ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■使い始める業務の範囲別
- 工程表や現場写真の共有から始めたい：ANDPAD（アンドパッド）、現場Plus、現場DXサービスKANNA、蔵衛門、Kizuku
- 実行予算と原価の管理から始めたい：PROACTIVE、もうけ太郎
- 見積から請求・入金まで一貫して管理したい：アーキLink、SAKSAK、アイピア
- ■主に入力する端末別
- スマートフォン・タブレットで現場から入力：アーキLink、ANDPAD（アンドパッド）、現場Plus、eYACHO for Business、現場DXサービスKANNA、PROACTIVE、Kizuku
- 事務所のパソコンでまとめて入力：アーキLink、eYACHO for Business、蔵衛門
工事管理システムを使い始める前の初期設定
工事管理システムは、最初に基本情報を登録しておくと、日々の入力の手間を大きく減らせます。使い始める前に、管理者が行っておきたい初期設定を2つ紹介します。いきなりすべての機能を使おうとせず、最初に使う業務の範囲を決めておくと設定の負担を抑えられます。
取引先・協力会社と工種の登録
最初に、発注者や協力会社、資材の仕入先といった取引先を登録します。あわせて、基礎工事や電気工事のような工種と、材料費や外注費などの原価の区分も設定します。
工種の分け方は、自社の見積書の内訳とそろえておくと、見積と実績を比べやすくなります。登録件数が多い場合は、ExcelからCSVファイルで一括登録できるかを確認しましょう。表記の統一ルールも、このときに決めておくと後の集計の手間を抑えられます。
利用者ごとの権限設定
次に、システムを使う社員を登録し、操作できる範囲を設定します。例えば、現場監督は担当する工事の工程や日報を入力でき、原価や利益の画面は管理職と事務担当だけが見られるといった設定です。
協力会社にも工程表や図面を共有したい場合は、閲覧だけを許可する設定ができるかを確認しましょう。異動や退職のときに権限を見直す手順も、あわせて決めておくことが大切です。権限を細かく分けすぎると設定の管理が煩雑になるため、役職や担当ごとのまとまりで設定するとよいでしょう。
受注から着工までの工事管理システムの使い方
工事の情報は、受注前の見積の段階からシステムに登録しておくと、受注後の作業をスムーズに進められます。受注から着工までに行う主な操作を順に説明します。この段階で入力した金額が、施工中の原価管理の基準です。
工事の登録と見積書の作成
引き合いがあったら、工事名や発注者、工事場所、予定工期を入力して工事を登録します。登録すると工事番号が割り振られ、以降の情報はこの番号にひも付けて管理します。受注の見込み度を入力できる製品なら、受注前の案件を一覧で把握するのにも便利です。
見積書は、工種ごとに数量と単価を入れて作成します。過去の似た工事の見積を複製して修正できる製品もあり、作成時間の短縮につながります。失注した見積も残しておけば、受注率の振り返りに使えるでしょう。
実行予算の作成と協力会社への発注
受注が決まったら、社内で使う原価の目標である実行予算を作ります。見積の内訳をもとに、工種ごとに材料費や外注費の予算額を入力し、見込みの利益を確認します。
実行予算が承認されたら、協力会社への注文書や資材の発注を登録します。発注した金額は自動で原価の見込みに反映されるため、予算の残りを確認しながら発注を進められます。承認の流れをシステム上で回せるかも確認しておきましょう。紙の注文書と並行して運用する期間は、どちらを正とするかを決めておくと混乱を防げます。
施工中に現場監督が使う機能
施工が始まると、現場監督が工程や作業の記録を入力する場面が増えます。現場から入力できる仕組みを整えれば、事務所に戻ってからまとめて入力する手間を減らせます。現場監督の入力項目は、必要なものに絞っておくと負担が少なく、入力を続けやすいでしょう。
工程表の更新と関係者への共有
工程表は、作業の予定と実績を棒グラフで並べたガントチャート形式で管理する製品があります。天候や資材の到着の遅れで予定が変わったら、現場監督が工程表を更新します。
更新した工程表を協力会社や社内の関係者と共有すれば、電話やファクスで一社ずつ連絡する手間を減らせます。変更の理由をコメントとして残しておくと、後から遅れの原因を振り返る際にも役立ちます。
日報と現場写真の登録
日報には、その日の作業内容や作業した人数、使った資材を入力します。スマートフォンやタブレットに対応した製品なら、現場で入力して、そのまま上司に提出できます。電波が届きにくい現場では、通信が回復してから送信できるかも確認しておきましょう。
現場写真も、撮影した端末から工事番号や撮影箇所を選んで登録します。写真を工事ごとに自動で整理できれば、竣工時の写真台帳づくりにかかる手間を減らせます。電子小黒板への対応や、写真の保存容量の上限は製品ごとに確認しましょう。
追加・変更工事の記録
施工中に発注者から仕様の変更や追加の依頼を受けたら、内容と金額をシステムに記録します。口頭で受けた依頼をそのままにすると、請求漏れや原価の超過につながるおそれがあります。小さな変更でも記録する、というルールを現場で共有しておきましょう。
追加工事を元の工事にひも付けて登録すれば、実行予算と請求額の両方に反映できます。打ち合わせ記録や図面の変更履歴も添付しておくと、後で金額を確認する際の根拠として役立ちます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で工事管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
事務担当による原価と請求の管理
事務所では、事務担当が支払や請求の情報を入力し、工事ごとのお金の流れを管理します。現場監督が入力した情報と組み合わせることで、工事別の収支を確認できます。月末の締め日を決め、それまでに入力を終える流れをつくっておきましょう。
支払の入力と予算・実績の確認
協力会社や仕入先から届いた請求書の内容を、工事番号と工種を選んで入力します。注文書のデータと照らし合わせて、発注した金額と請求された金額に差がないかを確認します。
入力した支払は原価の実績として集計され、実行予算と並べて表示されます。予算を超えそうな工種が見つかったら、現場監督と早めに情報を共有しましょう。会計ソフトへ仕訳データを出力できる製品なら、経理の入力作業も減らせます。請求書の受け取りから入力までを電子化できるかも、製品選定時の確認項目です。
出来高請求と入金の消し込み
工期の長い工事では、工事の進み具合に応じて代金を請求する出来高請求を行う場合があります。出来高の割合を入力すると、請求額を計算して請求書を作れる製品もあります。
入金があったら、どの請求に対する入金かを選んで記録します。この作業は入金の消し込みと呼ばれます。消し込みを続けると、未入金の工事を一覧で確認でき、回収の遅れに気づきやすくなるでしょう。入金予定日を過ぎた工事を通知する機能があるかも確認しておくと安心です。
竣工後の振り返りと工事管理システムの定着
工事管理システムは、工事が終わった後の振り返りにも役立ちます。あわせて、入力が一部の社員に偏らず、社内全体で使い続けられるようにするための工夫を紹介します。
完成工事の原価の確定と振り返り
工事が完成したら、残っている支払をすべて入力して原価を確定させ、工事の状態を完成に切り替えます。実行予算と実績の差が大きかった工種は、理由を記録しておきましょう。数字だけでなく、天候や設計変更といった背景も残しておくと、次の工事で同じ状況に備えやすくなります。
工種ごとの予算と実績の差を蓄積していけば、次の見積や実行予算の精度を高める材料として使えます。工事別の利益を一覧で比べ、利益が出やすい工事の傾向を確認する使い方もできます。
入力ルールの共有と社内への定着
工事管理システムの情報は、各担当者が期限までに入力して初めて役に立ちます。日報はその日のうちに入力する、支払は月末の締めまでに入力するといったルールを決め、全員に共有しましょう。
操作に慣れていない社員向けに、よく使う画面の手順書を作っておくと安心です。提供会社の操作説明会や動画マニュアルが用意されているかも、導入前に確認しておきましょう。朝礼や工程会議の場でシステムの画面を全員が見る習慣をつくると、入力の漏れにも気づきやすくなります。
現場と事務所で使い分けやすい工事管理システム
現場監督が入力する工程・日報・写真と、事務担当が入力する見積・原価・請求のどちらに強いかを比べられるよう、製品を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| アーキLink | 現場はスマホで日報と写真を入力し、事務所で見積から請求まで作成できる |
| ANDPAD（アンドパッド） | 工程表や図面の共有、電子黒板付き写真、受発注の電子化までひとつで管理 |
| 現場Plus | テンプレートから作るバーチャート工程表や写真、図面の共有を備えた施工管理アプリ |
| eYACHO for Business | 図面や写真に手書きで書き込めるデジタル野帳。タブレット・スマホ・Windowsに対応 |
| 現場DXサービスKANNA | 案件・写真・資料をクラウドで一元管理。スマホやタブレットで現場から帳票を作成 |
| 蔵衛門 | 工事写真を軸に、電子黒板の撮影アプリや台帳ソフト、現場共有の機能を利用できる |
| PROACTIVE | 実行予算から支払いまでの情報をつなぎ、工事別の原価・収支を管理できる建設業向けERP |
| SAKSAK | 追客・見積・予算・発注・請求が連動し、入金管理まで一元化した統合管理システム |
| Kizuku | チャットをベースに、工程スタンプでの進捗報告や現場別の写真保管ができる |
| アイピア | 見積や原価管理、契約管理をまとめたリフォーム・建築業向けの業務管理ツール |
| もうけ太郎 | 工事日報や原価データを管理し、工事ごとの収支把握を支援する原価管理ソフト |
入力する立場にあわせて選べる工事管理システム
工程表や写真の共有から始めたい現場向けの製品と、見積から請求までを事務所で管理したい企業向けの製品を紹介します。
アーキLink
- 業務を一元管理することで、あらゆる情報を共有し属人化を防止
- 誰でも直感的に操作できる画面で、確認・検索の手間を大幅に削減
- 専任担当による手厚い導入支援で、社内への定着まで伴走
株式会社Archi villageが提供する「アーキLink」は、現場と事務所で操作する範囲を分けて使える建築業向けの業務管理システムです。現場の職人がスマートフォンで行う操作は、工事日報の入力と写真のアップに絞られています。事務所ではExcelのような操作感でデータを一括編集でき、見積書・発注書・契約書・請求書をシームレスに作成可能です。入力されたデータは原価管理や経営分析に自動で反映されます。専任担当による導入から定着までの支援が用意されており、操作に慣れていない社員がいる企業でも検討しやすい製品です。
ANDPAD（アンドパッド）
- 建設現場の手間がかかる業務を効率化し、残業削減に貢献
- 粗利などの経営情報をリアルタイムで見える化し、経営改善へ
- ゼネコンや専門工事領域でも、ますます活用が広がる
株式会社アンドパッドが提供する「ANDPAD（アンドパッド）」は、現場担当者と事務所の双方が同じ情報を確認できるクラウド型の建設プロジェクト管理サービスです。工程表や図面はANDPAD内に格納され、関係者がいつでも最新の情報を確認できます。施工写真や電子黒板付き写真はスマートフォンで撮影でき、写真整理や台帳作成の手間を抑えられます。チャット機能では既読の確認ができるため、工程の変更を協力会社へ伝える場面でも便利です。受発注業務の電子化や粗利の見える化など、事務所側の業務にも対応しています。
現場Plus
- 豊富な機能が圧倒的なローコストで利用可能
- タブレットやスマートフォンに不慣れな方でも使いこなせる操作性
- CADやリモート現場管理アプリと連携可能
株式会社ダイテックが提供する「現場Plus」は、施工現場で必要な管理機能をまとめた施工管理アプリです。テンプレートを選んで期間を入力するだけでバーチャート工程表を作成でき、進捗の報告もワンタッチで行えます。複数の工程表を一画面で表示する縦横断工程表では、担当者の重複を確認しながら予定を調整可能です。トークや掲示板、写真、図面の機能も備え、タブレットやスマートフォンに不慣れな方でも画面の指示に従って操作できます。戸建て住宅業向けと建設業向けの2つのプランがあります。
eYACHO for Business
- 手書き可能な、写真・動画・音声も使える『デジタル野帳』
- リアルタイム画面共有+ビデオ通話機能で離れた場所でも伝達可能
- アプリを利用して現場で資料を作成！持ち帰りの事務作業を軽減
株式会社MetaMoJiが提供する「eYACHO for Business」は、図面や資料をペーパーレスで集約した施工管理支援アプリです。タブレット・スマートフォン・Windowsに対応しており、現場と事務所の双方で利用できます。写真やPDFの上に手書きで書き込めるほか、録音しながら取ったメモに写真や音声を紐づけることも可能です。現場で写真や図面に直接情報を書き込めるため、手書きの野帳や紙の資料を使った記録業務の電子化に役立ちます。
現場DXサービスKANNA
- どこからでも最新情報を確認可能！現場情報をミスなく共有
- 複数現場の統合管理が可能！リアルタイム更新で最新状況を把握
- 協力会社のアカウント数は無制限！コスト面・運用面でも便利
株式会社アルダグラムが提供する「現場DXサービスKANNA」は、現場の情報を可視化し、クラウドでまとめて管理できる施工管理アプリです。写真や図面、仕様書などの資料は案件ごとに保管され、施工前・施工中・施工後などに分類できます。Excelなどで管理していた帳票をテンプレートにして、スマートフォンやタブレットから現場で作成できる点も特徴です。工程表はオプションで用意されており、必要な機能を組み合わせながら現場の情報共有を効率化できます。
蔵衛門
- 工事写真を軸に建設DXを実現できる施工管理システム
- 電子黒板撮影アプリ・台帳ソフト・現場共有機能がすべて使える
- 初期費用・追加料金なし！2ヵ月無料トライアルで導入前に試せる
株式会社ルクレが提供する「蔵衛門」は、パソコンソフトやモバイルアプリ、データストレージの3つのツールをひとつにしたクラウド型の施工管理サービスです。工事写真を軸にしたパッケージで、電子黒板の撮影アプリや台帳ソフト、現場共有の機能を利用できます。工事写真だけでなく、図面や検査、トーク、進捗管理もひとつのプラットフォームで扱えます。オンラインの操作説明会や操作ガイド、マニュアルも用意されており、写真の登録から使い始めたい企業が検討しやすい製品です。
PROACTIVE
- 「PImacs」から「PROACTIVE Construction」へ。
- 30年以上、7,500社を超える導入実績
- PROACTIVE AIによる、高度な経営判断と業務の効率化・自動化
SCSK株式会社が提供する「PROACTIVE」は、建設業向けの基幹業務を含むAIネイティブERPです。建設業向けの「PROACTIVE Construction」では、営業案件から工事の実行予算、原価、支払までの情報を一元管理できます。財務会計や債権・債務管理などの会計機能も同じ基盤に含まれるため、工事別の収支と会計情報を関連づけて把握しやすい点が特徴です。実行予算を中心に原価管理から使い始めたい中堅以上の企業に向いています。
SAKSAK （株式会社DATA KIT）
- 利益を適切に管理し、利益率を上げることで強い経営を目指します
- 一目で進捗がわかるインターフェイスで案件の進捗毎に管理が可能
- 導入後の電話サポートや無償バージョンアップなどサポート充実
Kizuku （コムテックス株式会社）
- チャット機能で最新データを共有 現場管理・工程管理に最適
- 専用スタンプで「秒」でやり取り 高齢な職人にも使いやすい
- 建築業界で20年システムを提供 現場に精通したIT企業が開発
アイピア （株式会社アイピア）
- 建築業務にはこれだけでOK！全員で使える建築業特化型のツール
- 見積・発注・請求を一元化。多機能でその他機能も充実
- クラウドでスマホにも対応！時間や場所問わず情報管理が可能
もうけ太郎 （アプリオン株式会社）
- 日報入力で勤怠・人工計算を自動完結
- 工事台帳、粗利、請負残高も把握できる原価管理機能。
- 建設・製造・運送など幅広い業種で利用実績あり。
まとめ
工事管理システムの使い方は、初期設定で取引先や工種、権限を整え、受注時に見積と実行予算を作ることから始まります。施工中は現場監督が工程や日報、写真を、事務担当が支払や請求を入力し、工事別の原価と収支を共有します。竣工後に予算と実績の差を振り返れば、次の見積にも生かせるでしょう。入力端末や管理できる業務の範囲は製品ごとに異なるため、資料請求で比較し、自社の工事管理にあう製品を選びましょう。
