人事システムのメリット・デメリットを解説

人事システム導入のメリット

人事システムを導入するメリットを５つ紹介します。

1. 人事部門の業務を効率化する
2. 人材を“適材適所”に配置できる
3. タレントマネジメントにも対応できる
4. タレントマネジメントにも対応できる
5. 人材育成の計画・実施に役立つ

人事部門の業務を効率化する

人事システムでは、企業内の人材に関する情報をすべて一元的に管理しています。また、異動や評価、人事考課などもあらかじめ管理しやすい設計とされているため効率的に人事情報の管理ができます。特に、採用や異動の時期に業務が集中しますが、その負担の軽減に効果的なシステムです。

“人”に関する膨大な情報を管理するにはエクセル等では限界があります。入退社や定期的な人事異動などを確実に管理していくためにはやはり人事専用のシステムが必要でしょう。人事システムが貢献する人事部門の主な役割は以下のとおりです。

人事部門の主な役割

■給与計算

■移動・配属

■採用・退職

■人材育成

■勤怠管理

■人事考課など

人材を“適材適所”に配置できる

経営層やマネジメント層が人材を活用するという視点からも、人事システムは重要です。人事システムには、従業員の情報に紐付られ、評価やスキルなどの情報がデータベース化されています。そのため、特定条件の人材抽出が容易に行えるのです。

例えば企業にとって人材を経営戦略に基づき、適材適所に配置することは大きな課題です。そのためにも、人事考課等の情報をもとに配置の検討が必要です。しかし、評価軸が多ければ多いほどその管理は複雑化してしまうでしょう。

人事システムは、組織編制や組織設計、異動などのシミュレーションを行うなど、人事戦略を考える上で、必要不可欠なシステムと言えるでしょう。

タレントマネジメントにも対応できる

タレントマネジメントとはアメリカなど、人材活用の先進国で広まった考え方で、経営戦略に合った人材を発掘して、育成・登用していく取り組みを指しています。

例えば、ある経営戦略に基づくプロジェクトが始動するときに、そのプロジェクトに適した人材を見つけ出しやすくする機能や、その人材を育成する部分まで管理しようというものです。

今後日本企業ではますます少子高齢化が加速し、労働力人口の減少に拍車がかかります。そのため、“人材難”の時代が来ると考えている企業も多いでしょう。タレントマネジメントは、このような近い将来訪れるであろうリスクに備えた取り組みが可能でしょう。

非正規雇用社員など多様な人材を効率的に管理

人事システムは一律的に人材管理するのではなく、多様な雇用形態に対応できる製品が増えてきています。そのため、プロジェクト単位のスタッフや、派遣社員、パート、アルバイト、契約社員などの多種多様な人々も正確な人材管理が行えるのです。

こういった機能を活用するためにも、人事システムを選定する際には、自社内にどのような人材がいるのか、その人材すべてを適切に管理できるのかなどを考えることが必要となるでしょう。

人材育成の計画・実施に役立つ

人事システムを活用することで従業員1人ひとりの客観的データがデータベースに蓄積されます。それにより、従業員のスキル管理や、目標・実績管理、研修管理ができます。そのデータを基に個別面談を行ったり、会社が目指してほしい人材へ成長を促すことが可能です。

従業員の育成に関するデータ管理を行えるものもあります。採用をした人材をいかに自社の力になるよう育成するか、また、採用した人材が評価に対して不安を感じさせないことが大切です。従業員を大切にするという意味でも、人事システムの導入を検討をおすすめします。

人事システムのデメリット

人事システム導入時にはどのようなことを注意するべきでしょうか？ここでは人事システム導入のデメリットを２つ紹介します。

システム導入が難しい

人事システムは、集めるべき従業員情報が多く煩雑な管理をされている傾向があるため難しいとされています。そのため、データを管理する上でのデータベースの構築、そのための要件定義が重要であり、必要な各部署の人材データの一元管理を行う必要があります。

近年、クラウド型の人事システムが普及しており、導入自体は自社内の構築も必要なく、導入後すぐに利用できます。ぜひ検討の際は、導入形態にも意識をむけて選定してみてください。

セキュリティへの不安

扱うデータが人事情報であるため、プライバシーの観点から取扱を慎重に行う必要があります。特に最近はクラウド型製品が普及しているため、社外に重要な個人データを保存することにリスクがあり、不安になる企業も少なくないでしょう。

人事システムの選び方

ここまでは、人事システムのメリットデメリットをご紹介してきました。ここからは、導入するときの４つの選定ポイントをご紹介します。

利用目的に合っているか

人事システムを導入する目的には、正確な情報入力、人材活用、人材育成などの目的があります。これらの目的に合っているシステムを選べるようにするのが重要です。システムの特性をよく把握したうえで選択する必要があります。

導入形態は適切か

人事システムの導入方法にはオンプレミス型とクラウド型があります。自社内でシステムをサポートできる場合にはオンプレミス型、運営をシステム提供会社に任せる場合はクラウド型を選べるようにする方法も一つの選択です。その他にも初期費用とランニングコストも違いがあるため、最適な導入方法を選択する必要があります。

サポート体制は十分か

システムを導入するときには、企業毎にカスタマイズする必要のある項目が決まっているため、導入する前に、十分なサポート体制があることを確認してきましょう。また、運用開始した後で操作の疑問点が出た場合には、サポートしてもらう必要もあります。

ユーザビリティが高いシステムか

人事システムを導入するときには、その操作性が良くないと利用を定着させられません。導入を検討しているシステムのデモ版やトライアル版を利用して操作性を確かめておきましょう。

人事システムのメリットを理解して導入検討しよう！

今回は、人事システム導入のメリットとデメリットを解説しました。人事システムを活用することで、今まで足かせになっていた業務を効率的に行えるため、新たな施策も実施、企画できるでしょう。ぜひ製品を比較してみることをおすすめします。