社内ポータルサイト作成サービスとは
社内ポータルサイト作成サービスとは、企業内で情報を一元管理し、従業員が必要な情報に簡単にアクセスできる仕組みを提供するシステムです。プログラミングやデザインの知識がなくてもサイトを作成できるため、自社でポータルサイトを構築する企業が増加しています。
社内ポータルサイト作成サービスの主な機能
社内ポータルサイト作成サービスは、社内情報の一元管理や業務の効率化、スムーズなコミュニケーションの実現に向けて、多彩な機能を備えています。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 情報共有 | 社内のお知らせ掲示や文書管理、FAQ・ナレッジベース機能により、情報の集約と迅速な共有を実現します。 |
| コミュニケーション | 社内SNSや掲示板、アンケート機能を活用し、部署間の交流や意見交換を促進します。 |
| ワークフロー管理 | 申請・承認フローやタスク管理、スケジュール調整など、業務の進行管理をサポートします。 |
| カスタマイズ・拡張性 | レイアウト変更やウィジェット追加、外部システムとの連携により、自社の仕様にあわせた柔軟なカスタマイズが可能です。 |
| セキュリティ・アクセス管理 | 権限設定やSSO対応、ログ管理機能で安全性を確保し、内部統制を強化します。 |
| モバイル対応・リモートアクセス | スマートフォンやタブレットでの利用やプッシュ通知機能で、場所を問わず業務遂行を支援します。 |
社内ポータルサイト作成サービスのタイプ
社内ポータルサイト作成サービスは、大きく３つのタイプに分けられます。自社の目的に合ったタイプを選ぶことで、より効果的な情報共有や業務効率化を実現できます。
総合グループウェア型（オールインワンで社内業務を効率化）
社内ポータルに加えて、スケジュール・掲示板・ワークフロー・ファイル共有などを一元管理できるタイプです。ポータルと業務効率化ツールをまとめて導入したい企業に最適で、複数の機能を統合した運用が可能です。
社内ポータルサイト作成サービス（総合グループウェア型）へジャンプ！
コミュニケーション・エンゲージメント型（つながりを強化）
掲示板・SNS・アプリを通じて、従業員間のつながりやエンゲージメントを高めるタイプです。社内文化の浸透やモチベーション向上を目的とする企業におすすめで、情報発信・交流の活性化を促します。
社内ポータルサイト作成サービス（コミュニケーション型）へジャンプ！
ナレッジ共有型（社内情報を整理・蓄積）
マニュアル・議事録・ノウハウなどの情報資産を整理・検索・共有することに特化したタイプです。ドキュメントベースで社内知識を体系化したい企業に向いており、情報の属人化防止にも役立ちます。
社内ポータルサイト作成サービス（ナレッジ共有型）へジャンプ！
社内ポータルサイト作成サービスを導入するメリット・デメリット
社内ポータルサイトの導入は、多くの業務改善効果を期待できる一方で、適切な計画や運用がなければ課題が発生することもあります。ここでは、サービス導入の主なメリットとデメリットを整理します。
社内ポータルサイト作成サービスのメリット
業務効率や働きやすさの向上など、社内ポータルサイト作成サービスの導入メリットとして以下が挙げられます。
- ■業務効率の向上
- 部署間の情報共有が円滑になり、必要なデータや業務進捗がすぐに把握できるため、業務負担が大幅に軽減します。ファイルやドキュメントが整理されることで、作業の無駄を削減できる点も魅力です。
- ■コミュニケーションの活性化
- 部門を越えた連携が促進され、情報共有や意見交換が活発になり、組織全体の活性化につながります。社内SNSや掲示板機能を活用することで、気軽に意見やアイデアを出し合える環境が整います。
- ■働きやすさの向上
- リモートワークや外出先からもスムーズに情報へアクセスでき、柔軟な働き方をサポートします。どこからでも必要な情報を取得できるため、場所を問わず業務を進めやすくなります。
- ■ガバナンス強化
- 適切なアクセス管理や権限設定により、情報漏えいを防ぎ、組織全体の統制力を高めます。誰がどの情報にアクセスしたかの履歴管理が可能で、安心して運用できます。
社内ポータルサイト作成サービスのデメリット
一方で、導入や運用には注意すべき課題もあります。事前にデメリットを把握しておくことで、失敗リスクを軽減し、効果的に活用できます。
- ■初期導入コストがかかる
- システム構築やカスタマイズに費用がかかり、特にオンプレミス型や高機能サービスではコストが高くなる傾向があります。事前に予算計画を立てておきましょう。
- ■運用・管理の負担が増える
- 情報更新や権限管理、セキュリティ対策など、継続的な運用業務が発生し、専任担当者の配置が必要になります。サイトを放置すると情報が古くなり、利便性が低下します。
- ■従業員の活用が進まない可能性がある
- 使い勝手が悪かったり、導入目的が浸透していなかったりすると、利用が定着せず、情報が活用されない可能性があります。導入時には十分な説明や研修を行いましょう。
- ■運用ルールが定まらないと情報が乱雑になる
- 整理されないまま情報が蓄積されると検索性が低下し、必要な情報が見つけにくくなる恐れがあります。事前にルールを策定し、運用を徹底しましょう。
社内ポータルサイト作成サービスの選び方
社内ポータルサイト作成サービスを導入する際は、機能をはじめ、使いやすさやセキュリティ面まで総合的に確認することが重要です。特に押さえておきたい４つのポイントを解説します。
自社の目的にあった機能を備えているか
企業によって、社内ポータルサイトに求める機能は異なります。例えば、社内情報の共有、ワークフロー管理、掲示板や社内SNSによるコミュニケーション促進など、業務改善に必要な機能が揃っているかを確認しましょう。
自社の目的にあわない機能が多すぎると、操作性が悪くなるだけでなく、不要なコストが発生する原因にもなります。事前に搭載機能を慎重に見極め、自社に必要な機能がバランスよく備わっているかを確認することが大切です。
企業独自のワークフローに適応するか
企業ごとに業務フローや承認ルールは異なるため、自社の業務プロセスに柔軟に対応できるかどうかは重要なポイントです。経費精算や申請・承認業務、タスク管理など、日々の業務を効率化できるワークフローを構築できるか確認しましょう。
自社専用のカスタマイズが可能なサービスであれば、よりスムーズな運用が実現します。
従業員が操作性しやすいか
社内ポータルサイトは、従業員が毎日利用する業務ツールの一つです。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも快適に操作できるか、またITリテラシーに関係なく誰でも直感的に使える設計になっているかを確認しましょう。
操作が複雑で使いこなすのに時間がかかるシステムは、利用率が低下しやすく、結果的に業務効率が悪化する恐れがあります。導入前に実際の操作画面やデモを確認しておくのがおすすめです。
外部システムと連携できるか
社内ポータルサイトは単体で利用するだけでなく、ほかの業務システムとの連携によりさらに便利性が高まります。ERPやCRM、会計システム、グループウェアなど、現在使用しているシステムとスムーズに連携できるかを確認しましょう。
また、API連携の対応状況や拡張性、将来的に新しいシステムを追加した際に柔軟に対応できるかどうかも重要なポイントです。長期的な運用を見据えて検討しましょう。
セキュリティ対策が十分か
社内規定や契約書類などの機密情報を扱う社内ポータルサイトは、万全なセキュリティ対策が不可欠です。不正アクセスや情報漏えいを防ぐため、アクセス権限の管理やデータ暗号化、操作ログの取得機能などが備わっているかを確認しましょう。
また、外部からのアクセスやリモートワークでの利用を考慮し、多要素認証（MFA）やIP制限など、より強固なセキュリティ機能があるかも重要な判断材料になります。安全性を確保したうえで、安心して運用できるサービスを選びましょう。
▶社内ポータルサイト作成サービス（総合グループウェア型）
社内ポータルサイトを効率的に作成できるおすすめのサービスを厳選して紹介します。ここでは、情報共有と業務効率化を同時に実現できるグループウェア型のツールを紹介します。
Garoon
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、大規模組織向けの社内ポータルサイト作成に適したグループウェアです。掲示板やスケジュール管理、ワークフロー、ファイル管理など、社内業務を効率化する機能が充実しています。全社共通の情報基盤として活用でき、部署間の連携強化や情報共有のスピードアップを実現します。
参考価格：初期費用無料、月額900円/ユーザー（～1,000ユーザー）
desknet's NEO
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、手軽に社内ポータルサイトを構築できるグループウェアです。スケジュールや掲示板、ワークフローなど30以上の標準機能を備え、社内情報を一元管理。シンプルで使いやすいインターフェースも特徴で、誰でも簡単にポータルサイトを活用できます。働き方改革や業務改善に役立つでしょう。
参考価格：初期費用無料、月額800円～/ユーザー（クラウド版）
※５ユーザーから契約可能
Microsoft SharePoint
マイクロソフト社が提供する「Microsoft SharePoint」は、柔軟性の高い社内ポータルサイトを構築できるクラウドサービスです。ドキュメント管理や社内掲示板、プロジェクト管理機能を備え、Microsoft 365と連携して社内の業務効率化をサポート。チームや部署ごとに最適なポータルを作成でき、多拠点での情報共有にも優れています。
参考価格：月額899円/ユーザー（Business Basic）※１年契約の場合
Googleサイト
Google LLCが提供する「Googleサイト」は、Google Workspaceと連携して手軽に社内ポータルサイトを作成できるツールです。ドラッグ＆ドロップの直感的な操作でページを作成し、Google ドキュメントやカレンダーなどの情報をポータル内に表示可能。シンプルで低コストに社内ポータルを整備したい企業に適しています。
参考価格：月額800円/ユーザー（Business Starter）※１年契約の場合
▶ 社内ポータルサイト作成サービス（コミュニケーション型）
ここでは、社内のつながりやエンゲージメント向上に役立つコミュニケーション型の社内ポータルサイト作成サービスを紹介します。
TUNAG
株式会社スタメンが提供する「TUNAG（ツナグ）」は、社内のコミュニケーション活性化やエンゲージメント向上を目的とした社内ポータルサービスです。ニュース配信・人事制度運用・社内イベント告知などを一元管理でき、従業員がつながる仕組みを構築。社内文化の醸成やモチベーション維持にも役立ちます。
参考価格：ベンダーへお問い合わせください。
Talknote （Talknote株式会社）
Talknote株式会社が提供する「Talknote」は、社内SNS機能を備えたコミュニケーションプラットフォームです。メッセージ投稿やコメント機能で情報共有を円滑化し、AIが従業員の投稿傾向や活用状況を分析。組織のエンゲージメント可視化や離職防止に活用できます。リモートワーク下での社内つながり強化にも効果的です。
参考価格：ベンダーへお問い合わせください。
▶ 社内ポータルサイト作成サービス（ナレッジ共有型）
社内に蓄積されたマニュアルやノウハウ、議事録などを整理・共有できるナレッジ共有型の社内ポータルサイト作成サービスを紹介します。
NotePM
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、ナレッジ共有に特化した社内ポータルサイトを作成するツールです。マニュアルや議事録、業務ノウハウを蓄積し、社内の情報資産を効率的に管理・活用できます。検索機能やフォルダ管理も充実し、全社員で共有したい知識や情報を整理したポータルサイトの構築に最適です。
参考価格：初期費用無料、月額4,800円～
社内ポータルサイトとグループウェア・社内Wikiとの違い
社内ポータルサイト、グループウェア、社内Wikiは「情報共有」を目的としていますが、それぞれ役割や得意領域が大きく異なります。
社内ポータルサイトは社内情報の入り口（ハブ）としての役割が強く、複数システムへのリンク集約やお知らせ掲載に最適です。グループウェアはスケジュール管理・ワークフローなど業務全体の効率化を担うツール、社内Wikiはナレッジ蓄積に特化したドキュメント管理ツールとして使われます。
３つの違いを理解することで、自社に最適なサービスを選びやすくなります。
| 項目 | 社内ポータルサイト | グループウェア | 社内Wiki |
|---|---|---|---|
| 目的 | 情報の集約・可視化、複数システムへの入口として機能 | 業務全体の効率化（スケジュール、ワークフロー、タスク管理） | ナレッジ・マニュアルの整理・蓄積・検索を効率化 |
| 主な機能 | お知らせ、リンク集、掲示板、社内情報の掲載 | 勤怠、カレンダー、ワークフロー、掲示板、タスク管理 | ページ作成、文書管理、検索、バージョン管理 |
| 得意領域 | 社内情報の「見える化」や情報導線の統一 | 日常業務の実行とチームの業務管理 | マニュアルや社内ノウハウの体系化 |
| 利用シーン | 総務・人事のお知らせ集約、社内リンクの整理、部署横断の情報共有 | 日々の業務管理、申請・承認フロー、チーム内の調整 | 教育、引き継ぎ、技術情報の共有、手順・FAQの蓄積 |
| 向いている企業 | 情報の散在を解消し、社内コミュニケーションの入口を作りたい企業 | 業務プロセスの統一や効率化を強化したい企業 | ナレッジ管理を体系的に行いたい組織・技術職の多い企業 |
まとめ
社内ポータルサイト作成サービスは、情報共有の効率化や社内コミュニケーションの活性化を実現するための重要なツールです。自社の目的や業務フローにあった機能が備わっているか、操作性やセキュリティ対策が十分かを確認して選ぶことが大切です。
この記事で紹介したサービスを参考に、最適なポータルサイトを構築し、より快適で生産性の高い社内環境を整えましょう。
