無料のサービスデスクツールを比較！できることや制限、選び方を解説

無料で使えるサービスデスクツールとは

無料で使えるサービスデスクツールには、期間を設けずに利用できる無料プランと、一定期間のみ製品を試せる無料トライアルがあります。費用を抑えて問い合わせ管理を始めたい場合は、それぞれの違いを理解することが重要です。

無料利用の種類	主な特徴	適した利用目的
無料プラン	機能や利用人数を限定して継続利用できる	小規模運用や基本機能の確認
無料トライアル	有料版の機能を一定期間試せる	本格導入前の操作検証
オープンソース型	ライセンス費用を抑えて自社で構築できる	技術者による独自運用

無料プラン

無料プランとは、利用人数や機能に制限がある代わりに、継続して無償利用できるプランです。問い合わせのチケット化や担当者の割り当て、対応履歴の記録といった基本機能を利用できる製品があります。

小規模なチームで運用方法を確認したい場合や、メールや表計算ソフトから問い合わせ管理を移行したい場合に適しています。ただし、無料で利用できる担当者数やデータ容量は製品ごとに異なります。

無料トライアル

無料トライアルとは、有料プランの機能を一定期間試せる仕組みです。実際の問い合わせを想定し、操作性やワークフロー、通知機能、外部システムとの連携を確認できます。

トライアル期間の終了後は、有料契約へ移行するか利用を停止する必要があります。検証項目を事前に整理し、複数の担当者で操作すると、自社にあう製品か判断しやすくなるでしょう。

オープンソース型

オープンソース型は、プログラムが公開されており、ライセンス費用をかけずに構築できる場合があります。自社の業務にあわせて画面や機能を変更しやすい点が特徴です。

一方、サーバの用意や初期設定、セキュリティ対策、更新作業は自社で行う必要があります。専門知識をもつ担当者がいない場合、運用負荷が大きくなる可能性を考慮しましょう。

無料のサービスデスクツールでできること

無料のサービスデスクツールでも、問い合わせの受付やチケット管理、担当者への割り当てといった基本業務に対応できます。まずは問い合わせ件数や利用人数を整理し、無料版の範囲で自社の課題を解決できるか確認しましょう。

問い合わせを一元管理する

メールや問い合わせフォームから届いた内容を、チケットとしてまとめて管理できます。担当者ごとのメールボックスで対応している状態と比べ、問い合わせの見落としや二重対応を防ぎやすくなります。

受付日時や問い合わせ内容、対応担当者、現在の状況を同じ画面で確認できるため、チーム内の情報共有にも役立つでしょう。

担当者と進捗を可視化する

問い合わせごとに担当者を割り当て、未対応や対応中、解決済みといった状況を管理できます。誰がどの問い合わせを担当しているか把握できるため、業務の偏りや対応の停滞を発見しやすくなります。

担当者が不在の際も、対応履歴を確認して別の担当者が引き継げます。属人化の解消に向けた第一歩として活用可能です。

対応履歴を記録する

顧客や従業員とのやり取りをチケットに記録できます。過去の回答や調査内容を参照できるため、同じ問い合わせを受けた際に対応方法を検討しやすくなります。

無料版でも履歴検索に対応していれば、担当者の記憶に依存しない運用を始められます。ただし、保存期間やデータ容量には注意が必要です。

簡易的なレポートを確認する

製品によっては、問い合わせ件数や未解決件数、担当者別の処理状況を確認できます。問い合わせが集中する時期や、繰り返し発生している問題を把握する際に役立ちます。

高度な分析や独自の集計項目は有料版に限定される場合があります。無料版では、日常業務に必要な数値を確認できるか検証しましょう。

■チケット管理

問い合わせを案件ごとに登録し、受付から解決までの状況を管理します。

■担当者の割り当て

問い合わせに対応する担当者を設定し、対応漏れや重複対応を防ぎます。

■対応履歴の共有

過去の回答や調査内容を記録し、チーム内で参照できる状態にします。

■簡易レポート

問い合わせ件数や対応状況を集計し、業務改善の手がかりにします。

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無料のサービスデスクツールの制限

無料のサービスデスクツールは、利用人数や機能、保存容量、サポート範囲が限定される傾向にあります。導入後に必要な運用ができない事態を避けるため、現在の業務だけでなく、問い合わせ件数が増えた場合も想定しましょう。

担当者数に上限がある

無料プランでは、問い合わせを処理できる担当者数に上限が設けられている場合があります。少人数の情報システム部門では利用できても、複数部署へ展開すると上限を超える可能性があります。

問い合わせを送る利用者数と、回答する担当者数は別に数えられることもあります。料金表では、どちらの人数が課金対象になるか確認してください。

自動化機能が限られる

問い合わせ内容に応じた自動振り分けや、期限が近づいた際の通知、定型文による自動返信は、有料プランに限定される場合があります。

問い合わせ件数が少ない段階では手動でも対応できますが、件数が増えると振り分けや進捗確認に時間がかかります。無料利用中に、手作業で発生する工数も記録しておきましょう。

分析機能が不足しやすい

無料版では、基本的な問い合わせ件数を確認できても、部署別や問い合わせ種別ごとの分析に対応していないことがあります。独自のレポート作成やデータ出力も制限される可能性があります。

サービス品質を継続的に改善する場合は、初回回答までの時間や解決時間、再問い合わせ率などを計測できるか確認が必要です。

サポート範囲が限定される

無料プランでは、提供会社への個別問い合わせを利用できず、公開マニュアルや利用者コミュニティで問題を解決する形式が一般的です。

設定方法がわからない場合や障害が発生した場合も、自社で調査する必要があります。安定運用を重視する企業は、有料サポートの対応時間や問い合わせ方法も比較しましょう。

確認項目	無料版で想定される制限	確認するポイント
担当者数	登録できる担当者が少ない	将来追加する担当者も含める
保存容量	添付ファイルや履歴の容量が小さい	保存期間と追加料金を確認する
自動化	振り分けや通知の回数が限られる	手作業で代替できるか検討する
レポート	集計項目や出力方法が限定される	必要な効果指標を計測できるか確認する
サポート	個別の問い合わせ窓口がない	自社で設定や復旧に対応できるか判断する

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無料のサービスデスクツールが向く企業

無料のサービスデスクツールは、問い合わせ件数が少ない企業や、少人数で運用を始めたい企業に向いています。一方、複数部署で利用する場合や厳格な管理が必要な場合は、無料版だけで対応できるか慎重に判断しましょう。

問い合わせ件数が少ない企業

月間の問い合わせ件数が少なく、数名の担当者で対応できる企業は、無料版でも運用しやすいでしょう。メールや表計算ソフトで管理している問い合わせを、チケット管理へ移行する用途にも適しています。

まずは小さな範囲で運用し、問い合わせの登録方法や担当者間の連携方法を整えると、本格導入時の混乱を抑えられます。

特定部署で試したい企業

全社導入の前に、情報システム部門や総務部門など、一部の部署で試したい企業にも無料版が適しています。実際の問い合わせを登録し、操作性や対応フローを確認できます。

検証時には、利用者が問い合わせを登録しやすいか、担当者が状況を把握しやすいかを確認しましょう。現場から意見を集めることも重要です。

導入目的を整理したい企業

必要な機能や運用方法が決まっていない企業は、無料版を利用すると課題を整理しやすくなります。実際に操作することで、自動振り分けやナレッジ管理、外部連携が必要か判断できます。

機能の多さだけで評価せず、自社の問い合わせ対応に欠かせない条件を洗い出しましょう。製品比較に利用できる具体的な選定基準が明確になります。

無料利用が向かない企業

多数の担当者が利用する企業や、問い合わせ対応にサービス品質保証を設ける企業は、有料版の検討が適しています。詳細な権限設定や監査ログ、外部システム連携が必要な場合も同様です。

無料版を無理に使い続けると、手作業が増えたり、必要な履歴を残せなかったりする可能性があります。業務要件を満たすことを優先しましょう。

無料から有料へ切り替える基準

無料版から有料版へ切り替える時期は、担当者数や問い合わせ件数、必要な管理機能をもとに判断します。料金だけでなく、手作業にかかる時間や対応遅延による影響も含め、運用全体の負担を比較することが大切です。

利用人数が上限に近づいた

担当者数が無料プランの上限に近づいた場合は、有料版への切り替えを検討しましょう。アカウントを共有すると、誰が対応したか確認できず、履歴管理の正確性が下がります。

今後の採用や組織変更も考慮し、必要なアカウント数を見積もってください。部署単位や担当者単位の料金体系も比較すると判断しやすくなります。

手作業の振り分けが増えた

問い合わせの分類や担当者への割り当てに時間がかかり始めた場合は、自動化機能が必要な段階です。対応期限の通知や優先度の設定を自動化すると、管理者の確認作業を減らせます。

無料版を利用している間に、振り分けや催促にかかる時間を計測しましょう。有料版の費用と削減できる作業時間を比較する材料になります。

サービス品質を管理したい

対応時間や解決率を継続的に確認したい場合は、分析機能が充実した有料版を検討します。サービスレベル合意にもとづく期限管理や、担当者別のレポートが必要になるケースもあります。

数値を把握できれば、問い合わせが集中する分野のナレッジを整備するなど、具体的な改善策を立てやすくなります。

セキュリティ要件が高まった

機密情報を含む問い合わせを扱う場合は、権限設定や操作履歴、認証方法を確認する必要があります。無料版では、詳細なアクセス制御や監査機能を利用できない場合があります。

情報セキュリティ部門の基準と照らしあわせ、必要な機能を満たすプランを選びましょう。データの保存場所やバックアップ方法も確認項目です。

■担当者の増加

無料プランの人数上限を超える前に、追加アカウントの料金を確認します。

■問い合わせ件数の増加

手動での振り分けや進捗確認に時間がかかる場合は、自動化を検討します。

■管理指標の追加

対応時間や解決率を分析する必要が生じたら、レポート機能を比較します。

■セキュリティ強化

権限管理や監査ログが必要になった段階で、有料プランを検討します。

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無料で使えるサービスデスクツール

ここからは、ITトレンドに掲載されているサービスデスク製品のなかから、無料プランを提供している製品を紹介します。無料で利用できる人数や機能は変更される可能性があるため、導入前に提供会社の最新情報も確認してください。

無料のサービスデスクツールに関するFAQ

無料のサービスデスクツールを検討する際は、無料期間終了後の扱いやデータ移行、セキュリティなども確認が必要です。ここでは、導入担当者が疑問をもちやすいポイントを整理して回答します。

Q1：無料のサービスデスクは継続利用できますか？

無料プランであれば、提供条件を満たす限り継続利用できる製品があります。ただし、担当者数やデータ容量、利用できる機能に上限が設けられます。無料トライアルは利用期間が決まっているため、終了後に有料契約が必要か確認してください。

Q2：無料版でも問い合わせ履歴を保存できますか？

多くの無料版では問い合わせ履歴を保存できます。ただし、保存できる容量や添付ファイルの上限、履歴の出力方法が限定される場合があります。長期間の記録が必要な企業は、保存条件とバックアップ方法を確認しましょう。

Q3：無料版から有料版へデータを引き継げますか？

同じ製品内でプランを変更する場合は、登録済みのチケットや顧客情報を引き継げることが一般的です。ただし、別製品へ移行する場合はデータ形式の調整が必要です。エクスポートできる項目や形式を事前に確認してください。

Q4：無料のサービスデスクは安全ですか？

無料か有料かだけで安全性は判断できません。通信や保存データの暗号化、アクセス権限、認証方法、バックアップ体制を確認する必要があります。無料版では高度なセキュリティ機能が制限される場合もあるため、自社の基準と照合しましょう。

Q5：メール管理とサービスデスクの違いは何ですか？

メール管理では、担当者や対応状況を一覧で把握しにくい場合があります。サービスデスクでは、問い合わせをチケット化し、担当者や優先度、期限、対応履歴をまとめて管理できます。複数人で対応する場合に情報を共有しやすい点が違いです。

Q6：無料版を選ぶ際に最も重要な項目は何ですか？

まず確認したいのは、利用できる担当者数と必要な機能です。現在の人数だけでなく、今後追加する担当者も考慮しましょう。問い合わせ経路や自動通知、履歴保存、レポート機能も比較すると、自社にあう製品を選びやすくなります。

まとめ

無料のサービスデスクツールを利用すれば、問い合わせのチケット管理や担当者の割り当て、対応履歴の共有を費用を抑えて試せます。ただし、担当者数や自動化、保存容量、サポートには制限があります。

無料版で業務の流れを確認したうえで、問い合わせ件数の増加やセキュリティ要件に応じて有料版を検討しましょう。自社に必要な機能を整理し、複数製品の資料を請求して比較することをおすすめします。