文書管理の目的を整理する重要性
文書管理システムは、紙や電子ファイルとして存在する文書を一元的に保管・管理する仕組みです。目的を整理せずに導入すると、現場に定着しなかったり、必要な機能が不足したりする場合があります。
文書管理の定義
文書管理とは、契約書や見積書、社内規程といった文書を、作成から保管、廃棄まで一貫したルールで管理することです。文書管理システムを使うと、紙の文書をスキャンして電子化したり、電子文書をあらかじめ決めたルールで整理したりできます。
紙の書類をキャビネットで管理する従来の方法では、保管場所の確保や検索に手間がかかります。文書管理システムを導入すれば、こうした課題を解消しながら、複数人で文書を共有しやすい環境を整えられます。部署ごとに異なる保管ルールを使っている企業では、導入をきっかけに全社共通のルールへ整理し直す動きも見られます。
文書管理の目的の分類
文書管理を導入する目的は、大きく分けて「ペーパーレス化」「検索性・業務効率の向上」「内部統制の強化」の3つに整理できます。それぞれの目的によって、比較すべき機能や重視するポイントが変わってきます。
例えば、ペーパーレス化を重視する場合はスキャン機能や保管容量が重要になり、内部統制を重視する場合は承認フローやアクセス権限の設定機能が重要になります。自社がどの目的を優先するかを整理してから比較を始めると、選定の軸がぶれにくくなります。複数の目的を同時に満たしたい場合は、優先度の高い機能から絞り込み、他の機能は必須条件と任意条件に分けて検討する進め方が実務的です。
文書管理でペーパーレス化を進める目的
紙文書の保管や印刷にかかるコスト・スペースの負担は、多くの企業にとって共通の課題です。文書管理システムの導入は、こうした負担を軽減する目的でも進められています。
紙文書の保管スペースを削減する
紙の書類を長期間保管する場合、キャビネットや倉庫といった保管スペースが必要になります。文書管理システムを使って電子化すれば、物理的な保管場所を大きく減らすことができます。
電子化にあたっては、スキャンした文書の画質やOCRと呼ばれる文字認識機能の精度も確認しておきたい項目です。OCRとは、画像内の文字をテキストデータに変換する技術で、検索性の向上にもつながります。保管期限が過ぎた文書の廃棄ルールも、あわせて整備しておくと運用がスムーズになります。法令によって保存期間が定められている書類もあるため、廃棄前に対象書類の要件を確認しておく必要があります。
印刷・郵送コストを抑える
紙文書を取引先とやり取りする場合、印刷や郵送にかかる費用や手間が発生します。文書管理システムで電子文書のまま共有できれば、こうしたコストを抑えられる場合があります。
電子契約サービスと連携できる製品を選べば、契約書の締結から保管までを電子的に完結させることも可能です。取引先の受け入れ体制によっては紙での対応が残ることもあるため、段階的に電子化を進める計画を立てておくとよいでしょう。社内で電子化を進める文書の範囲を決めておくと、部署ごとの対応のばらつきを抑えられます。
文書管理で検索性と業務効率を高める目的
必要な文書をすぐに見つけられるかどうかは、業務のスピードに直結します。文書管理システムには、検索性や共有のしやすさを高める目的で導入されるケースも多くあります。
必要な文書をすぐに探し出す
紙の文書やファイルサーバーで管理している場合、目的の文書を探すのに時間がかかることがあります。文書管理システムには、ファイル名だけでなく本文中のキーワードから検索できる機能を備えた製品もあります。
タグやフォルダ構成をあらかじめ整理しておくことで、検索の精度をさらに高められます。属人的な保存ルールに頼らず、誰でも同じ手順で文書を探せる状態にしておくことが、業務効率化の土台になります。担当者の異動や退職があっても、必要な文書を探し出せる体制を維持できる点も、あわせて重視したいポイントです。
複数拠点間で文書を共有する
複数の拠点や部署で同じ文書を参照する場合、更新のたびにファイルを配布し直す運用では、情報が古いまま共有されるリスクがあります。文書管理システムを使えば、最新版を一元的に共有できます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で文書管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
文書管理で内部統制やコンプライアンスを強化する目的
文書の作成・承認・保管のプロセスを明確にすることは、内部統制やコンプライアンス対応の観点からも重要です。文書管理システムは、こうした管理体制を整える目的でも活用されています。
承認フローを明確にする
紙の稟議書や押印による承認では、承認の進捗状況が見えにくく、対応の遅れにつながることがあります。文書管理システムのワークフロー機能を使えば、誰が承認待ちかを可視化できます。
承認ルートを部署やパターンごとに設定できる製品を選べば、案件ごとに手作業でルートを組む手間を減らせます。承認履歴が記録として残るため、後から経緯を確認したい場合にも役立ちます。外出先からスマートフォンで承認できる機能があれば、担当者不在による承認の遅れも抑えやすくなります。
文書の版管理と改ざん防止に対応する
同じ文書を複数人で編集していると、どれが最新版か分からなくなったり、意図しない上書きが発生したりすることがあります。文書管理システムのバージョン管理機能を使えば、改訂履歴を残しながら文書を管理できます。
アクセス権限の設定と組み合わせることで、権限のない人物による意図しない変更や、誤った版の使用を防ぎやすくなります。重要な契約書などは、変更履歴を確認できる状態にしておくことが望ましいです。誰がいつ文書を編集したかを追跡できる仕組みがあれば、社内監査や取引先への説明の際にも役立ちます。
文書管理システムを選ぶ際に確認したいポイント
導入目的が定まったら、自社に合う製品を比較する段階に進みます。対応形式やセキュリティ、他システムとの連携範囲など、複数のポイントを確認しながら検討することが大切です。
対応するファイル形式や保存容量を確認する
文書管理システムによって、対応するファイル形式や1ファイルあたりの容量上限が異なります。図面データや動画といった大容量ファイルを扱う場合は、対応の可否を事前に確認しておく必要があります。
保存容量には上限が設定されている製品が多いため、将来的な文書の増加を見込んだ容量を選ぶことも検討したい項目です。容量を追加できるプランがあるかどうかも、あわせて確認しておくと安心です。既存のファイルサーバーからデータを移行する際の手順や所要期間についても、事前にベンダーへ相談しておくと計画を立てやすくなります。
セキュリティとアクセス権限の設定を確認する
文書には、個人情報や取引先情報など、機密性の高い情報が含まれる場合があります。閲覧・編集・ダウンロードといった操作ごとに権限を細かく設定できるかどうかは、比較の重要なポイントです。
通信の暗号化やアクセスログの記録機能があるかどうかも確認しておきたい項目です。情報システム部門がいない企業では、セキュリティ設定の初期構築を支援してもらえるかどうかもベンダーに確認しておくとよいでしょう。取引先や外部の関係者に限定して文書を共有できる機能があると、社外とのやり取りが多い部署でも運用しやすくなります。
他システムとの連携範囲を確認する
グループウェアや会計システムなど、既存の業務システムと連携できるかどうかも、選定時に確認したいポイントです。連携できる範囲が広いほど、二重入力の手間を減らせる可能性があります。
連携方法は製品によって、API連携やCSV出力など異なります。自社が利用している既存システムとの相性を、導入前にベンダーへ確認しておくと、運用開始後の手戻りを防ぎやすくなります。連携の設定作業を自社で行うのか、ベンダーの支援を受けられるのかも、あわせて確認しておくと導入時の負担を見積もりやすくなります。
文書管理システムの代表的な製品を比較
文書管理システムは、契約書の電子化やナレッジ共有など目的によって求められる機能が異なります。代表的な製品を紹介します。
SmartDB
- ノーコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
株式会社ドリーム・アーツが提供する「SmartDB」は、契約書や申請書などの文書管理と業務ワークフローをノーコードで構築できるクラウドサービスです。文書の作成から承認、保管までを一元管理できるほか、既存の紙業務や台帳運用をシステム化する用途で利用されています。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、マニュアルや議事録などの社内文書をクラウド上で管理・共有できるナレッジ管理ツールです。全文検索機能や更新履歴の自動保存に対応し、部署をまたいだ文書の一元管理と情報共有を目的に導入されています。
DocuWare
- ドキュメントに関わる業務を効率化する機能を標準搭載
- 文書データの利活用と業務自動化を促進する様々なシステム連携
- 各種テンプレートによりすぐ業務で使える環境を提供
株式会社PFUが提供する「DocuWare」は、紙文書のスキャンからデータ化、保管、ワークフローによる承認までを一貫して行えるクラウド型文書管理システムです。豊富な外部システム連携やOCRによる自動インデックス化に対応し、部門をまたいだ文書の検索性向上や業務プロセスの電子化を支援します。
Googleドキュメント （グーグル・クラウド・ジャパン合同会社）
- リアルタイム共同編集と提案で協働促進。
- 変更履歴から過去版の確認・復元が可能。
- オフライン編集と権限設定で柔軟に運用。
まとめ
文書管理を導入する目的は、ペーパーレス化、検索性や業務効率の向上、内部統制やコンプライアンスの強化など多岐にわたります。自社が抱える課題を整理したうえで目的を明確にすれば、比較検討の軸を絞り込みやすくなります。目的が複数ある場合は、優先順位を決めておくことも役立ちます。対応形式やセキュリティ、連携範囲を確認しながら、自社の運用に合う製品を選びましょう。部署単位で段階的な導入計画を立てることで、現場の混乱を抑えながら定着させやすくなります。
