グループウェアの連携性はどう確認する？勤怠・会計・Salesforce連携を解説

人事・労務系システムとの連携

人事・労務業務では、勤怠や会計といった基幹システムとの連携が業務効率を大きく左右します。ここでは代表的な2つの連携を紹介します。

勤怠管理システムとの連携で得られるメリット

勤怠管理システムと連携できるグループウェアでは、スケジュール機能に登録した休暇予定や勤務情報を、勤怠管理システム側に自動で反映できます。担当者が別々のシステムに同じ情報を二重入力する手間を省け、記入漏れも防げます。

出張や外出のスケジュールが勤怠データと連動する製品もあり、労務管理の正確性が高まります。連携できる項目や反映のタイミングは製品によって異なるため、自社が求める連携範囲を事前に確認しておくことが重要です。複数の勤怠管理システムに対応している製品であれば、既存のシステム構成を大きく変えずに導入できます。

会計ソフトと連携しやすい仕組み

会計ソフトと連携しやすいグループウェアでは、経費精算や購買申請のワークフローで承認された内容を、会計システムに自動で取り込めます。手作業での転記が不要になり、経理担当者の負担を軽減できます。

連携形式がCSV出力による簡易的なものか、API連携によるリアルタイム反映かは製品によって異なります。自社で利用している会計ソフトとの連携実績があるかを、契約前に確認しておくとよいでしょう。会計処理の締め日にあわせてデータを自動出力できる機能があれば、月次の経理業務もスムーズに進められます。

営業・API連携の活用

営業データや自社独自のシステムとの連携も、グループウェアの活用範囲を広げます。SalesforceとAPI連携について確認します。

Salesforceと連携して情報共有を強化する方法

Salesforceと連携できるグループウェアでは、営業担当者のスケジュールや商談情報を、CRM上のデータと連動させて管理できます。訪問予定と商談履歴をあわせて確認できることで、チーム内での情報共有がスムーズになります。

掲示板やチャット機能と組みあわせることで、営業チーム全体の動きを可視化しやすくなります。連携できるデータ項目の範囲は製品によって差があるため、具体的な連携内容を確認しておきましょう。商談の進捗状況をグループウェアの画面からも確認できれば、営業以外の部門との連携もスムーズになります。

API連携のしやすさを見極めるポイント

自社独自のシステムとグループウェアを連携させたい場合、API連携の柔軟性が重要な確認ポイントになります。API仕様が公開されており、開発ドキュメントが整備されている製品であれば、自社での連携開発を進めやすくなります。

API連携のサポート体制が充実しているかも、あわせて確認しておくとよいでしょう。過去の連携実績や、対応できるデータ項目の範囲を具体的に尋ねておくと、導入後のギャップを防げます。連携先のシステムが増えても安定して稼働できるかも、将来を見据えて確認しておくと安心です。

認証基盤との連携

社内の認証システムとの連携も、グループウェアの運用効率を高める重要な要素です。Active Directoryとの連携について確認します。

Active Directoryとの連携で得られる利便性

Active Directoryと連携可能なグループウェアでは、社内の認証情報を一元管理し、従業員が複数のシステムで同じIDとパスワードを使い回すシングルサインオンを実現できます。個別にアカウントを作成する手間が省け、情報システム部門の管理負担も軽減され、パスワード忘れの問い合わせも減らせます。

異動や退職があった際も、Active Directory側の情報を更新するだけでグループウェアのアカウントに反映されるため、アカウント管理の抜け漏れを防ぎやすくなります。

認証連携時に確認したいポイント

認証基盤との連携では、同期の頻度やタイミングを確認しておくことが重要です。反映までにタイムラグがあると、退職者のアカウントが一時的に残ってしまう懸念があります。

グループポリシーと連動して権限を自動設定できる機能があれば、組織変更にもスムーズに対応できます。連携設定の複雑さについても、事前にベンダーへ相談しておくと安心です。設定作業を代行してくれるサポートがあるかも、情報システム部門の負担を減らすうえで確認しておきたいポイントです。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でグループウェアの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

データ出力・活用の柔軟性

グループウェア上に蓄積されたデータを他のシステムで活用したい場合、出力機能の柔軟性が重要になります。CSV出力の特徴と活用方法を確認します。

CSV出力が柔軟なグループウェアの特徴

データのエクスポートやCSV出力が柔軟なグループウェアでは、必要な項目や期間を指定してデータを取り出せます。既存の集計ツールや報告資料にデータを取り込みやすくなり、独自のレポート作成にも対応しやすくなります。

出力項目をカスタマイズできる製品を選ぶと、部署ごとに必要な情報だけを抽出できます。定期的に自動でデータを出力できる機能があれば、毎月の集計作業の手間も削減できます。過去の蓄積データをまとめて出力できる機能があれば、年度をまたいだ傾向分析にも活用できます。

出力データの活用方法

出力したデータを人事システムや経営分析ツールに取り込むことで、業務状況をより広い視点から把握できます。データ形式が汎用的なCSVであれば、幅広いシステムとの連携がしやすくなります。

データの項目名や形式が、連携先システムの仕様と一致しているかも、事前に確認しておくとスムーズです。個人情報を含むデータの取り扱いについては、セキュリティ面の確認もあわせて行いましょう。出力したデータへのアクセス権限も、社内のルールにあわせて適切に管理することが重要です。

連携性を比較する際の確認ポイント

ここまで紹介した連携先を踏まえ、比較検討の際に確認したいポイントを整理しました。

連携範囲の具体的な確認方法

「連携可能」という表記だけで判断せず、具体的にどの項目がどのタイミングで連携されるかを確認することが重要です。契約前にベンダーへ詳細な仕様を尋ねてみるとよいでしょう。

トライアル期間中に実際の連携を試し、想定どおりにデータが反映されるかを確認しておくと安心です。疑問点はその都度ベンダーに質問し、文書で回答をもらっておくと後の認識違いを防げます。

開発負担・費用面の確認

連携機能が標準プランに含まれるか、追加費用が必要なオプションかを事前に確認しておくことが重要です。API連携を独自に開発する場合は、開発工数の見積もりもあわせて確認しておきましょう。社内に開発リソースがない場合は、外部委託の費用も含めて総合的に判断することが重要です。

連携のサポート体制が整っているベンダーであれば、開発負担を抑えながら導入を進められます。導入後に連携先を追加したくなった場合の対応可否も、あらかじめ確認しておくと将来的な変更にも柔軟に対応できます。

グループウェアの連携性に関するFAQ

グループウェアの連携性についてよくある質問と回答をまとめました。

■Q1：勤怠管理システムとの連携はどのように確認すればよいですか？

連携できる項目と反映のタイミングを製品ごとに確認してください。自社が利用している勤怠管理システムとの連携実績があるかもあわせて確認しましょう。

■Q2：Active Directoryとの連携で何ができますか？

シングルサインオンによる認証の一元管理や、異動・退職時のアカウント自動反映が可能になります。同期のタイミングも確認しておくと安心です。

■Q3：CSV出力の柔軟性はどう確認すればよいですか？

出力できる項目や期間を細かく指定できるかを、契約前に確認してください。他システムとのデータ形式の互換性もあわせて確認するとよいでしょう。

連携性を確認しやすいグループウェア

ここでは、外部システムとの連携を検討しやすい製品を紹介します。

キントーン

サイボウズ株式会社

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《キントーン》のPOINT

1. 表計算ソフトや専門システムよりも快適・柔軟に
2. 自社よりもスピーディー＆低コストな開発
3. 思いついた業務改善をすぐに実行できる

desknet's NEO

株式会社ネオジャパン

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《desknet's NEO》のPOINT

1. 情報の集約と、業務改善を 完全ノーコードで実現できる
2. ユーザーの活用が進みやすく、 高い効果を生むことができる
3. クラウド・オンプレミス両対応で、多様な環境へ対応可能

まとめ

グループウェアの連携性は、勤怠管理や会計ソフト、Salesforce、Active Directoryなど、連携先によって得られる効果が異なります。自社が活用したいデータや業務フローにあわせて、連携範囲を具体的に確認することが重要です。まずは資料請求から連携の詳細を確認してみてください。