紙の文書管理が中心だった時代
かつての文書管理は、紙の資料をファイリングして棚や書庫で保管する方法が中心でした。管理の仕組みが確立される過程では、多くの企業が試行錯誤を重ねてきました。
紙の台帳・ファイリングによる管理
紙の文書は、内容ごとにファイルへ綴じ、棚に並べて保管するのが一般的な方法でした。台帳に記載された番号やインデックスをもとに、必要な資料を探す運用が広く行われていました。
この方法では、資料の量が増えるほど保管スペースの確保が課題になりやすく、必要な文書を探すのに時間がかかるケースもありました。担当者の異動や退職によって、ファイリングのルールが引き継がれにくくなる状況も見られました。同じ書庫を複数部署で使う場合には、分類の仕方が部署ごとに異なり、他部署の担当者が資料を探しにくいという声も聞かれました。
紙管理における保存・廃棄のルール整備
紙文書の量が増えるにつれ、保存期間や廃棄のルールを社内規程として整備する動きが広がりました。法令で保存期間が定められている書類も多く、期間管理を誤ると法令違反につながるおそれがあります。
紙のままでは保存期間の管理を台帳や担当者の記憶に頼らざるを得ない部分があり、確認漏れが起こる可能性もありました。こうした課題が、後の電子化への移行を後押しする一因になりました。あわせて、災害や事故によって紙文書そのものが失われるリスクも意識されるようになり、複製や保管場所の分散を検討する企業も出てきました。
文書の電子化が進んだ経緯
パソコンやスキャナが普及するにつれ、紙文書を電子データとして保存する動きが広がりました。電子化には、検索性の向上や保管スペースの削減といった利点があります。
スキャナによる電子化の広がり
紙文書をスキャナで読み取り、画像データやPDFとして保存する方法が普及しました。電子化することで、キーワード検索による文書の特定がしやすくなる場合があります。
一方で、電子化の初期段階では、スキャンした画像データに文字情報が含まれず、検索性が限定的な状況もありました。その後、OCR（光学文字認識）技術によって画像内の文字をテキストとして認識できるようになり、検索性が高まっていきました。手書き文字の認識精度には限界があったため、当初は活字の文書を中心に電子化が進められる傾向もありました。
社内サーバでのファイル共有の普及
電子化した文書を社内サーバに保存し、複数の担当者で共有する運用も広がりました。共有フォルダを使うことで、必要な資料を都度印刷して配布する手間を減らせる場合があります。複数の担当者が同時に同じ資料を参照できるようになった点も、紙のファイリングとの大きな違いです。
ただし、フォルダ構成が複雑になると、目的の文書を見つけにくくなる課題も生じました。アクセス権限の管理が不十分な場合、閲覧すべきでない担当者が機密文書を見られる状況が発生する可能性もあり、権限設定の重要性が意識されるようになりました。共有フォルダの設定はシステム管理者による手動作業が中心だったため、組織変更のたびに見直しの負担が生じる点も課題でした。
文書管理システムが登場した背景
電子化された文書が増えるにつれ、検索性や権限管理を強化した専用の文書管理システムが登場しました。業務の効率化とあわせて、内部統制やセキュリティへの意識の高まりが導入を後押ししました。
検索性・バージョン管理の強化
文書管理システムでは、ファイル名やフォルダ階層だけでなく、文書の属性情報をもとに検索できる機能が備わっています。複数人で編集した際に、どの版が最新かを管理できるバージョン管理機能も、専用システムならではの特徴です。
共有フォルダでの運用では、同じ文書の複数のコピーが作られ、どれが最新か分からなくなる状況が起こりやすいという課題がありました。バージョン管理機能によって、こうした混乱を抑えやすくなった点が普及の背景のひとつです。
アクセス権限・監査ログの整備
誰がいつ文書を閲覧・編集したかを記録する監査ログ機能も、文書管理システムに求められる役割として重視されるようになりました。情報漏えいが発生した際の原因調査や、内部統制の観点から必要とされる機能です。監査対応の場面では、操作履歴を第三者に提示できることが求められるケースもあり、ログの正確な記録が重視されるようになりました。
権限設定を部署や役職単位で細かく管理できる仕組みは、共有フォルダでは実現しにくかった部分です。こうした管理機能の充実が、専用システムを選ぶ企業が増えた理由のひとつと考えられます。特定の部署だけでなく全社的に文書管理を統一したいというニーズも、専用システムの導入を後押しする要因になりました。
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法制度が文書管理に与えた影響
文書管理の在り方は、法制度の変化からも影響を受けてきました。電子帳簿保存法やインボイス制度など、電子データの保存や取り扱いに関するルールが整備されています。
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際の要件を定めた法律です。電子取引で受け取った書類については、一定の要件のもとで電子データのまま保存することが求められています。
法改正のたびに保存要件が見直されており、企業は自社の運用が最新の要件を満たしているかを確認する必要があります。文書管理システムの中には、こうした法令要件に対応した保存機能を備えた製品もあり、要件確認の負担軽減につながる場合があります。ただし、法改正への対応状況は製品によって差があるため、最新の法令にどのように追随しているかをベンダーへ確認しておくと安心です。
インボイス制度と請求書管理の変化
インボイス制度の開始により、適格請求書の記載事項や保存方法についての管理が求められるようになりました。請求書の発行・受領件数が多い企業では、電子データでの一元管理が業務効率にかかわる要素になっています。経理担当者が月末に大量の請求書を処理する場面では、検索性の高さが作業時間に直接影響する場合もあります。
制度対応を紙の運用のまま続けると、確認作業に時間がかかる場合があります。文書管理システムを活用し、請求書データを検索・保存しやすい形で管理する企業が増えている背景には、こうした制度面の変化があります。取引先ごとに異なる書式で届く請求書を統一的に管理できるかどうかも、実務上の確認点として挙げられます。
クラウド化がもたらした文書管理の変化
近年はオンプレミス型からクラウド型の文書管理システムへ移行する動きも進んでいます。働き方の多様化にあわせて、社外からのアクセスや複数拠点での共有ニーズが高まったことが背景にあります。
社外・複数拠点からのアクセス対応
クラウド型の文書管理システムでは、インターネット環境があれば社外や自宅からも文書にアクセスできる場合があります。テレワークの広がりにあわせて、こうした利便性が導入の決め手になるケースも見られます。複数拠点を持つ企業では、拠点ごとにサーバを用意する必要がなくなる点も運用面のメリットとして挙げられます。
一方で、社外からのアクセスにはセキュリティ面の配慮が欠かせません。通信の暗号化や多要素認証など、どのような対策が講じられているかを確認したうえで利用範囲を検討する必要があります。社外からアクセスできる文書の範囲を制限できる機能があれば、機密性の高い資料を扱う際の不安を軽減しやすくなります。
運用・保守の負担軽減
クラウド型では、サーバの保守やソフトウェアの更新をベンダー側が担う場合が多く、自社の情報システム部門の負担を軽減できる可能性があります。オンプレミス型に比べて、初期導入にかかる期間を短縮できるケースもあります。
ただし、カスタマイズできる範囲がオンプレミス型に比べて限られる製品もあります。自社の運用に必要な設定変更がどこまで可能か、契約前に確認しておくと導入後の認識のずれを防ぎやすくなります。既存の紙文書や過去の電子データを移行する際の作業範囲についても、事前にベンダーと調整しておくと安心です。
文書管理の歴史とともに広がった代表的な製品
文書管理はペーパーレス化やクラウド化を経て、ワークフローや検索機能まで統合した製品へと発展してきました。ここでは代表的な製品を紹介します。
SmartDB
- ノーコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
株式会社ドリーム・アーツが提供する「SmartDB」は、社内の文書管理と業務アプリ・ワークフロー作成を一つの基盤で行えるクラウドサービスです。プログラミング不要で申請書や台帳を作成でき、稟議・契約書などの文書を電子化して一元管理できます。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、マニュアルや議事録などの社内文書をWikiのように蓄積・共有できる文書管理システムです。全文検索機能や変更履歴の管理、アクセス権限の設定に対応し、社内のナレッジ共有を支援します。
Fleekdrive
- 簡単＆分かりやすい操作で社内や取引先とのファイル共有を効率化
- より速く、より簡単に必要なファイルをわかりやすく文書管理
- 徹底したセキュリティ環境で安心安全にファイル共有
株式会社Fleekdriveが提供する「Fleekdrive」は、法人向けのオンラインストレージとして文書管理とファイル共有を行えるクラウドサービスです。ダウンロード回数や公開期間を制限したファイル共有、AIによる文書要約機能などを備え、社外との安全なファイルのやり取りを支援します。
Googleドキュメント （グーグル・クラウド・ジャパン合同会社）
- リアルタイム共同編集と提案で協働促進。
- 変更履歴から過去版の確認・復元が可能。
- オフライン編集と権限設定で柔軟に運用。
まとめ
文書管理は、紙のファイリングから電子化、専用システムの登場、クラウド化へと変化してきました。背景には情報量の増加や法制度の整備があり、現在の文書管理システムには検索性や権限管理、法令対応などの機能が求められています。自社の運用課題を踏まえ、複数の製品を比較しながら導入を検討してみてください。
