登壇者プロフィール
アドビ株式会社
マーケティング本部 エバンジェリスト
島田 昌隆氏
大学卒業後アドビ株式会社に新卒入社。Marketo EngageのInside Salesを経て2021年より現職。PDFの作成から編集、共有、電子契約まで対応する「Adobe Acrobat DC」と、高度なカスタマイズが可能な電子契約ソリューション「Acrobat Sign」などから構成されるドキュメントソリューション群「Adobe Document Cloud」の企業向けマーケティングおよびに従事するとともに、エバンジェリストとして数々のセミナーに登壇し、企業のDX化の第一歩としてのペーパーレス化推進を支援している。
株式会社メンバーズ顧問 株式会社トップランナーマーケティング
トップランナーマーケティングCOO
池田 朋弘氏
起業家として７社の創業に参画。自身の創業した株式会社ポップインサイトが2018年から総務省テレワーク100選選出。2020年に『テレワーク環境でも成果を出すチームコミュニケーションの教科書』を上梓、2022年からYouTubeチャンネル『リモートワーク研究所』を運営。テレワーク×コミュニケーションに関する講演・研修・執筆の実績多数。
テレワークの現状
株式会社メンバーズ／株式会社トップランナーマーケティング 池田 朋弘氏（以下、池田）：
ペーパレスDXについて語るにあたり、まずはテレワークの現状について共有したいと思います。
株式会社東京商工リサーチ社が行っている「新型コロナウイルスに関するアンケート」のなかに在宅勤務・リモートワークの実施に関する質問があります。2020年３月から2021年６月までの６回分の回答結果を比較して、日本企業のテレワーク実施状況の推移を見てみますと、企業数は2020年３月から同年５月に約３倍に増えています。
ところがテレワークを実施したものの上手く出来ないということで、コロナ禍が落ち着いてきて、取りやめる企業も出てきました。2022年６月時点でアンケートの有効回答企業数6,472社の約３割がテレワークを取り入れているという状況です。新型コロナ以降に実施したが現在は取りやめている企業が約３割、新型コロナ以降も取り入れていない企業が約４割ありまして、現状の日本のテレワーク実施状況は三極化していることが見てとれます。
日本の就業員ベースで見ると、約４割にあたる約2,800万人がエッセンシャルワーカーと言われていますので、テレワークを行いたくても出来ない企業が４割いると捉えられます。
アドビ株式会社 島田 昌隆 氏（以下、島田）：
とても面白いデータですね。大企業で比較的テレワークが残っている一方で、中小企業はガクンと減少している印象があります。なぜこのような結果になっているのか、働き方改革が行いにくい環境なのか、あるいは人材の問題なのか、いろいろと問題が隠れているように思います。テレワークをやめたくてやめたのか、それともやめざるを得なかったのか、このあたりのことが気になっています。
池田：
中小企業がテレワークをやめる理由はいろいろあると思いますが、経営者など意思決定を行う側が「オフィスのほうがいい」とトータルで判断されたのかなという感じがしますね。大企業より中小企業のほうが従業員の人数が少なく、ワンフロアで働くことができ、出社して集まることのバリューが高いのかもしれません。
また、社会的要請があり、ITインフラも整っているなど、さまざまな要因で大企業のほうがテレワークをしやすい環境があるように思います。
島田：
例えば、ITの仕事をしている方でも、サーバーの管理のためにどうしても出社しなければならないという方もいらっしゃいますし、出社しなければどうしようもないというケースも一定数ありますよね。
池田：
中小企業と大企業の比較ではなく、世界と比較した場合にも、日本のリモートワークは非常に遅れ気味だと思われます。NRI野村総合研究所が2020年７月に、日本や米国など８カ国を対象に行った「Withコロナ期における生活実態国際比較調査」では、日本は新型コロナ以前からテレワーク実施率が９%で８カ国中最下位、一方、アメリカや中国は30%を超えていました。新型コロナ以降は日本でもテレワークの率は高まりましたが、それでも８カ国中最下位という状況です。
では、なぜ日本でテレワークが遅れているのか。その背景を考える際に参考になるのが『異文化理解力』（英治出版）という本です。この本では、いろいろな国のコミュニケーションや意思決定の仕方などについて８つの指標で比較しています。例えば「コミュニケーション」という指標を「ローコンテクスト」と「ハイコンテクスト」の２つの軸で考えてみます。ローテクストは文脈の依存性が低い、つまり「言葉でちゃんと説明しようね」ということです。ハイコンテクストは文脈の依存性が高く「空気を読もうね」ということ。
面白いことにアメリカと日本では対極になっていまして、アメリカは、ちゃんと説明しなければならず、日本は、空気を読めという感じになっています。また、「決断」という指標では「合意志向」と「トップダウン」という２軸があり、日本は非常に合意志向で、アメリカはトップダウンが強い。ビジネスにおける信頼関係をアメリカはタスク内容で図り、日本では人間関係で図るという結果でした。
テレワークの場合、画面上でカメラがオフになっていることもあり、なかなか空気を読んだり、合意をとったりすることが難しく、リモートだけでは人間関係を培いにくいところがあります。こういった文化の違いという背景が、テレワーク率を低くしている要因の一つではないかと思います。
島田：
私自身、グローバル企業で働いていて、ドイツの方とメールするときの感じと、アメリカの方とのそれは全然違うと思っていて、仕事の進め方も違うことを実感しています。大切なことは、「日本のハイコンテクストがダメだ」と悲観して終わるのではなく、「そもそも日本ってこうだよね」ということを私たちが改めて認識することだと思っています。そこから「では今後はどうする？」という方向に頭を働かせ、進めていければいいですね。
池田：
まさにその通りですね。先ほどの文化的背景をベースにしながら、テレワークをしやすいようにアップデートすることが重要かなと思います。コミュニケーションをOSに例えると、新型コロナでハードウエアが急に変わってしまったのにOSが同じまま、では不制御を起こしますよね。その結果、テレワークを始めた約半数の企業が、テレワークをやめる状況に陥っているのではないかと思っています。ハードウエアの変化に対応できる余地はまだまだありそうですし、何とかなると前向きに捉えています。
柔軟な働き方に対応していくコツ
池田：
テレワークを含めたハイブリッドで柔軟な働き方をどのように実現していけばいいのか、ということなのですが、一言で言えば、経営者観点でも従業員観点でも「可視化」することがとても重要だと思っています。経営者サイドの可視化では、企業がどういう方向に向かっているのかという企業のミッションやビジョン、バリューといったことを可視化する。また、評価や昇進など、社員をどのように見ているのかも言語化し可視化していくことが大切だと考えています。
不透明性が高い時代に、しかもテレワークなどによって空気感が伝わりにくい環境で働く場合は、なおさら言語化、可視化が大切になってきます。それが出来ている企業は強く、出来ていない企業に対して従業員は不安になり、なかなか信頼関係が構築できないのではないでしょうか。
私が顧問をしている株式会社メンバーズという企業は、社員は2,000人くらいで、毎年500人くらいの新卒採用を行っていますが、過去３年間の離職率は６～８%くらいで、IT業界のなかではかなり低いです。背景にあるのは、ミッション・ビジョン・バリューをものすごく謳っていることです。評価制度も、マニュアルを作ってしっかり評価していく。働き方もリモートワークを取り入れると宣言しております。
しかもこの宣言では、「リモートワークだと上手くいかない可能性もありますが、我々のミッションやビジョンは成長のためには絶対に必要であり、上手くいかないことを一緒に乗り越えていくのをみんなでやっていこう」といった形で表明しています。
最近、従業員サーベイが流行っていますが、株式会社メンバーズでも定期的にウォッチしています。従業員が2,000人もいると良い面も悪い面も出てきますが、そこもちゃんと可視化した上で対応しようとしています。対応出来ない場合も、やる姿勢をしっかり伝える姿勢が素晴らしいと思っています。
島田：
弊社での「可視化」で、とても面白いと思っている事例をご紹介しますと、「カレンダーを絶対に隠さない」ということがあります。これは経営サイドの可視化だと思うのですが、社長や上司のスケジュールを全て見られるんですね。これにより、社長や上司が何を行っているのか、今、企業がどういうふうに動こうとしているのかが、じつは見えてきます。
私は上司のカレンダーを見るのが好きで、ほぼ毎日見ています。「このミーティングが入っているということは、多分この後こういうことが起きるだろうな」というのを想像できるので、透明性がある程度は担保されているのだろうという印象がありますね。
池田：
経営者と同じように従業員についても、仕事のアウトプットやプロセスを可視化することも必要ですよね。いわゆる「報・連・相」です。リモートで部下も不安なのかもしれませんが、じつは部下の様子が見えない上司も不安なのです。
特に仕事のレベルが一定に達していない状態の部下の様子が見えないのは、もうそれだけで不安ですよね。今の状況や完成した成果などについて、ちゃんと伝えるスキルが部下側に求められると思います。それができればリモートであっても一定の信頼関係を築けて仕事がやりやすくなってくる。これもすごく重要だと思います。
また、テレワークに関しては、上司よりも新入社員のほうがリモート環境に慣れている可能性もありますので、そこは上司に対して温かい目で見てほしいですね。
ドキュメント管理における最適解とは
島田：
テレワークでは可視化することが大事だということは池田さんも私も共通の認識ですね。ここでは、具体的に何から手をつけていけばいいのかについて、お話していきたいと思います。
まず、アメリカの企業のテレワークについての傾向を見ていくと、Tesla（テスラ)社は「出社してほしい」というタイプで、Airbnb(エアービーアンドビー）社やDropbox(ドロップボックス）社、Facebook社（Meta社）は引き続きリモートワークを継続するという傾向です。Google社やApple社、Amazon社は、どちらかと言えばハイブリッドで出社もテレワークもしてほしいという考えです。
それぞれの企業がなぜそのような意思決定をしているのかと言えば、それは自社プロダクトや事業、上位概念にある自社のパーパスをとても意識しているからだろうと思っています。テレワークを取り入れていくかどうかを考えるときに、ハイコンテクストや人材、上司と部下の関係の話もありますが、自社の事業やパーパスも含めて考えると、経営者は意思決定しやすくなると思います。
承認業務やドキュメントをオンライン化した事例
島田：
日系企業の場合、承認業務を行うために、どうしても出社しなければならない場面があるという話を耳にしています。稟議書に押印するために出社が必要といったことも一定数あり、テレワークが進みづらい現実なのだろうと思います。そう考えると、テレワークを進めるための１つのキーワードとして「ドキュメント」が挙げられると思っています。
承認業務や決済などもオンラインで出来るようになれば、テレワークが行いやすくなります。弊社では、承認業務も全てオンラインで行っています。私がアドビに入社するとき、内定承諾書をやり取りするタイミングでちょうど海外旅行に行っていたのですが、手続きを全てオンラインでできたのです。どの書類にどのようにサインすればいいのかをメールで案内してもらい、その通りに行うだけでスムーズに進みました。弊社の人事管理システムではドキュメントをシステマチックに管理しているからこそ、そのような対応ができたようです。
池田：
確かにドキュメントや承認業務を電子化できれば、スムーズにテレワークが進みそうですよね。アドビといえばPDFですが、ドキュメント管理においてPDFファイルでできる機能や、御社ならではの使い方があれば、ぜひ教えていただきたいです。
島田：
例えば、皆さまが普段お使いいただいているAcrobat(アクロバット)という製品には、「注釈機能」というものがあります。これはPDFでできるコメント機能のようなものです。特徴は、ピンポイントにコメントを指定できることで、これがほかのドキュメントツールの校閲機能とは違う点です。図版の一部を修正してほしいと思ったときに、図版全般や図版の下にコメントを打つのではなく、図版のなかの具体的な箇所を指定して「ここの色味をこうしてほしい」といったようにコメントすることが可能です。私も日々使っているのですが、資料に対するフィードバックがとても楽にでき、PDFの面白いポイントの１つだと思っています。
このような、PDFを使った書類のやり取りやフィードバックの仕方はもう１つあります。ファイルのやり取りをせず、オンライン上で行うパターンです。Acrobatは、サブスクリプションでオンライン利用できるようになっています。これを使えばファイルのやり取りすら行う必要はなく、オンライン上でリアルタイムにコメントを付け合うことが可能です。紙を介することがないばかりか、メールで注釈を送って、それが返ってくるのを待つ…といった業務や時間も必要なく、ウェブのブラウザ上で完結できるようになっています。
コロナ禍以前からこの機能を使用されていた企業様は、テレワーク移行も、「印刷したPDF資料にコメントなどを書き込み、スキャンしてメールで送る」といった業務が一切なく、本当にスムーズにテレワークを行っていらっしゃるという話を伺っています。
また、私のお客様からは、アドビのドキュメントソリューションを使ったことで、出社や帰社の時間が柔軟になり、お子様の送り迎えがとてもしやすくなったというお声をいただきました。特に採用業務に従事している方からは、採用者からドキュメントが届くタイミングが分からないことが多く、働き方の調整が難しいというお話を以前より伺っていましたが、弊社のドキュメントソリューションを使うことで、幼稚園に子どもを迎えに行き、子どもが出てくるまでの５分間で承認業務などを行え、すごく感動したというお声をいただきました。
働き方を変えることはもちろん、生活を変える良いお手伝いができているという実感が湧き、私自身とても感動したことを覚えています。
紙で行う業務の効率化がポイント
池田：
細切れに業務遂行できるのはメリットですよね。その一方、便利がゆえにずっと仕事をするというマイナス面が出てくることもあると思います。メリットを上手く享受しながら、マイナス面を抑えていくというやり方を模索していきたいですね。
島田：
はい、そう思います。弊社で行っている「未来の働き方に関するグローバル調査」で「オフィス勤務よりテレワークのほうが仕事がはかどりますか？」と質問したところ、日本では43%の方がイエスと答えています。逆に、残りの半数以上の方がオフィス勤務の方がはかどるという結果になっています。悲しい現実ですね。同じ調査で「テレワークでワークライフバランスが向上したか」を尋ねると、73%の方がYESと答えています。
調査は、アメリカ、イギリス、ドイツなど、７カ国で行っているのですが、２つの質問ともに日本はほかの国に比べるとまだまだ改善の余地があることが分かります。今やワークライフバランスは仕事選びの基準になっており、経営者の方々が気にするべきポイントだと思っています。特に昨今は人手不足と言われていますので、経営者の皆さまは、どうすれば従業員により働きやすい環境を提供できるのかを考える必要があるように思います。
また、同じ調査で「どうすればテレワークがもっと効率化できるのか」を問うと、従業員の方からは「紙の文書の確認作業にとても時間がかかるため、効率化してほしい」という話が挙がっています。
煩雑な紙の業務があるために業務の効率化がなかなか図れない。結果的に出社せざるを得ないということが続き、思っていたようなワークライフバランスが取れない。こんな状況があるのかなと思っています。テレワークやドキュメント管理における最適解のポイントは、紙文書の業務にあるのではないかと思っています。
紙は素晴らしいツールだと思いますし、誰にとってもパッと見たら分かり、書き込みができるツールというのはなかなかありません。しかし、それに依存し過ぎてしまうとなかなか上手くいかない現状があるのではないかと思っています。
本質的なペーパーレスDX実現のススメ
ーーここからは、具体的なAdobe製品の活用方法を紹介いただきながら、本質的なペーパーレスDXの実現についてお話いただきました。
島田：
私たちは「世界を動かすデジタル体験を」というビジョンのもとに、クリエイティブツール、ドキュメントクラウドツール、デジタルマーケティングツールを基盤として事業を展開しています。クリエイティブツールでは、例えばWebサイトを作る場合、XDというオンラインツールを使って、完成イメージや設計図の作成、上司とのやり取り、Web制作チームへの依頼やデベロッパーへの引き渡しまで、あらゆる作業をワンストップで行えます。
ドキュメントでは、PDFは最終的なファイルの完成体として使用される場合が多いと思いますが、アドビのPDFは安全で重要な契約書や覚書にも使え、10年、20年後にもきちんと見られる環境になっています。ぜひ文書などのチェック業務で紙を印刷してスキャンして…という形を一度やめてみて、先ほど少し紹介したPDFの注釈機能や共有レビュー機能などAcrobatの機能を使って日々の業務を改善していただけたら嬉しいと思っています。PDFを起点に、皆さまにもぜひ日々の業務効率化を図っていただきたいと思っています。
池田：
PDFはアドビさんが発祥ですものね。PDFの今後についてのお話なども聞かせていただけますか。
島田：
ありがとうございます。じつは1983年に弊社がPDFを作りました。紙文書全体の効率化を考えたとき、ドキュメントクラウドというソリューションがあります。WordやGoogle ドキュメントと上手く連携しながら日々の業務をオンライン上で行うには、どうすればいいかという方法をいろいろと提供しています。
例えば、今はプリンターでスキャンをされる方が多いと思いますが、Adobe Scanというアプリを使えば、スキャンした画像が瞬時にドキュメントクラウドに上がり、共有できます。私は経費申請を行うときの領収証をAdobe Scanでスキャンし、数秒後にドキュメントクラウドに上がった領収証を経費精算システム上にアップロードして申請するという流れで処理しています。この方法ですと、紙を印刷してスキャンして、ファイルを授受してといった流れの100分の1くらいの労力で終わるという印象です。
アドビ以外のシステムで、ドキュメントをPDFにすると、信頼性と長期保管性がなかなか担保できません。PDFは、多くのお客様がAdobe Acrobat Readerでご覧になりますが、その際に、ほぼ永年正しく見られる状況にするためには、Acrobatのエンジンを使ってPDFにする必要があります。この点は、みなさまにぜひ覚えていただきたいと思っています。
他社のシステムが悪いと言っているわけではなく、Acrobatの機能を使ってPDFを作っていただいた方が安心ですよ、という話ですね。特に建築系の企業様ですと10年の保存期間と決まっている場合もありますので、そういった場合はぜひ、という感じです。
おわりに
島田：
いろいろとお話しさせていただきましたが、企業それぞれのあるべき姿から、テレワークについて考えていただきたいと思います。例えば、もしかするとビジネス用の高級な椅子がご自身のリモートワークにとって一番良いかもしれないですし、より大きな目線で見ていただけたらと思います。また、PDFにご興味があればぜひ使ってみていただければなと思っています。どうもありがとうございました。
池田：
テレワークのボトルネックは紙であり、紙はスキャンしてPDFになると思って当たり前に使っていましたが、それが当たり前ではなく、アドビさんが作った土台の上にあるということが分かりました。
しかもPDFの作成の仕方によっては信頼性が弱いものがある、ということは知りませんでしたので、当たり前のインフラがどうなっているのかということを意識しちゃんと組み立てて行かなければ、あるとき急に崩れるといったリスクもあるのではないかと思いました。その成り立ちに感謝しながらテレワークを拡げていこうと強く思いました。ありがとうございました。
ITトレンドEXPO次回もお楽しみに！
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