM
- 契約書の作成から承認、締結、管理まで一括して管理
- 抜群の操作性で、とにかく使いやすい！
- 業務フローに合わせて画面や権限を柔軟にカスタマイズ
LIRIS株式会社が提供する「LIRIS CLM」は、既存の契約業務ルールを大きく変えずに、新しい基盤へ移りたい企業に向く契約業務プラットフォームです。LLMとOCRで契約書から必要な情報を自動抽出してデータベース化し、PDFだけでなくWordやExcel、Webリンク、ファイルなしの登録にも対応します。契約項目やワークフロー、権限は自社の運用にあわせて柔軟に設定可能です。PDF化やアップロードの代行を含む契約書データの整備・登録代行がオプションで用意されており、GMOサインとの外部サービス連携にも対応しています。
MNTSQ CLM
- トップローファームの知見 × AIで、法務業務の革新を支援
- 相談受付から契約締結までの情報を集約し、一元管理と整理を実現
- ナレッジをユーザー全体に還元し、組織としての法務力を高めます
MNTSQ株式会社（MNTSQ, Ltd.）が提供する「MNTSQ CLM」は、審査の経緯やナレッジを含めて移行したい法務部門に向く契約業務支援プラットフォームです。導入時は担当コンサルタントが伴走し、利用中の環境にある契約データや法務ナレッジの移行も支援します。契約管理ではAIによる台帳の自動入力に加え、管理したい項目を台帳に追加設定できます。契約書だけでなく関連資料やメールも集約し、AI解析による検索で過去の経緯を確認できるため、移行後に履歴をたどる場面でも役立つでしょう。
Cospal
- ドロップするだけで、契約審査依頼が完了
- 契約相談・稟議プロセスを自動最適化
- ナレッジデータベースの自動構築
株式会社Connected withが提供する「Cospal」は、移行作業を外部に任せつつ、更新管理の抜け漏れを防ぐ仕組みを整えたい企業に向くAI CLMです。データ移行代行サービスがあり、契約数1,000通以上から別途見積もりで依頼できます。設定代行や既存データの整理支援を含む導入コンサルティングも用意されています。書類をドロップするだけで台帳を自動生成でき、契約更新ではアラートに加えて更新意思の確認・記録まで自動で対応するため、切り替え後の期限管理を任せやすいでしょう。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、複数の電子契約サービスや紙の契約書が混在した状態を、1か所に集約したい企業に向くワンストップ契約管理サービスです。他社の電子契約サービスで締結された契約書を、締結完了時に自動で取り込めます。紙で締結した契約書も含めて一元管理できるため、別途運用していた管理台帳が不要です。法務相談の受付から作成、ワークフローによる申請・承認、締結、保存管理までをカバーし、閲覧権限の管理にも対応しています。
ContractS CLM
- 契約書の作成から管理までをワンストップで
- 契約業務のムダな工程をなくして、リードタイム短縮
- 契約関連のあらゆる情報が集約・蓄積され、機会損失を防止
ContractS株式会社が提供する「ContractS CLM」は、締結済みの契約書をまとめて移し、権限や承認ルートを整え直したい企業に向くクラウド型サービスです。締結済み契約書の取込みや契約項目の一括取込み、他社サービスで締結した契約書の管理に対応しています。契約書単位や部署、フォルダごとに閲覧権限を設定でき、契約内容や担当部署にあわせた承認フローを複数構築できます。期限管理機能で更新期限のある契約にリマインド通知を設定できるため、通知の再設定にも対応しやすいでしょう。
LegalXross
- 貴社の課題に合わせて、必要なサービスを必要な分だけご提供
- SMBCグループが提供する、銀行基準のセキュリティ体制
- 第一線で活躍する、各領域のプロフェッショナルが集結
SMBCリーガルX株式会社が提供する「LegalXross」は、まず管理の工程から乗り換え、必要に応じて他の工程を加えたい企業に向く契約管理プラットフォームです。AI契約書管理では、電子契約で締結した契約書と紙の契約書を電子保存し、AIが契約書の情報を構造化して管理台帳を自動生成します。作成・締結・管理などのカテゴリごとにサービスが分かれており、1つの機能から始めることも可能です。電子契約サービス「LX Sign」や「SMBCクラウドサイン」との組み合わせにも対応しています。
RICOHContractWorkflowService （リコージャパン株式会社）
- 法務相談の自動回答で負荷削減。
- 電子契約と連携し、紙・電子の契約書を一元管理。
- 期限管理、検索、アクセス権設定で内部統制を強化。
Legaledge （株式会社コスモルート）
- 契約書情報の自動抽出で管理を効率化
- 過去の契約書を容易に検索・参照可能
- 高いセキュリティで安心して利用できます。
まとめ
契約ライフサイクルマネジメントの乗り換えでは、契約書の原本ファイル、台帳の項目、審査や版の履歴を分けて移行方法を決めることが重要です。電子署名の検証性と電子帳簿保存法の保存要件も保ちましょう。進行中の案件と更新期限の通知に空白を作らないよう切り替え、移行後は件数と期限を照合しましょう。移行の支援内容を含めてCLMを比較したい方は、資料請求を活用してください。
