ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■移行元別
- FAXや電話での受発注から移行：ＢＣ受発注、アラジンEC、MOS、らくも
- 既存のEDIや独自の運用から移行：MagicOrder、CBP、EC-Connect+ BtoB
- ■乗り換え時に重視する点別
- 基幹システムとの連携を保ちたい：アラジンEC、EC-Connect+ BtoB、MagicOrder、2nd STEP 受発注サービス
- 取引先ごとの運用にあわせたい：MagicOrder、CBP
受発注システムの乗り換えを検討するタイミング
受発注システムの乗り換えを検討するのは、現在のシステムでは業務の課題を解決できなくなったときです。不満を抱えたまま使い続けると、手作業による補完が増え、ミスや負担が積み重なります。代表的なタイミングを3つ紹介します。
取引量や取引先の増加に対応できない
取引先や受注件数が増えると、導入時には問題がなかったシステムでも処理が追いつかなくなる場合があります。例えば、ユーザー数や登録できる商品数に上限があるプランでは、事業の拡大にあわせて費用が大きく増えることもあります。
取引先ごとに異なる価格や配送条件を設定できず、Excelでの管理を併用している場合も見直しのサインです。手作業の補完が増えているなら、現在の業務量に見合ったシステムへの乗り換えを検討しましょう。担当者の残業時間や入力ミスの件数を記録しておくと、社内で乗り換えの必要性を説明する材料となります。
ほかのシステムと連携できない
受発注システムが会計ソフトや在庫管理システムと連携できないと、同じデータを複数のシステムに入力し直す手間が発生します。転記の際に入力ミスが起こる可能性もあります。
新たに会計ソフトを入れ替えた結果、受発注システムとの連携ができなくなるケースもあります。連携のために手作業でCSVファイルを加工している場合は、API（システム同士を自動でつなぐ仕組み）での連携に対応した製品への乗り換えが選択肢となります。連携できる項目の範囲や更新のタイミングも、比較の際に確認しておきたい点です。
サポート終了や法改正への対応が難しい
現在のシステムの提供やサポートが終了する予定がある場合は、早めに乗り換えを検討する必要があります。サポートが終了すると、不具合が起きても修正が提供されない可能性があります。
また、インボイス制度や電子帳簿保存法といった法改正への対応も確認したい点です。自社開発のシステムでは、改正のたびに改修費用がかかることもあります。クラウド型であれば、提供会社がシステムを更新する形で対応する製品もあります。今後の法改正に継続して対応できるかを基準に、乗り換えの必要性を判断しましょう。
乗り換えの手順1：準備と製品選定
受発注システムの乗り換えで最初に行うのは、現状の把握と新しいシステムに求める条件の整理です。準備が不十分なまま製品を選ぶと、乗り換え後も同じ課題が残るおそれがあります。準備段階の3つのステップを解説します。
現行業務と課題を棚卸しする
まず、現在の受発注業務の流れを書き出します。注文の受け付けから在庫の確認、出荷、請求までの手順と、それぞれの担当者を整理しましょう。
あわせて、現在のシステムで不便に感じている点を現場の担当者から聞き取ります。取引先からの要望や問い合わせの内容も参考となります。FAXの読み取りにかかる時間や、電話での在庫問い合わせの件数など、数字で把握できる項目も記録しておきましょう。課題を一覧にしておくと、新しいシステムに必要な機能が明確になり、製品比較の基準として活用できます。
新しいシステムの要件を整理する
棚卸しした課題をもとに、新しい受発注システムに求める要件を決めます。必須の機能と、あると便利な機能に分けて優先順位をつけることが大切です。
取引先ごとの価格設定や締め日の管理、会計ソフトとの連携方法、利用するユーザー数などを具体的に書き出しましょう。移行するデータの種類と件数、乗り換えを完了したい時期も要件に含めます。要件がまとまれば、提供会社に見積もりを依頼する際の説明もスムーズです。
複数の製品を比較して選定する
要件にあう受発注システムを複数選び、資料請求やデモで比較します。機能だけでなく、データ移行の支援内容や、取引先向けの操作説明の有無も確認しましょう。
無料トライアルがある製品では、実際の業務を想定して操作を試すことが大切です。受注担当者だけでなく、取引先に近い立場の営業担当者にも触ってもらうと、使い勝手を多角的に判断できます。費用は初期費用と月額費用を合計し、数年単位で比べましょう。
乗り換えの手順2：移行と切り替え
製品を決めたら、データ移行と切り替えの作業に進みます。受発注システムは取引先も利用するため、社内の準備だけでなく取引先への案内も欠かせません。切り替え時の混乱を防ぐための3つのステップを紹介します。
マスタデータを整理して移行する
移行の対象は、取引先マスタや商品マスタ、価格情報、過去の受発注履歴などです。長年使ってきたデータには、重複や表記の揺れが含まれていることがあります。移行前にデータを整理しておくと、新しいシステムでの検索や集計の精度が上がります。
旧システムの項目と新システムの項目の対応表を作り、テスト移行で欠落や文字化けがないかを確認しましょう。過去の履歴をどこまで移すかも、事前に決めておくことが大切です。移行作業を提供会社に依頼できるか、追加費用がかかるかも確認しておきましょう。
並行稼働で動作を確認する
本番の切り替え前に、一定期間は旧システムと新システムを並行して運用する方法があります。同じ注文を両方で処理し、金額や在庫数、請求データが一致するかを確認します。
並行稼働は担当者の負担が一時的に増えるため、期間と確認項目をあらかじめ決めておきましょう。問題が見つかった場合の連絡先や対応の流れも整理しておくと安心です。繁忙期を避けて計画すると、業務への影響を抑えられます。
取引先へ案内して移行を進める
取引先には、切り替えの時期と新しい注文方法を早めに案内します。案内では、注文状況をいつでも確認できる、注文履歴から再注文できるといった取引先にとっての利点を伝えると、移行に協力してもらいやすくなります。
操作マニュアルや問い合わせ窓口を用意し、すぐに移行できない取引先には一定期間FAXやメールでの注文も受け付けるなど、段階的に切り替える方法も検討しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で受発注システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
受発注システムの乗り換えで起こりうるトラブルと対策
受発注システムの乗り換えでは、事前に準備をしていても想定外の問題が起こる場合があります。トラブルの原因は一つとは限らないため、起こりうる問題と対策を把握しておくことが大切です。代表的な3つのトラブルを紹介します。
移行データの欠落や不整合
旧システムと新システムでデータの形式や項目が異なると、一部の情報が移行されなかったり、誤った項目に登録されたりすることがあります。例えば、取引先ごとの特別価格や備考欄の情報が抜け落ちるケースです。
対策として、テスト移行の段階で件数や金額の合計を旧システムと照合しましょう。移行後も一定期間は旧システムのデータを参照できるようにしておくと、不整合が見つかった際に確認しやすくなります。
取引先の移行の遅れ
取引先の中には、新しいシステムの操作に慣れるまで時間がかかる企業もあります。取引先側の社内事情によって、切り替えの時期が予定より遅れる場合もあります。
移行が進まないと、新旧の注文方法が混在して管理の手間が増えます。取引先ごとの移行状況を一覧で管理し、移行が済んでいない取引先へ個別に案内することが有効です。提供会社によっては取引先向けの説明会や問い合わせ対応を用意している場合があるため、支援の範囲を確認しておきましょう。
他システムとの連携エラー
乗り換え後に、会計ソフトや在庫管理システムとの連携でエラーが起こる場合があります。認証の設定ミスや項目の対応関係の誤り、連携先のシステム側の仕様変更など、原因は複数考えられます。
連携エラーに気づけるよう、エラー時に管理者へ通知されるか、処理の履歴を確認できるかを事前に確かめておきましょう。手動で再連携できるかどうかも確認しておくと、トラブル時の対応がスムーズに進みます。対応手順を文書にまとめ、複数の担当者で共有しておくことも大切です。
乗り換え先として比べたい受発注システム一覧
この記事で紹介する受発注システムを一覧にまとめました。移行元の運用や連携したいシステムを思い浮かべながら、乗り換え先の候補を絞り込んでください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| アラジンEC | FAX・電話注文をデジタル化し、利用中の基幹システムとの連携や柔軟なカスタマイズに対応 |
| MOS | 最小限の構成からカスタマイズを含む構成まで選べ、スマホ・タブレット・PCに対応する |
| EC-Connect+ BtoB | 既存業務を変えずに基幹システムや在庫管理と連携でき、業務フローにあわせて拡張できる |
| ＢＣ受発注 | 電話・FAX・メールの注文をクラウドに集約し、受注内容をCSVで出力して他システムに渡せる |
| CBP | EDI・Web-EDI・FAXが混在する受発注手段を統一し、ERPと連携して取引を一気通貫で管理 |
| MagicOrder | 取引先ごとに異なる帳票・CSVに個別対応でき、ERPや基幹システム、既存EDIとも連携できる |
| らくも | FAX・電話・メールなど多様な受注方法を一元管理し、スマホ等で受注内容を確認できる |
| 2nd STEP 受発注サービス | 電話やFAXなどマルチチャネルの受発注をWebに統合し、既存システムとシームレスに連携できる |
| 受注ハック | スマホ・タブレットに対応したBtoB受発注のクラウドサービスで、最短3日で導入できる |
移行の負担を抑えやすい受発注システム
FAXや電話からの移行に向くか、既存システムや取引先ごとの運用を引き継げるかという観点で製品を選びました。データ移行や取引先への案内でどこまで支援を受けられるかは、導入を検討する際に提供会社へ確認しましょう。
アラジンEC
- 基幹システムのユーザーの声から生まれた、使いやすい操作画面
- 豊富な標準機能、貴社の業務に合わせた柔軟なカスタマイズ機能
- 5000社以上のBtoBノウハウで、今お使いの業務システムと連携可能
株式会社アイルが提供する「アラジンEC」は、FAXや電話での注文をデジタル化し、受発注のDXを進めるためのシステムです。スマートフォンやタブレットからの受発注に対応しており、取引先が新しい発注方法へ移る際の負担を抑えられます。基幹システムのユーザーの声をもとにした操作画面と、豊富な標準機能を備えています。利用中の基幹システムとの連携や、業務にあわせた柔軟なカスタマイズにも対応しているため、既存の業務を生かしながら乗り換えたい企業に向いています。
MOS
- FAX・電話での受発注業務をMOSでシステム化し業務効率化
- 環境を選ばずスマホ・タブレット・PCなど全てに対応
- カスタマイズ対応で自社に合った運用が可能
株式会社アクロスソリューションズが提供する「MOS」は、BtoBのWeb受発注システムパッケージです。FAX・電話で行っていた受発注業務をシステム化し、業務を効率化できます。費用を抑えた最小限の構成から、独自のカスタマイズを含む構成まで選べるため、現在の業務にあわせて移行の範囲を決められます。スマートフォン・タブレット・パソコンのいずれにも対応しているので、取引先の利用環境を選びません。実演紹介や体験デモも用意されており、乗り換え前に操作を確かめたい企業の候補となります。
EC-Connect+ BtoB
- アナログな電話・FAX受発注業務をシステム化
- 既存業務を変えることなく、基幹システムや在庫管理と連携か可能
- 脆弱性診断ツール VEXの義務化で、万全のセキュリティ対策
トーテックアメニティ株式会社が提供する「EC-Connect+ BtoB」は、受発注業務をWebシステム化するBtoB-ECプラットフォームです。既存の業務を変えずに、基幹システムや在庫管理との連携を図れる点が特徴です。パッケージやASPサービスでは業務フローにあわせたカスタマイズができないと感じている企業に向けて、拡張性の高い仕組みを用意しています。現行の運用を引き継ぎながら、電話・FAXでの受発注もあわせてシステム化したい企業が、乗り換え先として比べたい製品です。
ＢＣ受発注
- 受発注データはシステムと連携でき、一元管理で手間やミスは激減
- 受注内容は一覧で検索・確認でき、CSVデータで出力・印刷も可能
- 発注側もPC・スマホから楽に発注可能！発注内容の確認もスムーズ
カシオヒューマンシステムズ株式会社が提供する「ＢＣ受発注」は、BtoBの受発注業務をクラウドで一元管理できる受発注システムです。電話・FAX・メールでばらばらに受けていた注文を集約できるため、紙やExcelでの管理から移行する第一歩として検討しやすい製品です。発注側はパソコンやスマートフォンから注文でき、取引先にも新しい発注方法を案内しやすくなります。受注内容はCSVで出力できるので、販売管理システムなど既存のシステムにデータを渡す運用にも対応できます。
CBP
- 取引先と同じ取引データを共有し、認識齟齬・突合・手戻りを削減
- 柔軟な個別仕様対応が可能、ERP側のクリーンコアに貢献
- 電帳法・インボイス制度対応、ISMS認証取得で安心
株式会社テクノスジャパンが提供する「CBP」は、受発注から入金確認までの企業間取引を一気通貫で管理できるSaaS型のプラットフォームです。EDI・Web-EDI・FAXが混在した状態から、取引先ごとに異なる受発注手段を一つにまとめられます。個別仕様への対応も可能で、ERPとスムーズに連携できる設計です。取引先と同じ取引データを共有するため、移行後の突合や手戻りの削減も期待できます。複数の受発注手段を整理しながら乗り換えたい企業に向いています。
MagicOrder
- 必要な機能を必要なだけ組み合わせて構築
- 取引先ごとに異なる帳票・CSVや入力項目に個別対応
- ERP・基幹システムや既存EDIとも連携可能
デジタルトランスコミュニケーションズ株式会社が提供する「MagicOrder」は、企業間の発注・受注・出荷・請求をWebで行えるセミオーダー型のWeb-EDIサービスです。取引先ごとに異なる帳票やCSV、入力項目に個別対応できるため、取引先の運用を大きく変えずに移行を進められる点が特徴です。必要な機能を組み合わせて構築でき、ERPや基幹システム、既存のEDIとの連携にも対応しています。取引先ごとの個別ルールが多く、汎用的なシステムへの乗り換えに不安がある企業に適しています。
らくも （株式会社サンレックス）
- 多様な受注方法を一元管理
- スマホ・タブレット・PCで受注内容をリアルタイム確認
- カタログ配信機能で注文画面をメール配信可能
2nd STEP 受発注サービス （株式会社ジェーエムエーシステムズ）
- 受発注の効率化をモバイルでも実現可能！
- 既存システムとシームレスに連携！前後の工程もスムーズに！
- 販売先ごとに売上を可視化！効果のある販売戦略策定を支援！
まとめ
受発注システムの乗り換えは、現行業務の棚卸しと要件の整理から始め、製品の比較、データ移行、並行稼働、取引先への案内という手順で進めることが大切です。取引先も利用するシステムのため、切り替えの時期や案内の方法まで計画しておくと混乱を抑えられます。データ移行や取引先への案内をどこまで支援してもらえるかは製品によって異なります。複数の受発注システムの資料請求をして、乗り換え先を比較検討してください。
