ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■容量とデータ管理の条件別
- 保存容量の条件が料金表で示されている：Coo Kai BBS/掲示板、LINE WORKS
- 利用履歴やトークのログを確認・抽出できる：LINE WORKS、WowTalk
- 投稿の公開範囲を細かく設定できる：OWNEDNEWS、Coo Kai BBS/掲示板
- ■投稿の中心になる形式別
- 写真や動画の投稿が中心：TUNAG
- テキストや社内報の配信が中心：Coo Kai BBS/掲示板、WowTalk、ourly、Story
社内SNSのサーバーの選択肢
社内SNSのサーバーをどう用意するかは、製品の提供形態によって決まります。まずはクラウド型と自社サーバー型の違いを押さえ、自社が何を重視して選ぶかを明確にしましょう。
提供会社のサーバーを使うクラウド型
クラウド型の社内SNSでは、投稿や画像、社員プロフィールは提供会社が管理するサーバーに保存されます。自社でサーバーを用意する必要がなく、契約後すぐに使い始められる製品もあります。
容量の増強やソフトウェアの更新は提供会社が行うため、社内に専任の技術者がいなくても運用できます。ただし、保存できる容量の上限や、上限を超えた場合の追加料金は契約プランによって異なります。写真や動画を多く使う予定なら、容量の条件を料金表で確認しておきましょう。
自社サーバーに設置する型
自社のサーバーに設置できる社内SNSもあります。データを自社の設備内に置けるため、社内規程で保管場所に厳しい条件がある企業で検討されています。
この場合、サーバーの購入や設定、容量の増設、障害時の復旧は自社で担います。社内SNSは、業務チャットに比べて画像や動画の投稿、社内報の閲覧が多くなる場合があり、容量や性能の見積もりが運用を左右します。提供会社が示す動作環境と推奨構成をもとに、情報システム部門と準備を進めましょう。
写真や動画の投稿で増える社内SNSのデータ容量
社内SNSは、イベントの写真や職場の紹介動画など、画像や動画が投稿されやすいツールです。容量が足りなくなってから慌てないよう、データの増え方と保存のルールを先に考えておきましょう。
容量の大部分を占める画像と動画
社内SNSで保存容量を大きく使うのは、文章よりも画像と動画です。スマホで撮影した写真や動画は1件あたりのファイルが大きく、投稿が続くと容量が想定より早く増える場合があります。
容量を見積もる際は、試験利用の期間に、1か月あたりどれだけ増えたかを実際に測る方法が有効です。製品によっては、画像を自動で縮小して保存する機能や、動画の長さや大きさに上限を設ける設定があります。こうした機能の有無も、容量の増え方を左右します。
保存期間とアーカイブのルール
容量の増加を抑えるには、投稿をいつまで残すかのルールを決めることが有効です。例えば、社内報や公式のお知らせは長期間残し、雑談のグループの画像は一定期間で削除するといった分け方があります。
一方で、過去の投稿は社内の歴史やノウハウの記録でもあります。削除する前に、残すべき投稿を別の場所に保存するアーカイブの手順も決めておきましょう。保存期間を設定できるか、削除前に一括で書き出せるかは製品によって異なるため、選定時に確認が必要です。
全社お知らせでのアクセス集中に備える
社内SNSでは、社長メッセージや人事発表など、全社員が同じ時間に閲覧する投稿があります。こうした場面で表示が遅くならないよう、アクセスが集中する前提で、サーバーと配信の方法を考えておきましょう。
同時アクセスと表示の速さ
全社向けのお知らせを配信すると、通知を受け取った社員が一斉に社内SNSを開くため、短時間にアクセスが集中します。サーバーの処理能力が足りないと、表示が遅くなったり、つながりにくくなったりする場合があります。
クラウド型では、こうした負荷への備えは提供会社が担いますが、利用人数の上限や推奨される使い方を確認しておくと安心です。自社サーバー型の場合は、全社員が同時に開く場面を想定して処理能力を見積もり、配信前に負荷を試す方法も検討しましょう。
動画配信と拠点の回線
経営層のメッセージを動画で配信する場合、サーバーだけでなく、社員がいる拠点のネットワーク回線にも負荷がかかります。同じ拠点の多くの社員が同時に動画を再生すると、回線が混み合い、ほかの業務システムの動作に影響が出る場合があります。
対策として、配信時間を部署ごとにずらす、画質を選べるようにする、動画は外部の動画配信の仕組みに置いて社内SNSにはリンクを載せるといった方法があります。拠点の回線の状況は情報システム部門に確認し、配信の計画を立てましょう。
配信時刻の分散と通知の設定
アクセスの集中を和らげる方法として、配信の時刻や通知の出し方を工夫することも有効です。例えば、重要なお知らせを始業直後のように多くの社員がログインする時間帯と重ならないよう予約投稿する方法があります。
製品によっては、通知を部署ごとに順番に送る、メールやスマホへの通知の有無を投稿ごとに選べるといった設定ができる場合があります。全員への一斉通知が必要な内容かを投稿者が判断できるよう、運用ルールに通知の使い分けを書いておきましょう。サーバーの負荷を抑えるだけでなく、通知が多すぎて読まれなくなる状態も防げます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で社内SNS・ビジネスチャットの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
社内SNSのサーバーに置く個人情報の扱い
社内SNSのサーバーには、社員の氏名や所属、顔写真、趣味といったプロフィール情報が保存されます。個人情報を扱うシステムとして、保管場所と管理の方法を確認しておく必要があります。
プロフィール情報と保管場所の確認
社員プロフィールに含まれる氏名や顔写真は個人情報にあたり、企業は個人情報保護法にもとづいて安全管理の措置を講じる必要があります。クラウド型を使う場合は、データがどの国のサーバーに保管されるかを確認しましょう。
保管場所や提供会社との契約の形によって、社内で確認すべき事項が変わる場合があります。判断に迷う場合は、個人情報保護委員会の公開情報を確認し、法務担当者や専門家にも相談すると安心です。プロフィールにどの項目を載せるかも、必要性を考えて決めておきます。
退職者の投稿とアカウントの扱い
社員が退職した際に、アカウントや過去の投稿をどう扱うかも決めておく必要があります。アカウントを停止せずに残すと、退職後も社内の情報にアクセスできる状態が続くおそれがあります。
一方で、退職者の投稿をすべて削除すると、ほかの社員とのやり取りや業務の記録が欠けてしまう場合があります。アカウントは速やかに停止し、投稿は残すか、顔写真などのプロフィール情報だけを削除するかといったルールを、人事部門と相談して決めておきましょう。
閲覧記録と操作ログの保管
社内SNSのサーバーには、投稿だけでなく、誰がいつログインし、どの投稿を閲覧したかといった記録も残ります。こうしたログは、情報の持ち出しが疑われる場面や、不正なログインの調査で手がかりとして使われます。
一方で、閲覧の記録は社員の行動にかかわる情報でもあるため、何の目的で、誰が確認できるかを決めておくことが大切です。ログをどれだけの期間保存できるか、管理画面から書き出せるかは製品によって異なります。社内規程で求められる保存期間とあわせて確認しましょう。
サーバー障害時の社内連絡と復旧の確認
社内SNSが社内の情報共有の中心になるほど、サーバーの障害は影響が大きくなります。止まったときにどう知らせ、復旧後に何を確かめるかを、平常時に決めておきましょう。
止まったときの代わりの連絡手段
社内SNSのサーバーに障害が起きると、お知らせの配信や部署間の連絡ができなくなります。障害の状況を社内に知らせるために、メールや社内ポータル、電話の連絡網など、社内SNSとは別の手段を用意しておきましょう。
クラウド型の場合は、提供会社が障害情報を公開するページや、管理者への通知の方法を確認しておきます。障害の原因は、提供会社のサーバーだけでなく、社内のネットワークや端末の設定にある場合もあるため、切り分けの手順も決めておくと対応が早まります。
復旧後に確認したいこと
サーバーが復旧しても、すぐに元どおりとは限りません。障害の間に投稿しようとした内容が反映されていない、添付した画像が表示されない、通知が遅れて届くといった状態が残る場合があります。
復旧後は、重要なお知らせが正しく表示されているか、予約していた投稿が配信されたかを確認しましょう。必要に応じて、社員に再投稿を案内します。障害の内容と対応を記録しておくと、次回の対応や、提供会社との改善の相談に役立ちます。
容量と保管で比べる社内SNS一覧
保存容量の考え方やログの扱い、投稿の中心になる形式が製品ごとにわかるよう、社内SNSとして使える製品をまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Coo Kai BBS/掲示板 | Microsoft 365で使う社内掲示板。添付ファイル用ストレージは10GB単位で契約 |
| LINE WORKS | プランごとにストレージ容量が決まり、オプションで10年分までデータを保管可能 |
| TUNAG | 記事・動画・画像で経営メッセージを発信できる社内SNS |
| WowTalk | 掲示板での全社発信に対応。AWSを採用し、トークログ抽出も可能 |
| ourly | スマホ・PCで読みやすいWeb社内報を作成・配信できる |
| Story | ビジョンや社員の想いを記事形式で発信するオンライン社内報 |
| OWNEDNEWS | 10段階の公開範囲設定と承認機能で情報の出し方を管理できる |
データ容量と管理のしやすさで選ぶ社内SNS
写真や動画が増えたときの容量の扱いや、ログ・公開範囲の管理機能に着目して選んだ製品です。サーバーを自社で持たずに運用する場合の比較材料にしてください。
Coo Kai BBS/掲示板
- Microsoft 365のデータ活用で掲示板単位での公開範囲の設定が可!
- 【新機能搭載】Copilot Chatなどからシームレスにアクセス可!
- 他サービスからのデータ移行、Webサイトなどへの埋め込みも可能!
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai BBS/掲示板」は、添付ファイルの容量にかかる費用が料金表で明示されている社内掲示板です。料金は250円/IDで初期費用がかかりませんが、添付ファイルのストレージ費用として別途7,500円（10GB分）が必要で、超過分は1GBあたり750円です。Microsoft 365のアカウントで利用でき、掲示板ごとの投稿・閲覧の権限設定や、掲示の公開・終了予約に対応しています。250ID以上から利用できます。
LINE WORKS
- LINEのような操作性で、誰でもすぐに使えます
- LINEとつながる唯一のビジネスチャット
- ファイル保存制限・紛失時の遠隔データ削除など管理機能も充実
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS」は、プランごとにストレージ容量が決まっているクラウド型のサービスです。写真や動画の量にあわせてプランを選べます。容量はフリープランが5GB、スタンダードが1TB、アドバンストが100TBです。掲示板での社内周知に加え、管理者は日時やIPアドレスなどの条件で利用履歴のログを検索できます。オプション商品を使えば10年分までのデータを保管でき、端末紛失時の遠隔データ削除にも対応しています。
TUNAG
- 感謝や称賛を可視化し、働きがいと文化を育む社内SNS
- 社内チャットで日常連携を強化し、情報共有もスムーズに！
- PC／スマホ対応で全従業員が使いやすい！
株式会社スタメンが提供する「TUNAG」は、記事や動画、画像を使った発信が多い社内SNSを検討する企業に向くサービスです。経営メッセージを動画や画像で届けたり、日常やイベントの様子を共有したりでき、コメントやリアクションで交流が広がります。PCとスマホの両方に対応し、現場スタッフからオフィス勤務者まで使える設計です。カテゴリや権限を設定して自社にあった空間を作れ、提供形態はクラウドです。
WowTalk
- シンプルな操作性でとっても使いやすい！
- クローズド環境でセキュアにコミュニケーションできる！
- 40種を超える充実した管理機能で管理がしやすい！
キングソフト株式会社が提供する「WowTalk」は、全社向けの掲示と社員どうしのトークを一つの環境で扱えるクラウド型のビジネスチャット・社内SNSです。共有（掲示板）で全社向けの情報を発信し、コメントで双方向のやり取りができます。基盤にはAWS（Amazon Web Services）を採用し、通信とストレージを暗号化しています。管理者はトークログを抽出可能です。端末制限やIPアドレス制限、特定ワード検知も備え、社内の利用ルールにあわせて運用を組み立てられます。
ourly （ourly株式会社）
- スマホ・PCで読みやすい社内報を手軽に作成・配信
- 閲覧率などのデータ分析で情報浸透を可視化
- 記事へのリアクション・コメントで双方向の交流を促進
Story （ウォンテッドリー株式会社）
- 会社のカルチャーや価値観を自由に発信できるブログ機能。
- 「いいね」やコメント機能で交流を促進。
- 社内ポータル化でき、紙や個別サイト不要で低コスト運用可能。
OWNEDNEWS （株式会社エンカウント）
- クラゲのようなデザインでリラクゼーション効果
- PC・スマホから簡単投稿。代理投稿機能でITスキル不要
- 10段階公開範囲設定と承認機能で情報漏えいリスクを防止
まとめ
社内SNSのサーバーは、写真や動画で増えるデータ容量、全社お知らせでのアクセス集中、社員プロフィールなど個人情報の保管場所を考えて選ぶことが大切です。クラウド型なら容量の条件と保管場所を、自社サーバー型なら性能の見積もりと保守体制を確認しましょう。障害時の連絡手段も事前に決めておくと安心です。社内SNS・ビジネスチャットの資料請求で、容量や保管条件を比べてみてください。
