店舗管理システムと他システムの連携で業務効率化

カスタマイズ性の高いシステムを使う

勤怠管理、売上管理、発注管理といった店舗管理に必要な情報を異なるシステムを用いて管理する場合には、各システムが高いカスタマイズ性を備えている必要があります。

業績は毎期変動しますし、各種法規制も改正されます。店舗管理情報を含む経営情報を集約している本部システムが、改変されることも考えられます。こうした稼働環境の変化に応じて、場合によっては利用するシステムの変更も検討せねばなりません。しかし、カスタマイズ性の低いシステムの場合、容易にシステムの変更を実行できないこともあります。

このようなケースでは、現状のシステムを継続利用せざるを得ない状態となり、システムでカバーできない部分はマンパワーで補うといった無駄が生じてしまいます。したがって長期的な視点で店舗管理に関係する各種システムの連携を考える上では、カスタマイズ性の高さが重要です。

システム同士を連携させられるかどうかを調査

店舗管理にかかわる売上管理システムや勤怠管理システムを連携させるには、まず各システムが連携対象とするシステムと連携できるように設計されているかどうかを、調べる必要があります。

システムコンサルタントなどプロの知識も活用

基本的には、連携可能なシステムは開発元のWebサイトなどに掲載されています。また特に売上の集計データなど大量のデータとシステムの連携を検討する場合には、システムコンサルタントなどに相談することが一般的です。

本部システムなどとも連携させる場合には、会社全体のシステムに影響を与えるため、特に念入りな調査が必要です。

開発元のWebサイト上では連携可能となっているシステム同士であっても、カスタマイズなどを加えたことによって連携できなくなっていたり、連携に伴う作業コストを考慮すると、新たなパッケージソフトを導入した方が安価にすむということもあるからです。

見落としがちな”バージョンアップ”

システム連携において意外と見落としがちなのが、”バージョンアップ”要素です。ほとんどシステムは一旦導入をすればそれで終わりという代物ではなく、セキュリティ面での安全性を維持、ユーザビリティの向上、OSのアップデートなどに対応するためにバージョンアップが行われます。

複数のシステムを連携させる際には、このバージョンアップも重要な要素となります。同一メーカーの製品など連動性の高いシステムであれば、新バージョンへの移行もスムーズに進めることができます。

しかし連動性の低いシステムの場合には、安易にバージョンを上げてしまうと上手く連携できない場合もあります。特に自社の業務に合わせてカスタマイズを行ったシステムを利用している場合には、バージョンアップによって標準システムでは想定されていない不具合を生じる可能性もあるので注意が必要です。

また、あるシステムについては新バージョンへと移行しており、別のシステムについてはバージョンアップを忘れていたり、何らかの意図により旧システムのまま利用しているという場合も、システム間のバージョン違いで不具合を起こす可能性があります。稼働中の各システムのバージョンについては、常に最新の情報を把握するようにしましょう。

クラウドやASP型店舗管理システムの増加

店舗管理システムは近年、クラウド技術を活用した形で導入される事例が多くなってきました。クラウドやASPといった形で店舗管理システムを導入する場合には、原則として自社端末にソフトウェアをインストールする必要がなく、導入にかかる時間的、金銭的なコストを削減することができます。

また、バージョンアップや他のシステムとの連携も容易なため、事業の拡大など経営環境の変化にも迅速に対応できるという利点もあります。前述したシステム連携で重要となる柔軟性や、バージョン管理の容易性などをクラウド型店舗管理システムは兼ね備えていると言えます。

上手なシステム連携で業務の効率化

システムの連携を考える際、どのようなデータがどこにあり、どのデータをつなぐと何を改善できるのかを考えるとよいでしょう。ここで消化したことを参考に効率的かつ効果的な店舗運営を手助けする店舗管理システムとその他周辺のシステムの連携も意識しながら、最適な店舗管理システムを選んでいきましょう。