企業が動画マニュアルを活用する３つのメリット・デメリットを解説

動画マニュアルとは

動画マニュアルとは、製品や業務の手順について解説する動画のことです。従来は、これらの情報を伝えるには文章を用いるのが一般的でした。しかし、最近ではパソコンやタブレットを使用して動画マニュアルを見せる形式が一般化しています。

動画マニュアルを作成するメリット

動画マニュアルが普及したのは、従来の文章によるマニュアルと比較して多くのメリットがあるからです。では、その具体的なメリットを見ていきましょう。

１．技術や手順を正確に伝えられる

文章による表現では細かい動きを伝えられません。紙やPDFのマニュアルに従って作業しようとし、うまくいかない経験をしたことがある人は多いでしょう。

一方、動画マニュアルならば作業に伴うすべての動きを伝えられます。作業者が無意識に行っている動きさえも漏れなく伝えられるため、見た人の再現度が高くなります。また、動画マニュアルは文字をほとんど使う必要がなく、外国人に技術を伝えるのにも最適です。

さらに、反復学習しやすいメリットもあります。文章を何度も読み返すのは大きな負担が伴いますが、動画ならば見るだけで良いため気軽に復習でき、習熟度が上がりやすくなります。

２．学習履歴を確認できる

紙やPDFのマニュアルは、どうしても学習者に渡しっぱなしになります。本人に意欲がなければ、ほとんど読まれずじまいになるかもしれません。

一方、動画マニュアルであれば配信履歴を管理できるため、学習者が学習したのかどうかを把握できます。適切に学習が進んでいないようなら、リマインドメールなどによる催促も可能です。また、動画マニュアルの配信はオンライン上で行われるため、学習者が遠隔地にいても問題ありません。

多数の店舗や事業所を持つ企業にとって大きなメリットと言えるでしょう。

３．長期的なコストを削減できる

動画マニュアルは紙によるマニュアルよりも大きなコストがかかると考えている人は多いでしょう。確かに、動画マニュアルを配信する体制の構築と、動画作成時にコストが発生します。

しかし、紙のマニュアルは配布するたびに印刷コストが発生します。遠隔地にいる学習者に届けるには輸送費も生じるでしょう。これらのコストは、動画マニュアルならば一切発生しません。動画作成後にどれほど従業員が増えても、追加の費用はかからないのです。

また、紙と違って物理的な保管スペースも必要ありません。以上の理由から、長期的な視点で見ると紙よりも動画マニュアルの方がローコストと言えます。

動画マニュアルを活用するデメリット

優れた特徴を持つ動画マニュアルも、メリットばかりではありません。次は動画マニュアルのデメリットを３つ紹介します。

１．検索性に優れない

文章によるマニュアルは検索性が非常に優れています。そのマニュアル中に出てくる言葉に基づいて検索をすれば、すぐ目的の情報にたどり着けるでしょう。ところが、動画マニュアルはそうはいきません。タグ付けやタイトル設定を適切にしておかなければ、目的の動画を探し出せなくなります。

また、動画マニュアルではマニュアル内から情報を探し出すのも大変です。文章ならば目次などを基に検索すれば良いですが、動画ではどのタイミングで何が解説されているのか把握できません。「▲分△秒～◆分◇秒までは機能Bの解説」のようにメモを残しておかなければ、後で見直す際に大きな手間が発生します。

２．詳細情報を伝えにくい

多くの動画コンテンツは視聴者の興味を維持するため、細かい情報は省略して作られます。詳細まで漏れなく盛り込もうとすれば、動画の時間は非常に長くなるでしょう。

興味本位で閲覧する動画ならそれでも良いかもしれません。しかし、精密な作業の手順や、規律・規則などは厳密さが求められるため、必要な情報を省略するわけにはいきません。動画マニュアルで紹介するより、文章で説明した方が確実に伝わるでしょう。

視覚的イメージの把握と詳細の理解を両立させたいのであれば、動画マニュアルを文章のマニュアルによって補完するのが有効です。また、全体像を伝える動画と詳細を解説する動画に分けて用意するのも良いでしょう。

３．機器を使いこなせない人にとって学習しにくい

動画コンテンツに親しみがある若年層にとっては、文章より動画マニュアルの方が扱いやすいでしょう。しかし、電子機器を使い慣れていない人にとって、動画マニュアルは学習しにくい教材と言えます。機器を使うことの難しさがハードルとなり、学習の意欲が損なわれるかもしれません。

また、導入後にトラブルが生じ、対処に時間がかかるのも難点です。「動画を再生できない」「目的の動画が見つからない」など、さまざまな問題が予想されます。一方、紙のマニュアルならば文章を読む手間はありますが、それ以外の負担は特にありません。

理想的なのは、学習者がそれぞれに適したスタイルで学習できる環境です。動画マニュアルも整備しつつ、従来の紙によるマニュアルも使えるようにしておけば、誰もがスムーズに学べるでしょう。

動画マニュアルを活用できる場面

動画マニュアルにはメリットとデメリットがあることを紹介してきました。では、動画マニュアルのメリットを積極的に活かせるのはどのような場面でしょうか。

社員教育

ここまで紹介してきたように、動画マニュアルは作業の技術や手順を伝えるのに使われます。学習履歴を確認できるため、漏れなく学習を促せます。

採用活動

採用活動では自社の魅力を求職者にアピールしなければなりません。動画マニュアルならば視覚的に魅力を伝えられるため、興味を惹きつけられます。

営業・販促

営業や販促では自社の製品の魅力を伝えなければなりません。詳細を理解してもらうよりも、まずは全体像を伝え、興味を持ってもらうことが大切です。したがって、イメージを伝えやすい動画マニュアルが適しています。

顧客サポート

動画を用意しておけば、顧客は自分で問題を解決しやすくなります。結果的に問い合わせが減り、対応負担が軽減します。

必要に応じて動画マニュアルを活用しよう

動画マニュアルには以下のメリットがあります。

• ■技術や手順を正確に伝えられる
• ■学習履歴を確認できる
• ■長期的なコストを削減できる

一方、以下のデメリットもあります。

• ■検索性に優れない
• ■詳細情報を伝えにくい
• ■機器を使いこなせない人にとって学習しにくい

一般的には以下の場面で使われます。

• ■社員教育
• ■採用活動
• ■営業・販促
• ■顧客サポート

動画マニュアルには向き不向きがあるため、シーンを選んで活用しましょう。