ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■管理する物品別
- オフィス備品・IT機器：ファインアセット、Assetment Neo、Convi.BASE、備品管理クラウド
- 貸出品・共用物品：ファインアセット、Colorkrew Biz、Assetment Neo、Convi.BASE、MONISTOR、備品管理クラウド
- 消耗品の在庫：Colorkrew Biz
- ■読み取り方式別
- バーコード・QRコード：ファインアセット、Colorkrew Biz、Assetment Neo、Convi.BASE、MONISTOR、OPTiM Asset
- RFIDタグ：Assetment Neo、Convi.BASE、MONISTOR
- ■料金の決まり方別
- 登録する資産数でプランや料金が変わる：ファインアセット、Assetment Neo
- 従業員数で料金が変わる：Colorkrew Biz
物品管理システムの価格は登録点数と利用者数で決まる
クラウド型の物品管理システムは、登録できる物品の数や、システムを使う人数、拠点の数に応じて月額料金が設定されることが多くあります。どの単位で料金が増えるかを把握すると、自社の規模での費用を見積もりやすくなります。
登録できる物品の数による料金
物品管理システムでは、登録できる物品の数ごとに料金のプランを分けている製品があります。例えば、一定の点数までは基本料金で、それを超えると上位のプランに移る、または追加料金がかかるといった形です。
見積もりの前に、管理したい物品のおおよその数を把握しておきましょう。パソコンや机、計測機器などを1点ずつ登録するのか、同じ種類の物品をまとめて登録するのかで、登録点数は大きく変わります。今後の増加も見込んで、余裕のあるプランを選ぶことが大切です。
アカウント数や拠点数による料金
システムにログインする人数や、管理する拠点の数で料金が変わる製品もあります。総務部門だけが使うのか、各部署の担当者が物品の貸し出しや棚卸しで使うのかによって、必要なアカウント数は変わります。
アカウント数が無制限のプランもあれば、閲覧だけの利用者は料金に含めない製品もあります。誰が、どの操作をするのかを整理し、料金の対象になる利用者の範囲を確認しておくと、想定外の追加費用を防ぎやすくなります。
無料プランや少額プランの制限
物品管理システムの中には、無料で使えるプランや、少ない点数向けの低価格なプランを用意している製品があります。小規模な事業所や、まず一部の部署で試したい場合に検討しやすい選択肢です。
一方で、登録点数や利用者数の上限、使える機能、サポートの範囲が制限されている場合があります。本格的に使い始めてから上位プランに移ると、料金が大きく変わることもあるため、移行後の価格もあわせて確認しましょう。
識別方法で変わる物品管理システムの費用
物品管理システムでは、物品にラベルやタグを付けて読み取り、台帳と照らし合わせます。どの方法で物品を識別するかによって、ラベルやタグの費用と、読み取りに使う機器の費用が変わります。
バーコードやQRコードのラベル
バーコードやQRコードを印刷したラベルを物品に貼り、スマートフォンのカメラや専用の読み取り機で読み取る方法です。ラベルは比較的少ない費用で用意でき、市販のラベル用紙とプリンターで自社印刷可能な製品もあります。
屋外で使う物品や、熱や水にさらされる物品には、はがれにくい素材のラベルが必要な場合があります。ラベルの素材や印刷の方法によって費用が変わるため、管理する物品の使われ方にあわせて選びましょう。
RFIDタグと読み取り機器
RFIDは、電波を使ってタグの情報を読み取る技術です。1点ずつラベルを読み取るバーコードと違い、離れた場所から複数のタグをまとめて読み取れるため、物品の数が多い場合に棚卸しの時間を短くできる可能性があります。
ただし、タグ1枚あたりの費用はバーコードのラベルより高い傾向があり、専用の読み取り機器も必要です。金属や水分の多い物品では読み取りにくくなる場合もあるため、導入前に実際の物品で読み取りを試すと安心です。
読み取りに使う端末
スマートフォンやタブレットで読み取れる製品であれば、社内にある端末を使って機器の費用を抑えられる場合があります。一方、読み取りの速さや耐久性を重視する場合は、ハンディターミナルと呼ばれる業務用の読み取り端末を用意することもあります。
端末は、購入するか、システムとあわせてレンタルするかで費用の払い方が変わります。棚卸しを複数の担当者で同時に行う場合は、必要な台数も増えるため、作業の体制にあわせて台数を見積もりましょう。
導入時にかかる物品管理システムの初期費用
物品管理システムの初期費用には、システムの設定費用に加えて、台帳の整備やラベルの貼り付けといった準備作業の費用が含まれます。社内で行うか、提供会社に依頼するかで費用と期間が変わるため、作業の範囲を事前に決めておきましょう。
台帳データの整備と登録
物品管理システムを使い始めるには、管理する物品の名称や型番、購入日、設置場所、管理部署などを登録する必要があります。これまで表計算ソフトで管理していた場合は、その台帳を一括で取り込める製品もあります。
ただし、台帳と現物が合っていない、項目の書き方が担当者ごとに異なるといった場合は、登録の前に整理する作業が必要です。データの整備や登録を提供会社が代行するサービスもありますが、別料金の場合があるため、作業の範囲と費用を確認しましょう。
ラベル貼付と初回の棚卸し
台帳の登録が済んだら、物品にラベルやタグを貼り付け、システムの情報と現物を結びつけます。物品の数が多い場合や、拠点が複数ある場合は、この作業に多くの人手と時間がかかります。
ラベルの貼り付けと同時に初回の棚卸しを行うと、所在がわからない物品や、台帳に載っていない物品を洗い出せます。作業を部署ごとに分担し、手順を統一しておくと、貼り忘れや登録の誤りを減らせます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で物品管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
管理する物品の種類で必要な機能と価格が変わる
物品管理システムで何を管理したいかによって、必要な機能が変わり、選ぶプランの価格にも影響します。管理の目的を整理し、使わない機能のために費用を払うことがないようにしましょう。
備品やIT機器の所在管理
机や棚などの備品や、パソコン、モニターといったIT機器は、どこに何があり、誰が使っているかを把握することが主な目的です。所在と担当者の記録、定期的な棚卸しの機能があれば、基本的な管理は行えます。
IT機器の保守期限やリース期間の管理、廃棄の記録まで行いたい場合は、対応する項目や通知の機能があるかを確認します。機能が増えると上位プランが必要になる場合があるため、必要な機能の優先順位を決めておきましょう。
貸出品や共用物品の管理
プロジェクターや計測機器、社用のカメラなど、部署をまたいで貸し出す物品では、貸出と返却の記録や、予約の機能が役立ちます。返却の期限を過ぎたときに通知できるかも、物品の所在をつかむうえで大切です。
貸出の申請や承認を、利用者がスマートフォンから行える製品もあります。利用者が多いほどアカウント数に応じた料金が増える場合があるため、貸出の操作をする利用者の範囲と、料金への影響を確認しましょう。
消耗品の在庫管理
文具やトナー、作業用の資材などの消耗品は、1点ずつの所在ではなく、残りの数量を把握することが中心です。在庫が一定の数を下回ったときに知らせる機能があると、発注漏れを防ぎやすくなります。
消耗品の管理を重視する場合は、物品管理システムより在庫管理システムが向くこともあります。備品と消耗品を1つのシステムで管理したいのか、目的ごとに分けるのかを決めてから、対応する製品と価格を比べましょう。
物品管理システムの価格に見合うかを判断する材料
物品管理システムの価格が妥当かは、導入によって減らせる作業や費用と比べて判断します。導入前の作業時間や紛失の状況を把握しておくと、導入後の効果を比べる基準として使えます。
棚卸しにかかる時間の比較
紙の台帳や表計算ソフトで棚卸しをしている場合、現物の確認と台帳の照合、結果の集計に多くの時間がかかります。導入前に、1回の棚卸しに何人が何時間かけているかを記録しておきましょう。
システムの導入後に同じ作業がどのくらい短くなるかを、試用の段階で一部の部署を対象に試すと、効果を具体的に見積もれます。作業時間の削減分を人件費に置き換えて、月額料金と比べる方法があります。
紛失や二重購入の削減
物品の所在がわからないと、紛失に気づくのが遅れたり、既にある物品を別の部署が重ねて購入したりすることがあります。物品管理システムで所在と利用状況を共有すると、こうしたむだを見つけやすくなります。
過去に紛失した物品や、使われずに保管されていた物品の記録があれば、削減費用の目安として活用できます。効果を確認する担当者と時期を決め、導入後も定期的に振り返ることが大切です。
料金の決まり方で比べる物品管理システム一覧
この記事で紹介する物品管理システムを、料金の決まり方や読み取り方式がわかるように表にまとめました。管理したい物品の数と識別方法をもとに、見積もりを依頼する製品を絞り込む参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ファインアセット | 無料プランあり。物品管理プランは1,000資産まで月額10,000円、超過分は100資産単位で加算 |
| Colorkrew Biz | QRコードの読み取りで備品の貸出・返却が可能。座席や会議室の管理機能も備える |
| Assetment Neo | 情シス・経理・貸出向けの3シリーズ。バーコードやRFIDのラベルで棚卸できる |
| Convi.BASE | 固定資産やIT機器、備品を一元管理。QRコードやICタグで棚卸しを効率化 |
| MONISTOR | RFIDやバーコードで資産の所在や履歴を管理し、棚卸や貸出をデジタル化 |
| 備品管理クラウド | スマホ撮影で備品情報を登録し、貸出・棚卸をクラウドで一元管理 |
| OPTiM Asset | 二次元バーコードを読み取るだけで棚卸が完了。台帳はアプリから更新できる |
登録点数と識別方法で選ぶ物品管理システム
料金プランや管理できる物品、読み取りに使うラベルやタグが異なる物品管理システムを紹介します。参考価格はシステム利用料の目安のため、ラベルやタグ、読み取り端末、台帳の整備にかかる費用もあわせて見積もりで確認しましょう。
ファインアセット
- 利用期限なし！初期費用・月額費用0円の「無料プラン」に対応
- 有償プランは月額1万円から！物品管理に必要な全機能を利用可能
- 使いやすい操作性で台帳管理・棚卸・貸出管理を効率化
中央システム株式会社が提供する「ファインアセット」は、什器・備品・IT機器などの社内資産を一元管理できるクラウド型の物品管理・棚卸システムです。参考価格は0円～で、利用期限のない無料プラン（一部機能の利用制限あり）も選べる料金体系です。物品管理プランは月額10,000円（1,000資産まで）で、超える場合は100資産単位で1,000円の追加料金がかかります。棚卸専用プランも用意されています。スマホアプリでバーコードを読み取って棚卸や貸出の操作ができ、貸出状況はカレンダーで把握可能。登録点数に応じて費用を見積もりやすく、まず少ない点数で試したい企業に向いています。
Colorkrew Biz
- 座席管理サービス利用者数 No.1
- 導入企業数800社以上で利用されている座席・備品管理サービス
- ３ステップではじめられ、QRコードとアプリで即開始できる
株式会社Colorkrewが提供する「Colorkrew Biz」は、備品管理に加えて座席や会議室の管理など、社内の細かな業務を減らす機能をまとめたクラウドサービスです。QRコードを読み取るだけで備品の貸出・返却ができ、貸出品だけでなく固定資産から消耗品まで登録して管理します。参考価格は0円～で、30日間の無料トライアルプランがあり、スタンダードプランは月額40,000円、初期費用はすべてのプランで無料です。料金表は従業員数300人以下の場合で、301人以上は追加費用がかかります。共用備品の貸し出しを社員自身で行える仕組みにしたい企業に適しています。
Assetment Neo
- 社内のあらゆる資産台帳をまとめて一元管理
- バーコードやRFIDなど、ラベルを活用した棚卸で作業負担を1/5に
- 業務に合わせて選べる、豊富なオプション機能
株式会社アセットメントが提供する「Assetment Neo」は、資産台帳の管理を中心とした社内資産管理システムです。「for情シス」「for経理」「for貸出」の3シリーズがあり、IT機器やソフトウェアの管理、経理の資産管理、貸出管理など業務にあわせて選べます。バーコードやRFIDのラベルを使った棚卸に対応し、数千から数万点の資産を管理する企業も想定した製品です。参考価格は47,000円～で、for情シスは資産数300～30,000に応じて月額47,000～442,000円と、資産数やオプションによって料金が変わります。
Convi.BASE
- 固定資産、IT機器、備品…様々な物品を一元管理・共有が可能
- QRコード、ICタグを使って棚卸しを効率化
- iOS・Androidアプリで誰でも簡単に物品管理が可能
株式会社コンビベースが提供する「Convi.BASE」は、固定資産やIT機器、備品などさまざまな物品を一元管理できるクラウド型の物品管理システムです。柔軟に設定可能な管理台帳で物品情報をまとめ、QRコードやICタグで現物と紐づけて、状態や所在を管理します。iOS・Androidのアプリで管理ラベルを読み取って棚卸しができ、結果は自動で集計されます。IT資産の貸出し・返却や工具の点検、計測器の校正、リース資産の期限管理などにも使えるため、管理する物品の種類が多い企業が識別方法を含めて比べたい場合の選択肢です。
MONISTOR （株式会社 東北システムズ・サポート）
- RFID・バーコードで資産の所在や履歴を管理。
- 棚卸や貸出管理のデジタル化で作業負担を軽減。
- 台帳データの一元管理と利用状況の把握
備品管理クラウド （アストロラボ株式会社）
- スマホ撮影で備品情報を自動登録できる。
- クラウドで貸出・棚卸を一元管理
- 契約期限や点検時期をメールで自動通知。
OPTiM Asset （株式会社オプティム）
- クラウド上の台帳は常に最新の状態で、アプリから簡単に更新可能
- 二次元バーコードを読み取るだけで棚卸が完了
- 長期間オンライン履歴がない機器を把握し利用者へ状況を確認
まとめ
物品管理システムの価格は、登録点数や利用者数、拠点数に応じた月額料金が中心ですが、ラベルやRFIDタグ、読み取り端末、台帳整備やラベル貼付などの初期作業にも費用がかかります。管理する物品の種類と識別方法を決め、総額で比べることが大切です。自社の物品と管理方法にあう物品管理システムを比べるために、資料請求を活用してください。
