個人事業主向けオンラインストレージを比較！個人事業主ならではの選び方も解説

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■利用場面別

• 外出先や複数端末での作業：Dropbox、PrimeDrive、WPS Cloud Pro
• パソコン故障に備えたバックアップ：SPPM AI、Dropbox

■契約のしやすさ別

• 1ユーザーから契約できる：SPPM AI
• 無料トライアルで試せる：Dropbox、PrimeDrive

個人事業主がオンラインストレージを使う場面

個人事業主は、営業から制作、経理まで1人でこなすことが少なくありません。オンラインストレージサービスは、こうした業務のなかでファイルの扱いにかかる手間やリスクを減らす手段として使えます。

取引先とのファイルの受け渡し

デザインや動画、設計図面など、メールに添付できない大きなファイルを取引先に渡すときに、オンラインストレージの共有リンクが役立ちます。取引先ごとにフォルダを分けておけば、過去の納品物を探す手間も減らせます。

取引先から資料を受け取る際にも、アップロード用のフォルダを用意しておくと、やり取りがスムーズです。ただし、取引先によっては利用できるサービスを社内規程で指定している場合があるため、事前に確認しておきましょう。

外出先での作業とパソコン故障への備え

オンラインストレージにファイルを保存しておけば、外出先のノートパソコンやスマートフォンから同じファイルを開けます。打ち合わせの場で資料を見せたり、移動中に修正したりといった使い方ができます。

パソコンが故障したり、紛失したりした場合でも、ファイルがオンライン上に残っていれば業務を続けられます。1人で事業を営む個人事業主にとって、データの消失が取引先への納期に影響しかねないため、備えとしての価値は大きいといえます。

見積書や請求書など事務書類の整理

見積書や契約書、請求書の控えといった事務書類も、オンラインストレージで整理できます。年度や取引先ごとにフォルダを分けておけば、確定申告の準備や過去の取引を確かめる際に、書類を探す時間を短縮できます。

税理士に帳簿や書類を確認してもらう場合も、該当のフォルダだけを共有すれば受け渡しが簡単です。共有する際は、必要なフォルダに限って閲覧のみの権限を付け、依頼が終わったら共有を解除しましょう。

個人事業主向けに無料プランと有料プランを比べる

オンラインストレージサービスには、無料で使えるプランと有料のプランがあります。個人事業主が選ぶ際は、容量だけでなく、共有の管理やサポートの違いも比べましょう。

容量とファイルの復元期間の違い

無料プランは保存できる容量が限られ、扱うファイルが大きい業種ではすぐに上限に達する場合があります。有料プランでは容量が増えるほか、誤って削除したファイルを復元できる期間や、過去の版に戻せる範囲が広がるプランもあります。

上書き保存してしまった納品データを元に戻せるかどうかは、業務上の大きな差となります。容量の上限に加えて、復元できる期間や版の数も確認しておきましょう。

共有リンクの管理とサポートの違い

共有リンクにパスワードや有効期限を設定できるか、ダウンロードを禁止できるかといった管理機能は、プランによって使える範囲が異なります。取引先のデータを扱うなら、こうした機能があると情報の流出リスクを抑えやすくなります。

トラブル時に問い合わせできる窓口の有無や、対応の方法もプランで変わる場合があります。1人で解決が難しいときに頼れる窓口があるかは、個人事業主にとって重要な判断材料です。有料プランを検討する際は、月払いと年払いで料金が変わるか、途中で容量を変えられるかも確認しておくと、事業の状況にあわせて見直せます。

取引先から預かるデータをオンラインストレージで守る

個人事業主であっても、取引先から預かったデータの管理責任は自分にあります。オンラインストレージサービスを使う際は、契約内容と設定の両面から守り方を考えましょう。

秘密保持の約束とサービスの選び方

取引先と秘密保持契約を結んでいる場合は、預かったデータをどこに保管してよいかの取り決めを確認します。保管場所の指定や、作業終了後の削除を求められることもあります。

サービスを選ぶ際は、データの暗号化やサーバーの所在国、障害時の対応方針などを公開しているかを確認しましょう。取引先から保管方法を聞かれたときに、根拠を示して説明できると信頼につながります。利用規約で、業務での利用が認められているかもあわせて確かめておきましょう。

ログイン設定と共有リンクの見直し

アカウントには推測されにくいパスワードを設定し、2段階認証（パスワードに加えてスマートフォンなどで本人確認する仕組み）を有効にしましょう。パスワードを他のサービスと使い回していると、別のサービスから漏れた情報で不正にログインされるおそれがあります。

作業が終わった案件の共有リンクは、放置せずに無効にします。月に1回など時期を決めて、共有中のリンクを一覧で確認する習慣をつけると、共有したままのデータを減らせます。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でオンラインストレージの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

電子取引データの保存にオンラインストレージを使う

電子帳簿保存法により、メールやWebで受け取った請求書などの電子取引データは、個人事業主も電子データのまま保存する必要があります。オンラインストレージは保存先の1つとして使えますが、保存の要件を満たす工夫が必要です。

保存の要件と事務処理規程

電子取引データの保存では、データが改ざんされていないことを示す要件を満たす必要があります。タイムスタンプや訂正・削除の履歴が残る仕組みを使う方法のほか、訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する方法もあります。

オンラインストレージに保存する場合は、事務処理規程を定めて運用する方法が考えられます。国税庁のWebサイトに規程のひな形が公開されているため、内容を確認して自分の事業にあわせて作成しましょう。

検索できるようにするファイル名のルール

保存したデータは、取引の日付・金額・取引先で検索できるようにすることが原則です。ファイル名を「日付_取引先_金額」のように統一し、取引先ごとのフォルダに保存すると、オンラインストレージの検索機能で探せます。

なお、前々年の売上高が5,000万円以下の場合は、税務調査でデータの提示や提出の求めに応じられれば、検索の要件が不要になる措置もあります。要件は改正されることがあるため、最新の内容は国税庁の情報で確認しましょう。判断に迷う場合は、税理士や税務署に相談すると安心です。

外注先や従業員が増えたときのプランの見直し

事業が広がり、外注先や従業員と一緒に仕事をするようになると、個人向けのプランでは管理が難しくなる場合があります。人数が増える前に、切り替えの目安を知っておきましょう。

利用者ごとのアカウント発行

外注先やアルバイトと1つのアカウントを共有すると、誰がどのファイルを操作したかがわからなくなります。関係が終わった相手にパスワードを変えるまで閲覧され続けるおそれもあります。

複数人で使う場合は、利用者ごとにアカウントを発行できるプランを選び、フォルダごとに閲覧や編集の権限を分けましょう。操作の履歴を確認できるプランであれば、トラブルの原因を調べる際にも役立ちます。外注先との契約が終わったら、すぐにアカウントを停止する手順も決めておきましょう。

法人向けプランへ移るときの確認点

法人化や人数の増加をきっかけに、法人向けのプランへ切り替える場合は、今のデータをそのまま移せるかを確認します。サービスを変える場合は、共有リンクが使えなくなるため、取引先への案内も必要です。移行の前後で、ファイルの数やフォルダの構成が変わっていないかを確かめておくと、取引先とのやり取りでの混乱を抑えられます。

最初から1ユーザーで契約できる法人向けのサービスを選んでおけば、人数が増えても同じサービスのまま利用者を追加できます。将来の事業規模も見すえて、無料トライアルなどで使い勝手を試してから選ぶと安心です。

個人事業主向けオンラインストレージを比較するポイント

取引先のデータを預かる個人事業主が、オンラインストレージを比べるときの観点を整理します。

容量と料金、無料プランの範囲

無料プランは容量が小さく、削除したファイルを復元できる期間が短い場合があります。取引先のデータを預かる個人事業主は、必要な容量の目安と、有料プランへ移ったときの月額や年額を比べましょう。1ユーザーから契約できるか、初期費用の有無、支払い方法も確認しておくと、契約後に想定外の費用が生じるのを避けられます。写真や私的なファイルと事業用のデータを同じ契約で預けてよいかも、取引先との約束に照らして確認が必要です。

共有リンクと権限を管理する機能

取引先とファイルをやり取りする場面では、共有リンクに期限やパスワードを設定できるか、閲覧のみと編集を分けられるかが比較の要点です。誰がいつ開いたかを確認できる履歴の有無も見ておきましょう。無料プランではこれらの管理機能を使えない場合があるため、機能を使える料金プランの範囲もあわせて確認します。共有相手がアカウントを持たなくても開けるかどうかは、取引先に負担をかけないための確認点です。

事業の広がりに備えた選び方

個人事業主ならではの選び方として、外注先や従業員が増えたときの備えを見ておきましょう。アカウントを分けて権限を設定できるか、ユーザーを追加するときの料金、法人向けプランへ移る際にデータを引き継げるかを確認します。電子取引データの保存に使うなら、日付や金額で検索できるファイル名のルールを運用できるかも目安です。契約を解約した後にデータを取り出せる期間や方法も、事前に確認しておくと、乗り換えのときに慌てずに済みます。

個人事業主が比べたいオンラインストレージ一覧

取引先とのファイルの受け渡しやバックアップ、契約の始めやすさに関わる点を中心に、各製品の特徴をまとめました。

取引先データを安全に扱えるオンラインストレージ

預かったデータの共有やパソコン故障への備えに使える製品を、契約の始めやすさもあわせて紹介します。

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まとめ

個人事業主にとってオンラインストレージサービスは、取引先とのファイルの受け渡しや外出先での作業、パソコン故障への備えに役立ちます。取引先のデータを扱うなら、無料か有料かだけでなく、共有リンクの管理や復元できる期間、サポートの有無を比べましょう。電子取引データの保存に使う場合は、事務処理規程やファイル名のルールも整えておくことが大切です。1ユーザーから契約できるサービスを資料請求して、比べてみてください。