動画で情報共有するメリットとは？活用事例もあわせて紹介！

社内情報を動画で共有するメリット

社内情報を動画で共有することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。

技術や手順を正確に伝えられる

動画を利用することで、言葉では伝えにくい技術や手順を正確に伝達できます。製造業における作業や、営業における熟練者の技術など、口頭や文章だけでは伝わらないものに向いているでしょう。

また、近年は外国人スタッフも増えています。アルバイトの研修に動画を用いれば、言語が違っても作業手順を伝えるのが容易です。このように、動画を使うと、より円滑で深い理解が期待できます。

情報伝達確認が行える

情報がきちんと伝達されたかどうかを確認できる点でも動画は優れています。

視聴履歴を確認可能なため、本当にその動画を見たのかどうか、本人に聞く必要がありません。遠方にいても情報の伝達状況が分かるので、多数の店舗や事業所を持つ企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

また、教材動画であれば、誰がどこまで視聴した（学んだ）のか確認可能です。これにより、社員のスキル習得状況を把握することもできます。

意思や理念を伝えられる

経営層など、企業のトップの意思や理念を伝えるうえでも有効です。

従来は、経営層のメッセージは上から伝言を繰り返す形で末端の社員まで届けていました。しかし、特に企業が大きくなると、トップの意思をすみずみまで浸透させるのは難しくなります。また、この方法では、トップからの直接的なメッセージとして印象に残らないのも欠点です。

しかし、動画であればトップの意思を直接全員に伝えられます。同じ場所に集まって話を聞く必要もないため、人数が多くても問題ありません。また、伝言で聞くより視覚的に印象に残りやすいのもメリットといえます。

動画を使った情報共有の活用事例

動画を使った情報共有の活用事例を見ていきましょう。

先輩社員の商談ロープレを動画作成

ある工業関係の企業は、商談のナレッジを後輩に伝えるために、先輩社員のロープレ動画を作成し、活用しました。

先輩社員の時間が取れずロープレを行えないときや、隙間時間ができたときに、共有された動画を見て学習することができます。

また、先輩社員のロープレ動画だけでなく、後輩社員が行ったロープレ動画をアップすることで、同僚や先輩社員からフィードバックを得ることができ、営業力向上にも繋がりました。

接客マニュアルの理解度向上

飲食店を経営するある企業は、新人研修に動画マニュアルを活用しました。１店舗に１台のタブレットを配布し、そこに接客スキルを学べる研修動画を配信しています。実際の動作が分かるため、スタッフ間で接客の質を均一化することに成功しました。

また、居酒屋を経営する別の企業でも、社員教育や加盟店用に動画を活用しています。スマートフォンで利用できるeラーニングサービスを使い、調理方法などの技術を伝達しています。

経営陣のタイムリーな所信表明

ある企業は、年頭所感に動画を活用しました。その企業は、トップの意思を伝える機会として年頭所感を重要視するものの、うまく伝わらないのが悩みでした。

従来はDVDに録画したものを配布していたのですが、これでは運用コストやタイムラグが生じます。そこでライブ配信を利用したところ、タイムリーで臨場感のある伝達が実現しました。

また、別の企業は講演会などの様子を撮影し、動画配信しています。これにより、遠隔地にいる社員も含め、満遍なく情報共有できるようになりました。

社内で動画の情報共有を推進するためのポイント

社内で動画を活用した情報共有を推進するには、どのような点に気を付ければよいのでしょうか。

動画で情報共有する目的を明確に伝える

なぜ動画で情報共有したいのか、目的を明確に伝えましょう。動画での情報共有が必要なのは、現状で何か問題があるためです。研修の質にばらつきがある、社内で情報が蓄積されていないなどが考えられます。

このように、対処すべき問題点を明確にしましょう。そして、それを改善する意識を持って動画を活用することが大切です。また、動画の活用にもいくつかの課題があります。動画制作にはコストがかかりますし、快適に視聴できなければ、かえって社員の負担となります。

このような点に理解を得るためにも、導入目的を周知しましょう。

部門間の協力が不可欠

動画の活用には、部門間での協力が欠かせません。たとえば、社内広報に動画を活用するには、広報部門と情報システム部門の連携が必要です。

動画コンテンツは容量が大きいため、サーバに負荷がかかります。そのため、情報システム部門には動画の必要性を納得してもらわなければなりません。

また、広報部門も動画の活用によって新しい業務が加わることになります。なぜ必要なのか理解できていなければ、部門内で反発が生まれるおそれもあります。

さらに、社内広報以外での活用であっても、社員同士の連携は欠かせません。どんなに優れた情報伝達手段があっても、伝達・共有しようという意識がなければ意味がないためです。社内で情報共有の重要性を改めて確認しましょう。

動画での情報共有を推進し、コミュニケーションを活性化！

動画による情報共有には、以下のメリットがあります。

• ■正確な情報伝達
• ■情報伝達の確認
• ■意思や理念の伝達

動画活用について、以下のような成功例があります。

• ■ナレッジの共有
• ■マニュアルの理解度向上
• ■タイムリーな所信表明

社内で動画の情報共有を勧める際は、以下の点を意識しましょう。

• ■目的の明確化
• ■部門間での協力

テキストのほうがよい場面もあるので、メリットを検討したうえで動画を活用し、情報共有に活かして下さい。