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メルマガやDMなどメールマーケティングを行っている企業であれば、メール配信システムを活用することでマーケティングの効果を向上し、業務負担も軽減できます。このメール配信システムには大きく分けて「サーバ導入型」と「ASP型」の２種類があり、自社に合ったシステムを選ぶことが求められます。
この記事では、メール配信サービスの種類を解説し、サーバ導入型とASP型どちらが良いか紹介していきます。
メールマーケティングを行う際に同じメールを不特定多数の方に一斉送信します。このときに、メールを送信する相手が数百であれば既存のメールシステムで対応できますが、数千・数万を超えるとメールを送ることができない場合があります。
メールを送信できない理由は大きく分けて「サーバの負荷」と「プロバイダの誤認」の２つあります。
一度に大量のメールを送信しようとすると、送信するメールサーバに大きな負担をかけることになり処理が追いつきません。そのため、メールを送信するのに数時間かかることもあります。
また、メールを大量に送信するとインターネットに接続しているプロバイダがスパムメールや迷惑メールとして認識するため、送信先に届かずに弾かれてしまいます。
メール配信システムでは性能が良い「MTA」（Mail Transfer Agent）というメール転送エージェントを使用しているため、不具合が起きることなくメールの送信が可能です。
このメール配信システムを提供している事業者のMTAは高度であり、一般的なメールシステムでは同様のパフォーマンスを実現できないため、サービスの価値が大きくなります。
さらに、メール配信システムでは一斉送信したメールをより確実に、高速送信するだけでなく、メールマーケティングの効果を向上させるステップメールのようなさままざな機能があります。
メール配信システムにはサーバ導入型（オンプレミス型）とASP型（クラウド型）の大きく分けて２種類あります。
サーバ導入型は自社でサーバを構築し、保守運営も全て自社で行います。ASP型は既にインターネット上に構築されたサービスを利用する方法です。このサーバ型とASP型にはそれぞれメリット・デメリットがあり、メール配信システムに求めるものを明確にし、選択する必要があります。
システムを導入する基本的な形は、自社でサーバを構築してシステムを導入するサーバ導入型です。ここからはサーバ導入型のメール配信システムのメリットとデメリットを説明していきます。
サーバ導入型は自社でサーバを構築・管理するため、メール配信システムに望む機能をカスタマイズできます。システムを構築するときに機能を追加するだけでなく、必要になったときにメンテナンスを行えば後付けも可能です。また、メール配信システムと関連性が高いCRMやマーケティングツールと連携させることもできます。
メール配信システムに求める機能が多い場合や、既に導入しているシステムが複数ある状態ではサーバ導入型のメリットが大きくなります。
メール配信システムは膨大な量の個人情報を扱います。構築したシステムからメール配信で扱う情報を全て自社内だけで完結するため、情報が流出するセキュリティリスクを抑えることができます。近年では、情報漏えいの事件が注目されるようになっており、個人情報取り扱いの関心が高くなっています。
サーバ導入型のメール配信システムでも、ネットワークと接続しているため、サイバー攻撃や不正アクセスに対するセキュリティ対策を行う必要はありますが、対策の内容も自社で選択できます。
また、停電や災害時のシステムを安定して稼働する対策や、バックアップを行いデータの消失対策も自分たちで行うことが可能です。個人情報保護の観点から見て、ASP型と比較するとサーバ導入型はセキュリティレベルは高いと言えます。
サーバ導入型の主なデメリットは費用が高いことです。サーバ導入型は自社でサーバを構築する必要があり、サーバー・ネットワーク・ソフトウェアの設備を購入し、揃える必要があるため、メール配信システムを導入する初期費用が高くなります。
また、保守・運用も自社で行う必要があり、専任の担当者を配置することになれば、人件費も発生することになります。サーバ導入型は設備の費用と人件費が発生し、導入に必要な費用は大きくなるため注意が必要です。
サーバ導入型は自社でサーバを構築する必要があるため、必要な設備を用意するだけでなく、サーバを構築できる技術者も必要になります。システムを構築する時間は、導入するメール配信システムの規模にもよりますが、３ヶ月近くかかることが多いです。
サーバ導入型で自社構築を行うと初期費用が高くなるだけでなく、導入開始からシステムを利用するまでに大幅な時間が発生します。
近年ではインターネット技術が向上したこともあり、ネット上にあるシステムをレンタルする形で利用できるようになっています。年々提供されるサービスは増えており、メール配信システムも例外ではありません。
ここからはASP型のメール配信システムのメリット・デメリットを説明していきます。
ASP型のメール配信システムは既に構築されたシステムを、インターネットを経由して利用するため、自社でサーバを構築する必要もありません。そのため、システム構築に必要な設備を揃える必要はなく、技術者を用意して長期間の構築作業も不要になります。
ASP型のメール配信システムでも契約料などで初期費用は発生しますが、サーバ導入型と比較しても低価格で実現します。また、保守・運用もサービスを提供している運営会社が行うため、自社で専任の担当者を配置する必要もないため、システムを導入する際に必要な人件費を想定せずに済みます。
ASP型のサービスは運営会社が常に最新のサービスを提供しているため、自社でアップデートする必要はありません。サービスの提供元が機能している限り、更新がある度に運営会社がメンテナンスを行うため、最も効率が良い状態のサービスを利用できます。
ASP型のサービスは保守・運用を自社で行う必要がないだけでなく、システムのパフォーマンスに関わるメンテナンスもサービスの提供元に任せることが可能です。
ASP型のメール配信システムのデメリットは、既に構築されたシステムをインターネットを介して利用するため提供されていない機能はカスタマイズできず、追加できません。
サービスの種類にはオプションで機能を拡張することもできますが、サーバ導入型のシステムと比較すると、機能面での柔軟さに欠け希望する機能を使えないことが多くあります。そのため、ASP型のメール配信システムを導入する時は、どのシステムを選択するかが重要になります。
ASP型のサービスは自社のシステムではなく、外部のサービスを利用する形式になります。
メール配信は膨大な量の顧客情報を扱うため、外部のシステムを使うことによる情報漏えいの不安は残ります。選定する時はセキュリティに問題ない信用できるサービスかどうかを見極める必要があります。また、運営会社のサーバに不具合があればサービスを利用できなくなるだけでなく、利用していたデータや顧客情報を消失する可能性もあります。
もちろん、外部に任せることにより自社で運用するよりも安全に稼働できたり、セキュリティのレベルを強固にすることも可能です。サーバ導入型とASP型のメリット・デメリットを比較するだけでなく、自社で導入した後のことを想定して決定することが重要です。
ASP型のメール配信システムの場合、サービスと共にレンタルサーバも利用します。ASP型のサービスの実態は、システムをインストールしているレンタルサーバをインターネットを経由して利用していることになります。
このレンタルサーバには複数の種類があり、種類にはそれぞれメリット・デメリットが存在します。ASP型のサービスを選定する一つの基準になるため、レンタルサーバの違いを把握することは重要です。
ここからはASP型のレンタルサーバによる違いを紹介していきます。
共用サーバとは、システムを提供している事業者が「共有用」のサーバにシステムを構築し提供しているタイプです。共用サーバの場合、専用ではなく自分たち以外の利用者が不特定多数いるため、サーバの品質は高くありません。
ユーザー数がどれだけ多いとしても、使用しているサーバは１台になるため、１つのIPアドレスを多くのユーザーと共有することになります。自分たち以外のユーザーが迷惑メールなどを送信している可能性もあり、適切な使い方をしていても迷惑メールの判定になりやすいデメリットがあります。
システム利用料を抑えることが可能ですが、不具合を感じることも多いです。
仮想専用サーバの場合、共用サーバと同様にサーバの台数は１台ですが、１つのサーバの中に複数の仮想サーバを構築することで、独自のIPアドレスを活用できます。共用サーバと違い、迷惑メールとして認識されることも少なくなるため、メールの到達率は向上します。
しかし、自由度が高く専用サーバのように使うことができますが、プログラミングなどの専門的な知識・技術が必要になります。
独自専用サーバの場合は、自社で１台のサーバを使用できるため、最も自由度が高く専門的な知識や技術も必要ありません。レンタルサーバの中では最も品質が高いですが、その分利用料は高額になります。
ここまでのように、ASP型のメール配信システムには複数のレンタルサーバの種類があるため、サービスを利用するときは慎重に選ぶ必要があります。
メールマーケティングを行う業務があれば、「大量送信」「高速送信」「到達率」を実現するメール配信システムの活用がおすすめです。メール配信システムにも複数の種類がありますが、機能だけでなく導入形態にも注意する必要があります。
メールマーケティングの頻度やメールの量が多い場合はサーバ導入型の方がメリットが多くなり、手軽にメールマーケティングを行う場合はASP型のメール配信システムの方が効果が高くなります。メール配信システムを導入するときは、費用対効果を考えて自社にふさわしいシステムを慎重に選ぶことが重要です。
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