マイナンバー制度が及ぼした給与計算業務への問題とは？マイナンバー対応システムも紹介

給与計算業務に影響を与えたマイナンバー制度

マイナンバー制度の施行は、給与計算業務に大きな影響を与えました。2015年10月から順次日本人全員に12桁の固有の番号が配布され、2016年の1月以降運用が開始されました。この制度に基づきすべての企業は関係する個人番号を収集・管理しなければならなくなりました。

それ以降、企業は、給与所得の源泉徴収票、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書などに、この12桁の番号を記載しなければなならなくなりました。ですので、給与計算ソフトにもマイナンバーを追加する手間が問題となりました。

2020年2月追記

当初、従業員に交付する源泉徴収票等には、従業員のマイナンバーを記載することになっていましたが、2015年10月2日に所得税法施行規則等の改正が行われ、企業の従業員など給与の支払を受ける方に交付する源泉徴収票などへのマイナンバー（個人番号）の記載は行わないこととされました。そのため、現在は税務署提出用の源泉徴収票や支払調書などにのみ記載が義務付けられています。

参考：本人へ交付する源泉徴収票や支払通知書等への 個人番号の記載は必要ありません！｜国税庁

給与計算システムに及んだ問題１．従業員からのマイナンバーの収集

まず、定められた正しい手順でマイナンバーをパート・アルバイトも含め全従業員から集めなければなりません。これがあまりに大きな障壁となって、パート・アルバイトを多く使うチェーン店では募集を店舗まかせにせず、本部がすべて代行するところもあります。

給与計算システムに及んだ問題２．情報漏えいのリスク

次に集めた番号と付随する情報が漏えいしないような万全の対策が求められます。これにも多くの企業が戦々恐々としています。管理に関しては国からガイドラインが出ており、物理的安全措置や技術的安全措置が義務付けられています。

給与計算システムにおけるマイナンバー対策

情報漏えい対策として、具体的にはアクセス権限の設定やログ蓄積などが必要となり、給与計算ソフトに関しては、以下3つの対策が考えられます。

システムのバージョンアップまたは買い替え

最新のバージョンではマイナンバー制度への対応が標準またはオプションで対応となっています。それにバージョンアップします。バージョンアップでも対応できない場合は別途購入を検討しなければなりません。

新規に給与計算システムを導入する

今まで手作業で行ってきた場合は、マイナンバー制度に対応したシステムを新規に購入することがおすすめです。サービス提供事業者の指導の下、システム化に挑戦することになります。システムによってはマイナンバー管理機能を有しているものや、マイナンバー管理システムと連携しているシステムがあります。

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アウトソーシングする

とても管理できそうにないと思われる場合は、アウトソーシングも1つの手段となります。幸いアウトソーシングのサービス提供事業者は多くありますし、既存のITサービス事業者や会計事務所もアウトソーシングの準備を進めています。相談する価値はあるでしょう。

マイナンバーの管理も給与計算システムの利用が便利

給与計算業務におけるマイナンバー対応は、現在エクセルなどの表計算ソフトを利用して作業しているのか、既に給与計算システムを導入済みなのか、あるいは外部に業務委託しているのかといった現在の状況によって、対応が異なります。

しかし、いずれの場合も従業員からマイナンバー情報を集め管理しなくてはなりません。これまで以上に情報セキュリティへの意識や体制を整えなければならないでしょう。そして何よりも、マイナンバーマイナンバー制度はすべての企業が対象となっているので、例外がありません。できるだけ早めの対応を行いましょう。

マイナンバーに対応した効率的な給与計算業務を行うためにも、マイナンバー対応した給与計算システムの導入を検討しましょう。