「「給与計算システム」の基本とマイナンバー対応」IT製品の比較・資料請求サイトは「ITトレンド」

給与計算システムの概要

給与とは、雇用契約に基づいて会社側から従業員へ支払われる報酬のことです。給与計算システムは勤怠管理システムなどと連携して、各種給与データから給与計算を行います。パートや契約社員、正社員などの毎月の給与計算から残業代の支払いを、それぞれの雇用形態や契約に従って処理します。これら報酬に遅配や支給ミスなどがあれば、会社への信頼は大きく損なわれてしまいます。

また、所得税や住民税は、会社側が従業員に代わって源泉徴収し、税務署や自治体に納付しています。健康保険や厚生年金保険などの社会保険料の従業員負担分も、会社が給与から控除して、社会保険事務所や健康保険組合に納付します。これらは最新の法令に則って正確に処理をしなければなりません。 正確な報酬の支払いは、従業員の信頼の維持はもちろん、コンプライアンス（法令遵守）の観点からも極めて重要となっています。

給与計算システムは専用のパッケージが用意されており、個人情報管理機能、月次給与／賞与処理機能、社会保険処理機能、年末調整処理機能、その他生損保／財形／持ち株会、通勤情報、住民税、退職金処理などの機能が搭載されています。

給与関連に特化したシステム以外に、人事給与システムとして、人事制度・人事戦略・給与計算・給与制度など、人事に関わる業務を管理する多機能なシステムも用意されています。中には勤怠管理・就業管理やタレントマネジメント機能を提供するシステムもあります。さらに、ERP製品として総務、経理、人事面をトータルにカバーする製品もあります。 パッケージとは異なるものの、給与計算をアウトソーシングとして提供するサービス事業者も多くあります。

マイナンバー制度のインパクト

給与計算システムに最も大きな影響を与えているのがマイナンバー制度の施行です。2015年10月から日本人全員に12桁の固有の番号が配布され、すべての企業は関係する個人番号を収集・管理しなければなりません。

企業は2016年1月までにシステムを整備して、2016年分の給与所得の源泉徴収票、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書などに、この12桁の番号を記載しなければなりません。 給与計算ソフトにもマイナンバーの追加が求められますが、技術的には大きなハードルではありません。問題は付帯する前後の手間です。

まず、定められた正しい手順でマイナンバーをパート・アルバイトも含め全従業員から集めなければなりません。これがあまりに大きな障壁となって、パート・アルバイトを多く使うチェーン店では募集を店舗まかせにせず、本部がすべて代行するところもあります。

次に集めた番号と付随する情報が漏えいしないよう、万全の対策が求められます。これにも多くの企業が戦々恐々としています。管理に関しては国からガイドラインが出ており、物理的安全措置や技術的安全措置が義務付けられています。

給与計算システムにおけるマイナンバー対策

情報漏えい対策として、具体的にはアクセス権限の設定やログ蓄積などが必要となり、給与計算ソフトに関しては、以下3つの対策が考えられます。

■システムのバージョンアップまたは買い替え

最新のバージョンではマイナンバー制度への対応が標準またはオプションで対応となっています。それにバージョンアップします。バージョンアップでも対応できない場合は別途購入を検討しなければなりません。

■新規に給与計算システムを導入する

今まで手作業で行ってきた場合は、マイナンバー制度に対応したシステムを新規に購入することになります。サービス提供事業者の指導の下、システム化に挑戦することになります。

■アウトソーシングする

とても管理できそうにないと思われる場合は、アウトソーシングも1つの手段となります。幸いアウトソーシングのサービス提供事業者は多くありますし、既存のITサービス事業者や会計事務所もアウトソーシングの準備を進めています。相談する価値はあるでしょう。

まとめ　～ マイナンバー対応はお早めに ～

給与計算業務におけるマイナンバー対応は、現在エクセルなどの表計算ソフトを利用してて作業で実施しているのか、既に給与計算システムを導入済みなのか、あるいは外部に業務委託しているのか、など、現在の状況によって、対応が異なります。

しかし、いずれの場合も従業員からマイナンバー情報を集め管理しなくてはなりません。これまで以上に情報セキュリティへの意識や体制を整えなければならないでしょう。そして何よりも、マイナンバーマイナンバー制度はすべての企業が対象となり、例外がありません。できるだけ早めの対応をおすすめします。