社内ポータルサイト作成サービスを徹底比較！導入メリットや選び方を解説

社内ポータルサイト作成サービスとは

社内ポータルサイト作成サービスとは、企業内で情報を一元管理し、従業員が必要な情報に簡単にアクセスできる仕組みを提供するシステムです。プログラミングやデザインの知識がなくてもサイトを作成できるため、自社でポータルサイトを構築する企業が増加しています。

社内ポータルサイト作成サービスの主な機能

社内ポータルサイト作成サービスは、社内情報の一元管理や業務の効率化、スムーズなコミュニケーションの実現に向けて、多彩な機能を備えています。

社内ポータルサイト作成サービスを導入するメリット/デメリット

社内ポータルサイトの導入は、多くの業務改善効果を期待できる一方で、適切な計画や運用がなければ課題が発生することもあります。ここでは、サービス導入の主なメリットとデメリットを整理します。

社内ポータルサイト作成サービスのメリット

業務効率や働きやすさの向上など、社内ポータルサイト作成サービスの導入メリットとして以下が挙げられます。

■業務効率の向上

部署間の情報共有が円滑になり、必要なデータや業務進捗がすぐに把握できるため、業務負担が大幅に軽減します。ファイルやドキュメントが整理されることで、作業の無駄を削減できる点も魅力です。

■コミュニケーションの活性化

部門を越えた連携が促進され、情報共有や意見交換が活発になり、組織全体の活性化につながります。社内SNSや掲示板機能を活用することで、気軽に意見やアイデアを出し合える環境が整います。

■働きやすさの向上

リモートワークや外出先からもスムーズに情報へアクセスでき、柔軟な働き方をサポートします。どこからでも必要な情報を取得できるため、場所を問わず業務を進めやすくなります。

■ガバナンス強化

適切なアクセス管理や権限設定により、情報漏えいを防ぎ、組織全体の統制力を高めます。誰がどの情報にアクセスしたかの履歴管理が可能で、安心して運用できます。

社内ポータルサイト作成サービスのデメリット

一方で、導入や運用には注意すべき課題もあります。事前にデメリットを把握しておくことで、失敗リスクを軽減し、効果的に活用できます。

■初期導入コストがかかる

システム構築やカスタマイズに費用がかかり、特にオンプレミス型や高機能サービスではコストが高くなる傾向があります。事前に予算計画を立てておきましょう。

■運用・管理の負担が増える

情報更新や権限管理、セキュリティ対策など、継続的な運用業務が発生し、専任担当者の配置が必要になります。サイトを放置すると情報が古くなり、利便性が低下します。

■従業員の活用が進まない可能性がある

使い勝手が悪かったり、導入目的が浸透していなかったりすると、利用が定着せず、情報が活用されない可能性があります。導入時には十分な説明や研修を行いましょう。

■運用ルールが定まらないと情報が乱雑になる

整理されないまま情報が蓄積されると検索性が低下し、必要な情報が見つけにくくなる恐れがあります。事前にルールを策定し、運用を徹底しましょう。

社内ポータルサイト作成サービスの選び方

社内ポータルサイト作成サービスを導入する際は、機能をはじめ、使いやすさやセキュリティ面まで総合的に確認することが重要です。特に押さえておきたい４つのポイントを解説します。

自社の目的にあった機能を備えているか

企業によって、社内ポータルサイトに求める機能は異なります。例えば、社内情報の共有、ワークフロー管理、掲示板や社内SNSによるコミュニケーション促進など、業務改善に必要な機能が揃っているかを確認しましょう。

自社の目的にあわない機能が多すぎると、操作性が悪くなるだけでなく、不要なコストが発生する原因にもなります。事前に搭載機能を慎重に見極め、自社に必要な機能がバランスよく備わっているかを確認することが大切です。

企業独自のワークフローに適応するか

企業ごとに業務フローや承認ルールは異なるため、自社の業務プロセスに柔軟に対応できるかどうかは重要なポイントです。経費精算や申請・承認業務、タスク管理など、日々の業務を効率化できるワークフローを構築できるか確認しましょう。

自社専用のカスタマイズが可能なサービスであれば、よりスムーズな運用が実現します。

従業員が操作性しやすいか

社内ポータルサイトは、従業員が毎日利用する業務ツールの一つです。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも快適に操作できるか、またITリテラシーに関係なく誰でも直感的に使える設計になっているかを確認しましょう。

操作が複雑で使いこなすのに時間がかかるシステムは、利用率が低下しやすく、結果的に業務効率が悪化する恐れがあります。導入前に実際の操作画面やデモを確認しておくのがおすすめです。

外部システムと連携できるか

社内ポータルサイトは単体で利用するだけでなく、ほかの業務システムとの連携によりさらに便利性が高まります。ERPやCRM、会計システム、グループウェアなど、現在使用しているシステムとスムーズに連携できるかを確認しましょう。

また、API連携の対応状況や拡張性、将来的に新しいシステムを追加した際に柔軟に対応できるかどうかも重要なポイントです。長期的な運用を見据えて検討しましょう。

セキュリティ対策が十分か

社内規定や契約書類などの機密情報を扱う社内ポータルサイトは、万全なセキュリティ対策が不可欠です。不正アクセスや情報漏えいを防ぐため、アクセス権限の管理やデータ暗号化、操作ログの取得機能などが備わっているかを確認しましょう。

また、外部からのアクセスやリモートワークでの利用を考慮し、多要素認証（MFA）やIP制限など、より強固なセキュリティ機能があるかも重要な判断材料になります。安全性を確保したうえで、安心して運用できるサービスを選びましょう。

おすすめの社内ポータルサイト作成サービスを比較

社内ポータルサイトを効率的に作成できるおすすめのサービスを厳選して紹介します。情報共有や業務効率化、社内コミュニケーション活性化を目指す企業は、ぜひ参考にしてください。

Garoon

サイボウズ株式会社

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desknet's NEO

株式会社ネオジャパン

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NotePM

株式会社プロジェクト・モード

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Microsoft SharePoint

マイクロソフト社が提供する「Microsoft SharePoint」は、柔軟性の高い社内ポータルサイトを構築できるクラウドサービスです。ドキュメント管理や社内掲示板、プロジェクト管理機能を備え、Microsoft 365と連携して社内の業務効率化をサポート。チームや部署ごとに最適なポータルを作成でき、多拠点での情報共有にも優れています。

参考価格：月額899円/ユーザー（Business Basic）※１年契約の場合

Googleサイト

Google LLCが提供する「Googleサイト」は、Google Workspaceと連携して手軽に社内ポータルサイトを作成できるツールです。ドラッグ＆ドロップの直感的な操作でページを作成し、Google ドキュメントやカレンダーなどの情報をポータル内に表示可能。シンプルで低コストに社内ポータルを整備したい企業に適しています。

参考価格：月額800円/ユーザー（Business Starter）※１年契約の場合

まとめ

社内ポータルサイト作成サービスは、情報共有の効率化や社内コミュニケーションの活性化を実現するための重要なツールです。自社の目的や業務フローにあった機能が備わっているか、操作性やセキュリティ対策が十分かを確認して選ぶことが大切です。

この記事で紹介したサービスを参考に、最適なポータルサイトを構築し、より快適で生産性の高い社内環境を整えましょう。