ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■電子化の方法別
- 給与計算と明細の配信をまとめて行いたい：弥生給与 Next、ジョブカン 給与計算、レコル
- 給与計算の方法は変えずに明細配信だけ電子化したい：マネーフォワード クラウド給与、KING OF TIME 人事労務、集いクラウド給与明細、Payslippro Web給与明細、スマ給
- ■料金の考え方別
- 利用人数に応じて料金が決まる：レコル、ジョブカン 給与計算、マネーフォワード クラウド給与
- 少人数なら無料で使えるプランがある：ジョブカン 給与計算
個人事業主も給与明細を電子化できる
給与明細の電子化は、法人だけでなく、従業員を雇う個人事業主も行えます。まずは、給与明細の交付と電子化に関するルールの基本を押さえておきましょう。
給与明細の交付と電子化のルール
所得税法では、給与を支払う者に対して、給与等の支払明細書を従業員に交付することを定めています。個人事業主であっても、従業員に給与を支払っていれば、原則として明細の交付が必要です。
電子化する場合は、交付の方法や内容を示したうえで、従業員から承諾を得る必要があります。令和5年度の税制改正により、期限までに回答がなければ承諾したものとみなす旨をあらかじめ通知する方法も認められました。従業員から紙での交付を求められた場合は、紙で交付します。
少人数の事業所で電子化する利点
従業員が数人の事業所でも、明細を印刷して封入し、一人ずつ手渡す作業は毎月発生します。事業主自身が給与計算を担っている場合、その時間を本業に回せる点は小さくありません。
パートやアルバイトなど勤務日が異なる従業員がいる場合、手渡しの機会をあわせる必要がなくなります。また、従業員が過去の明細をスマートフォンで確認できるようになると、住宅ローンや賃貸契約の際に収入を確認したいといった依頼に、事業主が個別に対応する手間も減らせます。
個人事業主が選べる給与明細電子化の方法
個人事業主が給与明細を電子化する方法は、給与計算をどう行っているかによって選び方が変わります。主な方法と、それぞれが向くケースを整理します。
給与計算ソフトの明細配信機能を使う
給与計算ソフトの中には、計算した結果をそのまま従業員に配信できる機能を備えた製品があります。給与の計算から明細の公開までを一つのソフトで行えるため、データの受け渡しの手間がかからず、操作を覚える範囲も絞れます。
これから給与計算ソフトを導入する個人事業主や、手計算や表計算ソフトでの給与計算から切り替えたい場合に検討しやすい方法です。明細配信が標準機能か、追加料金のかかるオプションかは製品によって異なるため、確認しておきましょう。
明細の配信だけを行うサービスを使う
すでに使っている給与計算ソフトや、税理士事務所に給与計算を依頼している場合は、明細の配信だけを行う給与明細電子化システムを組み合わせる方法があります。給与計算の方法を変えずに、配布の部分だけを電子化できる点が特徴です。
この場合は、給与計算ソフトから出力したデータを取り込めるかが重要です。CSVなどのファイル形式に対応しているか、税理士事務所から受け取る明細データを使えるかを事前に確かめておくと、導入後の手作業を減らせます。
PDFをメールで送る方法と比べる
システムを使わず、明細をPDFにしてメールで送る方法もあります。追加の費用をかけずに始められる一方、送り先の誤りや、パスワードの管理、従業員ごとのファイル作成といった手間が毎月発生します。メールでの送付も電子的な交付にあたるため、システムを使う場合と同じく従業員の承諾が必要です。
給与明細電子化システムでは、従業員が自分のアカウントにログインして明細を確認するため、宛先を間違えて他人に送ってしまうおそれを抑えられます。従業員が数人で当面増える予定がない場合はメールでの送付、手間や誤送信が気になる場合はシステムの利用というように、規模と負担で判断するとよいでしょう。
少人数の事業所で気をつけたい点
個人事業主の事業所では、担当者が事業主本人のみという場合もあります。給与明細を電子化する際は、少人数ならではの事情をふまえて、無理のない運用を考えておくことが大切です。
従業員の閲覧環境と同意への配慮
パートやアルバイト、高齢の従業員の中には、スマートフォンの操作に慣れていない人や、メールアドレスを持っていない人もいます。電子化を始める前に、どの端末で明細を見てもらうのかを一人ずつ確認しておきましょう。
少人数の職場では、事業主との距離が近い分、従業員が紙を希望していても言い出しにくい場合があります。承諾を求める際は、紙での交付を希望できることをはっきり伝え、希望者には紙の明細を続けるなど、電子と紙を併用できる形にしておくと安心です。
事業主が一人で管理する負担
事業主が給与計算から明細の公開、ログインの問い合わせ対応まで一人で担う場合、作業が滞ると明細の公開が遅れます。操作の手順をメモに残し、家族や事務を手伝うスタッフ、税理士事務所など、代わりに対応できる人を決めておきましょう。
パスワードを忘れた従業員の対応や、退職した従業員の閲覧の扱いも、事前に決めておくと慌てずに済みます。管理画面の操作がわかりやすいか、問い合わせ窓口に相談できるかも、製品を選ぶ際の確認項目です。
給与情報の取り扱いとセキュリティ
給与明細には、氏名や支給額、控除額といった個人情報が含まれます。事業主が自宅のパソコンや個人のスマートフォンで管理画面にログインする場合は、端末のパスワード設定やOSの更新など、基本的な対策を済ませておきましょう。
家族が同じパソコンを使う環境では、ログインしたままにしない、ブラウザにパスワードを保存しないといった配慮も必要です。製品を選ぶ際は、ログイン時の認証方法や通信の暗号化、アクセス履歴の確認ができるかを確かめておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で給与明細電子化システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
個人事業主が給与明細電子化を始める手順
個人事業主が給与明細の電子化を始める場合も、承諾の取得から試験的な配信まで、段階を踏んで進めると混乱を避けられます。主な流れを説明します。
承諾の取得と従業員情報の登録
最初に、電子化の開始時期や明細の見方、紙を希望できることを従業員に説明し、承諾を得ます。承諾は書面やメールなど、後から確認できる形で記録しておきましょう。みなし承諾の方法を使う場合も、通知した日や回答期限を残しておくことが大切です。
次に、給与明細電子化システムに従業員の氏名やメールアドレスなどを登録し、ログイン用のアカウントを発行します。給与計算ソフトの従業員番号とシステムの登録情報がずれないよう、登録後に一覧で照合しておくと安心です。
初回の明細確認と紙の併用
最初の月は、電子と紙の両方で明細を渡し、従業員が問題なくログインして内容を確認できるかを確かめると安心です。金額や項目名に違いがないか、事業主自身も両方を見比べて確認しましょう。
ログインできない従業員がいた場合は、その場で操作を一緒に確認すると、翌月からの問い合わせを減らせます。問題がなければ、翌月以降は電子の明細だけに切り替えます。賞与の明細や年末調整後の源泉徴収票を電子化するかどうかも、このタイミングで決めておきましょう。
個人事業主向けに料金を見るときのポイント
給与明細電子化システムの料金体系は製品によって異なり、従業員数が少ない個人事業主では、月額料金の見え方が変わる場合があります。料金を確認する際のポイントを整理します。
利用人数と最低料金の関係
給与明細電子化システムは、利用する従業員の人数に応じて料金が決まる製品がある一方で、人数にかかわらず最低限の月額料金や初期費用を設けている製品もあります。従業員が数人の場合、一人あたりの単価よりも、最低料金がいくらかが総額を左右します。
見積もりを取る際は、自社の人数で月額と年額がいくらになるかを、初期費用も含めて確認しましょう。今後従業員を増やす予定がある場合は、人数が増えたときの料金も試算しておくと安心です。
無料プランと有料プランの違い
少人数であれば無料で使えるプランを用意している製品もあります。ただし、無料プランでは利用できる人数や機能、明細の保存期間、問い合わせ窓口の範囲に制限がある場合があります。
無料プランを選ぶ場合は、過去の明細をいつまで閲覧できるか、有料プランに切り替えた際にデータを引き継げるかを確認しておきましょう。料金だけでなく、従業員が使い続けられるかもあわせて判断することが大切です。
個人事業主向け給与明細電子化システムを比較するポイント
給与明細の電子化は、方法や料金のほかに、連携先と従業員側の使い勝手も製品によって異なります。個人事業主が比べる観点を整理します。
使っている給与計算ソフトとの連携
給与計算のデータを明細として自動で配信できるか、CSVファイルで取り込む手順が必要かを確認します。手作業の取り込みが残ると、毎月の作業が増えます。連携できない場合でも、明細を単体で作成して配信できる製品なら、給与計算のやり方を変えずに電子化を始められます。
給与計算を税理士や社労士に任せている場合は、そちらが使う形式のデータを取り込めるかも、比較の際の確認点です。
従業員が明細を開くまでの手間
従業員がスマートフォンだけで閲覧できるか、専用アプリの導入が必要か、パスワードの設定や再発行の手順が簡単かを比べます。高齢の従業員や、パソコンを持たない従業員がいる場合は特に大切な点です。試す際は、従業員に実際の画面を見てもらい、操作に迷う点がないかを確認すると、導入後の問い合わせを減らせます。
閲覧の手間が大きいと、従業員から紙での交付を求められ、電子化が定着しません。
個人事業主ならではの電子化手段の選び方
従業員が数人の個人事業主は、毎月の事務を事業主本人が行うため、設定の手間と月額費用を軽くできるかを重視します。給与計算ソフトに付いた配信機能で足りるなら、別のサービスを契約する必要はありません。
従業員の同意を得る手順を、システム上で記録できるかも確認しておくと、後から経緯を示せます。従業員が退職したときに、過去の明細を本人が保存できるかも見ておきましょう。
少人数の事業所向けに比べる給与明細電子化システム
この記事で紹介する製品を、給与計算とまとめて電子化するか、明細の配信だけを電子化するかという方法の違いと、料金の特徴で一覧にしました。今の給与計算の進め方にあう製品から確認してみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 弥生給与 Next | 1法人または1個人事業主ごとに契約。勤怠から給与計算、Web明細配信まで連携できる |
| ジョブカン 給与計算 | 従業員5名までの無料プランあり。給与・賞与明細を従業員マイページで配布できる |
| レコル | 勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整を月額ひとり300円で利用できる |
| KING OF TIME 人事労務 | 利用中の給与ソフトから明細データを取り込み、Web明細として発行。入社手続きにも対応 |
| マネーフォワード クラウド給与 | Web明細だけの利用にも対応。給与計算の対象者数で利用料が決まる従量課金制 |
| 集いクラウド給与明細 | CSVを取り込むだけで明細を公開。紙の印刷や郵送の作業を減らせる |
| Payslippro Web給与明細 | 主要給与ソフトと連携してWeb明細を配信。PCやスマホなどで閲覧できる |
| スマ給 | 給与データを登録するだけで明細を配信。スマホやPCで閲覧できる |
個人事業主が始めやすい給与明細の電子化手段
給与計算から明細の配信までを1つで済ませたい場合と、今の給与計算を変えずに配信だけを電子化したい場合の両方を想定し、少人数でも検討しやすい製品を紹介します。自社の人数で月額がいくらになるかは、最低料金も含めて資料で確かめてください。
弥生給与 Next
- 勤怠・給与・労務をシームレスにつなげて一元管理
- Web明細や申告書回収で給与業務をペーパーレス化
- eGov連携で社会保険や労働保険の電子申請が可能
弥生株式会社が提供する「弥生給与 Next」は、従業員300名未満の企業向けのクラウド給与サービスです。契約は原則として1事業所（1法人または1個人事業主）につき1契約とされており、個人事業主も契約の単位に含まれています。勤怠から給与計算、年末調整、入退社手続きまでをつなげて運用でき、給与明細はWebで配信できます。源泉徴収票のWeb配信はプランによって利用可否が異なるため、給与明細とあわせて電子化したい場合は、対応プランを確認しておきましょう。
ジョブカン 給与計算
- ジョブカン勤怠管理とAPI連携！勤怠データを1クリックで取得！
- 給与・賞与明細をWeb上の従業員マイページで配布できる！
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン 給与計算」は、まず少人数で給与計算と明細配信を試したい事業所が検討しやすいクラウド給与計算システムです。料金は初期費用0円、有料プランはユーザー1名につき月400円で、従業員数5名までの無料プラン（一部機能制限あり）も用意されています。給与・賞与のWeb明細は従業員マイページで配布でき、源泉徴収票のWeb配布にも対応しています。途中入社や退職者などの処理をメモやリマインドで管理できます。
レコル
- 勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整すべてレコルで完結
- 月額ひとり300円とリーズナブル！すべての機能を利用可能
- 給与明細や源泉徴収票をWeb発行
中央システム株式会社が提供する「レコル」は、勤怠管理から給与計算、Web給与明細、年末調整までを1つで扱えるクラウドシステムです。料金は、すべての機能・サポートを月額ひとり300円で利用でき、初期費用や追加費用はかからず、最低利用料金は3,000円です。従業員はスマホアプリやパソコンから給与明細や源泉徴収票を確認できます。給与計算は勤怠管理のオプション機能のため、給与計算機能だけの契約はできない点に注意が必要です。
KING OF TIME 人事労務
- 入社手続き、給与明細の発行など労務担当者の業務を軽減します。
- 勤怠や給与と連携し、スムーズな一元管理を実現できます。
- データベースの二重化など万全のセキュリティ対策。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 人事労務」は、いま使っている給与ソフトを変えずにWeb明細を始めたい場合に検討できる労務管理システムです。給与ソフトから書き出した給与・賞与明細の情報を取り込めばWeb明細を発行でき、従業員はPDFやHTMLの形式で閲覧します。入社手続きの申請やマイナンバーの管理にも対応しており、従業員の情報収集をシステム上で進められます。参考価格は月額300円／ユーザーです。
マネーフォワード クラウド給与
- 給与計算、Web明細の利用が可能！
- 給与計算は別のソフトを利用しWeb明細だけでお使いいただけます
- Web明細で印刷・配布のコスト削減。配布ミスも防止
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド給与」は、今の給与計算ソフトを使い続けながら、明細の配付だけを電子化したい場合にも使える製品です。給与計算を別のソフトで行い、Web明細の機能だけを利用する使い方も可能です。給与賞与計算も標準機能として備えているため、後から給与計算をまとめる選択肢も残せます。料金は、給与計算の対象者数で利用料が決まる従量課金制です。
集いクラウド給与明細 （株式会社エッサム）
- CSV取り込みで給与明細を短時間で一括公開。
- PC・スマホなどマルチデバイスでの閲覧に対応。
- 印刷や郵送の不要化によりコスト削減を実現。
Payslippro Web給与明細 （株式会社シスプロ）
- 全機能を60日間無料トライアル
- 弥生給与、給与奉行など主要給与ソフトと連携
- 給与明細の表示項目を独自設定可能
スマ給 （株式会社アグリード）
- スマホやPCで給与明細をいつでも確認できる。
- 給与データ登録のみで明細配信が完了
- 紙の印刷や封入作業を削減。
まとめ
個人事業主も、従業員の承諾を得れば給与明細を電子化できます。給与計算ソフトの明細配信機能を使うか、明細の配信だけを行う給与明細電子化システムを組み合わせるかは、今の給与計算の方法で選ぶとよいでしょう。従業員の閲覧環境や紙を希望する人への配慮、最低料金を含めた総額も確認が必要です。少人数の事業所にあう製品を探している方は、資料請求で料金と機能を比べてみてください。
