生産管理の業務フローを５STEPで解説！｜課題解決するには？

生産管理の業務フロー

製造業では顧客から商品の受注を行い、製造、出荷といった大まかな流れの中で、さまざまな業務を行います。商品を製造するときにも多くの工程があり、適切な流れで実行しなければなりません。しかし、工程が多く業務が複雑化しやすいため、現場の担当者も全てを把握できていないケースも多くあります。

そこで、適切な生産管理の業務フローを理解することで、現状の無駄や非効率な工程を改善し、業務効率を向上させることが可能です。新しい生産ラインを作るときにも適切な業務フローに則って、業務を行う必要があります。

では、具体的に生産管理の業務フローはどのようなものなのでしょうか。ここからは生産管理の業務フローの詳細について説明していきます。

STEP１　受注管理

生産管理の最初のステップは「受注管理」です。受注管理とは、顧客からの注文内容を管理することであり、見積りの作成や契約内容の管理も該当します。この受注管理には大きく分けて「見積り」「契約」「情報管理」の３種類の業務がありますが、生産管理の役割は主に「情報管理」です。

生産管理部門では、顧客からの注文内容を把握し、それをもとに生産計画などを作成します。業務フローの最初の段階になるため、適切な管理を行わなければ後の業務に悪影響を及ぼします。

STEP２　生産計画

受注管理の情報をもとに生産計画を作成します。この生産計画では「スケジュール」が重要視されますが、それ以外の要素も大切です。

例えば、実際に自社の技術や設備、そして生産ラインに関わる従業員などを指す「生産能力」です。特に生産に関わる人員は変動する可能性が高いため、注意する必要があります。夏の盆の時期や年末年始は休暇を取る人が多く生産能力は低下します。

このように、生産計画を立てるときは複合的な要素を考慮しなければなりません。生産計画の段階では、受注管理の内容と自社の状況を正確に把握し、各部門と調整を行う必要があります。この生産計画でミスが起きると企業にとって大きなダメージになるため、常に見直し・改善が求められる業務です。

STEP３　生産指示

生産指示とは、生産計画を実行できるように指示を出すことです。しかし、生産指示は複雑な業務であり、タイミングや指示の内容によって生産計画通りの結果が出るかが決まります。

また、生産指示は製造を行う全ての工程で必要になるため、生産計画や資材などの在庫状況、生産結果の進捗などを把握しておかなければなりません。適切な生産指示を行うためには、まず全体を「把握」することから始めると良いでしょう。１日の生産目標を達成できるように、作業を組み立て指示することが必要です。

STEP４　出庫指示

出庫指示とは製造した商品をどこに出荷するか指示を出すことです。主な業務の内容は、出庫指示書の作成や、実際に出庫を行う部門への引継ぎです。出庫指示自体はシンプルですが、前後の業務の重要度が高いため、いかに効率良く動けるかがポイントとなります。

このステップで重要なことは、製造完了してから動くのではなく、完了予定時刻から逆算して準備を行うことです。この出庫指示と次のステップの出荷管理は密接な関係にあるため、出荷管理することも考えて出庫指示を行う必要があります。

STEP５　出荷管理

生産管理では出荷した製品の情報も管理します。これまで、製造業の業務は製造してから出荷するまでと考えられてきましたが、実際には「製造してから顧客に届くまで」です。出荷した製品の数を管理することも重要ですが、製品の状態や原材料、どの配送ルートを使用したかなど、非常に多くの情報を管理します。

出荷管理では製品トラブルが発生したときに、スムーズに動けるよう準備しておかなければなりません。また、出庫する製品が自社の倉庫のどこに保管されているか分かるように管理することも大切です。

STEP１～５　進捗管理

ここまで説明してきた生産管理の各ステップでは、それぞれの業務と同時進行で進捗管理を行わなければなりません。進捗管理とは、生産計画に対して適切に製造できているかどうかを確認することです。それぞれの工程は単独で存在しているのではなく、お互いが関わりあっています。

そのため、１つの工程で遅れが発生すると、業務フロー全体に遅れが発生してしまいます。つまり、生産管理では各ステップの状況を把握し、進捗管理を行うことが最も重要なことだといえるでしょう。

生産管理の課題

ここまで説明してきたように、生産管理の業務フローを理解し、各工程を見直すことで業務効率は向上します。しかし、実際は業務フローを把握していない現場が多く、他部門との連携が上手くいっていません。生産管理業務を根本から改善するためには、生産管理の課題を知り適切な対応をする必要があります。

では、生産管理の現場では具体的にどのような課題があるのでしょうか。ここからは生産管理現場の主な課題を紹介していきます。

「見込み生産」「受注生産」など生産方式で管理が異なる

各企業の生産方法は大きく「見込み生産」と「受注生産」の２種類に分けられます。見込み生産とは必要になる数量を予測し、受注されるよりも先に生産を開始する方法です。

この見込み生産では、製造した製品を在庫として保管しているため、受注後すぐに出荷することが可能です。しかし、見込んでいた受注数よりも少ない場合は不良在庫を抱えることになります。

見込み生産に対して、受注生産は注文を受けてから製造するため、余分な在庫を抱える心配がありません。しかし、ゼロの状態から製造するため、受注から出荷までに時間がかかります。

この２つの方法では、業務フローの初期段階である生産計画の立て方が根本から異なるため、生産管理の方法が異なります。自社の方式に合った管理方法を考えなければなりません。

人為ミスが発生しやすい

ここまで説明してきた生産管理のステップを手作業で行うと、人為的なミスが発生しやすいです。生産する個数を間違えたり、根拠がない生産計画を立てることで、過剰在庫を抱える危険性もあります。また、生産指示や出庫指示などをメールで共有すると、確認漏れの発生や時間がかかるデメリットがあります。

さらに、各生産部門への情報共有も遅れてしまい、連携が上手くいかないケースも発生してしまうでしょう。人が作業を行うかぎり、人為的なミスが発生するリスクに留意しなければなりません。

生産管理が機能しないケースも多い

多くの現場が抱えている課題の多くは、生産管理が機能していないことが原因です。実際に生産管理の業務フローを理解していない現場の管理者もいます。生産管理が上手く機能していなければ、何を・いつまでに・どれだけ製造して良いのかが分かりません。

また、発注する資材の個数の間違いや、異なる宛先へ出荷するケースも起こり得ます。したがって、生産管理が上手く機能する体制を整えることで、生産現場が抱える課題を解消することができます。

生産管理を効率化する方法

先程の説明のように、生産管理を機能させることが生産現場では重要です。人の手で管理すると、どうしてもミスや遅れが生じてしまい非効率的です。そこで、生産管理の課題を解決するためには「生産管理システム」を導入すると良いでしょう。

生産管理システムとは、生産管理を行う上で必要な情報を管理できるシステムのことです。必要な情報を一元管理することで、適切なスケジュールを立て、過不足ない量の製品を製造できます。

この生産管理システムは、社内で利用している顧客管理システムや販売管理システムと連携することができ、必要な個数や納期をスムーズに把握できます。また、製品の情報もリアルタイムで追跡できるため、トラブルが発生したときにも迅速に対処できるでしょう。

このように生産管理システムを活用することで、生産管理の効率を向上させるだけでなく、生産工程全ての品質を上げることが可能です。

▼生産管理システムとは？
参考記事：生産管理システムの導入で、自社の生産性を大きく高めよう！

生産管理システムの導入で、生産性の向上を目指しましょう

いかがでしたか。今回は生産管理の業務フローについて紹介してきました。生産管理の現場では情報の共有や連携が上手くいかないと、各業務の効率が落ちています。したがって生産管理システムを導入し、生産管理における情報を可視化することで効率化を進めることが可能です。

生産管理は煩雑な業務で課題が多くあるため、生産管理システムの導入で、課題を解決することがおすすめです。自社に合った生産管理システムを選び、生産性の向上を目指しましょう。