契約書管理システムの導入事例が増えている理由
契約書の数が増えるほど、管理を担当者の記憶やExcelの一覧表だけに頼ることが難しくなります。取引先や契約種別が多い企業ほど、確認漏れや検索の手間が業務全体の負担につながりやすい傾向にあります。まず、契約書管理システムが必要とされる背景を確認します。
更新漏れの防止につながる事例
契約更新日をExcelで管理していると、担当者が確認を忘れた際に自動更新条項によって想定外の期間まで契約が継続してしまう事態が起こる場合があります。契約書管理システムには更新期限が近づくと通知する機能を備えたものがあり、確認漏れを減らす目的で導入する事例があります。担当者が異動しても通知先が個人に固定されない設定にしておけば、引き継ぎ漏れを防ぐ助けにもなります。
通知機能があっても、通知を受け取る担当者が明確でなければ確認が滞る可能性があります。誰が通知を受け取り、どう対応するかという運用ルールをあわせて整備することが重要です。更新の要否を判断する承認フローを事前に決めておくと、通知が来た後の対応もスムーズに進みます。
検索性の向上につながる事例
契約書が紙やバラバラのフォルダで保管されていると、必要な契約書を探すのに時間がかかる場合があります。契約書管理システムでは、取引先名や契約種別などの条件で検索できる機能を活用し、確認作業の負担を軽くする事例が見られます。監査や社内問い合わせの際に、必要な契約書をすぐに提示できる状態を目指して導入する企業もあります。
検索性を高めるには、契約書をシステムに登録する際の項目入力を統一しておく必要があります。登録内容にばらつきがあると、検索しても目的の契約書にたどり着けない場合があるため注意が必要です。入力ルールをマニュアル化し、登録担当者が変わっても同じ基準で登録できるようにしておくことが望ましいといえます。
部門別に見る契約書管理システムの活用事例
契約書管理システムの使われ方は部門によって異なります。ここでは法務部門と営業部門での活用場面を取り上げます。
法務部門における活用事例
法務部門では、契約書の締結状況やリスク条項を一元的に把握する目的でシステムを活用する事例があります。契約審査の履歴やコメントを残しておくことで、過去の判断根拠を確認しやすくする使い方も見られます。類似案件を審査する際に、過去の対応内容を参照して判断のばらつきを抑えたいという狙いもあります。
契約書の内容そのものをシステムが自動で判断するわけではないため、リスク条項の確認は引き続き法務担当者が行う前提で運用されている点にも注意が必要です。システムはあくまで情報を整理し、確認作業を進めやすくする役割にとどまります。
営業部門における活用事例
営業部門では、担当している取引先との契約状況をすぐに確認できるようにする目的で活用される事例があります。契約更新のタイミングで営業担当者へ通知が届く設定にしておくと、更新交渉の準備を早めに進めやすくなります。出張先や外出中でも状況を確認できる点を評価して導入する企業もあります。
部門をまたいで契約情報を共有する場合は、閲覧権限の範囲をあらかじめ決めておくことが望ましいといえます。取引先の機密情報が意図せず広く見られる状態を避けるためです。営業担当者には自分が関わる契約のみを表示する設定にするなど、業務に必要な範囲に絞る工夫も検討されています。
契約書管理システムの導入事例から見る効果の広がり
導入事例を整理すると、管理業務の効率化だけでなく、契約リスクの把握にもつながっている場面があります。ここでは代表的な2つの効果を紹介します。
管理業務の効率化という効果
契約書の保管場所を探す時間や、更新状況を確認するための手作業が減った事例があります。特に契約件数が多い企業では、システムによる一元管理が業務時間の短縮につながる場合があります。担当者ごとに管理方法が異なっていた状態から、共通のルールで運用できるようになったという声もあります。
効率化の効果は、既存の契約書をどこまでシステムに登録できるかによっても変わります。過去の契約書をすべて移行するには一定の作業時間がかかる点も考慮し、優先度の高い契約から段階的に登録を進める企業もあります。
契約リスクの早期把握という効果
契約書の内容や条項を一覧で確認できることで、類似する契約間の条件の違いに気づきやすくなる事例があります。複数拠点で個別に契約している場合、条件のばらつきを把握する手がかりにもなります。取引先ごとの契約条件を横断的に見渡せる状態は、次回交渉の材料にもつながります。
ただし、条項の法的な妥当性を判断するのはシステムではなく担当者や専門家です。システムはあくまで確認や比較をしやすくする役割にとどまる点を理解し、重要な判断は引き続き人が行う前提で運用することが求められます。
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契約書管理システムを導入する際の進め方
事例を参考にする際は、導入企業がどのような手順で準備を進めたかも重要な情報です。ここでは導入前の準備と社内展開の進め方を整理します。
導入前に整理しておきたい項目
導入前には、管理対象とする契約書の範囲や、登録時に必須とする項目を決めておく必要があります。範囲を決めずに始めると、途中で登録作業の負担が大きくなりすぎる場合があります。基本契約と個別契約のどちらまで対象にするかなど、契約種別ごとの扱いも事前にすり合わせておくとよいでしょう。
電子契約サービスをすでに利用している場合は、既存のデータと連携できるかどうかも確認しておくと、二重入力の手間を避けやすくなります。連携方法は製品によって異なるため、自社が使っているサービスとの組み合わせを事前に確認する必要があります。
社内展開を進める手順
全社で一斉に導入するのではなく、まずは契約件数の多い部門から試験的に運用を始め、課題を洗い出してから展開範囲を広げる進め方が有効な選択肢の一つです。試験導入の段階で出た意見を反映してから全社展開すると、現場の反発を抑えやすくなります。
展開の際には、利用マニュアルの整備や操作説明会の実施など、現場が迷わず使い始められる準備をあわせて行うと、定着までの期間を短縮できる場合があります。問い合わせ窓口を設けておくことも、運用開始直後の混乱を減らす助けとなります。
契約書管理システムの事例から見る注意点
事例には成果が出ている例だけでなく、想定した効果を得にくかった例も含まれます。両方を踏まえて、確認しておきたい注意点を整理します。
登録作業の負担が起こりやすい場面
過去の契約書を大量に登録する際、担当者の作業負担が一時的に増える場合があります。登録作業を後回しにすると、システムに情報が集まらず、活用が進まない状態が続いてしまう可能性があります。特に紙で保管されていた契約書はスキャンと入力の両方の作業が必要になるため、想定より時間がかかる場合もあります。
負担を分散するには、登録作業を複数人で分担したり、外部のデータ入力代行を利用したりする方法も選択肢の一つです。自社の体制や契約書の件数に合わせて検討することが望ましいといえます。優先度の高い契約書から順に登録を進める方法も現実的な進め方です。
権限設定の見直しが必要な場面
部門をまたいで契約情報を共有する運用では、閲覧や編集の権限設定を誤ると、必要な人が確認できなかったり、逆に見せたくない情報が広く見られたりする状況が起こる場合があります。権限の設計を後回しにして運用を始めると、後から見直す作業に手間がかかることもあります。
権限設定は導入時だけでなく、組織変更や担当者の異動があった際にも見直す必要があります。定期的に権限を確認する運用ルールをあらかじめ決めておくことが重要です。情報システム部門や管理者があわせて権限の棚卸しを行う体制を整えておくと安心です。
契約書管理システムの事例を検討する際に押さえたい製品
契約書管理システムは、電子契約の締結機能を重視するか、紙契約も含めた一元管理を重視するかで選び方が変わります。ここでは代表的な製品を紹介します。
クラウド型電子契約サービス クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超!※弁護士が監修した電子契約サービス
- 官公庁からスタートアップまで幅広い層の導入実績
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウド型電子契約サービス クラウドサイン」は、契約の締結から管理までをオンラインで完結できる電子契約サービスです。電子署名法に準拠した電子署名とタイムスタンプにより契約を締結でき、AIを活用した契約書管理機能やレビュー支援機能も備えており、契約書を探す手間を軽減できます。
電子印鑑GMOサイン
- 導入企業数No.1※ 導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限など文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、紙の契約書に代わりオンラインで契約を締結できる電子契約サービスです。契約印タイプ（立会人型）に加え、実印相当の証拠力が必要な場面向けの実印タイプ（当事者型）にも対応し、電子帳簿保存法に準拠した電子文書の保管・検索機能も備えています。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、契約の申請から締結・保管・管理までをクラウド上で完結できる電子契約システムです。紙の契約書と電子契約を同一プラットフォームで一元管理できるほか、ワークフロー機能を標準搭載し、AI-OCRによる紙契約書のデータ化にも対応しています。
Contract Eyes （株式会社ASU）
- 契約管理システム刷新で法務業務を高度化
- 契約管理システムを刷新
- 大企業が導入している。
ConPass （株式会社日本パープル）
- AIが契約管理項目を自動抽出し、入力の手間を削減。
- ワークフローで進捗を可視化。
- 検索、関連リンク、権限設定で安全かつ容易に探せる。
まとめ
契約書管理システムの導入事例は、更新漏れの防止や検索性の向上といった管理業務の効率化にとどまらず、法務・営業をまたいだ契約リスクの把握にもつながっています。導入を進める際は、対象範囲の整理や段階的な社内展開、権限設定の見直しを含めた運用体制づくりが欠かせません。自社の課題に近い事例を参考に、資料請求を通じて具体的な機能を比較検討してみてください。
