ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■運用体制別
- 産業保健スタッフが主体で運用：Carely（ケアリィ）健康管理クラウド、HM-neo、ふれあい健康管理サービス
- 提供会社の運用支援を利用：Carely（ケアリィ）健康管理クラウド、健康管理システム「Be Health」、mediment
- 人事・総務が主体で運用：健康管理システム「HealthCore」、ふれあい健康管理サービス
- アカウント・ログの管理を重視して運用：mediment、ふれあい健康管理サービス
健康管理システムの運用担当と役割分担
健康管理システムは、人事、産業保健スタッフ、情報システム部門など、複数の部署が関わります。誰が何を担当するのかを明確にしておくと、問い合わせや障害への対応が早くなります。
運用責任者と実務担当を分ける
運用全体の責任者と、日々の入力や問い合わせに対応する実務担当を分けておきます。責任者は、権限の承認や制度改正への対応の判断を行う役割です。
実務担当は、複数人にして交代できる体制にします。1人に集中すると、休職や異動で運用が止まるため、手順を文書に残しておきましょう。担当者が替わる時期には、引き継ぎの期間も設けます。
産業医や保健師との情報共有のルール
産業医や保健師が、システムを自分で操作するのか、事務の担当者が代わりに入力するのかを決めます。面談の記録を誰が入力するかも、運用の負担に関わります。
情報を共有する範囲や頻度も、あらかじめ合意しておきます。産業医の意見を、人事へどの形で伝えるかも決めておきましょう。
情報システム部門が受け持つ範囲
情報システム部門が、アカウントの発行や、セキュリティの設定、他システムとの連携の管理を担う形があります。健康情報の中身には関与せず、仕組みの管理に限る運用も考えられます。
どこまでを情報システム部門に任せるかは、企業の規模や体制によって異なります。提供会社への連絡窓口も、あわせて決めておきましょう。窓口が複数あると、連絡が行き違うおそれがあります。
健康管理システムのアカウントと権限の棚卸し
健康情報を扱うシステムでは、アカウントと権限の管理が運用の中心です。人の出入りがあるたびに、手続きを確実に行う仕組みが必要です。
入社や異動、退職に伴う手続き
従業員の入社や退職の際には、システムへの登録や、在籍の状態の更新が必要です。人事システムとの連携や、ファイルの一括取り込みで、更新の作業を効率化できる製品もあります。
担当者の異動や退職の際は、権限の変更や削除が必要です。人事の手続きの中に、システムの権限の変更を組み込んでおくと、抜け漏れを減らせます。
権限の定期的な点検
半年や1年に1回、アカウントの一覧と権限を点検します。使っていないアカウントや、役割とあわない権限が残っていないかを確認します。
点検の結果は記録に残し、責任者が確認します。権限の一覧を出力できる機能があるかも、製品を比べる際の確認項目です。
共有アカウントを避ける
1つのアカウントを複数人で共有すると、誰が操作したのかを追跡できなくなります。健康情報を扱うシステムでは、担当者ごとにアカウントを分けるのが基本です。操作の記録が残る製品では、責任の所在を確認できます。
アカウントの数に応じて費用がかかる製品もあるため、必要な人数を見積もっておきます。費用が理由で共有しないよう、事前に予算を確認しましょう。
健康情報の保管と廃棄のルール
健診結果や面談記録は、法令による保存期間や、個人情報保護法の定めを踏まえて管理する必要があります。システム上のデータの扱いを、ルールとして決めておきましょう。
法定の保存期間を踏まえた保管
事業者は、一般健康診断の結果にもとづいて健康診断個人票を作成し、5年間保存する必要があります。システム内にデータを残す期間は、この保存期間を満たすように設定します。
ストレスチェックの結果や面談記録の保存期間は、種類によって異なる場合があります。産業医や社会保険労務士に相談し、社内の規程に定めましょう。
退職者や休職者のデータの扱い
退職した従業員のデータを、いつまで、どの範囲で残すかを決めておきます。保存期間が残っている間は、閲覧できる人を限定して保管します。
休職中の従業員の情報は、特に慎重な扱いが必要です。見られる人を限定し、アクセスの記録が残るように設定しましょう。
保管期間を過ぎたデータの削除
保管の必要がなくなったデータは、決めたルールにそって削除します。残しておくと、情報が外部に出た際の影響が大きくなるためです。
削除の方法は、システムの機能で一括削除できる製品と、提供会社へ依頼する製品があります。削除した記録も、残しておくと安心です。削除の前に、保存期間が過ぎていることを複数人で確認しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で健康管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
障害や制度改正に備える運用
運用を続けるなかでは、システムの停止や制度の見直しといった出来事が起こります。慌てずに対応できるよう、備えを決めておきましょう。
システムが停止したときの代替手順
システムが使えなくなると、健診結果の確認や面談の記録に影響が出ます。復旧するまでの間、紙やファイルで記録を残し、あとでシステムへ入力する手順を決めておきます。
停止の連絡を受ける窓口と、社内への周知の方法も決めます。ストレスチェックの実施期間中に停止した場合の対応も、考えておきましょう。
制度改正に伴う設定と様式の更新
労働安全衛生法に関わる制度は、見直しが行われることがあります。報告書の様式や、設定の項目が変わる場合に、システムで更新が行われるかを確認しておきます。
更新の案内がどの形で届くか、設定を自社で行う必要があるかは、製品によって異なります。厚生労働省などの公式の発表も、担当者が確認しておきましょう。
提供会社からの連絡の受け方
機能の追加や、メンテナンスの予定、障害の発生といった連絡は、提供会社から届きます。連絡先のメールアドレスを、担当者個人ではなく、共有のアドレスに設定しておくと見落としが減ります。
連絡を受けた人が、社内に共有する流れも決めておきます。重要な通知は、運用の責任者にも届くようにしましょう。
運用の質を保つ定期的な見直し
運用は、始めたあとの見直しによって、使いやすく安全な状態を保てます。記録を残し、定期的に振り返る仕組みを作りましょう。
問い合わせやエラーの記録を残す
社内からの問い合わせや、システムのエラーの内容と対応を、記録に残します。同じ質問が繰り返されている場合は、手順書やよくある質問を整える合図です。
記録は、提供会社へ相談する際の材料にもなります。担当者が交代しても、過去の対応を確認できる状態にしておきましょう。
年に1回の運用点検
年に1回、運用が決めたルールどおりに行われているかを点検します。権限、保管、バックアップ、問い合わせ対応などの項目を一覧にしておくと、確認しやすくなります。前回の点検結果と見比べれば、変化にも気づけるでしょう。
点検で見つかった問題は、担当と期限を決めて改善します。点検の結果を責任者に報告する流れも決めておきましょう。
引き継ぎ資料の更新
運用の手順書や設定の一覧は、変更があるたびに更新します。古い資料が残っていると、担当者が交代した際に混乱する原因です。
資料の保管場所と、更新する担当者を決めておきます。共有のフォルダに置き、複数人が参照できる状態にしておきましょう。
提供会社のサポートを運用に生かす
社内の体制だけで運用を続けるのが難しい場合は、提供会社のサポートを活用する方法があります。サポートの範囲は製品によって異なるため、確認しておきましょう。
運用支援の範囲と費用を確認する
サポートには、操作の問い合わせ、設定の支援、運用の相談、運用の代行など、さまざまな段階があります。基本の契約に含まれる範囲と、別料金の範囲を確認します。
運用の代行を受けられる製品でも、対応できる業務は限られます。自社の負担を減らしたい業務が、含まれているかを確かめましょう。
問い合わせの手順と対応時間
問い合わせの方法は、電話、メール、チャットなど、製品によって異なります。受付の時間帯や、回答までの目安も確認しておきます。
健診やストレスチェックの繁忙期に、サポートが混み合う場合もあります。早めに問い合わせる流れを、社内で決めておきましょう。繁忙期の前に、設定の確認を済ませておくと安心です。
運用体制から選ぶ健康管理システム一覧
人事・総務が主体の運用か、産業保健スタッフが主体の運用かといった、体制の違いにあう製品を整理しました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Carely（ケアリィ）健康管理クラウド | 産業医・保健師の目線で設計され、専門職の提案も受けられる |
| 健康管理システム「Be Health」 | 導入サポートを自社で実施。電話・メールで問い合わせできる |
| HM-neo | 産業医・保健師向けの個人カルテと面談記録を備える |
| 健康管理システム「HealthCore」 | 人事担当者向けに、就業判定から労基署報告書までを支援 |
| mediment | アカウント管理、2要素認証、ログ取得で運用の統制を支援 |
| ふれあい健康管理サービス | 人事労務と保健師の事務を効率化。過去5年分の記録を照会 |
担当体制にあわせて探す健康管理システム
担当者が少人数でも続けられるかは、運用の主体と提供会社の支援で変わります。体制の違いに沿って、各製品の特徴を紹介します。
Carely（ケアリィ）健康管理クラウド
- 健康労務管理の工数75％削減
- 健康情報のデータ化・可視化 により健康リスクを予防
- 国際規格のセキュリティ認証「ISO27018」を取得
株式会社iCAREが提供する「Carely（ケアリィ）健康管理クラウド」は、産業医や保健師といった専門家が社内に在籍し、使い手の目線でUIを開発しているクラウド型の健康管理システムです。健康診断やストレスチェック、産業医・保健師面談を一元管理できます。保健師や臨床心理士などの専門職が、システム上のデータをもとに解決プランを提案するサポートもあります。
健康管理システム『Be Health』
- 事務作業時間大幅削減！本来やりたい産業保健業務に時間が取れる
- 導入時も導入後も圧倒的な低価格！
- 健診結果のデータ化から統一まで強力サポート
株式会社エヌ・エイ・シー・ケアが提供する健康管理システム「Be Health」は、導入サポートを自社で実施している産業保健向けのシステムです。健診結果や面談記録、ストレスチェックのデータをまとめて管理できます。サポートの対応時間は、12月29日から1月3日を除く平日の10時から18時です。アップデートは3か月から半年ごとに行われます。
HM-neo
- 【健康管理業務はこれひとつ】健康管理に必要なメニューが充実！
- 【健康管理のDX化】紙から電子へ、スムーズに探せる・見える
- 【健康経営を推進】健康情報のクロス分析で組織の早期改善を支援
NTTテクノクロス株式会社が提供する「HM-neo」は、産業医、保健師、産業看護師の業務を支援する個人カルテを備えた健康管理システムです。健診結果や健康プロフィール、残業時間、業務歴、面談記録を一画面で閲覧できます。上司が部下の健康状態を把握するラインケアや、休業・復職の承認ルートを管理するワークフローもオプションで選べます。
健康管理システム「HealthCore」
- タスクや実施状況を一目で把握でき法定業務の抜け漏れをなくせる
- 多重リスク管理機能でリスク予備軍をいち早くフォローアップ
- 充実したストレスチェック、エンゲージメントサーベイを標準搭載
株式会社ヒューマネージが提供する健康管理システム「HealthCore」は、法定業務の抜け漏れを防ぎたい人事担当者に向けたクラウド型のシステムです。ダッシュボードで健診やストレスチェックなど各業務の実施状況を一覧できます。健康診断、ストレスチェック、エンゲージメントサーベイのデータを一元管理できます。ストレスチェックには、柔軟な設定と、人による運用サポートが用意されています。
mediment
- 点在する多様な健康データをまとめて管理し、工数を大幅に削減
- 誰でも簡単に多彩な分析が可能！個人・組織の健康状態を可視化
- 健康リスクの早期把握＆幅広い支援で従業員フォローの均一化
メディフォン株式会社が提供する「mediment」は、産業保健職や企業担当者がともに使う健康管理システムです。アカウント管理の機能に加えて、2要素認証、IPアドレス制限、ログ取得に対応し、アカウントと権限の管理を重視する運用に向いています。サポートとしては、オンボーディングやヘルプセンター、セミナーがあります。
ふれあい健康管理サービス （北日本コンピューターサービス 株式会社）
- 人事労務スタッフや産業保健師の事務作業を効率化！
- 健康診断データと面談記録等を一元管理！
- 現行のパソコンを買い替えしないで利用できるクラウド型サービス
まとめ
健康管理システムの運用を続けるには、担当の分担、アカウントと権限の管理、5年間の保存を踏まえた保管と廃棄のルール、障害や制度改正への備えを決めておくことが大切です。あわせて、定期的な見直しと提供会社のサポートの活用も、運用の質を保つ助けとなります。自社の運用体制にあう製品を、資料請求で比較してみてください。
