ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■図面を共有する相手別
- 社内の部門間で共有：NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）
- 複数の拠点や建設現場と共有：楽々Document Plus、ズメーン、D-QUICK Cloud、SPIDER+、PlanGrid
- ■持ち出しと不正利用への対策別
- 印刷やダウンロードを制限できる：楽々Document Plus、DrawFinder、Hi-PerBT Advanced 図面管理
- 出力した図面に出力者名を残せる：楽々Document Plus、まいく郎 WEB
- 操作ログを記録できる：楽々Document Plus、DrawFinder、Hi-PerBT Advanced 図面管理、NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）、まいく郎 WEB
- 生体認証でログインできる：DrawFinder
図面管理システム（EDM）で警戒したい漏えい経路
セキュリティ対策を考える際は、まず図面がどこから外に出る可能性があるかを洗い出します。経路によって有効な対策が異なるためです。ここでは、図面の取り扱いで想定しておきたい代表的な3つの経路を整理します。
メール添付や外部ストレージでの送付
見積依頼や製作依頼のたびに図面をメールに添付して送る運用では、宛先の入力ミスによる誤送信が起こる可能性があります。個人が契約した外部のファイル共有サービスを使うと、会社として送付の記録を把握できません。
図面管理システムの共有リンク機能を利用すれば、メール添付による送付を減らせます。送付先や共有日時を記録できる製品であれば、どの図面を誰に渡したかも把握しやすくなります。送付先の一覧から相手を選ぶ形にすれば、宛先の入力ミスも減らせます。送付の手段を社内で統一し、どの図面を誰に渡したかを後から追える状態にしておくことが対策の出発点です。
社内からの持ち出しと誤操作
USBメモリへのコピーや、紙に印刷した図面の置き忘れも漏えいの経路です。悪意がなくても、自宅で作業するために図面を持ち帰り、紛失してしまうケースが考えられます。
対策としては、ダウンロードや印刷ができる利用者を業務上必要な人に限ることが有効です。印刷した図面に出力者名を重ねて印字できれば、置き忘れた図面の持ち主もたどれます。あわせて、図面の持ち出しに関する社内ルールを文書にし、全員が同じ基準で判断できるようにします。システムの制限とルールの両方をそろえることが大切です。
不正ログインとランサムウェア
外部からの攻撃も無視できません。推測されやすいパスワードの使い回しから不正にログインされたり、ランサムウェアと呼ばれる身代金要求型のウイルスで図面データが暗号化されたりするおそれがあります。
原因はパスワード管理だけでなく、端末の更新状況やネットワーク設定など複数の要素が関係します。ログイン認証の強化に加え、バックアップを本番環境から切り離して保管しておくと、被害を受けた際も図面を復元できる可能性が高まります。復元の手順を一度試しておけば、いざというときも落ち着いて対応できるでしょう。
協力会社との図面共有をEDMで安全に行う
製造業や建設業では、加工先や施工会社に図面を渡す場面が欠かせません。社外との共有を禁止するのではなく、渡す範囲と期間を管理する考え方が現実的です。図面管理システムで確認したい設定を紹介します。
共有リンクの有効期限とパスワード
社外に図面を渡す際は、ダウンロード用のリンクに有効期限やパスワードを設定できるかを確認しましょう。期限が切れればリンクが無効になるため、取引が終わった後も図面を取得できる状態が続くことを防げます。リンクを開いた日時が記録されれば、相手が受け取ったかどうかの確認にも使えます。
パスワードをリンクと同じメールで送ると効果が薄れるため、別の手段で伝える運用ルールも決めておきます。ダウンロード回数の上限を設けられる製品もあるので、共有の頻度が高い企業は比較の項目に入れるとよいでしょう。
外部ユーザーに渡す権限の範囲
協力会社に図面管理システムのアカウントを発行して、必要な図面だけを閲覧してもらう方法もあります。この場合、外部ユーザーが見られるのは担当案件のフォルダだけに限定し、編集や削除の権限は与えないのが基本です。
外部ユーザーのアカウントは、取引の終了や担当者の変更に気づかず残りやすい傾向があります。発行日と利用目的を台帳で管理し、半年ごとなど決まった時期に棚卸しする仕組みを用意しておくと安心です。
受け渡し記録と図面の回収
紙の図面を渡した場合や、旧版の図面が協力会社の手元に残っている場合は、回収の管理も必要です。改訂のたびに旧版の破棄を依頼し、対応状況を記録しておくと、誤った版での製作を防ぐことにもつながります。
図面管理システムに配布先の履歴が残っていれば、改訂時にどこへ連絡すべきかをすぐに把握できます。配布履歴を図面ごとに確認できるかどうかは、社外とのやり取りが多い企業にとって重要な確認点です。
ログイン認証と端末の管理で防ぐ不正利用
図面管理システムのセキュリティは、正しい人だけがログインできる状態を保つことから始まります。パスワードだけに頼らない認証方式や、接続できる場所と端末の制限、アカウントの整理の進め方を見ていきます。
二要素認証とシングルサインオン
二要素認証とは、パスワードに加えてスマートフォンに届く確認コードなど、別の要素を組み合わせて本人を確認する方式です。社外から接続する利用者が多い場合に特に検討したい設定です。パスワードが第三者に知られても、それだけではログインできないため、不正利用のリスクを抑えられます。
シングルサインオンは、社内で使っている認証基盤のアカウントで複数のシステムにログインできる仕組みです。パスワードの管理対象が減り、退職者のアカウント停止も一元化できます。自社の認証基盤と連携できるかを確認しましょう。
接続元のIPアドレスと端末の制限
IPアドレス制限は、会社のネットワークなど許可した接続元からのみ利用を認める設定です。クラウド型の図面管理システムでも、許可していない場所から接続されることを防げます。
一方で、建設現場や出張先から図面を見る必要がある場合は、制限が業務の妨げになることがあります。会社が管理する端末に限って接続を許可する方法や、VPNと呼ばれる暗号化した通信経路を経由させる方法とあわせて、運用にあう設定を検討します。
退職や異動に伴うアカウントの整理
退職者や異動者のアカウントが残っていると、本来は図面を見られない人がアクセスできる状態が続いてしまいます。人事情報の変更と連動してアカウントを停止する手順を決めておくことが重要です。異動の場合は停止ではなく、所属グループを変えて閲覧範囲を切り替えます。
手順は特定の担当者だけが知っている状態にせず、人事部門と情報システム部門で共有しておきます。最終ログイン日時を一覧で確認できれば、長期間使われていないアカウントも見つけやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で図面管理（EDM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
取引先のセキュリティ要件に応える準備
発注元の企業から、図面の取り扱いについてセキュリティ対策の状況を確認されることがあります。図面管理システムの導入は、こうした要求に答えるための材料にもなります。事前に整えておきたい内容を整理します。
秘密保持契約で定められた取り扱い条件
取引先から預かる図面は、秘密保持契約で保管場所や閲覧できる人の範囲、返却や破棄の方法が定められている場合があります。契約によっては、社外のサーバーへの保存に条件が付くこともあります。
図面管理システムを選ぶ前に、主要な取引先との契約内容を法務部門と確認しておくと、クラウド型とオンプレミス型のどちらが適しているかを判断しやすくなります。契約ごとに取り扱い条件が異なる場合は、図面に取引先名の属性を付けて管理すると便利です。
セキュリティチェックシートへの回答
取引の開始時や定期的な監査で、セキュリティ対策の状況を問うチェックシートへの回答を求められることがあります。業界団体が公開しているガイドラインをもとにした質問が含まれる場合もあります。
アクセス権限の管理方法や操作ログの保存期間、バックアップの取得状況などを聞かれた際、図面管理システムの設定画面やログを根拠として示せると回答の説得力が増します。クラウド型であれば、ベンダーが公開しているセキュリティ資料の有無も確認しましょう。
社内規程と教育の整備
システムの設定を整えても、利用者が守るルールが曖昧なままでは、対策は形だけで終わってしまいます。図面の機密区分、社外に渡す際の承認手順、持ち出しの可否などを社内規程として明文化しておきましょう。
規程は作成して終わりではなく、新入社員の研修や年1回の説明会などで周知し続けることが必要です。図面管理システムの操作手順とあわせて教えると、ルールと実際の操作が結び付き、現場で守られやすくなります。
図面の漏えい対策に使える製品の特徴一覧
持ち出し対策と、拠点や現場との図面共有の視点から、この記事で取り上げる製品の特徴を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 楽々Document Plus | 重要図面の印刷・ダウンロード制御と、ユーザー名・日時の透かし文字挿入に対応 |
| DrawFinder | 印刷・コピーの権限設定と操作ログ取得に加え、静脈認証でのログインに対応 |
| Hi-PerBT Advanced 図面管理 | 印刷・保存を制限する権限設定に加え、図面の配付と受領を管理できる |
| NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム） | ユーザーごとのアクセス権限と操作・更新履歴で、改ざんや不正流出に備える |
| ズメーン | ユーザーごとに閲覧・削除権限を設定でき、スマホやタブレットからも確認できる |
| まいく郎 WEB | 印刷時に日付や印刷者情報を出力でき、フォルダやファイルへの接続ログも保存 |
| D-QUICK Cloud | ダウンロード不要で閲覧でき、遠隔地間でも図面や文書を共有できるクラウド型 |
| SPIDER+ | 建築・設備業向けの現場管理アプリ。図面や写真をデジタル化してクラウドで共有 |
| PlanGrid | 建設現場で最新図面を確認でき、注釈や写真、進捗報告をリアルタイムに共有 |
漏えい経路をふさぐ図面管理システムと共有ツール
印刷やダウンロードの制限、出力者の記録、操作ログといった持ち出し対策に加え、拠点や現場との図面共有に使える製品を紹介します。
楽々Document Plus
- AI-OCRで図面から属性情報を自動抽出、古い手書き図面も全文検索
- 図面の厳格な版管理(先祖返り防止)と承認ワークフローを標準搭載
- 図面に紐づく仕様書や見積書など(電帳法対応)も一元管理
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、工場や他拠点、外出先から図面を見る機会が多い企業に向く文書管理システムです。高速ビューワでCAD図面を表示でき、iPadやAndroidタブレットのブラウザからも閲覧できます。重要図面は印刷やダウンロードを禁止でき、出力時にはユーザー名や日時の透かし文字を入れられるため、持ち出された図面の出所をたどる手がかりを残せます。アクセスログ管理と権限制御は、オンプレミスとクラウドのどちらの環境でも利用可能です。
DrawFinder
- データ移行を含めたリプレースを全面支援
- 誤った図面への変更を無くす
- 探していた図面に、すぐたどり着ける検索性
株式会社ハイエレコンが提供する「DrawFinder」は、ログインと出力の両面から不正利用を抑えたい企業に適した図面管理ソフトウェアパッケージです。ID・パスワードによるユーザーごとの管理に加え、静脈認証による生体認証でのログインに対応しています。登録・承認・参照・印刷・コピーの権限は担当者や部門ごとに設定でき、図面へのアクセスや印刷の操作ログも取得可能です。誰がいつ図面を扱ったかを確認する手がかりを残せるため、流出が疑われた際の調査にも役立ちます。
Hi-PerBT Advanced 図面管理
- 設計業務の図面管理に必要な機能がすべて揃っている
- プリンタやスキャナ等、どのメーカーの周辺機器でも利用可能
- 直観的なUIデザイン＆操作性！画面操作がカンタンで使いやすい
株式会社日立ソリューションズ西日本が提供する「Hi-PerBT Advanced 図面管理」は、図面の配付先を記録しながら運用したい企業に向く図面管理パッケージです。図面の配付と受領を管理する機能や、図面を送受信するコラボレーション機能を搭載しています。図面の印刷や保存を不可にする権限制御、ユーザー操作のログ管理にも対応。図面に承認や捺印を重ねて印刷できるため、出図した図面の状態も伝えやすくなります。オンプレミスのほか、AWSを利用したクラウド型での構築も可能です。
NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）
- 7つの基本機能＋アドオンで業務に合わせて柔軟に拡張可能
- ユーザ数無制限のサーバーライセンスで人数が増えてもコスト一定
- 製造業を熟知する専任チームが導入から運用定着までを伴走支援
新明和ソフトテクノロジ株式会社が提供する「NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）」は、改ざんや不正流出への備えを社内で固めたい企業に向く図面管理システムです。参照・編集のアクセス権限をユーザーごとに細かく設定でき、操作や更新の履歴も残ります。ユーザー数フリーのサーバーライセンスのため、設計から生産まで部門をまたいで図面を共有しても費用は変わりません。版管理で常に最新版を参照できるので、古い図面の誤用も抑えられます。オンプレミスでの構築に加え、クラウド環境にも対応可能です。
ズメーン
- 図面管理により、図面やデータをすぐに検索！探す手間を削減
- 図面に紐付く情報を記録・共有！トラブル防止とQCD改善に貢献
- 見積依頼から納品までの流れを見える化！業務をスムーズに
株式会社FactBaseが提供する「ズメーン」は、工場の現場や外出先から図面を確認する機会が多い企業に向くクラウド型の図面管理システムです。PCに加えてスマートフォンやタブレットからも利用でき、現場で撮影した写真や動画、メモをその場で図面に紐付けられます。ユーザーごとに閲覧・削除の権限を設定でき、情報漏れや誤操作の防止に役立ちます。海外工場での利用にも対応し、各国の言語で操作可能です。セキュリティ認証はISO/IEC 27001を取得しています。
まいく郎 WEB （株式会社ＦＭシステム）
- ２種類の検索機能で大量のデータから目的のデータを素早く検索！
- チームや利用者ごとにアクセス権を設定可能！
- 社内のネットワークを介してどこにいてもデータの管理ができる！
D-QUICK Cloud （株式会社アイサイト）
- ダウンロード不要で、そのままファイル閲覧が可能
- 遠隔地間でも安全に情報を共有できる。
- 更新時に自動で版管理を行い、管理の手間を軽減。
SPIDER+ （スパイダープラス株式会社）
- 図面・写真のデジタル化で現場を効率化
- クラウド共有とペーパーレス化を推進
- 進捗・指摘管理を効率化し、現場管理をサポート
PlanGrid （オートデスク株式会社）
- 現場で常に最新図面を確認可能
- 図面への注釈や写真、進捗報告をリアルタイム共有
- オフラインで利用可能
まとめ
図面管理システムのセキュリティ対策は、メール添付や持ち出し、不正ログインといった漏えい経路ごとに考えると整理しやすくなります。協力会社との共有では期限と権限の管理、ログインでは二要素認証やアカウントの整理、取引先対応では契約の確認と社内規程の整備が要点です。図面管理（EDM）の製品ごとに対応できる範囲は異なるため、資料請求で複数の製品を比較し、自社の図面の流れにあう対策を選んでください。
