発注管理とは？業務の流れやシステムのメリットも紹介！

発注管理とは

発注管理とは、製造業者が自社の製品を作るのに必要な材料を集めたり、小売業者が消費者に販売する商品を集めたりするために行う、「仕入れ」を管理する業務です。

発注管理は在庫管理の担当者に在庫状況を確認するところから始まり、注文書を作成し注文を完了するまでの一連の業務を管理します。そのため各業務の担当者が綿密に連携を取りながら、作業を進めていかなければなりません。

発注管理のプロセス

発注管理は以下の図のようなプロセスで行われます。それでは、発注管理の業務プロセスについて、順に見ていきましょう。

１．購買依頼書を作成する

まず、在庫管理の担当者は在庫の現状とこれから必要になる材料や商品の種類や数を把握します。その後、発注を行うために購買依頼書を作成し、購買担当者へと受け渡します。

購買依頼書とは、発注に必要なことがらを記載した書類であり、商品の種類や数・発注の目的・希望納期・納入場所などが記載されています。

２．発注方式を決定する

発注する内容が確定したら、発注方式を決めましょう。発注方式は主に以下の２種類に大別されます。

A．定期発注方式

定期発注方式は、その名の通り、定期的に発注を行う方式です。例えば、「毎月第２月曜日に必ず発注する」といった具合です。定期的に発注できるため、材料が不足するたびに見積書を確認して発注先を考える手間が省けます。しかし、発注量に関しては必要に応じて毎月調整する必要があります。

B．定量発注方式

定量発注方式は、在庫が一定量を下回ったときに事前に決めた量の発注を行う形式です。ただし、一定の量が入ってきてしまうため、季節や年月の経過により需要量が変化しやすいものを発注する場合には不向きです。

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３．書類に基づき発注先を選定する

購買依頼書を受け取った購買部門は、書類に基づいて発注先を選定します。規模が大きな企業であれば、過去の取引実績から仕入れ先を選定する場合が多いでしょう。

しかし、納期まで余裕がある場合は、候補となる複数の仕入れ先に対して見積もりを依頼する「相見積もり」を行います。相見積もりを行うことで、その時の最も条件が良い発注先を選ぶことができるでしょう。

見積もりを受ける際には以下のような点を考慮すると良いでしょう。

• ・価格
• ・納期
• ・数量（ロット）

発注先の規模によっては小ロットでの発注を受け付けていない場合や、逆に大量発注に対応できない場合もありますので事前に見積もりを受けておくのが無難でしょう。

４．注文（発注）書を作成・送付する

仕入れ先の選定が終われば、正式に発注を行うため発注書・注文書を作成し、発注先に送付します。このときに発注書を送信した旨のメールを入れておくと良いでしょう。最近ではメールで発注書を送る企業も増えています。

発注先の企業は、発注書をもとに商品を用意するため、内容に不備がないように注意しましょう。発注書には発注日・商品名・単価・数量・納期を明記し、見積もりを取った場合は見積書のナンバーを記載します。

発注書と注文書は基本的に同じものになりますが、企業によって使い分けていることもあるため注意してください。使い分けの方法については以下の記事で解説しています。

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発注管理システムを利用するメリット・デメリットは？

つづいて、発注管理システムを利用するメリットとデメリットを見ていきましょう。

メリット１：作業効率が上がる

発注管理システムを使うことで、現在の在庫量をリアルタイムで確認しながら発注できるため、作業効率が上がります。また、在庫管理部門から購買担当者へと情報を共有する際に生じるタイムラグがなくなり、より正確な情報共有が可能になります。

さらに、発注先を事前に登録しておけば仕入先の選定も行いやすいでしょう。実際に過去の発注の履歴を確認すれば、どれくらいの費用が発生するかも計算しやすいです。

高度な在庫管理システムを使えば、発注する商品名を入力するだけで、不足分の在庫を自動で計算し発注することもできます。このように発注業務を自動化することで、作業効率は飛躍的に上がるでしょう。

メリット２：発注ミスが少なくなる

システムを使って発注を行うことによって、担当者の発注ミスは少なくなります。実際に手動で発注する場合であれば、在庫量を正確に把握していないこともあるでしょう。また、違う担当者が同じ商品を発注してしまうこともあります。

発注管理システムを使用すれば、部署ごとではなく会社単位で在庫量を把握して発注が可能です。過去の履歴も確認しやすいため、誤発注も防ぎやすくなります。

デメリット：運用コストがかかる

発注管理システムを活用すると、当然ですが運用コストが発生します。 コストは提供形態によって異なっており、クラウド型のシステムの場合、毎月の利用料が発生します。毎月固定の費用が発生しますが、発注数が少ない月は割高になることもあります。

オンプレミス型のシステムの場合は、毎月の利用料は発生しません。しかし、初期費用と社内で保守・運用を行うための人件費は必要になります。システムを選定するときは、導入によって効率化される作業の費用対効果を比較することが重要です。

以下の記事では受発注システムを徹底比較し、業界別のおすすめシステムも紹介していますので一度確認してみてはいかがでしょうか。

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発注管理システムを導入して、プロセスの最適化を！

商品や資材を発注するときには、購買依頼書の作成・仕入れ先の選定・発注書の作成といったプロセスが必要です。

発注業務は作業量が多くミスが発生しやすいため、発注管理システムを導入すると良いでしょう。運用コストはかかりますが、作業効率が上がり発注ミスも減ります。自社に合った受発注管理システムを導入して、業務効率化を図りましょう。