人事システムのメリット・デメリットを一挙紹介！

人事システム導入５つのメリット

人事システムの具体的なメリットを紹介していきます。

導入メリット１　人事部門の業務を効率化する

人事システムでは、企業内の人材に関する情報をすべて一元的に管理しています。また、異動や評価、人事考課などについてもあらかじめ管理しやすい設計となっているので効率的に人事情報の管理を行うことができます。特に採用や異動の時期に人事部門には業務が集中しますが、その負担の軽減に効果的なシステムです。

“人”に関する膨大な情報を管理するにはExcel等では限界があります。入退社や定期的な人事異動などを確実に管理していくためにはやはり人事専用のシステムが必要でしょう。人事システムが貢献する人事部門の主な役割は以下の通りです。

• ■給与計算
• ■移動・配属
• ■採用・退職
• ■人材育成
• ■勤怠管理
• ■人事考課など

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導入メリット２　人材を“適材適所”に配置できる

経営層やマネジメント層が人材を活用するという視点からも、人事システムは重要です。人事システムには、従業員の情報に紐付られ、評価やスキルなどの情報がデータベース化されています。そのため、特定の条件で人材を抽出するというようなことが容易に行えるのです。

例えば企業にとって人材を経営戦略に基づき、適材適所に配置することは大きな課題です。そのためにも、人事考課等の情報をもとに配置を検討することになります。しかし、評価軸が多ければ多いほどその管理は複雑化してしまいます。

人事システムは、組織編制や組織設計、異動などのシミュレーションを行うなど、人事戦略を考える上で、必要不可欠なシステムと言えるでしょう。

導入メリット３　タレントマネジメントにも対応できる

タレントマネジメントとはアメリカなど、人材活用の先進国で広まった考え方で、経営戦略に合った人材を発掘して、育成・登用していく取り組みを指しています。

その機能とは例えば、ある経営戦略に基づくプロジェクトが始動する時に、そのプロジェクトに適した人材を見つけ出しやすくする機能や、その人材を育成する部分まで管理しようというものです。

今後日本企業ではますます少子高齢化が加速し、労働力人口の減少に拍車がかかります。そのため、“人材難”の時代が来ると考えている企業も多いでしょう。タレントマネジメントは、このような近い将来訪れるであろうリスクに備えた取り組みの1つということができるかもしれません。

導入メリット４　非正規雇用社員など多様な人材を効率的に管理

人事システムは一律的に人材管理するのではなく、多様な雇用形態に対応できる製品が増えてきています。そのため、プロジェクト単位のスタッフや、派遣社員、パート、アルバイト、契約社員などの多種多様な人々に対しても正確な人材管理が行えるのです。

こういった機能を活用するためにも、人事システムを選定する際には、自社内にどのような人材がいるのか、その人材すべてを適切に管理することができるのかなどを考えることが必要となるでしょう。

導入メリット５　その人に合った人材育成の計画・実施に役立つ

従業員1人ひとりの客観的データがデータベースに蓄積されます。それにより、従業員のスキル管理や、目標・実績管理、研修管理が行え、そのデータを基に研修を設定したり、個別面談を行ったり、会社が目指してほしい人材へ成長を促すことが可能です。

従業員の育成に関するデータ管理を行えるものもあります。採用をした人材をいかに自社の力になるよう育成するか、また、採用した人材が評価に対して不安を感じさせないことが大切です。従業員を大切にするという意味でも、人事システムの導入を検討をおすすめします。

人事システム導入２つのデメリット

人事システム導入時にはどんなことを注意すべきなのでしょうか？ここでは人事システム導入のデメリットを紹介していきます。

導入デメリット１　システム導入が難しい

人事システムは、集めるべき従業員情報が多く煩雑な管理をされている傾向がある為難しいとされています。そのため、データを管理する上でのデータベースの構築、そのための要件定義が重要であり、必要な各部署の人材データの一元管理を行う必要があります。

近年ではクラウド型の人事システムが普及しており、導入自体は、自社内の構築も必要なく、導入後すぐに利用できるようになっていますので、是非導入検討の際は導入形態にも意識をむけて選定してみてください。

導入デメリット２　セキュリティへの不安

扱うデータが人事情報であるため、プライバシーの観点から取扱を慎重に行う必要があります。特に最近はクラウド型製品が普及していますが、社外に重要な個人データを保存することにリスクがあり、不安になる企業も少なくないでしょう。

おさらい！人事システムとは

人事システムとは、人材情報管理システムとも言いかえることができ、企業活動における「人」にまつわるデータを集約・管理し、人材マネジメントに活かすシステムです。活用シーンでは、他システムとの連携もよく行われ、人事業務の効率化へ貢献します。

人事システムの選び方

ここまでは、人事システムのメリットデメリットをご紹介してきました。ここからは、導入する時の４つの選定ポイントをご紹介します。

１　利用目的に合っているか

人事システムを導入する目的には、正確な情報入力、人材活用、人材育成などの目的があります。これらの目的に合っているシステムを選ぶようにすることが重要です。システムの特性をよく把握したうえで選択する必要があります。

２　導入形態は適切か

人事システムの導入方法にはオンプレミス型とクラウド型があります。自社内でシステムをサポートできる場合にはオンプレミス型、運営はシステム提供会社に任せる場合にはクラウド型を選ぶようにするのも一つの選択方法です。その他にも初期費用とランニングコストも違いがありますので、最適な導入方法を選択する必要があります。

３　サポート体制は十分か

システムを導入するときには、企業毎にカスタマイズする必要のある項目があります。また運用開始した後で操作の疑問点が出た場合には、サポートしてもらう必要もあります。システムを導入する前に、十分なサポート体制があることを確認しておく必要があります。

４　ユーザビリティが高いシステムか

人事システムを導入する時には、その操作性が良くないと利用を定着させることができません。導入を検討しているシステムのデモ版やトライアル版を利用して操作性を確かめておきましょう。

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