ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■登録する図面の種類別
- CADデータが中心：NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）、DrawFinder、Hi-PerBT Advanced 図面管理
- 紙図面のスキャンデータが中心：スマートF、ゲンバト図面管理
- CADデータと紙図面が混在：ジーエン図面、楽々Document Plus、図脳TeCA
- ■出図の方法別
- 紙への印刷が中心：Hi-PerBT Advanced 図面管理、DrawFinder、まいく郎 WEB
- PDFでの電子配布が中心：楽々Document Plus
図面管理システム（EDM）の基本の流れ
個々の操作を覚える前に、図面が登録されてから社外へ渡るまでの全体の流れをつかんでおくと、各操作の意味がわかりやすくなります。ここでは5つのステップの概要と、使い始める前に済ませておきたい準備を整理します。
登録から出図までの5ステップ
図面管理システムの基本の流れは、次の5つのステップです。
- 1. 図面ファイルを登録する
- 2. 図番や品名などの属性を入力する
- 3. 図面を検索して閲覧する
- 4. 改訂した図面を登録し、承認を受ける
- 5. 承認済みの図面を印刷やPDFで出図する
ステップ1と2は主に設計部門、ステップ3は図面を使うすべての部門、ステップ4は設計者と承認者、ステップ5は出図担当者が担います。自分の担当がどのステップかを把握しておくと、覚えるべき操作を絞り込めます。
使い始める前に決めておく初期設定
操作を始める前に、管理者は図面を保管するフォルダの構成、属性の項目、利用者ごとの権限を設定しておきます。これらが決まっていないと、利用者ごとに登録のしかたがばらつき、後から検索しにくくなるためです。
フォルダは製品別や顧客別など、社内で図面を探すときの考え方にあわせて分けます。権限は、設計部門は登録と編集、ほかの部門は閲覧のみといった形で、部門ごとに必要な範囲から設定します。初期設定の内容は短い手順書にまとめ、利用者が登録時に迷わないよう、入力例とあわせて配布しておきましょう。
ステップ1と2：図面を登録する使い方
図面管理システムの使い方で最初に覚えるのが図面の登録です。登録時の入力の丁寧さが、検索のしやすさを左右します。図面の種類によって取り込み方が異なるため、CADデータと紙図面に分けて手順を確認し、最後に属性の入力を説明します。
CADデータやPDFを登録する
CADで作成した図面は、ファイルを選んでアップロードするか、画面にドラッグして登録するのが基本的な方法です。CADと連携できる製品では、CADの保存操作にあわせて登録できる場合もあります。
閲覧用にPDFなどの汎用形式を自動で作成する製品もあり、CADソフトを持たない部門でも図面を確認できます。元のCADデータと閲覧用ファイルが同じ図番で結び付いているかを、登録後の画面で確かめておきましょう。複数の図面をまとめて登録できるかも、作業量に影響します。
紙図面をスキャンして取り込む
紙で保管している図面は、スキャナーで読み取って画像やPDFにしてから登録します。大判の図面は事務用の複合機では読み取れない場合があるため、大判に対応したスキャナーを使うか、電子化を請け負う業者への依頼を検討します。
読み取った図面の文字を認識するOCR（光学文字認識）を使い、表題欄の図番などを属性として取り込める製品もあります。ただし、手書きや汚れのある図面では読み取り結果に誤りが出ることもあるため、登録後に目で確認する手順を設けておくと安心です。
属性情報を入力する
属性情報とは、図番や品名、版数、材質、顧客名、作成者など、図面を探すための手がかりとなる情報です。登録画面で入力欄に記入するか、CADやOCRから取り込んだ内容を確認して確定させます。
属性は、同じ内容を人によって違う表記で入力すると検索で見つからなくなります。顧客名を「株式会社」付きにするかどうかといった表記のルールを決め、選択式の入力欄を活用すると表記ゆれを防げます。必須項目が空欄のまま登録できない設定にしておくのも有効です。
ステップ3：図面を探して閲覧する使い方
登録した図面を必要なときに素早く取り出せることが、図面管理システムを使う主な目的といえます。検索の方法は複数あり、目的にあわせて使い分けると探す時間を短縮できます。閲覧時の操作もあわせて紹介します。
図番や品名で検索する
最も基本的な検索方法は、図番や品名を検索欄に入力する方法です。図番がわかっている場合は図番で、わからない場合は品名の一部を入力して候補を絞り込みます。
結果が多すぎる場合は、顧客名や作成日、材質といった属性を組み合わせて絞り込みます。よく使う検索条件を保存しておける製品であれば、毎回同じ条件を入力する手間を省けるでしょう。検索結果に図面の縮小画像が表示されると、ファイルを開かずに目当ての図面を見分けやすくなります。
類似形状や図面内の文字で絞り込む
図番も品名もわからないが、形の似た図面を探したいという場面もあります。このような場合に使えるのが、図面の形状の特徴をもとに似た図面を探す類似検索です。対応している製品は限られるため、必要な場合は事前に確認しましょう。
また、OCRで読み取った図面内の文字を対象に検索できる製品もあり、注記に書かれた材質名や加工方法から図面を探せます。属性の入力が不十分な古い図面を探す際にも役立つ方法です。
ビューアで図面を確認する
検索で見つけた図面は、図面管理システムに組み込まれたビューアと呼ばれる表示機能で確認します。拡大や縮小、回転のほか、寸法を測ったり、2つの版を重ねて違いを確認したりできる製品もあります。
閲覧時は、画面に表示された版数と承認状態を確認する習慣を付けましょう。旧版を開いている場合に最新版があることを知らせる表示があれば、誤った版を使うことを防げます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で図面管理（EDM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
ステップ4：図面を改訂して承認を受ける
設計変更があったときは、図面を改訂して新しい版として登録し、承認を経て正式版にします。図面管理（EDM）の使い方のなかでも、手順を誤ると製造に影響が出やすい操作のため、流れを丁寧に確認しておきましょう。
改訂版を登録する手順
改訂する図面を選び、編集を始める操作を行うと、ほかの人が同時に編集できない状態になる製品があります。CADで修正した図面を保存し直し、改訂理由や変更箇所を入力して新しい版として登録します。
版数は自動で繰り上がる場合と、手入力する場合があります。改訂理由は「寸法変更」だけでなく、どの部分をなぜ変えたかまで書いておくと、後から経緯を調べる人の手がかりとして役立ちます。旧版は削除せず、履歴として残しておきましょう。
承認を回して正式版にする手順
改訂版を登録したら、承認者に確認を依頼します。承認者は図面と改訂理由を確認し、問題がなければ承認、修正が必要であれば差し戻すという流れです。差し戻しの理由も履歴に残る製品であれば、設計者は指摘内容に沿って修正を進められます。承認されると正式版として公開され、関係者が閲覧できる状態に切り替わります。
承認待ちの図面が滞らないよう、承認者に通知が届く設定にしておくとよいでしょう。承認者が不在の場合に代理で承認できる人を決めておくことも、運用を止めないための工夫です。
ステップ5：EDMから図面を出図して配布する
最後のステップは、承認済みの図面を製造現場や協力会社に渡す出図です。出図の記録を残すことで、どの版がどこにあるかを把握できます。印刷とPDFの2つの方法と、配布後の管理を説明します。
印刷やPDFで出図する
出図する図面を選び、印刷するかPDFで出力するかを指定します。出図時に「社外秘」などのスタンプや出図日、出図者の名前を図面に重ねて出力できる製品もあり、受け取った側でも図面の位置付けがわかります。
紙で配布する場合は、用紙サイズと縮尺の設定に注意します。PDFで配布する場合は、ファイル名に図番と版数を含めておくと、受け取った側での管理もしやすくなります。どちらの方法でも、承認前の図面は出図できない設定にしておくと安心です。
配布先と回収を記録する
出図した図面について、配布先と配布日、版数を記録しておきます。図面管理システムで出図すると履歴が自動で残る製品もあり、手作業で台帳を付ける手間を減らせます。
図面を改訂した際は、記録をもとに旧版の配布先へ連絡し、差し替えや破棄を依頼します。回収が済んだかどうかも記録しておけば、旧版が現場に残り続ける状態を防げます。配布と回収をセットで管理することが、出図の使い方の要点です。
登録から出図までの機能で比べる製品一覧
図面の登録方法や出図の方法の違いがわかるよう、この記事で紹介する図面管理システムの特徴を表にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム） | ドラッグ＆ドロップで登録でき、CADネイティブデータや関連資料も管理できる |
| DrawFinder | CAD連携（オプション）で図枠情報を自動取得し、検索した図面を一括印刷できる |
| Hi-PerBT Advanced 図面管理 | 承認・捺印を重ねた図面印刷や一括出図に対応し、図面の配付と受領も管理 |
| スマートF | 図面PDFをアップロードするとAI-OCRで自動読み取りし、一覧から簡単に検索 |
| ゲンバト図面管理 | 紙の図面を一元管理し、印刷文字や手書き文字をAI OCR（オプション）でデータ化 |
| ジーエン図面 | 紙・PDF・CADをまとめて登録でき、OCR技術による高精度なスキャン・データ化に対応 |
| 楽々Document Plus | 登録ファイルを自動でPDF変換・OCR処理し、PDFへの透かし挿入にも対応 |
| 図脳TeCA | アップロード時に自動でPDF化。回覧・社外秘・日付印を使った電子承認に対応 |
| まいく郎 WEB | 縮小・拡大や部分・連続印刷に対応し、印刷日や印刷者情報も出力できる |
5つのステップを支える図面管理システム
CADデータや紙図面の登録、検索と閲覧、承認、印刷やPDFでの出図といった、日々の操作を支える機能を備えた製品を紹介します。
NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）
- 7つの基本機能＋アドオンで業務に合わせて柔軟に拡張可能
- ユーザ数無制限のサーバーライセンスで人数が増えてもコスト一定
- 製造業を熟知する専任チームが導入から運用定着までを伴走支援
新明和ソフトテクノロジ株式会社が提供する「NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）」は、CADデータ中心に図面の登録と改訂を進めたい企業に向く図面管理システムです。図面はドラッグ＆ドロップで登録でき、CADネイティブデータやPDFなどの画像図面、部品表や仕様書などの関連資料もまとめて管理できます。改訂時はチェックアウト／チェックインで編集中のファイルをロックし、版管理で最新版と改訂履歴を確認可能です。ワークフローでは審査・承認や親子図面の一括申請、進捗確認ができ、承認待ちはプッシュ通知で知らせます。
DrawFinder
- データ移行を含めたリプレースを全面支援
- 誤った図面への変更を無くす
- 探していた図面に、すぐたどり着ける検索性
株式会社ハイエレコンが提供する「DrawFinder」は、CADデータの登録から紙による出図までを1つのシステムで扱いたい企業に適したソフトウェアパッケージです。オプションのCAD連携ではプロパティや図枠情報を自動で取得し、登録時にPDF・TiFのイメージデータを生成します。承認のワークフローは基本ルートやグループを自由に設定でき、検索した図面は一括で印刷可能です。用紙サイズを統一した印刷や、図面リストに沿った一括印刷にも対応しています。
Hi-PerBT Advanced 図面管理
- 設計業務の図面管理に必要な機能がすべて揃っている
- プリンタやスキャナ等、どのメーカーの周辺機器でも利用可能
- 直観的なUIデザイン＆操作性！画面操作がカンタンで使いやすい
株式会社日立ソリューションズ西日本が提供する「Hi-PerBT Advanced 図面管理」は、印刷による出図を中心に運用している企業に向く図面管理パッケージです。図面に承認や捺印を重ねて印刷でき、リストをもとに複数図面を一括で印刷・ダウンロードできます。用紙サイズに応じてプリンタやプロッターを自動で切り替えるため、大判の図面も出力しやすくなります。2つの図面を重ね合わせて違いを色で表示する機能もあり、改訂箇所の確認にも便利です。図面の配付と受領の管理や、オプションの一括出図機能も用意されています。
スマートF
- AIが図面データを自動で読み取り、簡単にデータ化・検索が可能
- 必要最低限の機能に絞り、低コストでシンプルな図面管理を実現
- 図面管理を起点に、見積・販売・生産・進捗・原価管理へ拡張可能
株式会社ネクスタが提供する「スマートF」は、図面のPDFを登録するところから使い始めたい企業に向く図面管理システムです。PDFをアップロードするだけでAI-OCRが図面の情報を読み取り、手動での修正もできます。読み取り範囲を記憶するテンプレート機能を使えば、同じ書式の図面の登録も効率化できます。登録した図面は一覧表示やサムネイル表示で探せ、得意先や図番、品名で絞り込むことも可能です。関連資料やメモを図面に紐づけて登録できます。
ゲンバト図面管理
- 散在している図面を一元管理し、関連データ・書類を紐づけ可能
- 図面に関する〔メモ書き〕を共有し、個人のノウハウを資産化
- 自動で図面の印刷された文字や手書きをテキストデータに変換
株式会社山善が提供する「ゲンバト図面管理」は、紙図面のスキャンデータを中心に登録したい企業に向くクラウド型の図面管理ツールです。オプションのAI OCRは、図面に印刷された文字や手書き文字から製品名や図面番号を読み取り、テキストデータに変換します。手作業での入力を減らせるため、属性の登録にかかる時間を抑えられます。図面の属性情報や形状から類似図面を探す機能もオプションで用意。閲覧時は検索元の図面と比較でき、タブレットやパソコンからいつでも確認できます。
ジーエン図面
- 【AI図面解析】手書きやフォーマットのばらつきにも高精度AI
- 【超類似検索】”形状”・”特徴”から最適な図面を見つける
- 【AIスマート整理】全ての書類を自動で整理整頓・紐付け
営業製作所株式会社が提供する「ジーエン図面」は、CADデータと紙図面が混在する状態から登録を始めたい企業に向くクラウドサービスです。紙・PDF・CADの図面をまとめて扱え、OCR技術によるスキャン・データ化と独自AIによる整理で、属性を手作業で入力する手間を減らせます。超類似図面検索では、形状・寸法・材質などから似た図面を探し、類似率を%で確認できます。PDFやExcel、CADデータなど形式の異なる関連ファイルも図面に一元的に紐付け可能です。
楽々Document Plus
- AI-OCRで図面から属性情報を自動抽出、古い手書き図面も全文検索
- 図面の厳格な版管理(先祖返り防止)と承認ワークフローを標準搭載
- 図面に紐づく仕様書や見積書など(電帳法対応)も一元管理
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、PDFでの電子配布を中心に出図したい企業に向く文書管理システムです。登録したファイルは自動でPDFに変換され、出力するPDFには透かしを挿入できます。印刷禁止やダウンロード禁止の設定にも対応しているため、配布先での扱いにあわせて制御できます。承認・回覧・通知のワークフローや代理承認の設定を備え、承認者が不在のときも運用を止めずに済みます。ISO文書管理の機能では、版管理や配付の管理も可能です。
図脳TeCA （株式会社フォトロン）
- CAD・紙を一元管理
- 機能構成がシンプル
- Webブラウザで閲覧が可能
まいく郎 WEB （株式会社ＦＭシステム）
- ２種類の検索機能で大量のデータから目的のデータを素早く検索！
- チームや利用者ごとにアクセス権を設定可能！
- 社内のネットワークを介してどこにいてもデータの管理ができる！
まとめ
図面管理システムの使い方は、登録、属性の入力、検索と閲覧、改訂と承認、出図と配布の5ステップで整理できます。どのステップでも、図面と図番、版数を正しく結び付けることが基本です。登録時の表記ルールや承認の通知設定、出図の記録といった細かな運用が、使いやすさを左右します。扱う図面の種類や出図方法にあう図面管理（EDM）を選ぶために、資料請求で複数の製品を比較してみてください。
