資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • カテゴリーから探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • セミナーを探す
  • はじめての方へ
  1. IT製品 比較TOP
  2. 情報共有
  3. 文書管理システム
  4. 文書管理システムの関連記事一覧
  5. 内部統制において文書管理が重要?要件を満たすために何をすべき?

内部統制において文書管理が重要?要件を満たすために何をすべき?

Share
Tweet
Hatena
Pocket
2019年11月28日 最終更新
文書管理システムの製品一覧
内部統制において文書管理が重要?要件を満たすために何をすべき?

企業は内部の人物によって損害を被るリスクにさらされています。そのため、社内で内部統制を図りたい人は多いでしょう。そこで重要な鍵を握っているのが文書管理です。

この記事では内部統制における文書管理の重要性から、内部統制を実現するためのポイント、方法まで解説します。自社の管理体制を見直す参考にしてください。

文書管理システム の製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

内部統制における文書管理の重要性

日本の企業は金融商品取引法(令和元年6月14日公布)において、内部統制体制の構築が求められています。金融商品取引法では、以下の4つを内部統制の目的として定めています。

  • ■業務の有効性と効率性
  • ■財務報告の信頼性
  • ■関連法規の遵守
  • ■資産の保全

では、文書管理と特に関わりが深いとされる目的について見ていきましょう。

法令の遵守

金融商品取引法で定められる目的のうち、関連法規の遵守において文書管理は重要な役割を果たします。

企業やその構成員が法律に反した行動をとると、社会から厳しい批判を受け、企業の存続が危ぶまれる事態に陥ります。逆に、適切に法令を遵守していれば社会的信頼を獲得でき、企業の経営や業績に良い影響を与えるでしょう。

企業が法律を遵守していることを示すには、そのための文書が必要です。説明責任を果たさなければ、たとえ法律を遵守していても疑惑の目を向けられることになります。

つまり、文書管理は企業が法律を遵守し、そのことを社会に向けて発信するために欠かせないことといえます。

資産保全

内部統制の目的の1つは資産の保全です。この目的を果たすうえでも文書管理は重要な役割を担います。

資産とは、商品や設備のような有形のものに限りません。知的財産や顧客情報など、無形の資産も存在します。そして、後者における資産保全のためには適切な文書管理が欠かせません。

外部からの盗難や改ざんはもちろん、内部犯行による流出なども防がなければならない脅威です。特に、現在は多くの無形資産が電子データとして管理されています。紙の書類とは異なる管理体制を築かなければ、簡単にデータが流出するおそれがあります。

また、資産保全とは、自社が抱える資産を守ることだけを指すのではありません。不正な手段で情報を取得しないことや、個人情報などを適切に処分することも求められます。

これらの点も踏まえて文書管理体制を構築し、自社の資産の健全性を保たなければなりません。

内部統制の要件を満たすためのポイント

では、内部統制を図るにはどのようなポイントに留意すればよいのでしょうか。

6つの基本要素を意識する

金融商品取引法では、内部統制の目的を達成するための基本要素として以下の6つが定められています。これらを満たすことで適切な内部統制が実現するとされています。

統制環境
組織内の気風を決める環境のことで、ほかの基本要素の土台となる。従業員の倫理観や誠実性、管理の方針、職責など。
リスクの評価と対応
目標の達成を妨害する要因を分析、評価し、その対策を検討すること。
統制活動
経営者の指示が適切に実行されるための方針や手続き。職責の付与や職務の分掌など。
情報と伝達
組織の構成員がそれぞれの職務を果たすうえで必要な情報が、速やかに伝達・理解される体制を構築すること。
モニタリング
内部統制が適切に行われているかどうか、継続的に監視・評価する体制を構築すること。
ITへの対応
業務の実施において必要な社内外のIT環境に対応するための、方針の決定や手続き。

証拠書類をあわせて保存する

内部統制について作成した記録は適切に保存しましょう。

保存方法や期間、範囲は企業が法令などを基にしてそれぞれ判断する必要があります。金融商品取引法上では有価証券報告書と添付書類の縦覧期間が5年のため、それと同程度の期間保存することが望まれます。

必要に応じて第三者が検証できるよう、証拠書類と合わせて保存しましょう。

内部統制の要件を満たす方法

これまで解説してきたように、内部統制においては適切な文書管理が不可欠です。では、どのような文書管理をすれば適切だといえるのでしょうか。

昨今のビジネスでは日々大量の書類が作られています。それらをすべて、適時把握可能な状態で保存するのは至難の業といえるでしょう。

そこで有効なのが文書管理システムです。これは文書を電子化し、効率的な保存・検索・編集などを可能にするITツールです。

それらの機能によって実現するのは、資産の保存だけではありません。ユーザーごとのアクセス権限設定などにより、法令の遵守も実現します。書類が多すぎて人力での管理が困難だと感じている企業は、文書管理システムによって大きなメリットを得られるでしょう。

内部統制のために、適切な文書管理を!

内部統制を実現するには文書管理体制を見直す必要があります。特に、内部統制の目的のうち「関連法規の遵守」「資産の保全」においては文書管理が重要な役割を果たします。

内部統制の要件を満たすには、以下のポイントに留意しましょう。

  • ■6つの基本要素を意識する
  • ■証拠書類をあわせて保存する

また、文書管理システムの導入により管理が効率化します。以上を踏まえて、適切な文書管理を行いましょう。

文書管理システム 製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
文書管理システム 選び方ガイド
製品を選ぶときのポイントがわかる!
どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら

このカテゴリーに関連する記事

文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介

クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「内部統制において文書管理が重要?要件を満たすために何をすべき?」というテーマについて解説しています。文書管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
文書管理
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
関連製品・サービス
NECソリューションイノベータ株式会社
NECソリューションイノベータ株式会社
追加
企業間・部門間情報共有プラットフォームPROCENTER/C
セキュリティやバージョン管理、受領確認などの問題を解決することで企業間・部門間のコミュニケーションロスを減らし、生産性向上に貢献する情報共有プラットフォームです。
株式会社ユニオンシンク
株式会社ユニオンシンク
追加
電子化による統制をサポートいたします!文書管理システム 文書デザイナー
文書デザイナーは、高機能なワークフローに最新版・原本管理が可能な文書管理システムです。ISO関連書類などの厳密な管理から、社内情報共有まで幅広く活用できます。権限設定も充実!
株式会社鉄飛テクノロジー
株式会社鉄飛テクノロジー
追加
ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
文書管理・文書運用の悩みを解決します。 優れた全文検索エンジンを搭載したWebベースの文書管理・共有システム。ファイルサーバーで文書管理ができます。
株式会社富士通四国インフォテック
株式会社富士通四国インフォテック
追加
【中堅企業/契約書の期日管理で実績多数!】Documal SaaS
インターネット環境があればどこからでも利用できる、クラウドサービスです。 PC、タブレット、スマートフォンと端末問わずに使え、社外でもセキュアな情報共有が可能です。
株式会社トライバルメディアハウス
株式会社トライバルメディアハウス
追加
フリープラン・無料お試しあり!誰でも使える情報共有ツールwelog
誰でも簡単に使える情報共有ツール。社内Wikiやナレッジベースの構築、議事録や日報といった業務記録など、チーム・組織運営に必要な情報を簡単に記録・共有・活用できます。
株式会社大塚商会
株式会社大塚商会
追加
膨大な社内文書の中から、目的の書類を瞬時に入手eValue V
社内規程や見積書・図面・伝票など、社内のさまざまな文書を電子化。見やすく管理できて、目的の書類を素早く見つけられます。
株式会社 日立ドキュメントソリューションズ
株式会社 日立ドキュメントソリューションズ
追加
書類を電子化して場所を選ばない働き方を文書管理支援ソリューション
文書管理の課題やニーズは企業ごとに異なります。そこで日立ドキュメントソリューションズではお客さまの課題や目的に応じた文書管理をご提案します。
ウイングアーク1st株式会社
ウイングアーク1st株式会社
追加
「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現SPA
SPAは「書類をデータ化 同時に整理」。 これまで人が行っていた業務を自動化することで作業工数を大きく削減。 業務をスピードアップさせ、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
住友電工情報システム株式会社
住友電工情報システム株式会社
追加
ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システム。「スペース不足」「文書が見つからない」「最新版が分からない」等の課題を解決し、働き方改革を強力にサポート。
ジップインフォブリッジ株式会社
ジップインフォブリッジ株式会社
追加
企業内情報の見える化促進SAVVY/EWAP
直感的で使いやすい文書管理ソフトウエアです。フォルダ監視や紙電子化など情報の共有化を実現できる高速全文検索エンジンです。
資料請求ランキング
1月18日(月) 更新
第1位
  • ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
  • 住友電工情報システム株式会社
第2位
  • ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
  • 株式会社鉄飛テクノロジー
第3位
  • 「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現SPA
  • ウイングアーク1st株式会社
一覧を見る
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
新着記事
  • 文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!
    文書管理規程とは、企業が文書管理を行うにあたっ...
  • 文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!
    本記事では、文書管理システムを比較して紹介しま...
  • クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介
    文書管理システムとは、社内の紙文書や電子文書を...
  • 【アプリ対応】スマホ・タブレットでも使える文書管理システム7選!
    文書管理システムを利用することで、契約書や決裁...
  • ココが良い!文書管理システムの4つの導入メリット
    近年、文書管理システムを導入して業務効率化に活...
  • 文書管理を効率化するには?紙文書の課題と解決策を解説!
    紙の書類が多く、文書管理が煩雑になっていません...
  • 文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説
    文書管理とは、企業内の様々な文書を管理すること...
  • 文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!
    企業で発生する文書には適切な文書管理が必要です...
  • 文書管理とナレッジマネジメントの違いや関係性は?5分で分かる解説
    文書管理とナレッジマネジメントとはどう違うので...
  • ファイリングにおけるツミアゲ式とワリツケ式の違いについて解説!
    保管すべき文書が大量だと、文書管理は複雑化しま...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ|
IT製品を探す
カテゴリーから探す |
ランキングから探す
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
BIZトレンド |
List Finder |
Urumo! |
Seminar Shelf

Copyright (C) 2021 IT Trend All Rights Reserved.

文書管理システムの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline