サービスデスクとは？ヘルプデスクやコールセンターとの違いも解説

サービスデスクとは

サービスデスクとは、商品の使用方法やトラブル対応・契約内容の確認など、ユーザーのさまざまな問い合わせに対応する業務や部署のことを指します。さらに新商品の情報発信や顧客満足度調査なども行います。

対応する問い合わせ内容が幅広いことから、専門的な知識やスキルが欠かせません。また社内外の課題解決やマーケティング施策なども行うため、企画力や実行力といったスキルも必要とされるでしょう。

ヘルプデスク・コールセンターとの違い

サービスデスクに似た用語として、ヘルプデスクやコールセンターなどがあげられますが、どのような違いがあるのでしょうか。それぞれの特徴を以下にまとめました。

ヘルプデスク：専門外の問い合わせは他部門へ引き継ぐ

商品の使用方法の問い合わせやシステム不具合など、製品に関するトラブル全般をサポートします。コミュニケーション能力と技術面の知識が必要です。情報発信業務は含まれず、対応できない問題に関しては他部門に引き継がれます。さまざまな部署が繋がっている重要な一次受けの窓口です。サービスデスクと比べると受け身的な業務といえます。

コールセンター：問い合わせ対応だけでなく営業活動も行う

コールセンターの主な業務は、電話越しに顧客の対応をすることです。顧客からの問い合わせに対応するインバウンド業務、積極的に営業電話をかけるアウトバウンド業務に分けられます。インバウンド業務は、顧客サポート・技術的な問い合わせなど多岐にわたります。アウトバウンド業務は、テレアポやテレフォンマーケティングなどです。詳細な業務内容は、コールセンターによって異なるのが特徴です。

サービスデスクの対応業務のうち、ヘルプデスクはトラブルに関わるものに限定されている点が大きな違いといえます。また、コールセンターはユーザーとの接触が電話にとどまることがあげられるでしょう。したがってサービスデスクはこれら２つに比べ、より幅広い業務を担っているのです。

サービスデスクが必要な理由

ユーザーが利用する問い合わせ窓口は一つに集約されることが望ましいです。なぜなら窓口が複数あると、ユーザーがどこに問い合わせるか迷ってしまい顧客満足度に影響を及ぼす可能性があるからです。また誤った問い合わせ先に連絡した場合、別の窓口を案内することになり、解決に時間がかかるほか、窓口の担当者の工数が増えてしまうなどのデメリットもあげられるでしょう。

サービスデスクは一つの窓口であらゆるニーズに対応するため、担当者同士の連携やナレッジ共有などが活発に行われ、その結果顧客対応もスムーズになったり対応品質が向上したりします。高い専門知識やスキルが必要ですが、仕組みを構築できれば高い効果を発揮する部署になるでしょう。

サービスデスクの４つの種類

サービスデスクは対応する部署がどこにあるかで４つの種類に分けられます。それぞれの特徴と注意点を解説します。

１．ローカルサービスデスク

公式サイトや企業内など、物理的に近い位置に設置されるサービスデスクです。顧客との距離が近いため、密接なコミュニケーションによるサポートが可能です。担当者や責任者なども派遣しやすく、顧客ニーズや業務上の改善点などを効率的に把握できます。

ただしスタッフを常駐させるため、ある程度の人的コストが必要です。

２．中央サービスデスク

一つの拠点で問題に対応するサービスデスクです。情報を一元管理できるため、少数精鋭でのサポート運営に効果的です。また、拠点を複数用意する必要が無く、コストを抑えられます。

ただし顧客が遠隔地にいる場合、通信状態によってはサポート遅延などが起きる可能性があります。

３．バーチャルサービスデスク

複数の拠点を、一つの窓口のように集約するサポートデスクです。別々の場所にいるスタッフを、通信技術や専用アプリケーションなどで繋ぐことで、疑似的に一つの集団として配置します。一つの所に留まる必要がないため、在宅ワークなど柔軟な運用体制の構築が可能です。

また、客観的には一つの窓口しかないように見えており、顧客の負担も軽減されます。ただし複数の拠点を利用するため、サービス全体の一貫性や確実性を保つ工夫が必要です。

４．フォロー・ザ・サン

海外にあるサポートデスクと連携して、24時間365日あらゆる問題に対応する形態です。日本で解決できなかった問題は、海外のサポートデスクに引き継がれます。国境をまたいだ二つ以上の拠点を中央管理するため、時差を利用したノンストップサポートが可能です。

ただしサポートデスクごとに文化や生活スタイルが異なるため、拠点間でプロセスやルールを徹底させる必要があります。

サービスデスクを設置する３つのメリット

サービスデスクを設置するメリットを紹介します。

１．サービス水準を向上できる

サービスデスクと他部署が連携することで、あらゆるニーズに対応できるようになり、顧客満足度が向上します。情報を一元管理できるため、他部署で起きたトラブル解決なども可能です。

２．情報を蓄積し活用できる

社内外のニーズや解決内容などを蓄積することで、ビッグデータとしてマーケティング戦略に活用できます。いつでも閲覧できる状態にすることで、社内スタッフ用のマニュアルとしても利用可能です。FAQとして活用すると、問い合わせ件数の減少にもつながります。

３．人件費を削減できる

サービスデスクは情報を一元管理できるため、教育コストの削減につながります。専門性の高い問題を共有することで、全スタッフのレベルが上がり、特定社員の負担も軽減可能です。

サービスデスクをアウトソーシング！人気ツールTOP３

サービスデスクの重要性が高いことは理解していても、問い合わせ窓口を一元化し業務を集約させるのはハードルが高いと感じる企業も多いでしょう。そこでサービスデスクツールやアウトソーシングサービスを活用してみてはいかがでしょうか。ここからはIT製品取扱数業界No.１のITトレンド編集部がおすすめするサービスデスクツールのうち、資料請求ランキング上位の人気製品を紹介します。

OKBIZ. for FAQ / Helpdesk Support

株式会社PKSHA Communication

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製品・サービスのPOINT

1. お問い合わせ前の自己解決を促すFAQスーパーアシスタント機能
2. 問い合わせ対応のレベル平準化/１件あたり対応時間の短縮を実現
3. 運用や操作性に合わせた画面設計がノンプログラミングで実装可能

Senju/SM

株式会社野村総合研究所

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《Senju/SM》のPOINT

1. 効率的なITILプロセスを実現
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LMIS

株式会社ユニリタ

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《LMIS》のPOINT

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より多くの製品を比較したい、という方はこちらの記事も参考にしてください。

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サービスデスクを理解して、設置を検討してみよう

サービスデスクは、一つの窓口であらゆるニーズに対応し、情報発信なども行うサポートツールです。ヘルプデスクとは異なり、部署間をたらい回しにされることもないため、顧客の負担も軽減します。蓄積されたデータは、マーケティング戦略や社内マニュアルなどに利用可能です。

サービスデスクとヘルプデスクの違いを理解して、自社に合ったサポート体制を構築してください。