人事管理システムのシェア情報との向き合い方
シェア調査は集計対象や機能範囲によって結果が変わります。まずはシェア情報の性質を理解し、比較検討にどう活用できるかを確認しておきましょう。
企業規模や機能範囲によって変わる集計結果
人事管理システムのシェアは、対象とする企業規模や集計対象の機能範囲によって結果が変わります。労務管理を中心とした調査と、タレントマネジメントを含む調査では、上位に挙がる製品が異なる場合があります。中小企業向けの調査と大企業向けの調査でも、上位に来る製品の傾向が異なることがあります。
公開されている数値を確認する際は、調査対象の企業規模や従業員数のレンジがあわせて示されているかを確認しましょう。自社と近い条件の調査結果であれば、比較検討の参考にしやすくなります。異なる条件の数値を単純に比較すると、実態と異なる印象を持ってしまうおそれがあります。調査の実施時期によっては、最新の機能追加が反映されていない場合もあるため注意が必要です。
シェアの高さと自社の業務への適合は別問題
シェアが高い製品は導入事例や情報量が豊富な傾向がありますが、自社の人事制度や業務フローに合うかどうかは別に確認する必要があります。等級制度や評価制度が独自である場合、標準機能だけでは対応しきれないことがあります。カスタマイズの可否や、対応にかかる期間もあわせて確認しておくとよいでしょう。
シェアの数値だけを根拠に導入を決めると、自社の運用に合わない機能が中心の製品を選んでしまう可能性があります。シェアは候補を知るきっかけとして活用し、実際の機能や操作性は個別に確認することが重要です。同業種や同規模の企業での導入事例が公開されている場合は、参考情報として活用しましょう。
人事管理システムで確認したい機能範囲
労務管理から人事評価、タレントマネジメントまで、人事管理システムが対応する範囲は製品によって異なります。自社の業務に必要な範囲を見極めて確認しましょう。
労務管理と勤怠・給与連携の範囲
従業員情報の一元管理に加えて、勤怠管理システムや給与計算システムと連携できるかは、日々の業務効率に関わる確認項目です。連携によってデータの二重入力を減らせると、担当者の作業負担を軽減できる場合があります。入退社時の手続きをシステム上で完結できる機能があると、担当者の作業をさらに省力化できる場合があります。
連携できるシステムの種類や、連携できるデータの範囲は製品によって異なります。自社ですでに利用しているシステムがある場合は、組み合わせで動作するかを事前にベンダーへ確認しておくと安心です。連携が難しい場合の代替手段についても、あわせて確認しておくと導入後の運用イメージが描きやすくなります。
人事評価とタレントマネジメントへの対応
人事評価の記録や、従業員のスキル・経歴を一元管理するタレントマネジメント機能は、製品によって対応範囲が異なります。評価シートのカスタマイズ性や、集計結果の可視化方法もあわせて確認したい項目です。過去の評価履歴を時系列で確認できる機能があると、人材育成の検討にも役立ちます。
タレントマネジメント機能は、人材配置や後継者育成の検討に活用できる場合があります。自社が求める機能がオプション扱いになっていないか、標準機能に含まれているかを契約前に確認しておきましょう。オプション機能を追加する際の費用体系も、契約前にあわせて確認しておくと安心です。
人事管理システムの導入形態
クラウド型かオンプレミス型か、業務範囲を絞った製品か統合型の製品かなど、導入形態によって選び方の観点が変わります。自社の運用体制にあわせた形態を選ぶことが、長期的な運用のしやすさにつながります。導入前に社内の運用イメージを具体的に描いておくと判断しやすくなります。
クラウド型とオンプレミス型の運用負担の違い
クラウド型は、自社でサーバーを保有せずに利用できるため、初期費用や保守の負担を抑えやすい形態です。法改正への対応もベンダー側で行われる場合が多く、法令対応の負担を軽減しやすい傾向があります。制度改正が多い労務分野では、更新頻度の高さが運用の安心感につながる場合があります。
オンプレミス型は、自社内にシステムを構築するため、既存の基幹システムとの連携をより柔軟に設計できる場合があります。社外ネットワークへの依存を避けたい場合や、独自のセキュリティポリシーがある場合に選ばれることがあります。保守を自社で担う体制があるかどうかも、選択の判断材料です。
単機能型と統合型の選び方
労務管理や評価管理など特定の業務に特化した単機能型のシステムと、複数の人事関連業務をまとめて扱える統合型のシステムがあります。単機能型は導入コストを抑えやすく、特定の課題に絞って対応したい場合に向いています。複数の単機能型を組み合わせる場合は、システム間の連携可否もあわせて確認しましょう。
統合型は、複数のシステムを個別に導入する手間を省ける一方、機能が多い分、操作に慣れるまで時間がかかる場合があります。自社が抱える課題の範囲にあわせて、必要な機能の組み合わせを検討しましょう。将来的に機能を拡張する予定がある場合は、統合型の拡張性も比較材料といえます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で人事システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
人事管理システム導入で起こりやすい課題
導入後に運用面で想定外の課題が発生することもあります。事前に起こりやすい事象を把握し、対応策をあわせて確認しておきましょう。
既存システムとのデータ連携エラー
給与計算システムや勤怠管理システムと連携する際に、データの同期エラーや反映の遅延が発生する場合があります。原因はネットワーク環境やデータ形式の不一致など、複数の要因が関係することがあります。連携先のシステムが更新された際に、対応関係が崩れるケースもあるため注意が必要です。
連携エラーが発生した際に、エラー内容を確認できるログ機能や、手動で再連携できる仕組みがあるかを確認しておくと、業務への影響を抑えやすくなります。給与計算に関わる連携エラーは特に影響が大きいため、早期発見できる通知の仕組みも確認しておきましょう。
個人情報の取り扱いと権限設定
人事管理システムは、給与や評価など機微な個人情報を扱うため、権限設定を適切に行う必要があります。閲覧できる範囲を役職や部署ごとに細かく設定できるかを確認しましょう。誰がどの情報を閲覧・編集したかを記録できるログ機能があるかもあわせて確認したい項目です。
権限設定が不十分だと、関係のない従業員が他人の評価情報を閲覧できてしまうおそれがあります。設定後は定期的に権限の棚卸しを行い、退職者や異動者のアクセス権が残っていないかを確認する運用も重要です。権限の設定変更を複数人で確認できる体制にしておくと、設定ミスを防ぎやすくなります。
人事管理システムの比較と選び方
最後に、実際に比較検討を進める際の具体的な進め方をまとめます。自社で確認できる範囲から着手しましょう。
自社の人事制度と課題の整理
まず確認したいのは、自社の等級制度や評価制度の特徴と、現在抱えている課題です。課題を具体的に洗い出しておくと、システムに求める機能の優先度が明確です。人事部門だけでなく、実際に評価を行う現場の管理職からも意見を集めておくとよいでしょう。現行の紙運用やExcel運用で困っている点を具体的に書き出すことも、要件整理に役立ちます。
あわせて、従業員数の将来的な増減も見込んで、拡張性のある製品を選んでおくと、契約の見直し頻度を抑えやすくなります。要件をリスト化しておくと、複数の担当者間でも認識をそろえやすくなります。
資料請求やデモでの比較検討
気になる製品が複数ある場合は、資料請求やデモを通じて機能や操作性を具体的に比較する方法が有効です。カタログだけでは分かりにくい画面の使いやすさや、評価シートのカスタマイズ性は、実際に確認することで判断材料が増えます。可能であれば実際の評価データに近い条件でデモを依頼し、運用イメージを確認しましょう。
比較する際は、労務管理や評価管理の機能範囲、既存システムとの連携可否など、事前に整理した項目に沿って各社の情報を並べると比較しやすくなります。複数の担当者で比較表を共有し、検討を進めましょう。導入後のサポート体制や、追加費用が発生する条件もあわせて比較表に加えておくと安心です。
人事管理システムを選ぶ際に押さえたい主な製品
人事管理システムは労務手続きの効率化からタレントマネジメントまで役割の重心が製品ごとに異なります。それぞれの特徴を見ていきましょう。
SmartHR
- 入社手続きや身上変更で、最新の「従業員データ」が自然と蓄積
- 最新データから「名簿」「組織図」を自動作成、組織改善を後押し
- 蓄積データを給与計算に直結。120以上の外部サービスとも連携可
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、人事・労務・タレントマネジメントの業務をクラウドで一元管理できるシステムです。入社手続きや社会保険・労働保険の書類作成、年末調整、従業員情報の更新などをオンラインで完結でき、作成した書類はそのまま電子申請することも可能です。手続きを通じて蓄積される従業員の基本情報やスキル、評価データを人事評価や人員配置といった施策に活用できる点も特徴です。
カオナビ
- 従業員のあらゆる情報を集約！ペーパレス化を楽々実現
- 身上申請からそのままデータベースへ登録！ 人材管理を効率化
- 直感的に使えるUIで人事から現場まで定着
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、社員一人ひとりの人材情報を集約・可視化するタレントマネジメントシステムです。名前ではなく顔写真をベースにしたUIを採用しており、組織の全体像を直感的に把握しやすい設計になっています。社内に散在しがちな社員情報を一元的に集約し、紙やExcelで運用していた評価業務をデジタル化することで、人材配置や人材育成、人事評価に関わる業務の効率化を図れます。
HRBrain
- 人材情報を一元管理、パッと並べてサクサク探せる
- スキルや特徴を可視化・分析、データに基づく抜擢・配置を実現
- 組織診断サーベイで離職防止やエンゲージメント向上
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、人材データの管理・分析・活用を通じて人事の意思決定を支援するシステムです。人事評価や目標管理、1on1、人材データベース、組織分析といった機能をワンストップで備え、評価シートの作成・配布から回収・集計までをクラウド上で一元管理できます。組織図ツリー表示による人員配置の把握など組織開発に活用できる機能もあります。
ほのぼの人事管理システム （エヌ・デーソフトウェア株式会社）
- 多様な人事データの一元管理。
- 統計資料を自由にレイアウト・作成・分析可能
- シリーズ連携で入力重複を防ぎ業務効率向上。
PCAクラウド人事管理 （ピー・シー・エー株式会社）
- 柔軟に項目設定可能なユーザー定義マスターで自社にフィット。
- API連携による他システムとのシームレスなデータ交換対応。
- 通知機能・年譜表示・クラウド基盤による安心運用。
まとめ
人事管理システムのシェアは調査方法によって数値が変わるため、比較検討の一つの参考情報として扱うことが大切です。実際の選定では、労務管理や評価管理の機能範囲、導入形態、権限設定の柔軟さなど、自社の人事制度に照らして確認できる項目をもとに検討しましょう。現場の課題を具体的に整理したうえで比較することが、導入後のミスマッチを防ぐ近道です。気になる製品があれば、資料請求を通じて具体的な機能を確認することをおすすめします。
