ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■従業員の申告手段別
- スマートフォンで申告：freee人事労務 年末調整、カオナビ、XOLOGY年末調整、S-PAYCIAL with 電子年調申告、freeeペーパーレス年末調整
- 控除証明書を画像で添付：freee人事労務 年末調整
- ■外国籍の従業員への対応別
- 英語での利用に対応：S-PAYCIAL with 電子年調申告
- ■交替勤務の職場での周知・案内別
製造業の年末調整で申告の回収に手間がかかる理由
製造業の年末調整では、計算そのものより、従業員から申告書を集める工程に時間がかかる傾向があります。働く場所や勤務時間、使える端末が従業員によって異なるためです。まずは、どこで手間が生じるのかを整理しましょう。
会社のパソコンを持たない従業員がいる
工場のライン作業や設備の保守を担当する従業員は、業務でパソコンを使わないことがあります。事務所の従業員と同じように「社内システムから申告してください」と案内しても、申告できる場所や時間がなく、紙での提出を求められるケースがあります。
こうした従業員が多い工場では、システムを入れても紙の回収と転記が残り、担当者の負担が思うように減らない場合があります。導入前に、部署や拠点ごとに従業員がどの端末を使えるかを調べておくと、申告方法の組み合わせを計画しやすくなります。
交替勤務で説明や催促の機会が限られる
日勤と夜勤を交替で担当する職場では、全員を集めて年末調整の説明をする機会を作りにくいものです。担当者の勤務時間と従業員の勤務時間がずれるため、申告内容の問い合わせや催促が後回しになることもあります。
こうした職場では、説明を一度で済ませる方法より、勤務時間に関係なく確認できる手順書や動画、画面上の説明文を用意する方法が有効です。現場の班長や職長に未提出者への声かけを依頼するなど、現場と事務部門が分担する仕組みも考えておきましょう。声かけを頼む際は、提出の有無だけを伝え、申告内容は共有しないよう配慮が必要です。
工場で使いやすい年末調整支援システムの入力環境
工場の従業員から申告を集めるには、従業員が使える端末にあわせて複数の入力手段を用意することが大切です。年末調整システムがどの手段に対応しているかは製品によって異なるため、導入前に確認しておきましょう。
スマートフォンから申告する
従業員が自分のスマートフォンから申告できれば、勤務時間外や休憩中にも入力を進められます。パソコンを持たない従業員でも申告しやすくなる点が利点です。
ただし、私用のスマートフォンで家族の情報やマイナンバーを入力することについて、社内ルール上問題がないかを確認しておく必要があります。スマートフォンを持っていない、または業務に使いたくない従業員もいるため、ほかの手段と組み合わせる前提で計画するとよいでしょう。入力の途中で保存して後から再開できるかも、休憩時間に少しずつ入力する従業員には大切な点です。控除証明書を写真で添付できるかも、確認しておきたい項目です。
休憩室などに共用端末を置く
休憩室や事務所の一角に申告用の共用パソコンやタブレットを置き、従業員が順番に入力する方法もあります。私用端末を使わずに済み、操作に慣れていない従業員には担当者がその場で説明できます。
共用端末を使う場合は、入力を終えたら必ずログアウトする、画面を他人にのぞかれない場所に置くといった配慮が必要です。申告期間中は混雑しやすいため、部署ごとに利用する日を分けるなどの工夫をしておくと、入力が滞りにくくなります。
紙の申告書と併用する
システムを入れても、紙の申告書を希望する従業員が残ることがあります。全員にシステムでの申告を求めるより、紙で受け付ける対象者を決めて併用するほうが、回収の遅れを防げる場合があります。
紙で受け付けた申告書は、担当者がシステムに入力するか、画像を取り込んでデータ化します。紙とシステムの申告を同じ一覧で管理できると、提出状況を把握しやすくなります。紙の比率を年ごとに確認し、翌年の案内に生かすとよいでしょう。
年末調整支援システムで外国籍の従業員に対応する
外国籍の従業員が働く製造業の工場では、申告画面の言語や、国外居住親族を扶養控除の対象とする場合の書類確認が課題です。年末調整支援システムを選ぶ際は、こうした場面への対応も確認しておきましょう。
申告画面と案内の言語
日本語の読み書きに不安がある従業員にとって、扶養控除や保険料控除の申告は内容を理解すること自体が難しい場合があります。申告画面を母国語や英語で表示できるか、入力項目の説明を翻訳して表示できるかは、製品によって異なります。
国税庁も各種申告書の外国語版を公開しているため、社内の案内とあわせて紹介する方法もあります。システムの画面だけに頼らず、通訳ができる従業員や派遣元の担当者と協力して説明する体制を整えておくと、誤った申告を減らしやすくなります。
国外居住親族の確認書類
国外に住む親族について扶養控除などを受ける場合、親族であることを示す書類や、生活費を送金したことを示す書類の提出または提示が必要です。さらに、親族の年齢などによって追加の要件が定められています。
書類は外国語で作成されている場合、翻訳文も必要です。年末調整支援システムで書類の画像を添付・保存できるか、どの親族の書類が未提出かを一覧で確認できるかは、外国籍の従業員が多い工場ほど重要な確認項目です。要件の詳細は、国税庁が公開する最新の資料で確認しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で年末調整支援システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
複数の工場で年末調整を進める際の管理
工場が複数の地域にある製造業では、拠点ごとに年末調整の進み具合が異なることがあります。本社の担当者が全体を把握しつつ、各拠点の担当者にも作業を分担できる仕組みを作っておくことが大切です。
拠点別の提出状況の確認
拠点ごとに提出済みと未提出の人数を確認できると、遅れている拠点に早めに声をかけられます。拠点の担当者が自拠点の状況だけを確認できるようにしておけば、本社に問い合わせが集中する事態も避けやすくなります。
拠点ごとに確認できる範囲を分けられるかどうかは、権限の設定方法によって変わります。拠点の担当者にどこまでの情報を見せるかを、本社の人事部門で事前に決めておきましょう。拠点ごとの締切日を本社の締切より早めに設定しておくと、最終確認の時間を確保できます。
担当者の権限と確認の分担
拠点の担当者には申告内容の一次確認を任せ、本社の担当者が最終確認と計算を行うといった分担が考えられます。給与やマイナンバーを含む情報を扱うため、拠点の担当者が閲覧できる項目を必要な範囲に限ることが大切です。
誰がいつ確認したかの記録が残せると、拠点と本社の間で確認漏れがあった場合にも原因をたどりやすくなります。担当者が異動したときに権限を外す手順も、あらかじめ決めておきましょう。拠点間で確認の基準がずれないよう、確認項目をまとめたチェックリストを共有しておく方法もあります。
令和8年分の改正で製造業が確認したい点
令和8年分の年末調整では、基礎控除の引上げに伴って扶養親族などの所得要件が改正されました。配偶者や家族がパートやアルバイトで働いている従業員も多いため、申告内容への影響を事前に案内しておきましょう。
配偶者や扶養親族の所得要件の変更
国税庁の資料によると、扶養親族と同一生計配偶者の合計所得金額の要件は、58万円以下から62万円以下に改正されました。収入が給与だけの場合の目安は、123万円以下から136万円以下とされています。
前年は収入が多く対象外だった家族が、新たに対象となる場合があります。その場合は扶養控除等申告書などの提出が必要とされているため、家族の収入見込みを改めて確認するよう従業員に呼びかけましょう。
特定親族と生命保険料控除の特例
大学生年代の子などが対象となる特定親族についても、所得要件が改正されています。また、年齢23歳未満の扶養親族を有する場合の生命保険料控除の特例が、令和8年分と令和9年分を対象に設けられました。
いずれも子どもの年齢や所得によって対象が変わるため、扶養親族の生年月日や所得見積額が正しく申告されているかを確認する必要があります。システムが改正に対応した版になっているかも、申告開始前に確かめておきましょう。
工場の申告回収に役立つ年末調整システム一覧
パソコンを使わない従業員や交替勤務の従業員からも申告を集めやすい年末調整支援システムを、特徴とあわせて一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン労務HR | Yes/Noで答える申告画面に、質問ごとの説明文を設定できる |
| freee人事労務 年末調整 | スマホで提出でき、控除証明書は画像を添付するとAIが自動で入力 |
| SmartHR | PCやメールアドレスがない従業員にも、スマホアプリで一斉に情報を届けられる |
| カオナビ | PC・スマホ・タブレットからアンケート形式で回答でき、紙の配付・回収が不要 |
| XOLOGY年末調整 | スマホから一問一答で申告でき、原本の到着をQRコード付き台紙で管理できる |
| S-PAYCIAL with 電子年調申告 | スマホ・タブレット・PCから申告でき、日本語と英語に対応 |
| freeeペーパーレス年末調整 | 一問一答形式で入力ミスを減らし、申告書の印刷・配布・回収をなくせる |
現場の従業員から申告を集めやすい年末調整システム
スマートフォンでの申告や画面上の案内、外国籍の従業員への対応など、工場での年末調整に役立つ機能を備えた製品です。
ジョブカン労務HR
- 「はい」「いいえ」のアンケート形式で従業員もかんたん対応！
- らくらく控除申告書自動作成！
- 過不足税額の集計・反映から役所提出用書類までワンクリック！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、勤務時間がずれて担当者へ直接質問しにくい従業員にも、画面上の説明で申告を進めてもらいたい会社に向く製品です。従業員は「はい」「いいえ」のアンケートに答えて控除申告書を作成し、質問項目ごとに設定した説明文を確かめながら入力できます。過不足税額の精算や源泉徴収票などの帳票作成はシステムがまとめて行い、ジョブカン給与計算との連携にも対応しています。
freee人事労務 年末調整
- AIのチカラで従業員が“間違えない”！
- 転記がないからミスがゼロに！
- “シンプル操作”で初めてでも使いやすい
フリー株式会社が提供する「freee人事労務 年末調整」は、休憩時間などにスマートフォンで申告を済ませてもらいたい工場に向く年末調整ソフトです。従業員は一問一答のアンケートに沿って答え、スマホから提出できます。控除証明書は画像を添付すればAIが自動で入力し、不備もチェックするため、紙の証明書を担当者が転記する作業を減らせます。担当者は従業員ごとの入力状況をリアルタイムに確認できます。
SmartHR
- 最短3分のアンケート形式で、従業員が迷わずカンタン回答
- スマホへのプッシュ通知で、期日通りの回答収集を強力にサポート
- 問い合わせ対応もシステム上で完結、やりとりを大幅に効率化！
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、交替勤務で説明会を開きにくい工場でも、年末調整の連絡を漏れなく届けたい会社に向くサービスです。パソコンやメールアドレスを持たない従業員を含め、スマホアプリを通じて全員へ情報を発信できます。回答は「はい」「いいえ」などを選ぶアンケート形式で、口頭での個別連絡を減らせます。不備の確認にはメッセージ機能を使え、個人情報を含む内容もシステム上でやりとりできます。
カオナビ
- 従業員からの問合せを減らせるシンプルな設問
- PC・スマホ・タブレットからいつでもどこでも年末調整
- 税制改正に伴う変更点にシステム側で対応
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、事務所と工場で申告の方法をそろえたい会社が検討しやすい製品です。従業員はPCやスマートフォン、タブレットからアンケート形式で回答でき、紙の配付・回収を省けます。担当者は提出状況や不備をシステム上で一元管理し、修正はオンラインで差し戻せます。入社手続きや給与明細の電子化など、労務管理の機能を後から広げていくことも可能です。
XOLOGY年末調整
- デザイン性に優れ、画面の質問に応えるだけで手軽に申告
- 従業員、人事ご担当者の業務が削減する便利機能が充実
- 人事給与分野での約50年の実績を踏まえた安心サポート
さくら情報システム株式会社が提供する「XOLOGY年末調整」は、パソコンを使わない現場の従業員にもスマートフォンから申告してもらいたい、大規模な製造業が比べやすいサービスです。一問一答形式のナビゲーションやAIチャットボットにより、マニュアルを読まなくても入力を進められます。担当者は申告状況をリアルタイムに把握して未申告者へ督促メールを一括送信でき、控除証明書の原本はQRコード付き台紙で到着を管理できます。対象は500名以上の企業です。
S-PAYCIAL with 電子年調申告
- 2025年度の税制改正にも対応！
- 保険料控除証明書データの取込みが可能
- 従業員の操作性と人事担当者のチェック機能にこだわった設計
鈴与シンワート株式会社が提供する「S-PAYCIAL with 電子年調申告」は、外国籍の従業員が働く工場で、英語でも使える申告手段を用意したい会社が確認したいサービスです。対応言語は日本語と英語です。扶養控除や保険料控除などの申告をスマートフォン・タブレット・PCから行え、人事担当者は申告書の印刷・配布・回収の作業をなくせます。マイナポータルからの保険料控除証明書などのデータ取込みにも対応しています。
freeeペーパーレス年末調整 （フリー株式会社）
- 従業員スマホ入力、労務担当者の印刷・回収不要
- 一問一答形式で入力ミス・記入漏れを削減
- 進捗管理画面で督促・修正依頼をスムーズ化
まとめ
製造業で年末調整システム（年末調整支援システム）を導入する際は、工場の従業員が使える端末にあわせて、スマートフォンや共用端末、紙の申告書を組み合わせることが大切です。外国籍の従業員への言語対応や国外に住む親族の書類確認、複数拠点の進捗管理も、製品を選ぶ際の確認項目です。令和8年分の改正点もふまえ、自社の工場にあう製品を資料請求で比較してみてください。
