店舗管理システムの思わぬ失敗3選

失敗例１　他のシステムとの連携がとれない

店舗管理システムは、他のシステムとうまく連携が取れないことがあります。すでに売上・発注などで利用しているシステムがある方は必読の事例です。

ここでは店舗管理システムを導入したA社の事例を考えてみましょう。A社は飲食店を運営する企業です。店舗の数も順調に増えていたのですが、その分店舗運営のための管理業務が次第に多くなってきました。だんだんと他の業務を圧迫し始めたので、売上や発注の管理ができる店舗管理システムを導入することを決めました。店長に使い方を研修し、店舗管理システムの自社用カスタマイズを考え、準備万端の状態で導入しました。

しかし、他のシステムと連携が取れないことが導入後に発覚しました。A社はすでに会計ソフトを導入していたのですが、会計ソフトで入力したものが、A社が新しく導入した店舗管理システムに反映されませんでした。そのため、会計ソフトに入力した数字を、手作業で店舗管理システムに書き込まなければならなかったのです。結果として、業務負担が以前より多くなってしまいました。

このように、店舗管理システムが他のシステムと連携しないことがあるのです。そうなると、店舗管理システムを導入しても、業務があまり効率化されないおそれがあることに注意しましょう。

失敗例２　店舗管理システムの最適規模と店舗の規模が違う

意外と多いのが導入した店舗管理システムの本来のターゲットと、自社の状況が違う場合です。

飲食業を営むB社の事例を考えてみましょう。B社は1店舗あたり1日50人くらいのお客様が来ています。少し背伸びをし、高性能な機能を求めたために、1日に200人くらいのお客様が来る人をターゲットとした店舗管理システムを導入しました。もちろん高性能なシステムなので、必要な機能はすべて備わっていましたし、売上の管理などもスムーズでした。

しかし、余分な機能もありました。例えば、店舗内に従業員はほとんどいないのに、シフト管理の機能がありましたし、発注管理の機能も、管理工数が多くB社には必要ないものでした。結果として、余分な費用がかかっているという結論になり、自社にあっている店舗管理システムを再検討することになったのです。このように自社の状況に合うものにしないと、余計なコスト・手間がかかる可能性があります。

失敗例３　そもそも必要な機能が備わっていない

最後は自社に必要な機能が備わっていないために不便を感じてしまうような事例です。アパレル業のC社の事例を考えてみたいと思います。C社は業務効率化のために店舗管理システムを導入しました。C社はアパレル業なので、店舗管理システムを選ぶ基準は、服のサイズを入力できること・セールに対応できる機能が付いていることでした。

確かにアパレル業にとってサイズ入力とセール対応ができる機能は必須要素です。しかし、C社には他にも必要な機能がありました。C社は小物・下着を扱っており、商品の回転率がとても早いです。在庫管理・発注管理が非常に大切で、営業中でも在庫管理をしなくてはなりません。

しかし、C社が導入した店舗管理システムはリアルタイムで在庫・売上のデータを見ることができませんでした。営業終了後の通信処理をした時にしか、在庫・売上のデータをチェックできず、在庫・売上管理のためには、日中に本部から店舗に何度も電話で確認しなければならなかったのです。もちろん、店舗管理システムによって多少の業務効率化はできたのですが、C社の状況から考えるとより効率化できる店舗管理システムがあったはずです。

店舗管理システムをうまく導入して業務効率化

店舗管理システムは確かに便利なものです。店舗管理システムによって業務効率化がなされることは多いでしょう。しかし、自社の状況をしっかり把握し、自社にあった製品を導入しないと効果が半減してしまうこともあるので注意しましょう。