人事システム導入するとこんなメリットが！導入検討時に気になるデメリットも紹介

人事システム導入５つのメリットとは

導入メリット１：人事部門の業務を効率化する

人事部門の主な役割には、従業員情報、所属、採用、退職、異動、出向、人材育成、配置、処遇、評価や人事考課などの管理が挙げられます。中には給与計算を含む場合もあり、その業務は多岐に渡ります。

このような“人”に関する膨大な情報を管理するにはExcel等では限界があります。人の出入り、定期的な人事異動などを確実に管理していくためにはやはり人事専用のシステムが必要です。それが、「人事システム」または「人事管理システム」です。

人事システムでは、企業内の人材に関する情報をすべて一元的に管理しています。また、異動や評価、人事考課などについてもあらかじめ管理しやすい設計となっているので効率的に人事情報の管理を行うことができます。特に採用や異動の時期に人事部門には業務が集中しますが、その負担の軽減に効果的なシステムです。

導入メリット２：人材を“適材適所”に配置するために活用

人事部門を効率化する人事システムですが、これは人事部門だけで活用するものではありません。

例えば企業にとって人材を経営戦略に基づき、適材適所に配置することは大きな課題です。そのためにも、人事考課等の情報をもとに配置を検討することになります。しかし、評価軸が多ければ多いほどその管理は複雑化してしまいます。

そこで、経営層やマネジメント層が人材を活用するという視点からも、人事システムは重要です。人事システムには、従業員の情報に紐付られ、評価やスキルなどの情報がデータベース化されています。そのため、特定の条件で人材を抽出するというようなことが容易に行えるのです。

人事システムは、組織編制や組織設計、異動などのシミュレーションを行うなど、人事戦略を考える上で、必要不可欠なシステムと言えます。

導入メリット３：タレントマネジメントにも対応

人材不足が指摘される昨今、ますます優秀な人材を効果的に登用しようという動きが盛んになっています。そこで注目を集めているのが「タレントマネジメント」という考え方です。そもそもタレントマネジメントはアメリカなど、人材活用の先進国で広まった考え方で、経営戦略に合った人材を発掘して、育成・登用していく取り組みを指しています。

本来、人事システムは人事部門がユーザーとなり、タレントマネジメントシステムは経営層・マネジメント層・本人がユーザーとなりますが、現在、多くの人事システムでタレントマネジメントを推進するための機能が搭載されています。

その機能とは例えば、ある経営戦略に基づくプロジェクトが始動する時に、そのプロジェクトに適した人材を見つけ出しやすくする機能や、その人材を育成する部分まで管理しようというものです。

今後日本企業ではますます少子高齢化が加速し、労働力人口の減少に拍車がかかります。そのため、“人材難”の時代が来ると考えている企業も多いでしょう。タレントマネジメントは、このような近い将来訪れるであろうリスクに備えた取り組みの1つということができるかもしれません。

導入メリット４：非正規雇用社員など、多様な人材を効率的に管理

現代社会は、「働き方」も多様化している時代です。例えばプロジェクト単位のスタッフや、派遣社員、パート、アルバイト、契約社員など多種多様な人々が社内に勤務しています。こうした多様な人材を管理するのも人事部門の役割であり、人事システムの対象です。

そのため、人事システムは一律的に人材管理するのではなく、多様な雇用形態を踏まえて設計されていることも増えてきています。人事システムを選定する際には、自社内にどのような人材がいるのか、その人材すべてを適切に管理することができるのかなどを考えることが必要となります。

導入メリット５：中長期的な人材育成の計画・実施に役立つ

人事システムを導入することにより、従業員1人ひとりの客観的データがデータベースに蓄積されます。このことは、企業全体にとって、多くのメリットをもたらします。その1つが人材育成面です。

人事システムは、従業員の基本情報・勤怠状況・各種申請を行う機能以外に、育成に関するデータ管理も行えるものもあります。具体的には従業員のスキル管理や、目標・実績管理、研修管理が行え、そのデータを基に研修を設定したり、個別面談を行ったり、会社が目指してほしい人材へ成長を促すことが可能です。

企業が新卒採用や中途採用に力を入れることはとても大切なことですが、少子高齢化が進む現在は、採用をした人材をいかに自社の力になるような従業員に育成するかという点が重要です。また、採用した人材が評価に対して不安を感じ、会社を離れていってしまうことも防ぐ必要があります。従業員を大切にするという意味でも、人事システムの導入を検討をおすすめします。

人事システム導入２つのデメリットとは

導入デメリット１：システム導入が難しい

人事システムは、導入が難しいと言われています。理由は、収集・管理するためのデータが多く煩雑な管理をされている傾向があるからです。

データを管理する上でのデータベースの構築、そのための要件定義が重要であり、その上で必要な各部署の人材データの一元管理を行う必要があります。

導入デメリット２：セキュリティへの不安

扱うデータが人事情報であるため、プライバシーの観点から取扱を慎重に行う必要があります。特に最近はクラウド型製品が普及していますが、社外に重要な個人データを保存することにリスクがあり、不安になる企業も少なくないでしょう。

おさらい：人事システムとは

人事システムの選び方

ここまでは、人事システムのメリットデメリットをご紹介してきました。ここからは、導入する時の選定ポイントをご紹介します。

人事システムは、多岐にわたり活用できるシステムです。ですので、長期的な視点で自社のどんな課題を解決するためにシステム導入を検討するのかを明確にする必要があると考えます。

利用目的に合っているか

人事システムを導入する目的には、正確な情報入力、人材活用、人材育成などの目的があります。これらの目的に合っているシステムを選ぶようにすることが重要です。システムの特性をよく把握したうえで選択する必要があります。

導入形態は適切か

人事システムの導入方法にはオンプレミス型とクラウド型があります。自社内でシステムをサポートできる場合にはオンプレミス型、運営はシステム提供会社に任せる場合にはクラウド型を選ぶようにするのも一つの選択方法です。その他にも初期費用とランニングコストも違いがありますので、最適な導入方法を選択する必要があります。

サポート体制は十分か

システムを導入するときには、企業毎にカスタマイズする必要のある項目があります。また運用開始した後で操作の疑問点が出た場合には、サポートしてもらう必要もあります。システムを導入する前に、十分なサポート体制があることを確認しておく必要があります。

ユーザビリティが高いシステムか

人事システムを導入する時には、その操作性が良くないと利用を定着させることができません。導入を検討しているシステムのデモ版やトライアル版を利用して操作性を確かめておきましょう。

もっと詳細な人事システムの選び方を知りたい方はこちら
参考記事：人事システムを選ぶ際に気を付ける4つのポイント

まとめ

人事システム導入のメリットとデメリットを解説いたしました。どの製品にも長所や短所があるでしょう。大事なことは、自社のどんな課題を解決するために導入するのかを明確にすること、そして各製品のメリットデメリットを明らかにし、吟味することではないでしょうか。