ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態別
- 自社サーバに導入するパッケージ型：WEBCAS e-mail、Cuenote FC、acmailer、acmailer DB
- 送信だけ外部に任せるハイブリッド構成：Cuenote SR-S
- ■連携するデータ別
- 会員データベース・基幹システム連携：WEBCAS e-mail、Cuenote FC
- CRM・MAツール連携：WEBCAS e-mail、Cuenote FC
オンプレミス型メール配信システムの仕組み
オンプレミス型は、配信の管理画面や配信リスト、メールを送り出すサーバを自社の設備で動かす形態です。まずは配信の流れと、クラウド型との違いを押さえておきましょう。
配信リストの抽出から送信までの流れ
メール配信は、管理画面で原稿を作り、データベースから宛先を抽出して、送信サーバに渡す流れで進みます。送信サーバはMTA（メール転送エージェント）と呼ばれ、受け取ったメールを順番に相手のサーバへ届けます。
届かなかったメールは、エラー通知（バウンスメール）として戻ってきます。オンプレミス型では、この一連の処理を担うサーバ群をすべて自社のネットワーク内に置く構成が基本です。
クラウド型との違いは送信基盤の管理者
クラウド型では、送信サーバや配信量の調整、迷惑メール対策の基本設定を提供会社が管理します。オンプレミス型では、サーバの構築から送信設定、障害対応までを自社またはシステム会社が担います。
その分、データの保管場所や他システムとの接続方法を自社の方針で決められます。費用は、ライセンスやサーバ機器の購入といった初期費用の比重が大きくなる傾向です。保守費用とあわせて、数年単位の総額で比べることが大切です。サーバ機器の更新時期も費用に含めて試算しましょう。
メール配信をオンプレミスで行う理由
クラウド型が広く使われるなかで、あえてオンプレミスを選ぶのには理由があります。データの扱いや、既存システムとのつなぎ方、配信量の管理といった観点から、オンプレミス型が検討される場面を見ていきます。
顧客データを社外に置けない社内規程がある
金融機関や自治体、医療関連の団体などでは、個人情報を外部のサービスに預けることを社内規程で制限している場合があります。この場合、配信リストを社内のサーバに置いたまま配信できるオンプレミス型が検討されます。
ただし、クラウド型でも国内データセンターの利用や専用環境の提供など、規程を満たせる場合があります。情報システム部門やセキュリティ担当者と、規程のどの条件を満たす必要があるかを確認してから判断しましょう。
会員データベースや基幹システムと直接つなぎたい
会員情報や購買履歴が基幹システムにある場合、オンプレミス型ならデータベースどうしを社内ネットワークで直接つなげます。クラウドへ定期的にファイルを送る手間がなく、最新の会員情報で配信リストを作れます。退会や属性の変更が反映されるまでの時間差も小さくできます。
一方で、連携部分は個別開発になる場合があります。基幹システムの改修時に連携が止まらないよう、仕様書を残し、担当者が替わっても保守できる体制を整えておくことが重要です。
自社で整える送信ドメイン認証と配信設定
オンプレミス型では、迷惑メールと判定されないための設定も自社の担当です。メールが届くかどうかは、認証設定や送信量、受信者の反応など複数の要素に左右されます。ここでは自社で整える主な設定を説明します。
SPF・DKIM・DMARCの設定
送信ドメイン認証とは、メールが正規の送信者から送られたことを受信側が確かめる仕組みです。主な方式に、送信サーバのIPアドレスを登録するSPFと、電子署名を付けるDKIMがあります。
DMARCは、SPFやDKIMの結果をもとに、認証に失敗したメールの扱いを送信側が宣言する仕組みです。いずれも自社ドメインのDNS（ドメインの情報を管理する仕組み）に設定するため、ドメイン管理者との連携が欠かせません。設定後は、受信したメールのヘッダーで認証結果が合格しているかも確かめましょう。
大手メールサービスの送信者要件への対応
Gmailは2024年2月から、送信者向けの要件を設けています。すべての送信者にSPFまたはDKIMの設定や、迷惑メール率を0.3%未満に保つことなどを求めています。1日5,000件以上送る送信者には、DMARCの設定やワンクリックでの配信停止も求められます。
要件は見直される可能性があるため、各メールサービスの公式情報を定期的に確認しましょう。オンプレミス型では、配信停止用のヘッダーを付ける機能があるかも製品選定時に確認しておく必要があります。
送信IPの評価と配信速度の調整
受信側のサーバは、送信元のIPアドレスごとに過去の送信状況を評価しています。新しく用意したIPアドレスから急に大量配信すると、受信が制限される場合があります。
そのため、配信量を少しずつ増やす「ウォームアップ」や、宛先のドメインごとに送信速度を調整する設定が使われます。エラーが続く宛先を配信リストから外す処理も、送信IPの評価を保つうえで欠かせません。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でメール配信システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
メール配信システムのオンプレミス運用で自社が担う作業
オンプレミス型のメール配信システムは、導入後の運用も自社の作業が中心です。配信が止まったときの対応や、配信停止の処理、ソフトウェアの更新など、日常的に発生する作業と体制を整理します。
配信の停止や遅延に気づき再送する体制
サーバの障害や回線の不調、受信側の制限などで、配信が止まったり遅れたりする場合があります。送信待ちのメールがたまっていないか、エラーが急に増えていないかを監視し、管理者へ通知する仕組みを用意しましょう。
あわせて、どこまで送信できたかをログで確認し、未送信分だけを再送する手順を決めておくと安心です。手順書を共有し、複数の担当者が対応できるようにしておくことも大切です。
バウンスメールと配信停止の処理ルール
宛先不明で戻ってきたメールや、受信者からの配信停止の申し出は、配信リストへ確実に反映する必要があります。配信停止を受け付けた相手に送り続けると、特定電子メール法に違反するおそれがあります。
システムで自動反映できる範囲と、手作業で処理する範囲を分けて決めておきましょう。基幹システム側にも配信可否の情報を戻すと、別の部署が同じ相手に誤って送ることを防ぎやすくなります。
ソフトウェアとサーバの更新
オンプレミス型では、OSやメール配信ソフト、MTAの脆弱性への対応も自社で行います。脆弱性とは、不正アクセスなどに悪用されるおそれのあるソフトウェアの欠陥のことです。
提供会社が更新プログラムをどの頻度で提供するか、保守契約で適用作業まで依頼できるかを確認しておきましょう。サーバ機器の保守期限が切れる時期も把握し、更新の予算を早めに確保することが重要です。
クラウドの送信基盤と組み合わせるメール配信
データは社内に置きたい一方で、送信サーバの管理まで抱えるのは負担が大きい場合もあります。その場合、オンプレミスとクラウドを組み合わせる構成も選択肢です。考え方と判断の材料を紹介します。
管理画面と配信リストは社内に置く構成
配信リストや管理画面は社内のサーバに置き、メールを送り出す部分だけを外部の送信サービスに任せる構成があります。外部サービスへの接続には、SMTPリレーやAPIと呼ばれる仕組みが使われます。
この構成では、送信IPの評価管理や配信速度の調整を送信サービス側に任せられます。ただし、宛先のメールアドレスとメール本文は外部へ渡るため、社内規程で許される範囲かを事前に確認しましょう。
オンプレミスとクラウドを選び分ける判断材料
判断の材料は、データを置ける場所の規程、連携したい社内システム、運用を担える人員の3つです。サーバやメールの技術に詳しい担当者が社内にいない場合、オンプレミス型の運用負担は大きくなります。
反対に、規程上データを外部に出せず、配信量も多い場合はオンプレミス型が向く可能性があります。導入支援や保守の範囲を提供会社に確認し、複数の構成で見積もりを比べてみましょう。
オンプレミス対応を比べるメール配信システム一覧
自社サーバへの導入、専用環境での運用、送信部分だけを外部に任せる構成など、オンプレミス型の検討に関わる製品を一覧で比較できます。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| WEBCAS e-mail | オンプレミスとクラウドの提供形態があり、基幹データベースとも接続できる |
| Cuenote FC | オンプレミスにも対応し、APIで配信リストや配信指示を連携できる |
| Cuenote SR-S | 既存メールサーバーの送信先を変えるだけで使えるリレーサーバー |
| acmailer | サーバー設置型のCGIメール配信システムで、登録数・送信数は無制限 |
| acmailer DB | 企業のサーバーに設置でき、自在にカスタマイズできるメルマガ配信システム |
自社運用の範囲で選ぶメール配信システム
社内のサーバで配信まで完結させるか、送信だけを外部の基盤に任せるかによって、候補となる製品は変わります。対応する構成や保守の範囲は製品ごとに異なるため、資料で確かめてください。
WEBCAS e-mail
- シリーズ導入実績12,000社以上！毎時1,000万通※以上の高速配信
- 使いやすさ抜群で高機能。CSVリスト配信／データベース連携配信
- 政府情報システムのためのセキュリティ評価制度 ISMAP-LIUに登録
株式会社WOW WORLDが提供する「WEBCAS e-mail」は、自社サーバへのオンプレミス導入とクラウドでの利用のどちらにも対応するメール配信システムです。基幹データベースとの接続をはじめ、さまざまなシステムとの柔軟な連携が可能で、会員データを生かしたOne to Oneメールを配信できます。エラーメールの自動処理やList-Unsubscribeヘッダの付与機能、オペレータ操作ログなど、社内で運用する際に確認したい機能も備えています。
Cuenote FC
- 国内最大級 月間89億通の配信実績と毎時1,300万通の配信スピード
- HTMLエディター/顧客管理/効果測定/シナリオ配信 等全て標準搭載
- 配信通数無制限！月額5,000円～利用可能、なりすまし対策も万全
ユミルリンク株式会社が提供する「Cuenote FC」は、オンプレミスやパッケージソフト、クラウドの提供形態をもつメール配信システムです。APIを使えば、会員データベースなど既存システムとの間で配信リストの連携から配信指示、結果の取得までつなげられます。届かないアドレスを自動で配信対象から外す機能や、SPF・DKIMへの対応、List-Unsubscribeヘッダへの対応など、到達性の維持に関わる機能もそろっています。
Cuenote SR-S
- 遅延や不達を簡単に解決
- クラウドサービスからも利用可能
- 多機能で導入しやすい
ユミルリンク株式会社が提供する「Cuenote SR-S」は、自社のメールサーバーに代わってメールを送り出すリレーサーバーです。既存のメールサーバーの送信先を変更するだけで、管理画面や配信リストは今の仕組みのまま、送信の部分を任せられます。ドメイン別の速度・時間帯の制御や、バウンスメールの受信・解析、エラーアドレスの自動停止に対応し、DKIM・DMARCにも対応しています。
acmailer （エクストライノベーション株式会社）
- 全機能そのまま無料提供（フリーライセンス）
- DB版は1年間の標準サポートライセンスが付属
- 自動バージョンアップ機能付き
acmailer DB （エクストライノベーション株式会社）
- メルマガの運用が簡潔にできるシンプルな設計！
- セキュリティの向上とカスタマイズの自由化が実現！
- 1年間の標準サポートライセンスが無料で付属！
まとめ
オンプレミス型のメール配信システムは、顧客データを社内に置いたまま配信でき、基幹システムとも直接つなげる点が特徴です。一方で、送信ドメイン認証や送信IPの管理、障害時の再送、ソフトウェアの更新まで自社で担う必要があります。送信だけをクラウドに任せる構成も含めて、規程と運用体制にあう形を選びましょう。複数の製品を資料請求し、オンプレミスでの導入や保守の範囲を比較してみてください。
