ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換えの目的別
- 利用人数の増加に備えたい：純国産クラウドストレージ Fileforce、DirectCloud、使えるファイル箱、Everidays、Xserverドライブ
- 社外とのファイル共有を効率化したい：DirectCloud、Fleekdrive、GigaCC ASP、DropboxBusiness
- セキュリティやログ管理を強化したい：DirectCloud、使えるファイル箱、GigaCC ASP、SPPM AI
- ■移行の進め方別
- ファイルサーバーからクラウドへ移行：SHARERN(シェアルン）、純国産クラウドストレージ Fileforce
- 移行や導入の支援を受けたい：SHARERN(シェアルン）、SPPM AI
オンラインストレージを乗り換える判断基準
乗り換えを検討したいのは、現在のサービスが業務の要件を満たせなくなったときです。不満を「使いにくい」で終わらせず、容量や共有、セキュリティなど具体的な要件に置き換えると、乗り換え先に求める条件をはっきりさせられます。
容量や料金が利用実態にあわない
保存容量の不足や、ユーザー数の増加による料金の上昇は、乗り換えを考えるきっかけの一つです。プランの上限に近づくたびに不要ファイルを削除している状態では、業務に余計な手間がかかります。
料金体系は、ユーザー単位で課金するものや容量に応じて課金するものなど、サービスによって異なります。今後の人員計画やデータの増え方を見込んだうえで、現行サービスと乗り換え先の年間コストを比べると、判断材料として役立ちます。
社外との共有や権限管理に不便がある
取引先とのファイル共有が増えると、共有リンクの有効期限やパスワード設定、ダウンロード制限などの機能が必要な場合があります。現行サービスにこれらの設定がなく、メール添付と併用している場合は見直しの時期といえます。
また、部署やプロジェクトごとに閲覧や編集の権限を分けられないと、管理者の負担が増えます。権限設定にどれだけ時間がかかっているかを洗い出すと、乗り換えで改善したい点がはっきりします。
セキュリティやログの要件を満たせない
社内のセキュリティ規程が改定され、現行サービスでは要件を満たせなくなるケースもあります。例えば、操作ログの保存期間やIPアドレスによるアクセス制限、二段階認証の強制などが求められる場合です。
情報漏えいへの備えとして、誰がいつどのファイルを閲覧したかを確認できるかは重要な確認項目です。情報システム部門と要件をすりあわせ、現行サービスで対応できない項目を一覧にしておきましょう。
乗り換え先のオンラインストレージを選ぶポイント
乗り換え先は、判断基準で洗い出した不満を解消できるかどうかで選びます。あわせて、移行作業の負担を左右する移行ツールや支援体制も確認しておくと、乗り換え後のトラブルを減らせます。
共有範囲と権限設定の細かさ
乗り換え先では、フォルダ単位やファイル単位で権限を設定できるかを確認します。閲覧のみ、編集可、ダウンロード不可といった段階を選べると、取引先との共有にも対応できます。
社外共有では、リンクの有効期限やパスワード、アクセス回数の上限を設定できるかも比べておきたい点です。自社の共有ルールを先に整理し、その運用を再現できる製品かどうかを無料トライアルなどで試すと判断材料が増えます。
管理機能とログの確認範囲
管理者向けの機能は、製品によって確認できる範囲が異なります。ユーザーの追加や削除、操作ログの閲覧、不審なアクセスの通知などが、管理画面からどこまで行えるかを確かめましょう。
ログについては、保存期間やCSV形式で出力できるかも確認項目です。監査や社内調査で過去の記録が必要になる場合に備え、自社の規程で求められる期間を満たせるかをベンダーに問い合わせておくと安心です。
移行ツールと支援体制の有無
データ量が大きい場合は、移行ツールや移行支援サービスの有無が作業負担を左右します。ツールによっては、フォルダ構成やファイルの更新日時を保ったまま移せるものもあります。
ただし、権限設定や共有リンクまで移行できるかは、製品や移行元のサービスによって異なります。支援が手順の案内にとどまるのか、作業の代行まで含むのかも、見積もりの段階でベンダーに確認しておきましょう。
オンラインストレージサービス乗り換えの手順
乗り換えは、棚卸し、移行計画とテスト移行、本番移行と解約の3段階で進めると、業務への影響を抑えられます。ここでは各段階で行う作業と、見落としがちな確認事項を順に説明します。
1. 現状のデータと権限を棚卸しする
最初に、現行サービスに保存しているデータの量や種類、フォルダ構成、権限設定を一覧にします。どの部署がどのフォルダを使い、誰が管理しているかを把握しておくと、移行後に設定を再現できます。
このとき、長期間使われていないファイルや管理者が不明なデータは、移行対象から外すかを検討しましょう。不要なデータを整理しておけば、移行時間の短縮や乗り換え先の容量の節約につながります。
2. 移行計画を立ててテスト移行を行う
棚卸しの結果をもとに、移行の順番やスケジュール、担当者を決めます。部署ごとに段階的に移すのか、一斉に切り替えるのかは、データ量や業務への影響を踏まえて選びます。
本番の前には、一部のフォルダでテスト移行を行いましょう。ファイルが開けるか、日本語のファイル名が文字化けしていないか、権限が意図どおりに設定されているかを確認し、問題があれば手順を修正します。
3. 本番移行を行い旧サービスを解約する
本番移行は、業務への影響が少ない夜間や休日に実施する方法があります。移行中は旧サービスへの書き込みを止めるなど、データの更新ルールを事前に周知しておくと差分の発生を抑えられます。
移行後は、ファイル数やフォルダ構成が移行前と一致しているかを照合します。旧サービスは契約更新日を確認したうえで一定期間は閲覧用に残し、問題がないことを確かめてから解約すると安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でオンラインストレージの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
データ移行時に注意したいトラブルと対策
データ移行では、ファイルそのものは移せても、付随する情報が引き継がれない場合があります。起こりうるトラブルを事前に把握し、対策を移行計画に組み込んでおくと、乗り換え後の混乱を防げます。
共有リンクやアクセス権が引き継がれない
移行元で設定していた共有リンクは、乗り換え先では使えなくなる場合があります。取引先にリンクを伝えていた場合、移行後にファイルを開けないという問い合わせが発生するおそれがあります。
対策として、社外共有しているフォルダを棚卸しの段階で洗い出し、移行後に新しいリンクを案内する準備をしておきましょう。アクセス権も同様に、移行ツールで引き継げない場合は設定の一覧をもとに再設定します。
更新日時や版の履歴が失われる
移行方法によっては、ファイルの更新日時が移行した日付に変わったり、過去の版の履歴が移らなかったりする場合があります。更新日時で最新版を判断している運用では、取り違えが起こる可能性があります。
履歴が必要なファイルは、移行前に重要な版を別名で保存するなどの対応を検討しましょう。移行ツールが更新日時の保持に対応しているかは、テスト移行の段階で確かめておくことが重要です。
移行中の更新で差分が発生する
移行作業の途中で旧サービスのファイルが更新されると、乗り換え先との間に差分が生じます。データ量が大きく、移行に数日かかる場合は特に注意が必要です。
対策として、移行期間中に書き込みを停止する期間を設けるか、差分だけを再度移行する手順を用意しておく方法があります。どちらを選ぶかは業務への影響を踏まえ、関係部署と相談して決めましょう。
乗り換え後にオンラインストレージを定着させる方法
乗り換えの効果を得るには、移行後の運用を社内に定着させることが欠かせません。使い方やルールが浸透しないと、以前のファイルサーバーやメール添付に戻ってしまう場合があります。
フォルダ構成と利用ルールの周知
移行後は、フォルダの命名規則や保存場所、社外共有の手順をまとめた利用ルールを全社に周知します。マニュアルを用意し、問い合わせ窓口を決めておくと、利用者の迷いを減らせます。
説明会や短い操作動画を用意する方法も有効です。ルールは1人の担当者だけが把握するのではなく複数の管理者で共有し、運用しながら改善点を反映していくと定着につながります。
乗り換え効果の確認と運用の見直し
乗り換えから一定期間がたったら、当初の目的を達成できているかを確認します。容量の使用状況や料金、共有作業にかかる時間などを乗り換え前と比べると、効果を把握できます。
想定より使われていない機能や、新たに出てきた要望があれば、設定やルールを見直しましょう。他の業務ツールとの連携を広げることで、ファイル共有以外の業務の効率化につながる場合もあります。
乗り換え先候補のオンラインストレージ一覧
乗り換え先を検討する際に比べたい法人向けオンラインストレージを一覧にまとめました。現行サービスで不満に感じている点と照らしあわせながら確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| GigaCC ASP | セキュリティを重視した国産のファイル転送・共有サービスで、企業間でのデータのやりとりを支援 |
| Fleekdrive | 社内や取引先とのファイル共有と文書管理を、わかりやすい操作で効率化できる国産の企業向けサービス |
| 使えるファイル箱 | エクスプローラーから使えるユーザー数無制限のファイル共有サービスで、2要素認証や権限管理も備える |
| DirectCloud | ユーザー数無制限のクラウドファイルサービスで、取引先とのファイル共有やログの取得による管理に対応 |
| SPPM AI | 暗号化からクラウドバックアップまで自動で行うセキュアストレージに、AIによる議事録作成支援も備える |
| SHARERN(シェアルン） | ファイルサーバーの自社運用からクラウドへの移行を想定した企業向けストレージで、データ移行の手伝いにも対応 |
| 純国産クラウドストレージ Fileforce | オンプレミスのファイルサーバーの操作性とアクセス権限の設計を維持したままクラウド化できる国産サービス |
| box | セキュアなコンテンツ管理とAI活用で、ファイルの管理や分析を支援するクラウド基盤 |
| DropboxBusiness | ファイル共有・転送や自動バックアップ、ファイル検索、バージョン管理などに対応する法人向けクラウドサービス |
| Everidays | 国内のデータセンターで保管する、ユーザー数無制限の法人向けクラウドストレージ |
| Xserverドライブ | ユーザー数無制限で使える法人向けクラウドストレージで、ISO/IEC 27001認証を取得 |
移行の負担を抑えて乗り換えられるオンラインストレージ
ここでは、ファイルサーバーからのクラウド化や社外共有、ログ管理など、乗り換えの目的にあわせて検討できるオンラインストレージを紹介します。移行支援の有無や権限設定の再現方法は、各社の資料で確認しましょう。
GigaCC ASP
- 企業が求めるセキュリティ要件に対応し情報漏えいリスクを極小化
- ファイル共有作業や管理作業の自動化・効率化、負荷軽減を実現
- 2002年より提供開始。国産サービスとして豊富な導入実績
日本ワムネット株式会社が提供する「GigaCC ASP」は、セキュリティを重視した国産のファイル転送・共有サービスです。企業が求めるセキュリティ要件に対応し、情報漏えいリスクの低減を図れます。ファイル共有作業や管理作業の自動化と効率化にも対応しているため、取引先とのやりとりが多く、管理者の負担を減らしたい企業に適しています。2002年から提供されている国産サービスで、企業間でのデータのやりとりを安全に行いたい場合の乗り換え先として検討できます。
Fleekdrive
- 簡単＆分かりやすい操作で社内や取引先とのファイル共有を効率化
- より速く、より簡単に必要なファイルをわかりやすく文書管理
- 徹底したセキュリティ環境で安心安全にファイル共有
株式会社Fleekdriveが提供する「Fleekdrive」は、企業の情報資産を社内外で活用するための国産オンラインストレージです。簡単でわかりやすい操作で、社内や取引先とのファイル共有を効率化できます。必要なファイルを探しやすくする文書管理の機能も備えており、ファイルが散らばりがちな現行環境を整理したい場合に役立ちます。セキュリティ環境にも配慮されているため、メール添付での受け渡しから乗り換えたい企業の選択肢として検討できます。
使えるファイル箱
- エクスプローラーで利用可 使い慣れた操作で簡単導入を実現
- ユーザ数無制限×柔軟な権限管理でセキュリティ/業務効率大幅UP↑
- 2要素認証/2重暗号化/アクセスブロックなどセキュリティ対策も◎
使えるねっと株式会社が提供する「使えるファイル箱」は、クラウド上でファイルの保存と共有を安全に行える法人向けクラウドストレージです。エクスプローラーで利用できるため、使い慣れた操作のまま導入を進められます。ユーザー数無制限で、柔軟な権限管理にも対応しています。2要素認証や2重暗号化、アクセスブロックなどのセキュリティ対策も備えており、利用人数の増加とセキュリティ強化を同時に考えたい企業の乗り換え先として検討できます。
DirectCloud
- 取引先とのファイル共有が簡単でセキュア！
- ユーザー数無制限！定額制によるコスト削減
- 業界最多のログ取得が可能！強固なセキュリティ対策
株式会社ダイレクトクラウドが提供する「DirectCloud」は、ユーザー数無制限で使えるクラウドファイルサービスです。社外の取引先とも安全にファイルを共有でき、3ステップでファイルを送信できる手軽さも特徴です。ログの取得によるセキュリティ対策にも対応しているため、ファイル操作の履歴を管理したい企業に適しています。クラウド移行から生成AIによるデータ活用まで支援しており、乗り換えを機にファイルの活用方法を見直したい場合にも検討できます。
SPPM AI
- 暗号化からバックアップまで自動で行うセキュアストレージ機能
- AIによる文字起こし・要約で議事録作成をサポート
- 知識豊富な専門部隊による徹底サポート！安心の導入支援
株式会社AXSEEDが提供する「SPPM AI」は、セキュリティ向上と業務効率化を支援する法人向けサービスです。暗号化からクラウドバックアップまでを自動で行うセキュアストレージ機能を備え、ファイルを安全に保管できます。AIによる文字起こしや要約で議事録作成を支援する機能もあり、ストレージの乗り換えとあわせて会議まわりの業務を見直したい企業に向いています。専門部隊による導入支援も用意されているため、移行時のサポートを重視する場合にも検討できます。
SHARERN(シェアルン）
- データの保管は国内で安心
- データの移行もお手伝い
- 使いやすい
日本ワムネット株式会社が提供する「SHARERN(シェアルン）」は、ファイルサーバーの自社運用から脱却し、クラウドへ移行したい企業向けのクラウドストレージです。データは国内で保管され、データ移行の手伝いにも対応しています。社内のファイルサーバーを置き換える形で乗り換えを進めたい企業の候補になるでしょう。移行時の作業をどこまで任せられるかは、資料請求の際に確認しておくと安心です。
純国産クラウドストレージ Fileforce
- オンプレの操作性とアクセス権限設計を維持してクラウド化
- 開発・運用・データ保管・サポートまですべて国内
- 25,000社以上導入。国産クラウドファイルサーバー(SaaS) No.1
ファイルフォース株式会社が提供する「純国産クラウドストレージ Fileforce」は、オンプレミスのファイルサーバーをクラウドへ移せる国産のクラウドファイルサーバーです。エクスプローラーから利用でき、これまでの操作性とアクセス権限の設計を維持したままクラウド化を進められます。ユーザー数無制限で全社のファイル基盤を構築でき、開発や運用、データ保管、サポートまで国内で行われています。乗り換え後の操作に戸惑う社員を減らしたい企業に向いています。
box （株式会社Box Japan）
- 高度なセキュリティとコンプライアンスを提供
- AIによるコンテンツのインサイト抽出
- 主要AIと連携し要約や分析を支援するBox AI
DropboxBusiness （Dropbox Japan株式会社）
- PC・スマホなど複数端末でファイルを自動同期
- 共有リンクやフォルダ共有で社内外とスムーズに連携
- 管理コンソールで権限やデバイスを一元管理
Everidays （株式会社yett）
- エクスプローラ/Finderのように直感的に利用可能
- Microsoft Azure国内DCで保管し複数拠点にバックアップ
- 初期費用0円、ユーザー数無制限の料金プラン
Xserverドライブ （エックスサーバー株式会社）
- 国内シェアNo.1「エックスサーバー」が提供する安心感
- ユーザー数無制限でコストを気にせず利用可能
- ISMS国際規格「ISO/IEC 27001」認証取得済
まとめ
オンラインストレージサービスの乗り換えは、現状の不満を具体的な要件に置き換え、データと権限の棚卸し、テスト移行、本番移行の順に進めることが重要です。共有リンクや更新日時が引き継がれないといったトラブルも、事前に把握しておけば対策できます。乗り換え先を選ぶ際は、権限設定や管理機能、移行支援の範囲を比較しましょう。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。
