発注管理の業務プロセスは？
まずは発注管理の業務プロセスについて見ていきましょう。
１：購買依頼書が担当者から渡される
まず、在庫担当者は発注を行うために、購買依頼書を作成します。
購買依頼書とは、どのような商品が必要かを記載した書類であり、商品・目的・納期・納入場所が記載されています。購買担当者は、在庫担当者から購買依頼書を受け取ります。
２：書類に基づき仕入れ先を選定する
購買依頼書を受け取った購買部門は、書類に基づいて仕入れ先を選定します。規模が大きな企業であれば、過去の取引実績から仕入れ先を選定する場合が多いでしょう。
しかし、納期まで余裕がある場合は、候補となる複数の仕入れ先に対して見積もりを依頼する「相見積もり」を行います。相見積もりを行うことで、その時の最も条件が良い仕入れ先を選ぶことができるでしょう。
見積もりには、納期・発注数量（ロット）を明記して価格を出してもらいます。
３：注文（発注）書を作成・送付する
仕入れ先の選定が終われば、正式に発注を行うため発注書・注文書を作成し送付します。
発注書をもとに仕入れ先は商品を用意するため、内容に不備がないように注意しましょう。発注書には発注日・商品名・単価・数量・納期を明記し、見積もりを取った場合は見積書のナンバーを記載します。
発注書と注文書は基本的に同じものになりますが、企業によって使い分けていることもあるため注意してください。
発注管理システムを利用するメリット・デメリットは？
つづいて、発注管理システムを利用するメリットとデメリットを見ていきましょう。
メリット１：作業効率が上がる
発注管理システムを使うことで、現在の在庫量を確認しながら発注できるため、作業効率が上がります。発注先を事前に登録しておけば仕入先の選定も行いやすいでしょう。実際に過去の発注の履歴を確認すれば、どれくらいの費用が発生するかも計算しやすいです。
高度な在庫管理システムを使えば、発注する商品名を入力するだけで、不足分の在庫を自動で計算し発注することもできます。このように発注業務を自動化することで、作業効率は飛躍的に上がるでしょう。
メリット２：発注ミスが少なくなる
システムを使って発注を行うことによって、担当者の発注ミスは少なくなります。実際に手動で発注する場合であれば、在庫量を正確に把握していないこともあるでしょう。また、違う担当者が同じ商品を発注してしまうこともあります。
発注管理システムを使用すれば、部署ごとではなく会社単位で在庫量を把握して発注が可能です。過去の履歴も確認しやすいため、誤発注も防ぎやすくなります。
デメリット：運用コストがかかる
発注管理システムを活用すると、当然ですが運用コストが発生します。
コストは提供形態によって異なっており、クラウド型のシステムの場合、毎月の利用料が発生します。毎月固定の費用が発生しますが、発注数が少ない月は割高になることもあります。
オンプレミス型のシステムの場合は、毎月の利用料は発生しません。しかし、初期費用と社内で保守・運用を行うための人件費は必要になります。システムを選定するときは、導入によって効率化される作業の費用対効果を比較することが重要です。
ITトレンド編集部厳選！ おすすめの受発注システム８選
つづいて、ITトレンド編集部厳選のおすすめ受発注システムを見ていきましょう。（４月16日時点）
PROCURESUITE（プロキュアスイート）
大興電子通信株式会社
- check見積～検収までの一連の購買業務プロセスを実現
- check購買情報の一元化と可視化
- check購買業務のコンプライアンス強化
PROCURESUITEは調達業務工数を削減できる受発注システムです。
都度見積購買やカタログ購買に対応しており、他にも支払請求処理といった購買方法も行えます。ITの知識がない人でも使いやすいようなデザインであり、項目の表示順序も簡単に変更可能。画面上に未処理件数が表示されるため、作業漏れを防止できます。
- check見積から発注までの業務を「見える化」
- check見積業務の一元化による「業務効率化」
- checkクラウドサービスならではの「短期導入」
見積取次サービスは見積依頼を登録することで、発注者に代わって指定のサプライヤーへ発注を依頼できます。
調達側の見積窓口を集約することで、業務もスムーズに行えるでしょう。また、通常であれば仕入先ごとに見積方法が異なり、見積業務をまとめることが困難でしょう。依頼した商品は代行サービスを通じて発注することが可能です。
- check基本パッケージにカスタマイズ可能なイージーオーダーパッケージ
- checkさまざまな業種・業態に対応、5000社以上のBtoBノウハウ
- check受注側も発注側も使いやすい仕様
Aladdin ECはWebを使って企業間のやり取りを行うことができ、受発注をスムーズに行うことが可能です。
電話やFAXで発注するとミスが起こりやすいですが、Aladdin ECを使えば在庫確認も同時に行うことができ、業務を効率化できます。企業ごとに発注方法が異なる場合でも一元管理できるでしょう。
スマートフォン・タブレット受発注システム MOS
株式会社アクロスソリューションズ
- checkスマホ・タブレット・PCの全てに対応
- checkインストールや面倒な作業は不要
- check各種マスタレイアウトは自由に変更可能
MOSはBtoB向けのWeb上で発注を行える管理システムです。
ITの知識がない方でも簡単に発注することができるUI（ユーザーインターフェイス）であり、企業ごとの複雑な環境に合わせることができます。画面上で現在の状況を素早く把握でき、売れていない商品をラインナップから簡単に外せるため、管理しやすいでしょう。
- checkWebブラウザだけで使える受発注システム
- checkFAXとWebの両方に対応し受発注業務を効率化
- check初期費用０円、安価なご利用料金
らくうけーるはインストールを行わずに簡単に利用できる発注管理システムです。販売管理システムと連携ができるため、既存環境を変えずに活用できます。FAXの受注に関しても自動で取り込み、１つのシステムでまとめて管理できるため、業務の無駄を省けるでしょう。
NetSuiteERP
Shearwater Japan株式会社
- check受注から請求までのプロセスを50%以上効率化
- check決算処理業務を50%以上効率化
- check世界100ヶ国以上30,000を超える組織で利用
NetSuiteERPは受発注業務をはじめとする基幹業務を１つのプラットフォームで管理できます。
経営に必要な判断を正確に行うための情報を収集・一元管理することが可能です。今までは各業務の連携は困難でしたが、NetSuiteERPであれば自社の業務を包括的な管理を行えるでしょう。
- check購買コストを大幅削減！
- check操作がシンプルで使いやすい！
- checkWeb-EDIを簡単スタート！
EdiGate/POSTは低コストかつ短期間導入で、仕入れ先とのEDI連携が実現するサービスです。
作業を効率化できるだけでなく、電子化によってペーパーレスになるため、コスト削減を実現します。企業間のやり取りを今までよりも短期間で行えるため、受発注業務を効率化できるでしょう。
ShareBRIDGE
株式会社ハーツアンドソウル
- check高機能な販売管理ソリューションを安価で提供
- check多言語対応が可能
- check業務ノウハウを部品化して組み立てが可能
ShareBRIDGEは専門知識がなくてもすぐにシステムを利用することができ、受発注業務を効率化できます。
ECサイトから受注情報を取り込むことができるだけでなく、倉庫・在庫システムや会計システムと連携可能です。Web上で利用できるシステムですが、堅牢なセキュリティーが強みであり安心して使えるでしょう。
まだまだある！おすすめの受発注システム４選
最後に、その他のおすすめの受発注システムを見ていきましょう。（４月16日時点）
odoo
odooは受発注からマーケティング、資金管理を行うアプリが豊富にそろっています。
自社に最適なアプリを組み合わせることで、受発注業務を効率化できるでしょう。具体的には見積もりを依頼してから仕入れまでの業務を効率化するだけでなく、同時に会計や請求などの業務にも情報が反映されます。
FunBiz
FunBizはクラウド型の受発注システムであり、販売・在庫状況を整理整頓してシンプルに管理できます。今まで時間がかかっていた受発注業務を効率化することが可能です。従来の管理方法で発生していた余剰在庫や欠品の数を減らせるなど、社内の無駄も削減できるでしょう。
COREC
CORECはクラウド環境上で簡単に発注・受注業務を行えるシステムです。発注額は自動で集計されるため、予算管理業務も効率化できるでしょう。履歴画面からそのまま発注することができるため、頻繁に仕入れる商品をスムーズに簡単に再発注できます。
board
boardは受発注業務を効率化できるクラウドシステムです。
個人事業主・中小規模・大企業まで企業の規模関係なく利用できます。各業務を案件ごとに管理することが可能であり、関連する書類もスムーズに発行可能です。見積書を作成・入力するだけで、発注書や納品書、請求書や領収書まで自動生成できるため業務を短縮できます。
発注管理システムを導入して、業務効率化！
商品や資材を発注するときには、購買依頼書の作成・仕入れ先の選定・発注書の作成といったプロセスが必要です。
発注業務は作業量が多くミスが発生しやすいため、発注管理システムを導入すると良いでしょう。運用コストはかかりますが、作業効率が上がり発注ミスも減ります。自社に合った受発注管理システムを導入して、業務効率化を図りましょう。
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